Порядок расчета НДФЛ
Если организация является налоговым агентом, то НДФЛ, который нужно удержать из дохода сотрудника, рассчитайте в таком порядке:
- определите доходы, являющиеся объектом обложения НДФЛ;
- определите наличие и размер доходов, необлагаемых НДФЛ;
- определите ставку НДФЛ по каждому из видов дохода;
- проверьте возможность применения налоговых вычетов по НДФЛ (см. В каких случаях нужно предоставить стандартный налоговый вычет на сотрудника, Как сотруднику предоставить имущественный налоговый вычет при покупке жилья);
- рассчитайте налоговую базу в 2-НДФЛ;
- рассчитайте сумму налога, которую нужно удержать и перечислить в бюджет.
Налоговую базу рассчитывайте отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные ставки (п. 2 ст. 210 НК РФ).
НДФЛ удерживайте в целых рублях. Если рассчитанная сумма налога будет с копейками, то сумму до 50 копеек отбрасывайте, а 50 копеек и более округляйте до полного рубля. Такое правило установлено пунктом 6 статьи 52 Налогового кодекса РФ.
Если удержали НДФЛ все-таки с копейками, придется учесть это при последующих выплатах доходов сотруднику до конца года. Но это не проблема, сложность в другом. Если в итоге недоплатили налог в бюджет или сделали это не вовремя, налогового агента могут оштрафовать.
Важно: удерживать НДФЛ можно только в пределах 50 процентов от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Ситуация: как рассчитать предельную сумму НДФЛ, которую можно удержать из дохода сотрудника?
Предельную сумму НДФЛ, которую налоговый агент (как правило, работодатель) может удержать, рассчитывайте исходя из дохода сотрудника до налогообложения.
Речь идет об ограничении, установленном в абзаце 2 пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Там написано, что максимальная сумма НДФЛ, которую можно удержать, ограничена 50 процентами от величины выплаты. Но что в данном случае считать выплатой – сумму, которую начислили, или сумму, которую сотрудник получил уже на руки, – в Налоговом кодексе РФ не определено.
Если толковать норму закона буквально, то под выплатой следует понимать общую сумму дохода, начисленного сотруднику, до налогообложения. В рассматриваемой ситуации – это общая сумма зарплаты, начисленной сотруднику за месяц. С этой суммой и нужно сравнивать предельную величину НДФЛ.
Сопоставлять максимум удержания с суммой, которую выдали сотруднику на руки или перечислили на его банковский счет, было бы некорректно. Ведь в этом случае часть налога, удержанного с доходов в виде оплаты труда, «выпадет» из 50-процентного ограничения. В результате общая сумма удержанного налога может превысить установленный лимит. То есть с сотрудника удержат больше, и возникнет переплата по НДФЛ.
Напомним, что удерживать НДФЛ из доходов сотрудника нужно в момент их выплаты (абз. 1 п. 4 ст. 226 НК РФ).
Пример расчета предельной суммы НДФЛ, удерживаемой из зарплаты. В текущем месяце помимо зарплаты сотрудник получил доход в виде прощенного долга
Организация «Альфа» выдала своему сотруднику, менеджеру А.С. Кондратьеву, беспроцентный заем в размере 100 000 руб.
9 января организация заключила с Кондратьевым договор дарения выданной суммы. В результате сотрудник был освобожден от обязанности вернуть заем и получил доход в сумме прощенной задолженности. Доход в виде материальной выгоды за пользование беспроцентным займом при прощении долга не возникает (письмо Минфина России от 15 июля 2014 г. № 03-04-06/34520).
Сумма НДФЛ, которую «Альфа» как налоговый агент должна удержать из доходов Кондратьева с суммы прощенной задолженности, составляет 13 000 руб. (100 000 руб. × 13%). Источником для удержания НДФЛ является зарплата. Права на стандартные налоговые вычеты Кондратьев не имеет.
Заработная плата Кондратьева составляет 30 000 руб. в месяц. По коллективному договору зарплата выдается два раза в месяц:
– 15-го числа – аванс;
– 5-го числа следующего месяца – окончательный расчет.
Доход в размере прощенного долга образовался у Кондратьева в день подписания договора дарения (9 января). НДФЛ с этого дохода «Альфа» как налоговый агент должна удержать при первой выплате любых денежных средств (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ). Первой выплатой после получения дохода в виде прощенного долга является аванс по зарплате за январь.
За январь Кондратьеву были начислены:
– аванс в сумме 10 000 руб.;
– зарплата под расчет 20 000 руб.
Совокупный доход Кондратьева за январь составил 130 000 руб. (100 000 руб. + 30 000 руб.).
Сумма НДФЛ, которая должна быть удержана с этого дохода, равна 16 900 руб. (130 000 руб. × 13%).
Предельный размер НДФЛ, который может быть удержан при выплате дохода, не должен превышать 50 процентов от суммы выплаты. Это ограничение распространяется на любые выплаты, в том числе и на аванс по зарплате.
С учетом ограничений бухгалтер «Альфы» удерживал НДФЛ из доходов Кондратьева в следующем порядке:
– при выплате аванса – 5000 руб. (10 000 руб. × 50%);
– при выплате зарплаты под расчет – 10 000 руб. (20 000 руб. × 50%).
Сумма НДФЛ, которую налоговый агент не смог удержать в январе из-за существующих ограничений, удерживается из доходов Кондратьева в феврале. Эта сумма равна:
16 900 руб. – 5000 руб. – 10 000 руб. = 1900 руб.
В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи.
