1. Главная

Как оформить личную карточку сотрудника

Кто должен вести карточки

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (подп. 1.1 п. 1 и п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

Организация может по собственному выбору:

  • либо использовать унифицированную форму личной карточки, если это утверждено руководителем организации;
  • либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтвержден в письме Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Унифицированная форма личной карточки № Т-2 и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Поскольку данная форма предусматривает полный комплекс сведений о сотруднике, представленных в наиболее удобной форме, целесообразно применять унифицированный бланк.

Ситуация: можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела?

Нет, нельзя.

Личная карточка – документ обязательный (подп. 1.1 п. 1 и п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В ней нужно повторить все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью нужно ознакомить сотрудника под подпись в личной карточке. Об этом сказано в пункте 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Личные дела на сотрудников организация оформлять не обязана. Подробнее об этом см. Как оформить личное дело сотрудника.

Основания для заполнения

Основанием для заполнения личной карточки являются приказ о приеме сотрудника на работу и его личные документы, а именно:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об окончании учебного заведения;
  • свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
  • другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Кроме того, в личной карточке нужно отразить и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из перечисленных документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками – всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам.

Разделы

Личная карточка по форме № Т-2 состоит из одиннадцати разделов:

  • IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о сотруднике. В первом разделе «Общие сведения» предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки предусмотрены в классификаторах информации:

  • ОКИН – Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-2014, принят и введен в действие приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2019-ст;
  • ОКСО – Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003, утвержден постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
  • ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367;
  • ОКТМО – Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований, утвержден приказом Росстандарта от 14 июня 2013 г. № 159-ст.

Кодировка информации

Ситуация: обязана ли организация кодировать информацию в личной карточке?

Нет, не обязана.

Кодирование предназначено для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ. С помощью компьютеров, которые считывали с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если организации используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение.

Однако имейте в виду, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому, если организация не кодирует информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставьте их незаполненными. Об этом сказано в Порядке, утвержденном постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20.

Титульный лист

В титульном листе карточки укажите наименование организации в соответствии с уставом или другими учредительными документами. В правом верхнем углу поставьте код организации по ОКПО. Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, так: 11.08.2015.

Далее занесите следующие сведения:

  • табельный номер (присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
  • идентификационный номер налогоплательщика – ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
  • номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
  • характер работы (постоянно или временно);
  • вид работы (основная или по совместительству);
  • пол (мужской, женский).

Общие сведения

Раздел «Общие сведения» – самый объемный раздел личной карточки. В специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

Пункт 1 раздела «Общие сведения» – «Фамилия, имя, отчество». Перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество укажите полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных.

Пункт 2 раздела «Общие сведения» – «Дата рождения». Месяц рождения пишите буквами, а число и год – цифрами. С правой стороны в ячейке для кода укажите дату рождения цифровым способом.

Пункт 3 раздела «Общие сведения» – «Место рождения». Данные о месте рождения укажите в соответствии с паспортом. Если организация кодирует данные в личной карточке, то для заполнения пункта 3 необходим код ОКТМО.

Пункт 4 раздела «Общие сведения» – «Гражданство». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если организация не кодирует информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору:

  • код по ОКИН 1 – «Гражданин Российской Федерации»;
  • код по ОКИН 2 – «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)»;
  • код по ОКИН 3 – «Иностранный гражданин»;
  • код по ОКИН 4 – «Лицо без гражданства».

Ситуация: как заполнить пункт 4 раздела «Общие сведения» личной карточки – «Гражданство», если сотрудник имеет двойное гражданство или является иностранным гражданином?

В такой ситуации в скобках можно указать вторую страну, гражданином которой является сотрудник.

Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Таджикистана)». В личной карточке иностранца также можно дать указание на страну, гражданином которой он является: «Иностранный гражданин (Республики Беларусь)».

Ситуация: как заполнять графу «Гражданство» в личной карточке сотрудника из Республики Крым (г. Севастополя)?

