Чтобы рассчитать пособие по беременности и родам, нужно знать, сколько заработала сотрудница за расчетный период. А включить в такой заработок можно не все выплаты. Да и те, что можно взять во внимание, должны вписаться в установленные границы: не меньше и не больше определенных величин. Плюс не всегда есть полная информация о прошлых доходах сотрудницы. Безошибочно рассчитать заработок в любой ситуации поможет эта рекомендация.
Какие выплаты учитывать
В заработок включите все выплаты за расчетный период, на которые были начислены страховые взносы в ФСС России. Остальной заработок в расчет брать нельзя. Такие правила прописаны в части 2 статьи 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, пункте 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.
Ситуация: может ли работодатель платить за сотрудницу добровольные взносы в ФСС России, чтобы учесть их при расчете пособия по беременности и родам?
Нет, не может.
Возможность добровольно платить взносы в ФСС России вместо самого страхователя – сотрудницы Законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ не предусмотрена.
Даже если заплатить добровольные взносы в фонд, хотя закон этого не требует, учесть их не получится. Потому что в расчет нужно брать только те выплаты сотруднику, с которых платят страховые взносы по требованию законодательства (ч. 2 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375).
Какие выплаты учесть, если в расчетном периоде женщина трудилась в другой организации
Если расчетный период выпадает на время, когда сотрудница работала в другой организации, то доходы за эти периоды она должна подтвердить документально. То есть представить справки о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н, с предыдущих мест работы (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Справку о сумме начисленного заработка каждый работодатель должен выдавать в день увольнения. Если этого не произошло, сотруднице нужно обратиться к бывшему работодателю за справкой. Тот должен выдать справку в течение трех рабочих дней с момента обращения.
Такой порядок установлен пунктами 2–4 Порядка выдачи справки о сумме заработной платы и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование, изложенного в приложении 2 к приказу Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н.
Кроме заработка, в справке должны быть сведения о периодах временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком, о периодах освобождения сотрудницы от работы с полным или частичным сохранением заработка. То есть обо всех тех периодах, с выплат по которым взносы в ФСС России не начисляют.
Такой порядок установлен пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и пунктом 1 Порядка выдачи справки о сумме заработной платы и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование, изложенного в приложении 2 к приказу Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н.
Вместо подлинника справки сотрудница может представить ее копию, заверенную надлежащим образом (ч. 7.1 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Если бухгалтер организации сомневается в подлинности справки и (или) достоверности содержащихся в ней сведений о предыдущем страхователе, то он может обратиться в ФСС России. Для этого в территориальное отделение фонда по месту учета бывшего работодателя, от которого поступили сведения, нужно подать запрос по форме и в порядке, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 20н.
Если справку о сумме заработка сотрудница не представит, то рассчитывать пособие придется на основании имеющихся сведений и документов. Но только если вы не сможете получить их в ПФР. Если позже сотрудница справку все-таки принесет, то пособие нужно пересчитать за все прошлое время. Однако делать это нужно, если с момента выплаты пособия прошло не более трех лет. Это следует из части 2.1 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Ситуация: как определить заработок за расчетный период для начисления пособия по беременности и родам, если сотрудница не может подтвердить доход, полученный у прежнего работодателя?
Сведения о заработке сотрудницы можно получить в Пенсионном фонде РФ.
Для этого сотрудница сначала должна обратиться к работодателю с заявлением с просьбой направить запрос в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. Такой порядок предусмотрен частью 7.2 статьи 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, пунктом 2 Порядка, изложенного в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.
Заявление сотруднице нужно написать по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.
Далее составьте запрос в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ с просьбой представить сведения о заработке, начисленном сотруднице в расчетном периоде. Запрос составляйте по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.
Заполните форму отдельно на каждого работодателя сведения о заработке, у которого нужно получить. Например, если сотрудница не может подтвердить доход, полученный у трех работодателей в расчетном периоде, нужно составить три запроса, по каждому работодателю отдельно. Это следует из пункта 3 Порядка, изложенного в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.
Запрос подайте в ПФР не позднее двух рабочих дней с даты, когда сотрудница представит заявление. Отправить его можно почтой или же через Интернет в электронном виде.
Это следует из пунктов 5 и 6 Порядка, изложенного в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.
