Документальное оформление порядка премирования
Условия премирования руководителя организации должны быть предусмотрены в трудовом договоре. Определяя эти условия, учредители (участники, акционеры) должны установить:
- показатели, за выполнение которых руководителю положены премии;
- виды и размеры премий и вознаграждений;
- источники выплаты премий;
- порядок принятия решений о выплате премий руководителю.
Пример, как отразить в трудовом договоре показатели премирования генерального директора
Генеральным директором ООО «Альфа» назначен А.В. Львов. Помимо должностного оклада участники общества утвердили для него показатели и условия премирования. Эти показатели отражены в трудовом договоре.
Кроме того, условия выплаты премий директору могут быть указаны в общем Положении о премировании сотрудников организации, коллективном договоре или другом локальном акте. Тогда расшифровывать их в трудовом договоре не обязательно. Достаточно дать ссылку на внутренний документ (письма Минфина России от 26 февраля 2010 г. № 03-03-06/1/92, от 5 февраля 2008 г. № 03-03-06/1/81).
Документальное оформление начисления премии
Разовые премии директору начисляйте:
- либо на основании протокола общего собрания участников (акционеров);
- либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета;
- либо на основании решения единственного участника (акционера, которому принадлежат все голосующие акции) организации.
Пример, как оформить протокол общего собрания участников о выплате премии генеральному директору
За выполнение установленных показателей премирования участники ООО «Торговая фирма "Гермес"» утвердили квартальную премию генеральному директору А.В. Львову. Такое решение было оформлено протоколом общего собрания.
Внимание: подписывать приказ о начислении разовой премии самому себе наемный директор не вправе. Это противоречит части 2 статьи 135 и статье 191 Трудового кодекса РФ, которые требуют, чтобы решение о премировании сотрудника принимал работодатель.
Выплата премии директору по его же приказу может быть признана не соответствующей трудовому законодательству. В этом случае:
- налоговая инспекция может оспорить уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму премии (ст. 255 НК РФ);
- учредители (участники, акционеры) могут потребовать от директора полного возмещения ущерба, причиненного организации (ст. 277 ТК РФ, ст. 45 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и ст. 71 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
- учредители (участники, акционеры) могут уволить директора организации (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Это нарушение инспекторы могут обнаружить в ходе выездной или камеральной проверки, а учредители (участники, акционеры) – из отчетности организации.
Ситуация: как оформить выплату премии генеральному директору, если он является единственным штатным сотрудником организации?
Порядок оформления документов на выплату премии не зависит от количества штатных сотрудников. Поэтому премию генеральному директору в любом случае начисляйте по решению учредителей (участников, акционеров) организации. Размер премии может зависеть от степени выполнения производственных показателей или от фактически отработанного времени. В этом случае используйте данные финансовой отчетности, табели учета рабочего времени и другие документы, необходимые для расчета премии.
Бухучет
Порядок отражения премий руководителю в бухучете зависит от того, из каких источников выплачивают премии:
- за счет расходов по обычным видам деятельности;
- за счет прочих расходов;
- за счет чистой прибыли.
Премию, начисленную руководителю за выполнение производственных показателей, списывайте на расходы по обычным видам деятельности (п. 5 и 8 ПБУ 10/99). Ее начисление отразите проводкой:
Дебет 26 (44) Кредит 70
– начислена премия директору организации.
Непроизводственные премии (к юбилею, празднику и т. д.) в бухучете относите к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99). В учете сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 70
– начислена премия за счет прочих расходов.
Если источником выплаты премий (как производственных, так и непроизводственных) является нераспределенная (чистая) прибыль, сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 70
– начислена премия за счет чистой прибыли.
Такую проводку нужно делать независимо от того, направлена на выплату премии чистая прибыль прошлых лет или текущего года (в т. ч. прибыль по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев). Дело в том, что отражать подобные расходы с использованием счета 84 нельзя. Это будут прочие расходы, которые также влияют на финансовый результат организации. Соответственно, такие расходы нужно отразить по дебету счета 91-2. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 19 декабря 2008 г. № 07-05-06/260 и от 19 июня 2008 г. № 07-05-06/138.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 26, 44, 70, 84, 91).
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с премий руководителю рассчитайте НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). На сумму премий начислите взносы на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Данное правило применяется вне зависимости от того, предусмотрена премия трудовым договором или нет (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и ч. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль премии учитывайте в составе расходов на оплату труда, если премии выплачены за производственные показатели, предусмотренные трудовым договором, и источником их выплаты не является чистая прибыль (п. 2 ст. 255, п. 1 и 21 ст. 270 НК РФ). Аналогичные рекомендации приведены в письмах Минфина России от 30 ноября 2009 г. № 03-03-06/4/101, от 21 ноября 2008 г. № 03-03-06/4/85, ФНС России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16606, от 20 мая 2010 г. № ШС-37-3/1977. Несмотря на то что данные письма адресованы государственным унитарным предприятиям, выводы чиновников могут применять и коммерческие организации.
