Случаи удержания
По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:
- неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
- неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;
- излишне выданную зарплату и другие суммы, излишне выплаченные сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;
- суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
- суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).
Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ и части 4 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Также из заработка сотрудника можно удержать причиненный организации материальный ущерб (ст. 238 и 240 ТК РФ). При этом возмещается только сумма прямого действительного ущерба (те убытки, которые можно точно посчитать), упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 ТК РФ).
Сотрудник не несет материальной ответственности, если имущество было повреждено при стихийном бедствии, из-за ненадлежащей охраны и т. д. Полный перечень таких ситуаций приведен в статье 239 Трудового кодекса РФ.
Организация не вправе удерживать из зарплаты сотрудника никакие иные суммы, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (НДФЛ, удержания по исполнительным листам и т. д.). В частности, по инициативе организации нельзя удержать из зарплаты сотрудника денежные средства для погашения кредита. Такие суммы сотрудник может возместить только по собственной инициативе: либо внеся деньги в кассу организации, либо написав заявление с просьбой удерживать средства из его зарплаты.
Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1 и от 18 июля 2012 г. № ПГ/5089-6-1.
Ситуация: можно ли удержать из зарплаты сотрудника штраф за нарушение внутреннего трудового распорядка?
Ответ: нет, нельзя.
В Трудовом кодексе РФ нет такого понятия, как штраф. Работодатель вправе взыскать с сотрудника материальный ущерб (ст. 238 ТК РФ). За нарушение внутреннего трудового распорядка оштрафовать сотрудника нельзя.
За такой проступок его можно привлечь к дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ). Например, сделать замечание или объявить выговор. В крайнем случае, если сотрудник систематически не соблюдает трудовой распорядок, его можно уволить.
Ответственность за неправомерное удержание из зарплаты
Внимание: за удержание из зарплаты сумм, не предусмотренных Трудовым кодексом РФ, организация несет административную ответственность.
Неправомерное удержание из зарплаты является нарушением трудового законодательства. За него предусмотрены административные наказания.
Ответственность предусматривает:
- для организаций – административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
- для должностных лиц организации (например, руководителя) – предупреждение или административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.;
- для предпринимателей – административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.
Повторное совершение нарушения лицом, которое ранее привлекли к ответственности за аналогичное правонарушение, влечет штраф:
- для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.;
- для предпринимателей и должностных лиц организации – от 10 000 до 20 000 руб.
Кроме того, должностное лицо организации (например, директора) за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.
Такая ответственность установлена статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Наказать организацию, ее должностных лиц может трудовая инспекция. Инспекторы могут обнаружить нарушение закона в ходе проверки организации или узнать о нем из жалобы сотрудника.
Документальное оформление
Чтобы удержать какую-либо сумму из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен издать приказ.
Приказ надо издать в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно рассчитанных выплат. Исключение – взыскание с увольняющегося сотрудника сумм, начисленных за неотработанные дни отпуска. Для удержания этих сумм месячный срок не действует.
Такой порядок прописан в статье 137 Трудового кодекса РФ.
Пример оформления удержаний из зарплаты сотрудника, производимых по инициативе администрации
Экономисту организации А.С. Кондратьеву начислена зарплата в размере 27 000 руб.
Из этой суммы сотрудник должен оплатить:
- членские взносы – 100 руб.;
- своевременно не возвращенные подотчетные суммы (аванс на служебную командировку) – 1000 руб.;
- платежи в погашение кредита на покупку товаров – 500 руб.
По инициативе администрации из зарплаты Кондратьева можно удержать только 1000 руб. задолженности по подотчетным суммам.
Руководитель организации издал приказ об удержании задолженности по подотчетным суммам.
Остальные удержания организация может произвести только по инициативе самого сотрудника (по его заявлению).
Для удержания сумм в погашение причиненного материального ущерба, нанесенного организации, руководитель также должен издать приказ в месячный срок. Этот срок отсчитывается с того дня, когда комиссия установит сумму материальных потерь (ст. 248 ТК РФ).
Если сотрудник не согласен с основаниями и размером удержания, то за взысканием недостающих сумм организация должна будет обратиться в суд. Подать исковое заявление в суд придется также, если в течение месяца с даты установления суммы ущерба руководитель не выпустил приказ об удержании (ст. 137, 248 и 391 ТК РФ, ст. 11 ГК РФ).
Когда можно удерживать всю сумму
В случаях, установленных законодательством, по инициативе администрации из зарплаты сотрудника можно удержать всю сумму задолженности перед организацией. Никаких ограничений на сумму взысканий статья 137 Трудового кодекса РФ не накладывает.
Сумма материального ущерба, которую взыскивают с сотрудника, зависит от того, какая ответственность предусмотрена за него: полная или ограниченная.
