Как организации Крайнего Севера оплатить и отразить в учете проезд сотрудника к месту лечения

Условия выплаты

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), могут оплатить своим сотрудникам проезд к месту их лечения или к месту получения медицинской консультации. Выплата такой компенсации возможна при выполнении трех условий:

• сотрудник должен иметь медицинское заключение о необходимости лечения (консультации);

• необходимая медицинская помощь не может быть оказана в той местности, где он работает;

• порядок оплаты проезда предусмотрен коллективным или трудовым договором.

Такой порядок предусмотрен статьей 323 Трудового кодекса РФ.

Полный перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей приведен в постановлении Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 г. № 1029.

Бухучет

В бухгалтерском учете начисление компенсации за проезд к месту лечения отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73

– начислена компенсация стоимости проезда к месту лечения (получения медицинской консультации).

Расходы сотрудника должны быть подтверждены проездными документами (билетами).

НДФЛ и страховые взносы

Возмещение расходов на проезд к месту лечения является не обязанностью, а правом организации. Следовательно, оплата таких расходов за счет организации не признается компенсацией, установленной законодательством. Поэтому независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с начисленной суммы нужно рассчитать:

• НДФЛ (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224 НК РФ);

• взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1, п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

При расчете налога на прибыль суммы компенсации сотруднику расходов на проезд к месту его лечения учесть нельзя (письмо Минфина России от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/161).

В бухгалтерском учете затраты на проезд к месту лечения признаются в полной сумме. Из-за этого возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации сотруднику расходов на проезд к месту его лечения. Сотрудник работает в организации, расположенной в районе Крайнего Севера. Организация применяет общую систему налогообложения

ООО «Производственная фирма "Мастер"» расположено в Мурманской области. Коллективным договором предусмотрено возмещение расходов на проезд к месту лечения для сотрудников, нуждающихся в медицинской помощи.

Рабочий организации А.И. Иванов имеет соответствующее медицинское заключение. В июне он выезжал на лечение в Краснодарский край. По возвращении с курорта он предъявил к оплате проездные билеты общей стоимостью 7200 руб. Организация компенсирует его расходы на проезд в полной сумме.

Прав на вычеты по НДФЛ у Иванова нет. При расчете налога на прибыль сумма компенсации не учитывается.

Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация начисляет по общим тарифам. На страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – по тарифу 0,2 процента. На сумму компенсации в июне были начислены взносы в сумме 2160 руб., в том числе:

• в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии – 1584 руб. (7200 руб. × 22%);
• в ФСС России – 208,80 руб. (7200 руб. × 2,9%);
• в ФФОМС – 367,20 руб. (7200 руб. × 5,1%).

Кроме того, на сумму компенсации в июне были начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в сумме:
7200 руб. × 0,2% = 14,40 руб.

В учете организации бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 20 Кредит 73
– 7200 руб. – начислена Иванову компенсация расходов на проезд к месту лечения;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 936 руб. (7200 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с суммы компенсации расходов на проезд к месту лечения;

Дебет 73 Кредит 50
– 6264 руб. (7200 руб. – 936 руб.) – выплачена Иванову компенсация расходов на проезд к месту лечения;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 1584 руб. (7200 руб. × 22%) – начислены взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 208,80 руб. (7200 руб. × 2,9%) – начислены взносы на обязательное социальное страхование с суммы компенсации;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 367,20 руб. (7200 руб. × 5,1%) – начислены взносы на обязательное медицинское страхование в ФФОМС с суммы компенсации;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 14,40 руб. (7200 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В связи с тем что сумма компенсации расходов на проезд к месту лечения не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, в бухучете возникает постоянная разница, с которой начисляется постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 1440 руб. (7200 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с компенсации, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» включил в расходы страховые взносы, начисленные на сумму компенсации, в размере 2174,40 руб. (1584 руб. + 208,80 руб. + 367,20 руб. + 14,40 руб.).

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке сумма компенсации сотруднику расходов на проезд к месту его лечения не уменьшит. У организаций, которые платят единый налог с доходов, – потому что они вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). У организаций, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, – потому что такие расходы отсутствуют в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

В то же время с компенсации расходов сотрудников до места лечения и обратно нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Организация, которая платит единый налог с разницы между доходами и расходами, может полностью учесть в составе расходов суммы начисленных страховых взносов (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Организация, применяющая упрощенку с объектом налогообложения «доходы», на сумму взносов может уменьшить единый налог. Подробнее об этом см. Как на УСН рассчитать единый налог с доходов.

Пример отражения при налогообложении компенсации сотруднику расходов на проезд к месту его лечения. Сотрудник работает в организации, расположенной в районе Крайнего Севера. Организация применяет упрощенку (объект налогообложения – разница между доходами и расходами)

ООО «Производственная фирма "Мастер"» расположено в Тюменской области. Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. В трудовом договоре каждого сотрудника предусмотрено возмещение расходов на проезд к месту лечения для сотрудников, нуждающихся в медицинской помощи.

Рабочий организации А.И. Иванов имеет соответствующее медицинское заключение. В июне он выезжал на лечение в Краснодарский край. По возвращении с курорта он предъявил к оплате проездные билеты общей стоимостью 6800 руб. Организация компенсирует его расходы на проезд в полной сумме.

Прав на вычеты по НДФЛ у Иванова нет. Страховые взносы организация начисляет по общим правилам. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составляет 0,2 процента.

Сумма компенсации не уменьшает налоговую базу по единому налогу. При выплате компенсации бухгалтер «Мастера»:

• удержал с Иванова НДФЛ в размере:
  6800 руб. × 13% = 884 руб.;
• начислил страховые взносы:
• на финансирование страховой части пенсии – 1496 руб. (6800 руб. × 22%);
• на обязательное социальное страхование – 197,20 руб. (6800 руб. × 2,9%);
• на обязательное медицинское страхование в ФФОМС – 346,80 руб. (6800 руб. × 5,1%);
• на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 13,60 руб. (6800 руб. × 0,2%).

При расчете авансового платежа по единому налогу за полугодие бухгалтер организации включил в состав расходов сумму фактически заплаченных страховых взносов в размере 2053,60 руб. (1496 руб. + 197,20 руб. + 346,80 руб. + 13,60 руб.).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет единого налога сумма компенсации сотруднику расходов на проезд к месту его лечения не влияет.

В то же время с компенсации расходов сотрудников до места лечения и обратно нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). На величину страховых взносов, уплаченных (в пределах начисленных сумм) за налоговый период, организация может уменьшить сумму единого налога на вмененный доход, начисленного за этот же период. Подробнее об этом см. Как рассчитать сумму ЕНВД к уплате.