Сведения о заработке сотрудницы Пенсионный фонд РФ должен представить работодателю не позднее 10 рабочих дней с даты регистрации запроса. Ответ подготовят по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.
Учтите, если в I квартале запросите сведения за прошлый год, то ответ вам могут дать только до 1 апреля. Это исключение предусмотрено пунктами 2 и 3 Порядка, изложенного в приложении 5 к приказу Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.
Если сведения из Пенсионного фонда РФ не получены в срок, то рассчитать декретное пособие можно исходя из имеющейся информации. То есть исходя из МРОТ.
Пример, как определить заработок сотрудницы для начисления пособия по беременности и родам. Женщина в расчетном периоде работала в другой организации
Секретарь Е.В. Иванова принята на работу в организацию с 1 октября 2014 года. В феврале 2016 года она уходит в декретный отпуск.
Расчетный период – с 1 января 2014 года по 31 декабря 2015 года включительно. Количество календарных дней в периоде – 730.
Календарных дней, исключаемых из расчетного периода, у сотрудницы не было.
Иванова представила справку с предыдущего места работы о своем заработке за период с 1 января по 30 сентября 2014 года. Ее доход у предыдущего работодателя, с которого были исчислены страховые взносы в 2014 году, составил 340 000 руб.
В организации сотруднице в расчетном периоде начислили следующие суммы:
- за 2014 год – 50 000 руб.;
- за 2015 год – 410 000 руб.
С полной суммы начисленного за два года заработка организация уплатила взносы в ФСС России.
Заработок Ивановой в расчетном периоде не превысил предельных значений, поэтому бухгалтер его учитывала в полной сумме:
800 000 руб. (340 000 руб. + 50 000 руб. + 410 000 руб.).
Заработок сотрудницы – совместителя
Ситуация: нужно ли при расчете пособия по беременности и родам учитывать зарплату по внутреннему совместительству? Сотрудница работает в одной организации.
Да, нужно.
У внутренних совместителей место работы одно. Поэтому таким сотрудникам пособие начисляйте исходя из совокупного заработка по основной работе и по совместительству (ст. 60.1 ТК РФ).
Пособие сотруднице, у которой на момент ухода в декретный отпуск несколько мест работы, зависит от того, меняла ли она после окончания расчетного периода места работы или нет. К моменту начала декретного отпуска сотрудница может:
- трудиться у тех же работодателей, что и в расчетном периоде;
- сменить всех работодателей;
- уволиться из одной организации (нескольких), в которых она работала в расчетном периоде, но продолжать работать в других.
Подробнее о порядке выдачи пособия сотрудникам, имеющим несколько мест работы, см. таблицу.
Работодатели не менялись
Пособие по беременности и родам женщине платят по каждому месту работы. Размер пособия определяется исходя только из заработка, начисленного у каждого отдельного работодателя. Поэтому и справки с других мест работы не требуются. Такой порядок установлен частью 2 статьи 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Пример, как определить заработок для начисления пособия сотрудницы, которая к началу отпуска по беременности и родам работает в двух организациях и в них же работала в расчетном периоде
А.В. Дежнева работает в организации «Альфа» с 2008 года. Кроме того, с 2009 года она работает внешним совместителем в «Торговой фирме "Гермес"».
В мае 2016 года Дежнева уходит в декретный отпуск.
Расчетный период – с 1 января 2014 года по 31 декабря 2015 года включительно.
Количество календарных дней в 2014–2015 годах равно 730.
Календарных дней, исключаемых из расчетного периода, у сотрудницы не было.
Доход Дежневой в расчетном периоде, с которого были исчислены страховые взносы, составил:
| Год | Заработок, руб. | | |
| «Альфа» | «Гермес» | Итого | |
| 2014 | 150 000 | 120 000 | 270 000 |
| 2015 | 195 000 | 147 000 | 342 000 |
| Итого | 345 000 | 267 000 | 612 000 |
Пособие по беременности и родам Дежневой должны выплатить оба работодателя – «Альфа» и «Гермес».
При этом при расчете пособия каждый работодатель не учитывает суммы, полученные у другого страхователя за расчетный период.
«Альфа» выплатит Дежневой пособие исходя из заработка 345 000 руб. (150 000 руб. + 195 000 руб.).
Пособие, которое выплатит сотруднице «Гермес», рассчитывается исходя из заработка 267 000 руб. (120 000 руб. + 147 000 руб.).