Ответ на данный вопрос зависит от того, какие документы предъявил сотрудник.

Дело в том, что графу «Гражданство» в личной карточке заполняют на основании классификатора ОКИН. И использовать при этом надо стандартные формулировки.

Жители Крыма и г. Севастополя в течение месяца после присоединения этих территорий к России могли сохранить украинское гражданство, заявив об этом. Если они этого не сделали, то по умолчанию считаются россиянами и должны были получить паспорта РФ. Поэтому варианты оформления личной карточки могут быть следующими.

Вариант 1. Сотрудник предъявил российский паспорт. Тогда в графе 4 укажите «Гражданин Российской Федерации».

Вариант 2. Сотрудник предъявил украинский паспорт. Это возможно, если человек отказался получать российское гражданство. В таком случае в графе 4 личной карточки укажите «Иностранный гражданин».

Данные выводы следуют из статьи 4 Закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ и ОКИН.

Граждане Крыма и г. Севастополя, которые еще не получили российский паспорт, могут попросить отделение ФМС России выдать им временное удостоверение личности (п. 17 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 828, п. 76 регламента, утвержденного приказом ФМС России от 30 ноября 2012 г. № 391). В этом случае они будут считаться российскими гражданами. То есть в графе 4 укажите «Гражданин Российской Федерации».

Если у сотрудника нет российского паспорта или временного удостоверения, трудоустроить его нужно как иностранного гражданина. Значит, в графе 4 личной карточки укажите «Иностранный гражданин».

Внимание: для граждан России, проживающих в Крыму и г. Севастополе, предусмотрена административная ответственность за факт сокрытия второго гражданства. Ответственность действует с 1 января 2016 года (ч. 5 ст. 6 Закона от 4 июня 2014 г. № 142-ФЗ).

Напомним, что граждане России обязаны письменно уведомлять ФМС России о том, что у них есть иное гражданство либо вид на жительство в другой стране или документ о праве на постоянное проживание в иностранном государстве. Порядок уведомления регламентирован приказом ФМС России от 28 июля 2014 г. № 450.

За нарушение установленного порядка подачи уведомления предусмотрен административный штраф в размере от 500 до 1000 руб. (ст. 19.8.3 КоАП РФ).

Также за неподачу уведомления предусмотрена уголовная ответственность: штраф до 200 000 руб. или в размере зарплаты (иного дохода) за период до одного года. Возможно альтернативное наказание – обязательные работы на срок до 400 часов (ст. 330.2 УК РФ).

Пункт 5 раздела «Общие сведения» – «Знание иностранного языка». При заполнении этого пункта также придерживайтесь общепринятых формулировок ОКИН:

  • код по ОКИН 1 – «Читает и переводит со словарем»;
  • код по ОКИН 2 – «Читает и может объясняться»;
  • код по ОКИН 3 – «Владеет свободно».

Лучше указывайте степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем».

Если вы проставляете коды, имейте в виду, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского – 213, у итальянского – 070, у немецкого – 135 и т. д. Поэтому проставляйте оба кода, разделив их несколькими пробелами.

Пункт 6 раздела «Общие сведения» – «Образование». Существует несколько уровней образования (образовательные цензы) по ОКИН. Уровни образования с пояснениями и кодами приведены в таблице.

Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, заполните соответствующий блок в пункте «Образование». Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.

Ситуация: как заполнить пункт 6 «Образование» раздела «Общие сведения» личной карточки, если на работу устраивается студент, еще не окончивший вуз?

Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсах вуза, в пункте 6 сделайте запись о неоконченном образовании. Таблицы пункта 6 заполните на основании документа (справка учебного заведения, студенческий билет или зачетная книжка), предоставленного сотрудником в подтверждение неоконченного высшего образования. В графах «Год окончания», «Квалификация по документу об образовании» и «Направление или специальность по документу» поставьте прочерки.

