Как отразить в учете доплату за работу в ночное время

Доплаты за работу в ночное время выплачивайте вместе с основной зарплатой (ч. 1 ст. 129 ТК РФ).

Бухучет

Начисление доплат в бухучете отразите так же, как и основную зарплату:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 70

– начислена доплата за работу в ночное время.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.

Пример отражения в бухучете доплаты за работу в ночное время

В автотранспортной организации ООО «Альфа» по графику в марте водитель Ю.И. Колесов отработал 5 ночных смен (по 6 ч) и 5 дневных смен (по 7 ч).

Сотруднику установлена повременная система оплаты труда с часовой ставкой 200 руб./ч.

За ночную работу ему полагается доплата – 20 процентов ставки.

Зарплату Колесова за март бухгалтер рассчитал так:
5 дн. × 7 ч/дн. × 200 руб./ч + 5 дн. × 6 ч/дн. × (200 руб./ч + 200 руб./ч × 20%) = 14 200 руб.

В учете бухгалтер сделал проводку:

Дебет 20 Кредит 70
– 14 200 руб. – начислена зарплата Колесову.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму доплат за работу ночью начислите:

• взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Сумма доплат входит в налоговую базу по НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суммы доплат за работу в ночное время учитывайте в составе расходов на оплату труда, если они предусмотрены трудовым или коллективным договором (п. 3 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-06/4/126).

Если организация применяет метод начисления, момент признания расходов в виде зарплаты (в т. ч. доплат за работу в ночное время) зависит от того, к прямым или косвенным расходам они относятся. Косвенные расходы можно учесть в момент начисления (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ). Прямые расходы учитываются по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ). Организации, оказывающие услуги, могут учесть прямые расходы в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Как правило, доплаты за работу в ночное время относятся к косвенным расходам (ст. 318, абз. 3 ст. 320 НК РФ). Исключение – доплаты, выплачиваемые сотрудникам, занятым в производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг (например, доплаты к окладу производственных рабочих). Они относятся к прямым расходам. Такие правила установлены в абзаце 7 пункта 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении доплат за работу в ночное время. Организация применяет общую систему налогообложения и рассчитывает налог на прибыль методом начисления

ООО «Торговая фирма "Гермес"» применяет общую систему налогообложения. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний рассчитывает по тарифу 0,2 процента.

Согласно графику в январе продавец Н.И. Коровина отработала 5 ночных смен (по 6 ч) и 5 дневных смен (по 7 ч).

Коровиной установлена повременная система оплаты труда с часовой ставкой 200 руб./ч.

За ночную работу ей полагается доплата – 20 процентов ставки.

Коровиной предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка – 1400 руб.

Ее зарплату за январь бухгалтер рассчитал так:
5 дн. × 7 ч/дн. × 200 руб./ч + 5 дн. × 6 ч/дн. × (200 руб./ч + 200 руб./ч × 20%) = 14 200 руб.

Вся сумма зарплаты включена в налоговую базу по НДФЛ за январь.

В учете в январе бухгалтер сделал проводки:

Дебет 44 Кредит 70
– 14 200 руб. – начислена зарплата (с учетом доплат);

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1664 руб. ((14 200 руб. – 1400 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ с суммы зарплаты;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 3124 руб. (14 200 руб. × 22%) – начислены взносы на финансирование страховой части пенсии;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 411,80 руб. (14 200 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 724,20 руб. (14 200 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 28,40 руб. (14 200 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В налоговом учете в составе расходов бухгалтер учел начисленную зарплату и страховые взносы:
14 200 руб. + 3124 руб. + 411,80 руб. + 724,20 руб. + 28,40 руб. = 18 488,40 руб.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль доплаты за работу в период с 6 до 8 утра? Размеры доплат предусмотрены трудовым (коллективным) договором.

Ответ: да, можно.