Все работодатели сменились
Если на момент начала декретного отпуска сотрудница работает у нескольких работодателей, а в расчетном периоде работала у других, то пособие она может получить только по одному из мест текущей работы, на свой выбор. При этом свои доходы в расчетном периоде она подтверждает справками от всех работодателей.
Пример, как определить заработок для начисления пособия сотрудницы, которая к началу отпуска по беременности и родам работает в двух организациях. А в расчетном периоде она работала в других организациях
Бухгалтер В.Н. Зайцева 31 января 2016 года принята на работу в организацию «Альфа» внешним совместителем, поскольку с 11 января 2016 года она работает в «Торговой фирме "Гермес"».
В ноябре 2016 года сотрудница уходит в декретный отпуск.
Пособие по беременности и родам сотрудница может получить только у одного действующего работодателя. Она написала заявление о том, что хочет получить пособие по беременности и родам в «Альфе», и представила справку от «Гермеса» о том, что пособие ей не назначалось.
Расчетный период – с 1 января 2014 года по 31 декабря 2015 года. В это время Зайцева работала в «Производственной фирме "Мастер"» и организации «Гепард».
Количество календарных дней в 2014–2015 годах равно 730.
Календарных дней, исключаемых из расчетного периода, у сотрудницы не было.
Зайцева представила в «Альфу» справки с предыдущих мест работы о своем заработке в расчетном периоде. Ее доход у предыдущих работодателей, с которого были исчислены страховые взносы, составил:
| Год расчетного периода | Заработок, руб. | ||
| «Производственная фирма "Мастер"» | «Гепард» | Итого | |
| 2014 | 150 000 | 200 000 | 350 000 |
| 2015 | 370 000 | 310 000 | 680 000 |
| Итого | 460 000 | 500 000 | 920 000 |
В 2015 году заработок сотрудницы превысил предельную величину (670 000 руб.), поэтому для расчета пособия ее заработок можно учесть только в сумме 670 000 руб.
Бухгалтер «Альфы» рассчитал пособие, исходя из заработка сотрудницы за расчетный период в сумме 1 020 000 руб. (350 000 руб. + 670 000 руб.).
Сменилась только часть работодателей
В такой ситуации возможны два варианта.
Вариант 1. Пособие выплачивает один из работодателей. Бухгалтер такого работодателя рассчитывает заработок сотрудницы исходя из его суммарной величины в расчетном периоде. При этом женщина должна представить справки из других организаций, в которых она работает на момент выхода в декретный отпуск, о том, что пособие ей не назначали. Справку составляют в произвольной форме. Можно составить так же, как для больничных пособий.
Такой порядок предусмотрен пунктами 2.2 и 5.1 статьи 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Вариант 2. Пособие назначают и выплачивают по каждому месту работы. В этом случае каждый работодатель считает заработок исходя из выплат, которые женщина получала только у него. Заработок по другим местам работы учитывать нельзя (п. 19 постановления Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375).
Возможно, сотрудница работала по совместительству только часть расчетного периода. Например, лишь последний год. В таком случае пособие выплачивает один из действующих работодателей. При этом нужно принять во внимание заработок, который был получен по всем местам работы.
Пример, как определить заработок для начисления пособия сотруднице, которая к началу отпуска по беременности и родам работает в двух организациях. В расчетном периоде сотрудница работала как в этих же, так и в другой организации
В мае 2016 года А.В. Дежнева уходит в декретный отпуск.
Расчетный период – с 1 января 2014 года по 31 декабря 2015 года включительно.
В расчетном периоде А.В. Дежнева работала в трех организациях: в «Альфе», «Гермесе» и «Мастере». В «Гермесе» и «Мастере» работа по совместительству.
На момент ухода в декретный отпуск сотрудница работает в «Альфе» и «Гермесе» (в «Гермесе» – по совместительству).
Количество календарных дней в 2014–2015 годах равно 730.
Календарных дней, исключаемых из расчетного периода, у сотрудницы не было.
Доход Дежневой в расчетном периоде, с которого были начислены страховые взносы, составил:
| Год | Заработок, руб. | | ||
| «Альфа» | «Гермес» | «Мастер» | Итого | |
| 2014 | 150 000 | 120 000 | 150 000 | 420 000 |
| 2015 | 195 000 | 147 000 | 170 000 | 512 000 |
| Итого | 345 000 | 267 000 | 320 000 | 932 000 |
Возможны два варианта выплаты пособия по выбору сотрудницы.