При ограниченной материальной ответственности сотрудник обязан возместить ущерб в размере, не превышающем его среднюю месячную зарплату (ст. 241 ТК РФ).
Случаи наступления полной материальной ответственности
Полная материальная ответственность сотрудника наступает в двух случаях.
Во-первых, в ситуациях, предусмотренных статьей 243 Трудового кодекса РФ. В частности, когда обнаружена недостача вверенных сотруднику ценностей либо сотрудник нанес ущерб из-за административного проступка (например, ДТП) и т. д. В этом случае не имеет значения, заключен с сотрудником договор о полной материальной ответственности или нет, он должен компенсировать ущерб полностью.
Во-вторых, в ситуациях, когда с сотрудником заключен договор о полной материальной ответственности. Такой договор можно заключить с сотрудниками, должности которых перечислены в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 (ст. 242, п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). В частности, это кассиры, кладовщики и т. д. Типовая форма договора о полной материальной ответственности приведена в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
В некоторых случаях материальная ответственность может быть предусмотрена в трудовом договоре с сотрудником. Это допускается по отношению к заместителям руководителя организации и главному бухгалтеру (ст. 243 ТК РФ). При этом руководитель организации (в отличие от его заместителей) несет полную материальную ответственность независимо от того, прописано ли это в трудовом договоре с ним или нет (ст. 277 ТК РФ).
С сотрудника моложе 18 лет взыскать полную сумму ущерба можно, только если он:
- умышленно нанес ущерб организации;
- нанес ущерб в нетрезвом состоянии;
- нанес ущерб в результате преступления или административного проступка.
Такие случаи перечислены в статье 242 Трудового кодекса РФ. При этом заключать с сотрудником договор о полной материальной ответственности не надо.
Ситуация: можно ли удержать с сотрудника стоимость утерянного имущества, выданного под расписку?
Ответ: да, можно.
Трудовое законодательство позволяет взыскать с сотрудника ущерб при недостаче ценностей, вверенных ему по разовому документу (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). Таким документом может быть расписка. Типового бланка для расписки не предусмотрено, поэтому она может быть составлена в произвольной форме. За утрату имущества, полученного под расписку, сотрудник несет полную материальную ответственность.
Максимальный размер удержания
Из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не более 20 процентов (ст. 138 ТК РФ). Если месячной зарплаты сотрудника не хватило, чтобы погасить всю сумму задолженности, ее остаток удерживайте в следующих месяцах.
Ситуация: с какой суммы заработка – до или после удержания НДФЛ – рассчитывать максимальный размер удержания по инициативе организации?
Максимальный размер удержаний определяйте, предварительно уменьшив зарплату сотрудника на сумму НДФЛ. Согласно статье 138 Трудового кодекса РФ максимальный размер удержаний нужно рассчитывать исходя из дохода, причитающегося сотруднику. А сотруднику причитается доход, уменьшенный на сумму НДФЛ.
Пример расчета максимального размера удержаний из месячной зарплаты сотрудника
В апреле по вине сотрудника организации А.С. Кондратьева вышел из строя принтер. Договор о полной материальной ответственности с сотрудником не заключен.
Размер материального ущерба оценен в 12 000 руб.
Должностной оклад Кондратьева – 25 000 руб. Его средний месячный заработок – 26 000 руб. Поэтому организация может взыскать с сотрудника всю сумму причиненного ущерба – 12 000 руб.
Права на вычеты по НДФЛ у сотрудника нет.
Сумма НДФЛ за апрель составляет 3250 руб. (25 000 руб. × 13%).
Максимальный размер удержания за апрель равен:
(25 000 руб. – 3250 руб.) × 20% = 4350 руб.
Поскольку эта сумма меньше ущерба, нанесенного Кондратьевым, из его зарплаты за апрель бухгалтер удержал только 4350 руб. Оставшиеся 7650 руб. (12 000 руб. – 4350 руб.) будут удержаны из зарплаты сотрудника в следующих месяцах.
Ситуация: как удержать по инициативе работодателя задолженность с сотрудника при его увольнении?
Удержите всю задолженность. Даже если она превышает 20 процентов заработка.
Ведь требование об ограничении на удержания по инициативе работодателя в этом случае не действует. Оно работает только при выплате ежемесячного заработка, а не при окончательном расчете. Такой точки зрения придерживаются специалисты Минтруда России в своих частных разъяснениях. Свою позицию они обосновывают системным толкованием статей 137, 138 и 140 Трудового кодекса РФ.
Совет: поскольку в законодательстве прямо не прописано, что в рассматриваемой ситуации можно не соблюдать ограничение в 20 процентов от зарплаты, лучше подстраховаться. Для этого заручитесь письменным согласием сотрудника на удержание. Это позволит избежать споров с ним.
Дело в том, что суд может встать на сторону сотрудника, обязав работодателя соблюдать установленное частью 1 статьи 138 Трудового кодекса РФ ограничение.
