Что такое номенклатура дел
Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.
Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:
- вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;
- формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
- вести индексацию дел;
- обеспечить поиск документов.
Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.
Виды номенклатур
Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.
Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.
Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным предприятиям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства.
В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.
Такие виды номенклатуры дел предусмотрены в пункте 3.2.5.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Ситуация: сколько копий должно быть у номенклатуры дел?
Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров.
Первый (подлинный) экземпляр храните в службе делопроизводства организации как документ постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел используйте в качестве рабочего экземпляра. Третий – передайте в архив организации как учетный документ. Каждая служба организации получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в отдельные дела. Об этом сказано в пункте 3.2.5.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Организация может сформировать еще один экземпляр номенклатуры дел и направить его на хранение в государственный архив (п. 1 ст. 9, ч. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). При этом следует учесть, что для государственных (муниципальных) организаций передача номенклатуры дел в государственный архив является обязанностью (ст. 4, ч. 1, 3 ст. 18, гл.5 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Разработка и утверждение
Номенклатуру дел нужно разработать и утвердить в организации в конце каждого календарного года, а в действие ввести с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения.
Такой порядок установлен в пункте 3.2.5.3 и абзаце 2 пункта 3.2.5.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Основные разделы
Номенклатура дел, которую должен разработать отдел кадров, – это часть единой номенклатуры дел организации. Составлять ее нужно по тем же правилам, что и единую номенклатуру. Форма номенклатуры дел приведена в приложении 8 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Она состоит из пяти основных разделов:
- раздел № 2 – заголовок дела (тома, части);
- раздел № 3 – количество дел (томов, частей);
- раздел № 4 – срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню;
Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в пункте 3.2.5.4 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Графы заполните в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).
Пример оформления номенклатуры дел кадровой службы
В организации «Альфа» разработана номенклатура дел на 2015 год.
Индекс дела
В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05–07, где 05 – код кадровой службы по штатному расписанию, 07 – порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив – на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета. Такой порядок следует из пунктов 4.14–4.18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Заголовок дела
В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).
Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, – Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, Правила трудового распорядка, коллективный договор. Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, – приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией – штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления). Такой порядок следует из пунктов 4.14–4.18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Совет: после того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.
Ситуация: в каком порядке расположить заголовки дел внутри основных массивов (организационные, распорядительные, справочные документы) номенклатуры дел?
При систематизации заголовков дел соблюдайте принцип иерархии. Например, заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, расположите перед заголовками дел с приказами руководителя организации, затем разместите распоряжения его заместителей. Переписку с вышестоящими организациями поместите перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными). Докладные записки на имя руководителя организации разместите перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений. Годовые отчеты и планы – перед квартальными и месячными и т. д.
Ситуация: как правильно сформулировать заголовки номенклатуры дел?
Заголовок должен четко отразить основное содержание и состав документов дела. Не употребляйте неконкретных формулировок («разные материалы», «факсы», «приказы руководителя», «общая переписка»), не стоит применять вводные слова и сложные синтаксические обороты.
Составляя заголовки для номенклатуры дел, укажите:
- название дела (переписка, журнал, книга) или разновидность документов, которые оно содержит (протоколы, приказы, справки, докладные записки);
- автора документа – наименование организации, структурного подразделения, должностного лица;
- адресата или корреспондента документа – организацию, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;
- краткое содержание документов дела;
- место составления документа;
- дату (период), к которому относятся документы дела;
- число копий документа.
Такие рекомендации приведены в пункте 4.26 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, и пункте 2.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Срок хранения дела
В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Заполняя эту графу, учитывайте, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год.
Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Как одно дело в номенклатуру включите личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе.
Примечания к делу
В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.
Итоговая запись о количестве дел
Итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения должна составить по окончании календарного года служба делопроизводства организации (иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел) (п. 3.2.5.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33).