Если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, в личную карточку запишите то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Например, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Основанием для занесения записи в таблицы пункта 6 послужит аттестат об основном общем образовании.

Такой вывод следует из пункта 6 раздела «Общие сведения» – «Образование» формы № Т-2 и ОКИН. А также подтвержден положениями пункта 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69. Хотя в указанной инструкции приведены правила заполнения трудовых книжек (в аналогичных ситуациях), их можно применить и в отношении заполнения личных карточек сотрудников. Это не противоречит положениям, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Пункт 7 раздела «Общие сведения» – «Профессия». В этом пункте отразите информацию о том, какой профессией владеет сотрудник. При этом впишите не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной укажите либо профессию, представляющую наибольший интерес для организации, либо профессию, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.

Пункт 8 раздела «Общие сведения» – «Стаж работы» (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет). Его рассчитайте на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.).

Общий трудовой стаж рассчитайте так. Сначала выпишите из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложите отдельно эти даты. Получится две суммы: первая будет состоять из дат приемов, а вторая – из дат увольнений. Следующий шаг – из второй суммы вычтите первую.

Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, поступите следующим образом. Если отрицательным получилось количество месяцев стажа, то полученное количество лет нужно уменьшить на единицу, а к количеству месяцев – добавить 12. И уже 12 уменьшить на отрицательное число месяцев. Если отрицательным получилось количество дней, то на единицу нужно уменьшить полученное количество месяцев, а к количеству дней – добавить 30 дней и уменьшить их на отрицательное количество дней.

При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Поэтому после расчета прибавьте к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения.

Полученное после всех расчетов число переводите в годы, месяцы и дни с учетом того, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Такой порядок приведен в пункте 61 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Пример расчета общего трудового стажа сотрудника. При промежуточном расчете получается положительное значение дней и месяцев

У Е.В. Ивановой в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
– с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 года она работала курьером в ЗАО «Альфа»;
– с 19 марта 2003 года по 31 января 2004 года – в ООО «Торговая фирма "Гермес"»;
– с 1 февраля 2004 года по 4 августа 2006 года – в ОАО «Производственная фирма "Мастер"».

С 11 августа 2006 года Иванова поступила на работу в другую организацию.

Сумма дат приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003.

Сумма дат увольнений с работы:
13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013.

Разница между суммой дат увольнений и суммой дат приемов:
48.12.6013 – 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней нужно прибавить еще три дня, поскольку у сотрудницы было три периода приема-увольнения.

Таким образом, общий трудовой стаж Ивановой составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Пример расчета общего трудового стажа сотрудника. При промежуточном расчете получается отрицательное значение дней

У А.С. Глебовой в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
– с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 года она работала курьером в ЗАО «Альфа»;
– с 19 марта 2003 года по 29 января 2004 года – в ООО «Торговая фирма "Гермес"»;
– с 1 февраля 2004 года по 4 августа 2010 года – в ОАО «Производственная фирма "Мастер"».

С 11 августа 2010 года Глебова поступила на работу в другую организацию.

Сумма дат приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003.

Сумма дат увольнений с работы:
13.03.2003 + 29.01.2004 + 04.08.2010 = 46.12.6017.

Разница между суммой дат увольнений и суммой дат приемов:
46.12.6017 – 47.10.6003 = (-01).02.0014.

Поскольку количество дней получилось отрицательным, для определения стажа из количества месяцев вычитается единица, а к количеству дней добавляется 30, из которых вычитается отрицательное значение (-01).

Полученная величина составит 29.01.14, то есть 14 лет 1 месяц и 29 дней.

К полученному числу дней прибавляется еще три дня, поскольку у сотрудницы было три периода приема-увольнения.

Таким образом, общий трудовой стаж Глебовой составляет 14 лет, 2 месяца и 2 дня.

Понятие «непрерывный трудовой стаж» в настоящее время в законодательстве практически не используется. Поэтому в пункте 8 (в графе «непрерывный стаж») укажите страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться больничное пособие. Более подробно о том, как рассчитать такой стаж, см. Как определить страховой стаж для расчета больничного пособия.

