- 1. В товарном чеке нет расшифровки товара
- 2. В чеке не указано ФИО продавца, его должность и подпись
- 3. Если в товарном чеке не указан номер
- 4. В авансовом отчете в кассовом чеке стоит время выходного дня или нерабочего времени
- 5. В чеке гостиницы указаны вымышленные реквизиты
- 6. Выдана гостиничная квитанция по форме 3-Г за проживание
- 7. Если в одном чеке принимаемые и непринимаемые расходы
- 8. В товарном чеке указано частное лицо
- 9. В подотчетном чеке сумма указана со скидкой
При обнаружении ошибок в авансовых отчетах подотчетные суммы могут быть не приняты к расходам работодателя, а сотруднику доначислят налог. Частые ошибки, которые приводят к доначислению НДФЛ при налоговой проверке описаны ниже.
В товарном чеке нет расшифровки товара
При покупке через подотчетное лицо в товарном чеке обязательно следует указать все товары. Покупки должны совершаться для целей организации (п.1. ст.252 НК РФ). Считается ошибкой, ели в товарнике указано «Бытовая химия на сумму 3790 рублей» без указания конкретного вида товара, количества, цены за единицу и общей суммы. Но если чек составлен неверно, работник вправе написать пояснение (например, в форме служебной записки) с перечислением всех товаров и приложить к авансовому отчету. Но такое пояснение должен подтвердить генеральный директор фирмы.
В чеке не указано ФИО продавца, его должность и подпись
Согласно п.2 ст.9 закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указаны обязательные реквизиты для заполнения первичной документации. Так, в 2019 году в товарном чеке нужны обязательно подпись, должность и ФИО продавца. Но подтвердить товарный чек необходимо кассовым. А вот наличие печати или слова «оплачено» на товарном чеке не считается обязательным.
Если в товарном чеке не указан номер
Отсутствие номера в товарнике не относится к нарушению, как, например, если в чеке нет подписи продавца. Так как нумерация документа не считается обязательным к заполнению.
В авансовом отчете в кассовом чеке стоит время выходного дня или нерабочего времени
Если в чеке указано нерабочее время и праздничный день, либо чек для авансового отчета пробит в выходной день, то такие расходы не включатся при расчете налоговой базы. Допустимым расхождением считается пять минут после окончания рабочего дня. Так, для организации выгоднее покупать товары через подотчетные лица с ненормированным рабочим днем либо гибким графиком. Если чек пробит в нерабочее время, то работник прикладывает к авансовому отчету служебную записку.
Расходы, на которые уменьшаются доходы, перечислены в п.1 ст. 252 Налогового Кодекса.
В чеке гостиницы указаны вымышленные реквизиты
При проживании в гостинице во время командировки в квитанции гостиницы указывается ИНН. Если же гостиница не зарегистрирована как ИП или юридическое лицо, а в документах указала неверные реквизиты, то подотчетное лицо не несет ответственности. Опираясь при выборе гостиницы на местоположение, цену и удобства, у компании нет возможности проверить достоверность информации.
Выдана гостиничная квитанция по форме 3-Г за проживание
Оплата гостиничного номера подтверждается чеком ККТ либо бланком строгой отчетности. Так как форма 3-Г не применяется с 2008 года, а расходы, указанные в ней, не учитываются в общий итог затрат.
Если в одном чеке принимаемые и непринимаемые расходы
Расходы, которые не принимаются к налогообложению, перечислены в ст. 270 НК РФ. При проверке авансового отчета налоговики обращают внимание на цели затрат. И если в чеке указаны представительские расходы, доказанные нормативными документами фирмы, то на них не уменьшается сумма налога.
В товарном чеке указано частное лицо
При указании в товарном чеке подотчетного лица, а не организации, возможны споры с налоговой при проверке. Для их избегания обязательно заполнить авансовый отчет на сотрудника, который совершил покупку для нужд фирмы. На обратной стороне отчета указать основание приобретения товарным чеком.
В подотчетном чеке сумма указана со скидкой
Часто у бухгалтеров возникает вопрос: как учесть затраты, если продавец сделал скидку при покупке. Так, если подотчетное лицо принесло чек с указанием суммы, уменьшенной на размер скидки, то к учету принимается сумма со скидкой.