Ночным считается время с 22 часов вечера до 6 часов утра (ст. 96 ТК РФ). Доплаты за работу ночью можно учесть в составе расходов (п. 3 ст. 255 НК РФ). Доплаты за работу с 6 до 8 часов в эту категорию не попадают. Однако их можно отнести к расходам на оплату труда как:

• компенсационные выплаты за работу в многосменном режиме, если именно с работой в несколько смен связано привлечение сотрудников к работе в утренние часы (п. 3 ст. 255 НК РФ, ст. 149 ТК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 июля 2008 г. № А52-5140/2007);
• прочие выплаты в пользу сотрудников, установленные в трудовом (коллективном) договоре (п. 25 ст. 255 НК РФ).

Ситуация: может ли производственная организация всегда относить доплаты за работу в ночное время к косвенным расходам?

Ответ: нет, не может.

Организации самостоятельно определяют перечень прямых расходов (п. 1 ст. 318 НК РФ, письма Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/60 и ФНС России от 24 февраля 2011 г. № КЕ-4-3/2952). Однако деление расходов на прямые и косвенные должно быть экономически оправданно. В противном случае налоговые инспекции могут пересчитать налог на прибыль.

Так, зарплату (в т. ч. доплаты за работу в ночное время), начисленную сотрудникам, непосредственно занятым в производстве, учитывайте в составе прямых расходов. Зарплату по администрации организации отнесите к косвенным расходам.

Если организация применяет кассовый метод, сумму доплат включите в состав расходов в момент их выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Обычно зарплату (в т. ч. доплаты за работу в ночное время) организация платит в месяце, следующем за месяцем ее начисления. Поэтому в учете возникают вычитаемые временные разницы (п. 11 ПБУ 18/02). Они приводят к образованию отложенного налогового актива (п. 14 ПБУ 18/02).

УСН

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, сумму доплат за работу в ночное время включите в состав расходов в момент их выплаты (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если организация платит единый налог с доходов, доплаты за работу в ночное время налоговую базу не уменьшают (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Пример налогообложения доплат за работу в ночную смену. Организация применяет упрощенку, единый налог платит с разницы между доходами и расходами

Автотранспортная организация ООО «Альфа» применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платит по тарифу 0,9 процента.

По графику в январе водитель Ю.И. Колесов отработал 5 ночных смен (по 6 ч) и 5 дневных смен (по 7 ч).

Колесову установлена повременная система оплаты труда с часовой ставкой 200 руб./ч.

За ночную работу ему полагается доплата – 20 процентов ставки.

Ему предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка – 1400 руб.

Зарплату Колесова за январь бухгалтер рассчитал так:
5 дн. × 7 ч/дн. × 200 руб./ч + 5 дн. × 6 ч/дн. × (200 руб./ч + 200 руб./ч × 20%) = 14 200 руб.

Вся сумма зарплаты включена в налоговую базу по НДФЛ за январь.

С зарплаты сотрудника был удержан НДФЛ в сумме:
(14 200 руб. – 1400 руб.) × 13% = 1664 руб.

На сумму зарплаты начислены страховые взносы:

• в ПФР в размере 3124 руб. (14 200 руб. × 22%);
• в ФСС России в размере 411,80 руб. (14 200 руб. × 2,9%);
• в ФФОМС в размере 724,20 руб. (14 200 руб. × 5,1%).

Кроме того, на сумму зарплаты начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в сумме:
14 200 руб. × 0,9% = 127,80 руб.

Аванс по зарплате в сумме 6000 руб. был выплачен Колесову 13 января. 3 февраля ему выплатили оставшуюся сумму – 6536 руб. (14 200 руб. – 6000 руб. – 1664 руб.). В этот же день бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (медицинское, социальное) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В январе бухгалтер учел в составе расходов аванс по зарплате в сумме 6000 руб.

В феврале бухгалтер учел в составе расходов выплаченную зарплату, перечисленный в бюджет НДФЛ и страховые взносы в сумме:
6536 руб. + 1664 руб. + 3124 руб. + 411,80 руб. + 724,20 руб. + 127,80 руб. = 12 587,80 руб.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет единого налога сумма доплат за работу в ночное время не влияет.