Порядок исчисления стажа работы, дающего право на надбавку за выслугу лет, устанавливается соответствующими нормативными документами для каждого отдельного ведомства. Например, для сотрудников госархивов – постановлением Минтруда России от 26 апреля 2000 г. № 34.

Пункт 9 раздела «Общие сведения» – «Состояние в браке». Заполните на основании паспорта, а если в нем нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина:

  • код по ОКИН 1 – «Никогда не состоял (не состояла) в браке»;
  • код по ОКИН 2 – «Состоит в зарегистрированном браке»;
  • код по ОКИН 3 – «Состоит в незарегистрированном браке»;
  • код по ОКИН 4 – «Вдовец (вдова)»;
  • код по ОКИН 5 – «Разведен (разведена)»;
  • код по ОКИН 6 – «Разошелся (разошлась)».

Пункт 10 раздела «Общие сведения» – «Состав семьи». К ближайшим родственникам, которых указывают в этом пункте, относятся:

  • родители;
  • супруги;
  • дети;
  • родные братья и сестры;
  • лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.

Пункт 11 раздела «Общие сведения» – «Паспорт». В этом пункте укажите паспортные данные сотрудника.

Пункт 12 раздела «Общие сведения» – «Адрес места жительства». В этом пункте укажите адрес места жительства сотрудника: фактический и по паспорту.

Совет: при заполнении пунктов «Место рождения» и «Адрес места жительства» раздела «Общие сведения» личной карточки пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице.

Сведения о воинском учете

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. На военнообязанных лиц заполните раздел «Сведения о воинском учете». Порядок заполнения раздела описан в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Основанием для заполнения раздела «Сведения о воинском учете» личной карточки являются либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Пункт 1 раздела «Сведения о воинском учете» – «Категория запаса». Данный пункт не заполняйте на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставьте цифры 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.

Пункт 2 раздела «Сведения о воинском учете» – «Воинское звание». Заполняйте на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке запишите воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника сделайте запись: «Подлежит призыву».

Пункт 3 раздела «Сведения о воинском учете» – «Состав (профиль)». На призывников не заполняйте. У тех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте запишите состав, например «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров вместо состава укажите профиль – «Командный», «Медицинский» и т. п.

Пункт 4 раздела «Сведения о воинском учете» – «Полное кодовое обозначение ВУС». Код военно-учетной специальности возьмите из военного билета сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняйте.

Пункт 5 раздела «Сведения о воинском учете» – «Категория годности к военной службе». Ставьте только букву, без расшифровки:

  • А – годные к военной службе;
  • Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями;
  • В – ограниченно годные к военной службе;
  • Г – временно не годные к военной службе;
  • Д – не годные к военной службе.

Пункт 6 раздела «Сведения о воинском учете» – «Наименование военного комиссариата по месту жительства». В пункте укажите название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.

Пункт 7 раздела «Сведения о воинском учете» – «Состоит на воинском учете». Заполняйте:

  • строку а) – при наличии мобилизационного предписания и (или) отметки о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
  • строку б) – если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время.

Все записи в пункте 7 делайте простым карандашом.

Пункт 8 раздела «Сведения о воинском учете» – «Отметка о снятии с воинского учета». Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 сделайте отметку: «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Прием на работу и переводы на другую работу

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» начните с записи о приеме на работу в организацию и заполняйте одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносите в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах.

В разделе укажите следующие сведения:

  • дату приема (перевода);
  • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
  • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
  • оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».

Аттестация

Раздел «Аттестация» заполняйте, если в организации проводится аттестация сотрудников. Сначала укажите дату аттестации, затем кратко запишите решение аттестационной комиссии, а также дату и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» напишите дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает руководителю рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.

