Материальные документы по видам операций
Материальные документы по видам имущества
| Документы | Нужна ли печать | Основание |
|---|---|---|
| Документы по учету кассовых операций | Обязательна: – на последней странице кассовой книги (постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н); – на квитанции к приходному кассовому ордеру (форма КО-1), которая передается вносителю денег (абз. 5 п. 5.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У); – в расчетно-платежной ведомости (форма Т-49), платежной ведомости (форма Т-53) – если не проставлена запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов сотрудников, которым не выданы деньги (абз. 3 п. 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У)* | Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, от 5 января 2004 г. № 1, приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н |
| Необязательна: на всех остальных документах. В частности, на расходном кассовом ордере (форма КО-2) и в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) | ||
| Расчетные документы (платежное поручение (заявка на кассовый расход), аккредитив, выписка и т. п.) | Обязательна: на всех платежных документах, по которым организация перечисляет средства. Исключение – заявки на кассовый расход, которые оформляют госучреждения* | Положение Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П, раздел IX Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 10 октября 2008 г. № 8н |
| Необязательна: на банковской выписке, если документ распечатан с использованием средств вычислительной техники, на выписке из лицевого счета | Пункт 2.1 раздела 2 части 3 Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П, пункты 159–168 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 29 декабря 2012 г. № 24н, приложение № 7 к Порядку, утвержденному приказом Казначейства России от 29 декабря 2012 г. № 24н Постановления ФАС Северо-Западного округа от 16 января 2007 г. № А56-46035/2005, Московского округа от 14 декабря 2006 г. № КА-А40/12070-06 и Западно-Сибирского округа от 13 января 2005 г. № Ф04-9440/2004(7787-А45-25) | |
| Бланки строгой отчетности (БСО) | Обязательна Исключение из этого правила составляют БСО без реквизита «печать», утвержденные федеральными органами исполнительной власти Кроме того, в некоторых случаях иногда удается доказать, что отсутствие печати не лишает документ статуса БСО (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 января 2007 г. № А56-12475/2006)* | Пункты 3, 5 и 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 |
| Документы по учету денежных расчетов с населением при торговле с ККТ | Обязательна: если этого требуют указания по заполнению конкретной формы документа. Например, в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4) или журнале по форме КМ-5* | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 |
| Необязательна: во всех остальных случаях. Например, в справке-отчете кассира-операциониста (форма КМ-6) | ||
| Счет на оплату | Необязательна: во всех случаях. Счет должен содержать только реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Печать в перечне обязательных реквизитов не указана | Часть 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ |
| Акт приемки-передачи в произвольной форме | Необязательна: этого не требует перечень обязательных реквизитов первичных документов. В то же время для продавца надежнее, если покупатель поставит свою печать. Это будет дополнительным аргументом, если покупатель откажется платить, ссылаясь на то, что в документе с его стороны стоит подпись неуполномоченного лица | Часть 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н |
| Документы по учету торговых операций | Обязательна: только в товарной накладной (форма ТОРГ-12) и товарном журнале сотрудника мелкорозничной торговли (форма ТОРГ-23) – место для печати предусмотрено в формах документов. Однако в указаниях по заполнению этих документов про печать ничего не сказано* | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 |
| Необязательна: во всех остальных случаях. Например, в акте о приемке товаров (форма ТОРГ-1), накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма ТОРГ-13), акте о списании товаров (форма ТОРГ-16), товарном отчете (форма ТОРГ-29) и т. д. | ||
| Документы по учету торговых операций при продаже товаров в кредит | Обязательна: только в справке для покупки товаров в кредит (форма КР-1) и поручении-обязательстве (форма КР-2) – место для печати предусмотрено в формах документов. Однако в указаниях по заполнению этих документов про печать ничего не сказано* | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 |
| Документы по учету торговых операций в комиссионной торговле | Необязательна: место для печати в этих документах не предусмотрено. Поэтому печать ставить не обязательно, в частности, в перечне товаров, принятых на комиссию (форма КОМИС-1), и справке о продаже товаров, принятых на комиссию (форма КОМИС-4) | |
| Документы по учету операций в общественном питании | Необязательна: место для печати в этих документах не предусмотрено. Поэтому печать ставить не обязательно, в частности, в плане-меню (форма ОП-2), накладной на отпуск товара (форма ОП-4), закупочном акте (форма ОП-5), заказе-счете (форма ОП-20) | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 |
| Документы по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ | Обязательна: На формах документов, которые предусматривают место для печати. Например, акт о приемке выполненных работ (форма КС-2), справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3), общий журнал работ (форма КС-6), акт приемки законченного строительством объекта (форма КС-11) Указания по заполнению данной категории документов требуют поставить печать только для общего журнала работ (форма КС-6)* | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100 Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а |
| Документы по учету работы строительных машин и механизмов | Обязательна: в рапорте о работе башенного крана (форма ЭСМ-1) и рапорте-наряде о работе строительной машины (механизма) (форма ЭСМ-4), а также в справке для расчетов за выполненные работы (услуги) (форма ЭСМ-7) печать ставит заказчик* | Раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 |
| Необязательна: во всех остальных документах (например, путевом листе строительной машины (форма ЭСМ-2) и рапорте о работе строительной машины (форма ЭСМ-3)) | ||