Премии руководителю являются косвенными расходами. Поэтому, если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, эти затраты полностью относите на расходы текущего периода (п. 2 ст. 318 НК РФ).
При кассовом методе учитывайте затраты по факту выплаты премии (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Премии и вознаграждения, которые начислены директору сверх сумм, предусмотренных трудовым договором, при налогообложении учесть нельзя (п. 21 ст. 270 НК РФ). Премии, не связанные с выполнением руководителем его трудовых обязанностей (например, премии к праздникам, юбилеям), также не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Такие выплаты не соответствуют критерию экономической обоснованности затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичная позиция содержится в письме Минфина России от 20 января 2005 г. № 03-05-02-04/5 и подтверждена арбитражной практикой (см. например, постановление ФАС Уральского округа от 11 января 2006 г. № Ф09-5989/05-С7).
Об учете премий, выплаченных за счет чистой прибыли, см. Как оформить и отразить в учете выплату премии за счет чистой прибыли.
УСН
Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включать премии в состав затрат, уменьшающих налоговую базу по единому налогу (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Однако это возможно при одновременном соблюдении двух условий:
- премии предусмотрены трудовым (коллективным) договором;
- премии выплачены за трудовые показатели.
Сумму премий включите в расходы в момент их выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Пример налогообложения ежеквартальной премии, начисленной за производственные результаты. Организация применяет упрощенку, единый налог платит с разницы между доходами и расходами
ООО «Альфа» применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами.
Положением о премировании «Альфы» и трудовым договором предусмотрена выплата ежеквартальных премий генеральному директору за выполнение производственных показателей. Перечень показателей определен в трудовом договоре с генеральным директором.
В апреле генеральному директору «Альфы» А.В. Львову начислена премия по итогам I квартала. Размер премии составляет 25 процентов от суммы должностных окладов за квартал. Оклад Львова – 100 000 руб. в месяц. Сумма премии – 75 000 руб. (100 000 руб. × 3 мес. × 25%).
Премия начислена за выполнение следующих показателей:
- увеличение объема реализованной продукции организации на 10 процентов по сравнению с соответствующим периодом прошлого года;
- снижение затрат, связанных с производством и реализацией продукции, на 3 процента.
Премия начислена и выплачена 10 апреля.
Сумма премии войдет в налоговую базу по НДФЛ за апрель. Прав на вычеты по НДФЛ у Львова нет.
НДФЛ с суммы премии равен:
75 000 руб. × 13% = 9750 руб.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация рассчитывает по основному тарифу. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – по тарифу 0,2 процента.
Сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы премии составила:
75 000 руб. × 0,2% = 150 руб.
Сумма страховых взносов равна 22 500 руб., в том числе:
- взносы на обязательное пенсионное страхование – 16 500 руб. (75 000 руб. × 22%);
- взносы на обязательное социальное страхование – 2175 руб. (75 000 руб. × 2,9%);
- взносы на обязательное медицинское страхование, зачисляемые в ФФОМС, – 3825 руб. (75 000 руб. × 5,1%).
15 мая бухгалтер перечислил в бюджет страховые взносы.
При расчете аванса по единому налогу за полугодие бухгалтер учел в составе расходов как саму премию (75 000 руб.), так и начисленные на нее взносы в сумме 22 650 руб. (22 500 руб. + 150 руб.).
Сумму непроизводственных премий в составе расходов не учитывайте. Такой подход подтверждается и в частных письмах Минфина России (абз. 2 п. 5 письма от 5 июля 2004 г. № 03-03-05/2/44).
Если организация платит единый налог с доходов, сумма премии налоговую базу не уменьшает (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).
ЕНВД
Если организация применяет ЕНВД, начисление и выплата премий руководителю не окажет влияния на расчет единого налога. Плательщики ЕНВД рассчитывают налог, исходя из вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
ОСНО и ЕНВД
Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД, нужно вести раздельный учет премий руководителю по разным видам деятельности. Премии, начисленные за достижение конкретных показателей, относите на расходы по тому виду деятельности, к которому они относятся. Если премия выплачивается за общие результаты работы организации, ее нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).
Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, связанные с деятельностью на ЕНВД, учесть нельзя.
