Статьи из периодических изданий

Утверждение авансового отчета без налоговых рисков

Журнал «РНК» № 20, Октябрь 2015

 

Компания вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Но практика показывает, что при осуществлении расчетов с подотчетными лицами организации используют форму авансового отчета по форме № АО-1 или документ, составленный на ее основе (образец авансового отчета приведен ниже).

 




 

 

 

 

После отмены командировочного удостоверения авансовый отчет становится основным документом, подтверждающим расходы на служебные поездки (письмо Минфина России от 14.09.09 № 03-03-05/169). Мы проанализировали свежие разъяснения чиновников и судебную практику и выяснили, какие нюансы заполнения авансового отчета важно учитывать, чтобы избежать налоговых потерь.

 

1. При командировке за границу деньги под отчет целесообразнее выдавать сразу в валюте

 

Если сотрудник отправляется в заграничную командировку, компания может выдать ему деньги под отчет как в рублях, так и в иностранной валюте. Подотчетные рубли работнику придется менять на валюту. При этом курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. А датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

 

Если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту из-за отсутствия первичного документа по обмену, сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях по официальному курсу Банка России на дату выдачи (письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836). Ведь валютные расходы в виде аванса или задатка пересчитываются в рубли по официальному курсу Центробанка на дату перечисления такого аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).

 

Еще один нюанс связан с учетом для целей налогообложения прибыли и НДФЛ курсовых разниц. Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Получается, расходы в виде курсовых разниц, образующиеся из-за разных курсов валют на дату составления авансового отчета работника и на дату фактического возврата остатка подотчетной суммы, учитываются в составе внереализационных расходов (письмо Минфина России от 21.04.14 № 03-03-06/1/18259).

 

2. Подписать авансовый отчет можно электронной подписью

 

Первичные документы можно оформлять на бумаге и в электронном виде (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете). При этом информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

 

Получается, электронная подпись должна быть у всех участников электронного взаимодействия. А значит, если в компании принято оформлять авансовый отчет в электронном виде, то и у сотрудника-подотчетника, и у бухгалтера, который этот отчет принимает, должна быть простая или усиленная неквалифицированная электронная подпись (письмо Минфина России от 20.08.15 № 03-03-06/2/48232).

 

3. Составление авансового отчета с опозданием чревато начислением страховых взносов на подотчетные суммы

 

Отчитаться по полученным под отчет деньгам сотрудник должен в течение трех дней по истечении срока, на которые средства выданы. Иначе полученные суммы признаются задолженностью работника перед работодателем. Организация может удержать сумму невозвращенных подотчетных средств из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

 

Если она этого не сделает, то спорные подотчетные суммы ей придется включить в базу для расчета страховых взносов. Поскольку, по мнению Минтруда России, невозвращенные подотчетные деньги являются выплатами в пользу работников в рамках трудовых отношений (письмо от 12.12.14 № 17-3/В-609). Аналогичные выводы сделал ФСС РФ в пункте 5 приложения к письму от 14.04.15 № 02-09-11/06-5250 «Об обложении страховыми взносами отдельных видов выплат».

 

Хотя есть мнение, что начислять страховые взносы во внебюджетные фонды не нужно до тех пор, пока задолженность сотрудника по подотчетным суммам не станет безнадежной.

 

4. Если к авансовому отчету не приложена «первичка», безопаснее удержать у работника НДФЛ

 

Доходом физлица признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ). Налоговики настаивают, что если подотчетное лицо не представило первичные документы, подтверждающие понесенные расходы, полученные средства сотрудник истратил на личные нужны. И такие суммы являются доходом подотчетного лица.

 

Правда, суды с инспекторами на местах не соглашаются и считают спорные деньги собственностью компании. Несмотря на то что документы, подтверждающие их расходование, подотчетное лицо в бухгалтерию не принесло (постановления ФАС Волго-Вятского от 03.02.12 № А82-3116/2011, Московского от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3, Центрального от 27.11.09 № А36-681/2009 и Северо-Западного от 29.01.09 № А05-6350/2008 округов). В частности, если отсутствует кассовый чек (постановления ФАС Московского от 24.02.10 № КА-А40/669-10 и Поволжского от 15.07.09 № А55-16949/2008 округов).

 

5. Трату подотчетных сумм с банковской карты подтвердит соответствующая «первичка», приложенная к авансовому отчету

 

В последнее время все чаще деньги под отчет компания переводит на корпоративную банковскую карту или на личную карту сотрудника. Делать это не запрещено, и даже поощряется ведомствами (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288 и совместное письмо от 10.09.13 Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554).

 

Финансовое ведомство полагает, что в этом случае к авансовому отчету сотруднику нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

 

Если оплата проездных билетов и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного лица и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то у налоговиков не будет оснований считать, что расходы понес не командированный сотрудник (письмо Минфина России от 06.04.15 № 03-03-06/2/19106). А следовательно, спорные расходы обоснованны в налоговом плане и уменьшают базу по налогу на прибыль работодателя.

 

6. Бухгалтерские счета, указанные в авансовом отчете, зависят от целей выдачи подотчетных денег

 

Рассмотрим несколько наиболее распространенных ситуаций, когда сотрудник получает денежные средства под отчет, и разберем, какие бухгалтерские записи необходимо сделать в этих случаях.

 

Дебет

Кредит

Содержание операции

71

50

Выданы денежные средства сотруднику под отчет из кассы

или

71

51

На карту сотрудника перечислены подотчетные средства со счета компании

20 (26)

71

Отражены расходы на командировку

или

10

71

Отражены расходы на покупку ТМЦ

20 (26)

10

ТМЦ переданы в производство

19

71

Отражен НДС по подотчетным расходам

68

19

Принят к вычету НДС по подотчетным расходам

71

50

Сотруднику возмещен из кассы перерасход по авансовому отчету

или

71

51

На карту сотрудника перечислен перерасход со счета компании

 


По материалам открытых источников