К примеру, Верховный суд Республики Бурятии пришел к выводу: статья 138 Трудового кодекса РФ ограничивает размер удержаний при каждой выплате зарплаты, чтобы обеспечить сотруднику сумму, достаточную для удовлетворения его основных жизненных потребностей. При этом не имеет значения, продолжаются ли трудовые отношения, либо имеет место увольнение сотрудника. Следовательно, при увольнении сотрудника работодатель сам вправе удержать с него не более 20 процентов от суммы выплаты (см. кассационное определение Верховного суда Республики Бурятия от 27 февраля 2012 г. № 33-531).
Таким образом, получив письменное согласие увольняющегося на удержание всей суммы задолженности без ограничений, работодатель обезопасит себя от судебных разбирательств с ним.
Если задолженность превышает сумму окончательного расчета, то работодатель может и не вернуть ее. В частности, взыскать излишне выданную зарплату можно только в строго определенных случаях. А именно:
- если была допущена счетная ошибка;
- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина сотрудника в невыполнении норм труда или простое;
- если зарплата была излишне выплачена сотруднику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Когда ни одно из указанных условий не выполняется, вернуть деньги не получится. Это установлено частью 4 статьи 137 Трудового кодекса РФ. На эту же норму ссылается и Верховный суд РФ в определении от 12 сентября 2014 г. № 74-КГ14-3.
Удержание по нескольким основаниям
Организация, которой сотрудник задолжал какие-то деньги, имеет право до 20 процентов его зарплаты направить на погашение этого долга (ст. 138 ТК РФ). Например, если надо, чтобы работник перед увольнением вернул оплату за отпуск, отгулянный авансом. Максимальную сумму, которую можно удержать, определяют исходя из дохода сотрудника за вычетом НДФЛ.
Но совсем другое дело, если на такого сотрудника пришел исполнительный лист. Тогда первым делом надо удержать долг по этому листу. Максимальная сумма удержаний в этом случае будет зависеть от вида задолженности. Так, лимит составит 70 процентов заработка, если пришел исполнительный лист на:
- алименты на несовершеннолетних детей;
- возмещение вреда, причиненного здоровью;
- возмещение ущерба лицам, потерявшим кормильца, или причиненного преступлением.
По всем остальным исполнительным листам максимальная сумма удержаний – 50 процентов.
Такие правила установлены статьей 138 Трудового кодекса РФ.
После того как удержаны суммы по исполнительным листам, можно взыскивать с сотрудника долг перед организацией. Но при этом все равно нужно соблюдать ограничение в 20 процентов. Получается, что если по исполнительному листу надо удержать, к примеру, 30 процентов от зарплаты, взыскать долг работника перед самой организацией в этом месяце уже не получится.
Именно так происходит с алиментами. Судебные приставы определяют размер алиментов исходя из следующего. На одного ребенка полагается 1/4 дохода, на двух – 1/3. На трех и более детей удержат половину заработка (п. 1 ст. 81 Семейного кодекса РФ). Соответственно, если работник платит алименты, то дополнительно с него уже никакой долг не взыщешь (письмо Роструда от 30 мая 2012 г. № ПГ/3890-6-1).
В то же время по просьбе сотрудника организация вправе удерживать из его зарплаты любые суммы (письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1). Поэтому вы можете попросить сотрудника письменно выразить свое согласие на удержание его долга перед организацией. Если он на это согласится, то компания сможет и взыскать деньги по исполнительному листу, и удержать с работника его долг перед компанией.
Пример расчета максимального размера удержаний из зарплаты сотрудника. Он одновременно погашает задолженность перед организацией и по исполнительному документу
В апреле в организацию поступил исполнительный лист на взыскание с сотрудника А.С. Кондратьева 6000 руб. в возмещение непогашенной ссуды. Кроме того, на начало апреля за сотрудником числился невозвращенный аванс, выданный на командировочные расходы, в сумме 2000 руб.
Ежемесячная зарплата Кондратьева составляет 18 000 руб. Права на вычеты по НДФЛ у сотрудника нет.
Сумма НДФЛ за апрель составляет 2340 руб. (18 000 руб. × 13%).
Максимальный размер удержаний по исполнительным документам за апрель равен:
(18 000 руб. – 2340 руб.) × 50% = 7830 руб.
В возмещение непогашенной ссуды бухгалтер удержал из зарплаты Кондратьева 6000 руб.
А вот невозвращенный аванс удержать нельзя. Дело в том, что тут действует ограничение в 20 процентов от получаемой зарплаты. То есть максимум 3132 руб. (15 660 руб. × 20%). При этом по исполнительному листу уже удержано 6000 руб. Значит, невозвращенный аванс в сумме 2000 руб. будет удержан из дохода сотрудника в следующем месяце.