Вариант 1: Пособие выплачивает каждая организация, в которой сотрудница работает на момент ухода в декретный отпуск
В этом случае пособие по беременности и родам Дежневой должны выплатить оба работодателя – «Альфа» и «Гермес».
При этом бухгалтер «Альфы» делает расчет исходя из выплат, начисленных в данной организации. Таким образом, «Альфа» выплатит Дежневой пособие исходя из заработка 345 000 руб. (150 000 руб. + 195 000 руб.).
Бухгалтер «Гермеса» в расчет берет выплаты, начисленные в «Гермесе». Заработок за расчетный период, полученный в «Гермесе», составил 267 000 руб. (120 000 руб. + 147 000 руб.).
Заработок сотрудницы, полученный в «Мастере», ни одним из действующих работодателей не учитывается.
Вариант 2: Пособие выплачивает одна организация, в которой сотрудница работает на момент ухода в декретный отпуск
Дежнева написала заявление о том, что хочет получить пособие по беременности и родам в «Альфе». Для назначения пособия она представила в бухгалтерию «Альфы»:
– справку от «Гермеса» о том, что пособие ей не назначалось;
– справки о заработке, полученном в «Гермесе» и «Мастере».
«Альфа» выплатит Дежневой пособие исходя из заработка 932 000 руб. (345 000 руб. + 267 000 руб. + 320 000 руб.).
Ситуация: как определить заработок для пособия по беременности и родам, если сотрудница в расчетном периоде работала в двух организациях? В год ухода в декрет из одной организации она уволилась и устроилась в третью.
В заработок нужно включить выплаты, которые сотрудница получила у всех работодателей в расчетном периоде. Пособие должен выплатить один из действующих на дату начала отпуска работодателей.
В расчет среднего заработка включите все выплаты, облагаемые взносами в ФСС России, которые сотрудница получила в расчетном периоде. В данном случае сотрудница в расчетном периоде трудилась у нескольких работодателей. Поэтому средний заработок для расчета пособия нужно рассчитать с учетом выплат от каждого из работодателя. Это предусмотрено частью 2 статьи 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Для расчета пособия попросите сотрудницу представить справку о доходах, полученных в расчетном периоде по каждому работодателю. Нужна также справка от второго действующего работодателя о том, что он не выплачивал пособие (ч. 5–5.1 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Например, на дату начисления пособия сотрудница работает в организациях А и Б. При этом в расчетном периоде она работала в организациях А и В. Тогда пособие начисляет и выплачивает либо организация А, либо организация Б по выбору сотрудницы. На основании этого возможны варианты:
1. Пособие начисляет и выплачивает организация А. Тогда сотрудница должна представить этому работодателю:
– справку о заработке за расчетный период из организации В;
– справку от организации Б о том, что пособие ей не начислялось и не выплачивалось.
Поскольку пособие выплачивает та же организация, в которой сотрудница работала в расчетном периоде, подтверждать доходы за этот период справкой не нужно.
2. Пособие начисляет и выплачивает организация Б. В этом случае сотрудница должна представить:
– справку о заработке за расчетный период из организации А;
– справку о заработке за расчетный период из организации В;
– справку от организации А о том, что пособие ей не начислялось и не выплачивалось.
Пример выплаты пособия по беременности и родам. В расчетном периоде сотрудница работала в двух организациях. На момент начала отпуска она уволилась из одной организации и устроилась в третью организацию по совместительству
Е.В. Иванова уходит в отпуск по беременности и родам с 6 апреля 2016 года. На дату начала отпуска сотрудница работает в организациях «Альфа» (основное место работы) и «Мастер» (по совместительству).
В расчетный период входят 2014 и 2015 годы.
В расчетном периоде Иванова работала:
- в организации «Альфа» (основное место работы);
- в организации «Гермес» (по совместительству).
По выбору сотрудницы пособие начисляет и выплачивает организация «Мастер».
Бухгалтер «Мастера» рассчитал пособие исходя из заработка, полученного в расчетном периоде в каждой организации («Альфа» и «Гермес»). Для этого Иванова представила в бухгалтерию «Мастера» справки:
– о сумме заработка, полученного в организации «Альфа» за 2014–2015 годы;
– о сумме заработка, полученного в организации «Гермес» за 2014–2015 годы;
– справку от «Альфы» о том, что пособие сотруднице не начислялось и не выплачивалось.