ОСНО и ЕНВД

Если доплаты за работу в ночное время начислены сотруднику, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, сумму доплат нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, связанные с деятельностью на ЕНВД, учесть нельзя.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении доплат за работу в ночное время сотруднику, который занят в разных видах деятельности. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления). В городе, где работает организация, розничная торговля переведена на ЕНВД.

«Гермес» начисляет взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование в общем порядке. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний рассчитывает по тарифу 0,2 процента.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Организация «Гермес» работает до 23 часов.

Кладовщик П.А. Беспалов задействован как в деятельности организации, переведенной на ЕНВД, так и в деятельности организации на общей системе налогообложения.

В январе ему были начислены:

• оклад в сумме 10 000 руб.;
• доплата за работу в ночное время в сумме 314 руб.

Зарплата Беспалова за январь составила:
10 000 руб. + 314 руб. = 10 314 руб.

Прав на вычеты по НДФЛ у Беспалова нет. Вся сумма зарплаты включена в налоговую базу по НДФЛ за январь.

Общая сумма доходов организации за январь составила 740 000 руб. (из них: 440 000 руб. – доходы от оптовой торговли, 300 000 руб. – от розничной). Других доходов у «Гермеса» не было.

Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения в сумме доходов от всех видов деятельности равна:
(740 000 руб. – 300 000 руб.) : 740 000 руб. = 0,595.

К деятельности организации на общей системе налогообложения относится зарплата Беспалова в сумме:
10 314 руб. × 0,595 = 6136,83 руб.

К деятельности организации на ЕНВД относится зарплата сотрудника в сумме:
10 314 руб. – 6136,83 руб. = 4177,17 руб.

Для распределения общехозяйственных расходов между разными налоговыми режимами бухгалтер «Гермеса» использует субсчета:

• 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на общей системе налогообложения»;
• 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на ЕНВД».

В январе в учете бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на общей системе налогообложения» Кредит 70
– 6136,83 руб. – начислена сотруднику зарплата (в части, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения);

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на ЕНВД» Кредит 70
– 4177,17 руб. – начислена сотруднику зарплата (в части, относящейся к деятельности организации на ЕНВД);

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1341 руб. (10 314 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на общей системе налогообложения» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 1350,10 руб. (6136,83 руб. × 22%) – начислены взносы на финансирование страховой части пенсии с зарплаты, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на общей системе налогообложения» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на обязательное социальное страхование»
– 177,97 руб. (6136,83 руб. × 2,9%) – начислены взносы в ФСС России с зарплаты, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на общей системе налогообложения» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 312,98 руб. (6136,83 руб. × 5,1%) – начислены взносы в ФФОМС с зарплаты, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на ЕНВД»  Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 918,98 руб. (4177,17 руб. × 22%) – начислены взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии с зарплаты, относящейся к деятельности на ЕНВД;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на ЕНВД»  Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на обязательное социальное страхование»
– 121,14 руб. (4177,17 руб. × 2,9%) – начислены взносы в ФСС России с зарплаты, относящейся к деятельности организации на ЕНВД;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на ЕНВД»  Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 213,04 руб. (4177,17 руб. × 5,1%) – начислены взносы в ФФОМС с зарплаты, относящейся к деятельности организации на ЕНВД;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на общей системе налогообложения» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 12,27 руб. (6136,83 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с зарплаты, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на ЕНВД» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 8,35 руб. (4177,17 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с зарплаты, относящейся к деятельности организации на ЕНВД.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Гермеса» включил в состав расходов расходы на оплату труда и начисленные страховые взносы в сумме:
6136,83 руб. + 1350,10 руб. + 177,97 руб. + 312,98 руб. + 12,27 руб. = 7990,15 руб.

Взносы на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за январь организация перечислила в бюджет 10 февраля.

На сумму уплаченных страховых взносов, относящихся к деятельности организации, переведенной на ЕНВД, равную 1261,51 руб. (918,98 руб. + 121,14 руб. + 213,04 руб. + 8,35 руб.), бухгалтер уменьшил сумму этого налога за I квартал.