Авизо – это официальная документация, используемая юридическими лицами для подтверждения факта исполнения операций, осуществления мероприятий, отгрузки товаров.
Понятие авизового документа пришло к нам из банковской сферы. Однако документ стал применяться в бухгалтерском деле для ведения переписок со сторонними фирмами и внутри предприятия между обособленными и головным подразделениями.
Можем описать авизо простыми словами, что это документ, который может принимать вид различных бухгалтерских бланков. Например, копии платежного поручения, мемориального ордера или другого расчетного документа со штампом о совершении платежа. Однако бухгалтерское программное обеспечение содержит разработанные формы документов, используемые для передачи основных средств, нематериальных активов, расчетов и др. Иными словами, авизо в бухгалтерии – это документ, фиксирующий отражение операций между отделами и подразделениями одной компании и расчетов со сторонними фирмами.
Разновидности
По содержанию финансовой операции, по движению от отправителя к получателю, разделяем несколько групп авизовок:
- Между структурными подразделениями одного предприятия. Создается документация в виде бухгалтерских справок, их назначение - зафиксировать передачу сведений о хозяйственных операций между подразделениями, имеющими отдельный баланс. Документ подписывается главным бухгалтером, а содержание справки отражают в учете обеих сторон – с одной стороны выбытие активов или денег, в другой – прибытие.
- В отношении контрагентов компании. В рамках договоров купли-продажи, при поэтапном исполнении обязательств, продавец извещает покупателя о готовности очередной партии товара к отгрузке и его стоимости. Покупатель формирует документ, подтверждающий списание денег в адрес продавца.
Если между двумя компаниями ведутся переговоры о качестве, количестве и денежном выражении услуг или поставляемого товара, существуют прямые и обратные авизовки:
- Прямое. Компания вправе направить контрагентам запрос о корректировке параметров товара или цен. Это не значит, что контрагент обязан принять перечисленные условия или даже отвечать на запрос. Прямые авизо – один из вариантов начала переговоров между двумя компаниями. Нельзя пренебрегать официальными переписками, так как очень часто они становятся материалами для изучения в судебных разбирательствах.
- Обратное. Со стороны получателя – это ответная реакция на отправленное прямое авизо. Ответ содержит или согласие на заявленные условия, или свои варианты решения.
В зависимости от задолженности:
- Кредитовое авизо. Формируется покупателями товаров для подтверждения задолженности перед продавцом и ее размера. Если планируется возврат товара к поставщику (частично или полностью), кредитовое авизо фиксирует новые параметры отгрузки. Так делается при ошибочно проведенных отгрузках или при получении покупателем некачественного товара. Приложением к кредитному документу-авизо будет служить акт рекламации или претензионное обращение.
- Дебетовое авизо. Составляется продавцом с целью уведомления покупателя о существующих денежных обязательствах и требования их погашения. Дебетовые авизовки оформляются редко. Но если рассматривать взаимоотношения внутри организации, то оформление счетов-фактур не желательно, здесь подходящим документом станет дебетовое авизо. Подобные авизовки обычно оформляются во время проведения международных сделок.
Если клиент отказывается совершать платеж или возвращать товар, то кредитовые авизовки могут снижать суммы дебиторской задолженности контрагентов.
Оформление
Унифицированной формы документа-авизо не существует, предприятие самостоятельно разрабатывает его форму и закрепляет в учетной политике. Программы для ведения бухгалтерского учета имеют собственные формы авизовок по основным операциям, в программе быстрее заполнять, выбирая параметры из списков.
Подобная документация включает стандартные параметры:
- Номер и дата составления.
- Содержание финансовой операции.
- Денежное выражение (указывается сумма).
- Реквизиты получателя и отправителя.
При выставлении авизовок в адрес сторонней компании, прикладываем документацию (платежные поручения, права на активы и всё, что затрагивает суть передаваемого объекта).
При проведении процедуры сдачи-приемки активов или пассивов, адресат получит авизо в 2 экземплярах. Один экземпляр будет подтверждением законности проведения операции у получателя и хранится в бухгалтерии. Другой экземпляр с пометками о получении будет возвращен отправителю.
Если хозяйственные операции проводятся внутри компании, между двумя структурными подразделениями, то документ составляется в 3 экземплярах:
- Первый экземпляр остается у получателя и, став основанием для корректировки данных, остается в бухгалтерии.
- Второй экземпляр возвращается отправителю с пометками о получении.
- Третий экземпляр направляется на адрес головного подразделения, т.к. действия подразделений координируются руководящим составом компании, как и внесение правок в аналитическом учете.
Авизо по основным средствам
Применяется по движению основных средств между структурными подразделениями и отделами одной компании. Указанные перемещения отражаются на субсчетах 79 счета, регулирующего расчеты между подразделениями, состоящими на отдельном балансе.
Рассмотрим входящую и исходящую формы авизо по передаче ОС:
- Исходящее авизо по ОС предполагает перемещение ОС от одного подразделения к другому. Если формируется в программе, то при выборе объекта основных средств, табличная часть авизо будет заполнена автоматически на основании инвентарного номера и стоимости. Так же произойдет корректировка в бухучете – отразится передача первоначальной стоимости и амортизации на счете 79.
- Входящее авизо по ОС оформляется в бухгалтерской программе на основании полученного на бумажном носителе исходящего авизо. Заполнять реквизиты о переданном объекте ОС придется вручную. После проведения документа, сформируется запись в регистрах по ОС.
Авизо по расчетам
Главная функция авизо по расчетам – передавать дебиторскую и кредиторскую задолженность между подразделениями, обретенную с участием сторонних контрагентов. Если в отношении фирмы у одного подразделения имеется кредиторская задолженность, а у другого дебиторская, то после передачи расчетов, оптимально сделать взаимозачет.
Допускается оформление одного авизо для перемещения дебиторской и кредиторской задолженностей в разрезе договоров с контрагентами. Виды: входящие и исходящие. Обязательные реквизиты, указываемые при заполнении:
- задолженность: дебиторская/кредиторская;
- структурное подразделение (отправитель и получатель);
- номера договоров;
- суммы.
Если планируется передача задолженности в иностранной валюте, то в бухгалтерской программе укажите параметры валюты.
Когда авизо подписывается и отражается в бухучете, делаем проводку по корсчетам с контрагентами, участвующими во взаимозачете.