Заработок Ивановой за расчетный период составил (в руб.):
| Работодатель | 2014 год | 2015 год | Заработок, учитываемый при расчете |
| «Альфа» | 520 000 | 610 000 | 1 130 000 |
| «Гермес» | 120 000 | 160 000 | 280 000 |
Количество календарных дней в 2014–2015 годах равно 730. Дней, исключаемых из расчетного периода, у Ивановой не было.
Средний дневной заработок исходя из заработка, полученного в «Альфе», равен 1547,95 руб./дн. (1 130 000 руб. : 730 дн.). Он меньше максимального среднего дневного заработка (1772,60 руб./дн.), поэтому для расчета пособия учитывается сумма 1547,95 руб.
Сумма пособия исходя из заработка в «Альфе» составила 216 713 руб. (1547,95 руб. × 140 дн.).
Средний дневной заработок исходя из заработка, полученного в «Гермесе», равен 383,56 руб./дн. (280 000 руб. : 730 дн.). Он меньше максимального среднего дневного заработка (1772,60 руб./дн.), поэтому для расчета пособия учитывается сумма 383,56 руб.
Сумма пособия исходя из заработка в «Гермесе» составила 53 698,40 руб. (383,56 руб. × 140 дн.).
Общая сумма пособия к выплате Ивановой равна 270 411,40 руб. (216 713 руб. + 53 698,40 руб.)
Ситуация: нужно ли при расчете пособия по беременности и родам учитывать выплаты сотрудницам, занятым на общественных работах? Частично выплаты финансируются за счет бюджетных средств.
Да, нужно.
Ведь в состав заработка за расчетный период включать нужно все выплаты, с которых платят взносы в ФСС России. То есть в том числе вознаграждения по срочным трудовым договорам на выполнение общественных работ. При этом источник выплат значения не имеет.
Выплаты по срочному трудовому договору облагают страховыми взносами так же, как и по обычному. Таким образом, выплаты сотрудникам, которых привлекли на общественные работы, нужно учесть при расчете пособия по беременности и родам.
Такой вывод следует из части 2 статьи 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и пункта 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.
Зарплата в натуральной форме
Если сотрудница получает зарплату в натуральной форме, то для пособия учтите рыночную стоимость выданных товаров (готовой продукции и т. д.). Ее определяйте на день выдачи зарплаты в натуральной форме. Такой порядок предусмотрен в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.
Ситуация: как для подсчета заработка при определении пособия по беременности и родам рассчитать рыночную цену товаров, переданных в счет зарплаты в расчетном периоде?
Рыночной ценой признавайте стоимость товара, сложившуюся на момент выплаты зарплаты в регионе, где находится организация (п. 54 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Для документального подтверждения рыночной цены можно использовать прайс-листы организаций, продающих подобную продукцию населению.
Доход в иностранной валюте
Бывает, что доход выплачивают в иностранной валюте. Если этот заработок сотрудницы попадает в расчетный период, то его тоже нужно учесть. При этом эти деньги нужно пересчитать в рубли по курсу Банка России. Взять нужно тот курс, который установлен на день начисления пособия (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375).
Максимальный размер заработка
Заработок за каждый год расчетного периода можно взять только в пределах базы для начисления взносов в ФСС России. То есть в 2015 году не больше следующих сумм:
- 624 000 руб. за 2014 год;
- 670 000 руб. за 2015 год.
Такое требование установлено частью 3.1 статьи 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Если в итоге, скажем, заработок за 2014 год превысил базу для уплаты страховых взносов, для расчета пособия возьмите только 624 000 руб.
Минимальный размер заработка
При расчете пособия по беременности и родам нужно учитывать и минимальный предел его размера. Бывает, что в течение всего расчетного периода у сотрудницы не было заработка. Тогда определяйте пособие исходя из МРОТ, который действует на день начала декретного отпуска.
Возможна и другая ситуация. Когда заработок у сотрудницы был, но недостаточно высокий. Тогда нужно проверить, не оказался ли среднемесячный заработок ниже МРОТ.
Подробнее об этом читайте рекомендацию: Как определить предельный размер среднего дневного заработка при начислении пособия по беременности и родам.