Повышение квалификации

В раздел «Повышение квалификации» заносите данные по повышению квалификации и подготовке кадров в образовательных организациях (на курсах, в школах и др.). Такой порядок установлен для заполнения трудовой книжки (подп. «б» п. 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Но поскольку личную карточку заполняют в том числе в соответствии с трудовой книжкой, эти сведения указывают и в ней. Раздел заполните на основании удостоверения о повышении квалификации (п. 15 ст. 76 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

Профессиональная переподготовка

В раздел «Профессиональная переподготовка» заносите данные по переквалификации и подготовке кадров в образовательных организациях (на курсах, в школах и др.). Такой порядок установлен для заполнения трудовой книжки (подп. «б» п. 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Но поскольку личную карточку заполняют в том числе в соответствии с трудовой книжкой, эти сведения указывают и в ней. Раздел заполняйте на основании диплома о профессиональной переподготовке. При этом профессиональную подготовку могут пройти сотрудники как с высшим образованием, так и со средним профессиональным. А также те сотрудники, которые только получают среднее профессиональное или высшее образование. Такой порядок следует из пунктов 3, 15 статьи 76 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ и подпункта «б» пункта 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Награды, поощрения и почетные звания

В разделе «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки учтите как поощрения от организации, так и государственные награды. В соответствующих графах укажите наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, Указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этот раздел внесите сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. Перечень наград, сведения о которых нужно внести в трудовую книжку, приведен в пункте 24 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Отпуск

В разделе «Отпуск» личной карточки зафиксируйте все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п.). Имейте в виду, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Совет: если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска.

Социальные льготы

Если сотрудники предъявят документы о праве на социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, заполните раздел «Социальные льготы» личной карточки. Этими документами могут быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания укажите тот нормативный акт (закон), который дает сотруднику право на льготу.

Дополнительные сведения

Раздел «Дополнительные сведения» личной карточки предназначен для информации, не вошедшей в другие разделы. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п.

Прекращение трудового договора

Пока сотрудник работает в организации, последний раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки остается незаполненным. После того как он уволится, впишите в него основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. А также укажите дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника.

Ситуация: как правильно внести исправления в личную карточку?

Особых правил исправления сведений в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, нет. Поэтому зачеркните прежние данные и сверху впишите новые.

Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения и переписывать карточку нецелесообразно, исправьте неверную запись так. Сначала аккуратно зачеркните одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделайте правильную и напишите слово «исправлено». Поставьте под исправлением свою подпись и попросите расписаться сотрудника. Ниже укажите дату исправления. Такой порядок внесения исправлений в учетные документы следует из положений части 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Ситуация: нужно ли заключить с сотрудницей дополнительное соглашение к трудовому договору, чтобы изменить фамилию в личной карточке? Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак.

Нет, не нужно.

Фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к сведениям о сотруднике (ст. 57 ТК РФ). Поэтому ее изменение не влечет за собой обязанность сторон заключать дополнительное соглашение.

В рассматриваемой ситуации в личной карточке сотрудницы измените фамилию на основании свидетельства о заключении брака, выданном отделом ЗАГС. Изменения, внесенные в личную карточку, должны быть заверены сотрудником кадровой службы. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Хранение личных карточек

Срок хранения личных карточек, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А документы, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

В личных карточках содержатся персональные данные сотрудников. Поэтому свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Пример оформления личной карточки сотрудника по форме № Т-2

В апреле А.С. Кондратьев принят на работу в организацию на должность экономиста. Кондратьев является донором и на этом основании имеет право на социальные льготы.

За время работы в организации сотрудник был премирован за успехи в работе.

В октябре в организации была проведена аттестация сотрудников. Аттестация проводилась в форме собеседования. Кондратьев ответил на все вопросы. Комиссия пришла к выводу о его пригодности.

В ноябре того же года сотрудник уволился по собственному желанию.

Ответственным за ведение кадрового учета назначена Е.Э. Громова. Она заполнила личную карточку Кондратьева.