В январе:
Дебет 91-2 Кредит 73-1
– 100 000 руб. – отнесена на расходы сумма прощенного долга;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 5000 руб. – удержан из аванса Кондратьева НДФЛ с суммы прощенного долга;
Дебет 70 Кредит 50
– 5000 руб. (10 000 руб. – 5000 руб.) – выдан аванс за вычетом части НДФЛ;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 5000 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ;
Дебет 20 Кредит 70
– 30 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за январь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 10 000 руб. ((30 000 руб. – 10 000 руб.) × 50%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;
Дебет 70 Кредит 50
– 10 000 руб. – выплачена зарплата сотруднику;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 10 000 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ.
В феврале:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1900 руб. – удержан из аванса Кондратьева НДФЛ с суммы прощенного долга;
Дебет 70 Кредит 50
– 8100 руб. (10 000 руб. – 1900 руб.) – выдан аванс за вычетом части НДФЛ;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 1900 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ.
Расчеты по НДФЛ за январь–февраль бухгалтер «Альфы» отразил в бухгалтерской справке и регистре налогового учета.
НДФЛ по ставке 13 процентов
Если доходы облагаются по ставке 13 процентов, налоговую базу рассчитывайте нарастающим итогом ежемесячно:
|
Налоговая база по НДФЛ с начала года по текущий месяц включительно
|
=
|
Доходы, полученные сотрудником с начала года по текущий месяц включительно
|
–
|
Доходы, не облагаемые НДФЛ
|
–
|
Налоговые вычеты (стандартные, имущественные, профессиональные, социальные)
|
Если сумма налоговых вычетов за год больше суммы доходов, полученных за этот период, налоговая база равна нулю. На следующий год разницу между суммой дохода и суммой налоговых вычетов не переносите. Исключение – вычет на строительство или приобретение жилья.
Такой порядок определения налоговой базы для НДФЛ по ставке 13 процентов предусмотрен пунктом 3 статьи 210 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: можно ли перенести на следующий месяц разницу между суммой налоговых вычетов и суммой доходов, облагаемых НДФЛ?
Да, можно.
Если сумма налоговых вычетов превышает размер налогооблагаемых доходов, база по НДФЛ считается равной нулю. Образовавшуюся разницу нельзя переносить на следующий налоговый период. Об этом сказано в пункте 3 статьи 210 Налогового кодекса РФ. Однако данная норма не запрещает переносить разницу между суммой вычетов и суммой доходов с одного месяца на другой в пределах одного налогового периода. Налоговым периодом по НДФЛ признается год (ст. 216 НК РФ). Таким образом, никаких ограничений на применение (перенос, суммирование) налоговых вычетов в пределах одного года Налоговый кодекс РФ не содержит.
Если в отдельные месяцы года у сотрудника вообще не было доходов, вычеты в этом налоговом периоде накапливайте (суммируйте нарастающим итогом с начала года). В такой ситуации право на вычет может быть реализовано в том месяце, когда у сотрудника появится доход. Условием для переноса вычета является заключенный между сотрудником и организацией трудовой или гражданско-правовой договор (письма Минфина России от 7 апреля 2011 г. № 03-04-06/10-81 и от 19 августа 2008 г. № 03-04-06-01/254, письмо ФНС России от 11 февраля 2005 г. № 04–2–02/35).
Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 22 октября 2009 г. № 03-04-06-01/269.
Ежемесячно НДФЛ, удерживаемый по ставке 13 процентов, рассчитывайте по формуле:
|
НДФЛ, удерживаемый по ставке 13%
|
=
|
Налоговая база по НДФЛ с начала года по текущий месяц включительно
|
×
|
13%
|
–
|
НДФЛ, удержанный с начала года по предыдущий месяц включительно
|
Такой порядок предусмотрен абзацем 1 пункта 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Пример расчета НДФЛ, удерживаемого с доходов сотрудника организации
Сотруднику организации в январе 2016 года были начислены:
- зарплата – 28 000 руб.;
- материальная помощь – 3000 руб.;
- материальная помощь, связанная с рождением ребенка – 8000 руб.
При выплате указанных доходов организация по отношению к сотруднику является налоговым агентом. Права на стандартные налоговые вычеты у сотрудника нет. Все доходы, полученные сотрудником, облагаются по ставке 13 процентов.
Общий доход сотрудника за январь 2016 года равен:
28 000 руб. + 3000 руб. + 8000 руб. = 39 000 руб.
От НДФЛ освобождаются доходы:
- в виде материальной помощи, связанной с рождением ребенка – 8000 руб.;
- в виде материальной помощи – 3000 руб.
Общая сумма необлагаемых доходов составила 11 000 руб. (8000 руб. + 3000 руб.).
Налоговая база по НДФЛ за январь 2016 года равна:
39 000 руб. – 11 000 руб. = 28 000 руб.
Сумма налога, которую бухгалтер должен удержать с доходов сотрудника за январь 2016 года, составила:
28 000 руб. × 13% = 3640 руб.
НДФЛ по другим ставкам
Если доходы облагаются НДФЛ по ставке 9, 30 или 35 процентов, налоговую базу рассчитывайте по формуле:
|
Налоговая база по НДФЛ
|
=
|
Доходы
|
–
|
Доходы, не подлежащие налогообложению
|
Это следует из положений пункта 4 статьи 210 Налогового кодекса РФ.
НДФЛ, удерживаемый по ставке 9, 30 или 35 процентов, рассчитывайте с каждой выплаты (т. е. не нарастающим итогом). Это правило применяйте в том числе и к регулярным выплатам нерезидентам, а также к доходам от долевого участия в организации. Налог рассчитывайте так:
|
НДФЛ, удерживаемый по ставке 9, 30 или 35%
|
=
|
Налоговая база по НДФЛ по каждой выплате
|
×
|
Ставка налога (9, 30 или 35%)
|
Такой порядок установлен в абзаце 2 пункта 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