| Документы по учету работ в автомобильном транспорте | Обязательна: на путевых листах всех типов транспортных средств, например, путевом листе легкового автомобиля (форма 3), путевом листе автобуса (форма 6). На товарно-транспортной накладной (форма 1-Т) требуется только печать грузоотправителя. Но для него лучше, чтобы и грузополучатель (при переходе прав собственности на груз) тоже поставил печать. Это будет дополнительным аргументом, если покупатель откажется платить, ссылаясь на то, что в документе с его стороны стоит подпись неуполномоченного лица* | Раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 |
| Необязательна: на транспортной накладной | Пункт 9 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 | |
| Документы по учету материальных запасов | Обязательна: на акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма М-35). На этом документе печать ставят заказчик и подрядчик* | Раздел 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а |
| Необязательна: доверенности (формы М-2, М-2а), подписанные руководителем или иным уполномоченным лицом, действительны без печати организации | Пункт 4 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ, раздел 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | |
| Необязательна: на документах по внутреннему перемещению и учету МПЗ (формы М-8, М-11, М-15, М-17) и акте о приемке материалов (форма М-7), который составляют при расхождении фактических данных и данных, указанных в сопроводительных документах | Раздел 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | |
| Документы по учету основных средств и нематериальных активов | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 | |
| Необязательна: на инвентарных карточках (формы ОС-6, ОС-6а, ОС-6б, 0504031, 0504032), актах о списании основных средств (формы ОС-4, ОС-4а, ОС-4б), накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма ОС-2) и акте о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14) | ||
| Документы по учету МБП | Необязательна | Раздел 4 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а |
| Документы по учету результатов инвентаризации | Необязательна: места для печати в этих документах не предусмотрено. Поэтому печать ставить не обязательно, в частности:
| Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н |
| Трудовая книжка | Обязательна: печать ставят на первой странице* | Пункт 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 |
| Обязательна: печать ставят после записи об увольнении сотрудника* | Пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | |
| Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма Т-73) | Обязательна: в форме Т-73 – место для печати предусмотрено в форме документа. Однако в указаниях по заполнению этого документа про печать ничего не сказано* | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 |
| Командировочное удостоверение (форма Т-10)** | Обязательна: отметку ставят в каждом пункте назначения* | Разделы 1 и 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н |
| Прочие документы (приказы, распоряжения, штатное расписание (форма Т-3), личная карточка сотрудника (форма Т-2), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)*, табель учета рабочего времени (в коммерческих организациях – форма Т-13, в государственных (муниципальных) учреждениях – либо форма Т-13, либо форма 0504421), расчетно-платежная ведомость (в коммерческих организациях – форма Т-49, в государственных (муниципальных) учреждениях – форма 0504401), лицевые счета (формы Т-54, Т-54а) и т. д.) | Необязательна: ни сами формы, ни указания по их заполнению этого не предусматривают | |
| Счет-фактура | Необязательна | Закон от 29 мая 2002 г. № 57-ФЗ внес изменения в пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, приложение 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 |
| Налоговая декларация | Обязательна, но не всегда: печать надо ставить только там, где этого требуют указания по заполнению формы. То есть не надо проштамповывать все листы, на которых есть подпись руководителя или представителя. Для АО и ООО действуют особые правила: такие организации вправе, но не обязаны иметь печати. В связи с этим до внесения соответствующих изменений в приказы ФНС России документы, представляемые (направляемые) в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них. Об этом сказано в письме ФНС России от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@ | Приказы Минфина России и ФНС России об утверждении форм деклараций |
| Форма 2-НДФЛ | Необязательна: места для печати не предусмотрено | Приказ ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485 |
| Форма 6-НДФЛ | Необязательна: места для печати не предусмотрено | Приказ ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450 |
| Формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные приказом Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н | Необязательна | Бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Такое же требование содержится в пункте 17 ПБУ 4/99. Ставить печать эти нормативные акты не требуют. Кроме того, в формах бухгалтерской отчетности проставление печати на бухгалтерской (финансовой) отчетности не предусматривается |
| Формы бухгалтерской (бюджетной) отчетности государственных и муниципальных учреждений | Необязательна: места для печати на формах бухгалтерской (бюджетной) отчетности не предусмотрено | Бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Инструкции по сдаче отчетности (как бухгалтерской, так и бюджетной) также не содержат требование о наличии печати на отчетных формах – достаточно подписей ответственных лиц (п. 5 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33н, п. 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 191н) |
* 7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.
В то же время продолжают действовать подзаконные акты, которые предусматривают проставление печати в документах. Например, такое требование есть в пунктах 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Официальные разъяснения насчет того, обязательна печать или нет, противоречивы. Рекомендуем продолжать использовать печать. Делайте так, пока не внесут изменения в подзаконные акты.
** Оформлять служебное задание и командировочное удостоверение для сотрудника, а также требовать от него отчет не обязательно c 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).
