Отпуска » Расчеты с персоналом

Как определить расчетный период для оплаты отпускных

 

Прежде чем рассчитывать заработок сотрудника для отпускных, определите, за какой период эти сведения собирать. Речь идет о так называемом расчетном периоде. Важно учитывать, что его продолжительность ограничена, а некоторые промежутки времени из него нужно исключать. Эта рекомендация поможет вам не ошибиться в расчете.

 

 




Какова продолжительность расчетного периода для отпускных

 

Вообще продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени сотрудник трудится у работодателя. Но в любом случае расчетный период не может быть больше года.

 

К примеру, если сотрудника наняли больше года назад, то расчетный период – 12 календарных месяцев до того, в котором он уходит в отпуск. За календарный месяц берут период с 1-го по последнее число включительно. То есть в мае с 1 по 31, а в феврале – по 28-е или 29-е число включительно. Данные правила определения расчетного периода применяются и в случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Расчетным периодом все равно будут 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска. Например, если отпуск сотрудника приходится на период с 29 декабря 2015 года по 16 января 2016 года, то расчетный период будет с 1 декабря 2014 года по 30 ноября 2015 года.

 

Если же сотрудник отработал меньше года, расчетный период – все время, в течение которого он числится в организации. При этом в расчет включают период с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего тому, в котором сотрудник ушел в отпуск. В таком же порядке определяйте расчетный период, если отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Например, сотрудник принят на работу 1 июля 2015 года. Его отпуск приходится на период с 29 декабря 2015 года по 16 января 2016 года. Расчетный период будет с 1 июля 2015 года по 30 ноября 2015 года.

 

Эти правила следуют из части 3 статьи 139 Трудового кодекса РФ.

 

Организация может установить и другой расчетный период, закрепив его в коллективном договоре или другом локальном акте. Например, условие об этом можно прописать в Положении об оплате труда. Допустим, так: «…расчетный период для отпускных – шесть месяцев…». Такая возможность закреплена в части 6 статьи 139 Трудового кодекса РФ. Важно только, чтобы изменения не ухудшали положение сотрудников.

 

В дальнейшем, определяя средний заработок, помните следующее правило. Все полные месяцы в расчетном периоде суммируют. А вот если месяц отработан не полностью, то количество дней в нем придется рассчитать для каждого случая отдельно по формуле.

 

Допустим, сотрудник продлевает отпуск в связи с болезнью. В таком случае из расчетного периода исключайте время болезни сотрудника.

 

Нужно посчитать отпускные сотрудника, если во время расчетного периода он болел. Определяйте расчетный период в общем порядке: определите длительность расчетного периода в зависимости от того, сколько времени сотрудник трудится у работодателя, и исключите время болезни из этого периода.

 

Это следует из положений части 3 статьи 139 Трудового кодекса РФ и пунктов 4 и 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

 

 

Пример, как определить расчетный период при болезни сотрудника во время отпуска

Сотрудник ООО «Альфа» А.Е. Кондратьев взял отпуск с 14 по 31 января 2016 года. Кондратьев проболел весь отпуск и перенес его на 1–14 февраля.

Так как Кондратьев работает в «Альфе» больше года, расчетный период равен периоду с 1 февраля 2015 года по 13 января 2016 года. Время с 14 по 31 января 2016 года из расчетного периода исключается.

 

 

Бывает, сотрудник увольняется, а потом опять приходит на работу в ту же организацию. В этом случае включите в расчетный период лишь время после поступления сотрудника на работу повторно. То есть месяцы, отработанные до увольнения, в расчетный период брать не нужно.

 

Это связано с тем, что при увольнении трудовой договор расторгают. Сотрудник получает окончательный расчет, в том числе и компенсацию за все неиспользованные отпуска. Поэтому в расчетный период включайте лишь время работы по действующему трудовому договору. Все это следует из статей 77, 140, 127 Трудового кодекса РФ и пункта 2 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

 

 

Пример, как определить расчетный период для отпуска. Сотрудника уволили и через неделю опять взяли в штат

П.А. Беспалов отработал по срочному трудовому договору в организации два года. По истечении этого срока его уволили. При этом Беспалову выплатили все причитающиеся деньги по окончательному расчету – зарплату за последний период и компенсационные выплаты, в том числе за две недели неотгулянного отпуска.

Спустя неделю руководство приняло решение нанять Беспалова на ту же должность по бессрочному трудовому договору. Через полгода Беспалову предоставили 10-дневный ежегодный оплачиваемый отпуск. При расчете отпускных бухгалтер учитывал время и заработок Беспалова только за последние полгода – с момента, когда он начал работать по бессрочному договору.

 

 

Возможно, произошла реорганизация. В расчетный период для начисления отпускных включайте и то время, которое сотрудник отработал до реорганизации, и то, что после.

 

Из-за того, что предприятие прошло реорганизацию, трудовой договор с работником не прекращается. То есть сотрудник как работал в организации, так и продолжает в ней работать. Все гарантии, установленные трудовым законодательством, для него действуют. В том числе и на отпуск. Это прямо следует из статьи 75 Трудового кодекса РФ.

 

А потому расчетный период не прерывается: его нужно определять в общем порядке, взяв в расчет и время до реорганизации, и время после нее.

 

 

Какое время исключать из расчетного периода

 

Из расчетного периода исключите дни, когда сотрудник:

  • получал средний заработок. Например, когда он был в командировке (ст. 167 ТК РФ) или в оплачиваемом отпуске (ст. 114 ТК РФ). Это правило не касается перерывов для кормления ребенка;
  • болел или получал пособие по беременности и родам;
  • был в отпуске без сохранения зарплаты;
  • использовал дополнительные оплаченные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • не работал по вине организации или по причинам, независящим от работодателя и самого человека. Например, из-за отключения электричества или когда человек не мог выполнять работу из-за забастовки, хотя в ней не участвовал;
  • был освобожден от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в других предусмотренных законодательством случаях.

 

Такой порядок предусмотрен пунктом 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

 

 

Пример, как определить расчетный период для отпускных. Некоторое время сотрудник был в командировке и в отпуске за свой счет

Экономист А.С. Кондратьев работает в организации три года. С 14 ноября 2016 года ему предоставляют основной оплачиваемый отпуск.

С 1 по 22 августа 2016 года Кондратьев был в командировке.

С 23 по 31 августа 2016 года он взял отпуск без сохранения зарплаты (по семейным обстоятельствам).

Расчетным для начисления отпускных является период с 1 ноября 2015 года по 31 октября 2016 года. Из расчетного периода нужно исключить дни командировки и период, когда сотрудник был в отпуске за свой счет.

Бухгалтер рассчитал Кондратьеву отпускные, исходя из расчетного периода с 1 ноября 2015 года по 31 июля 2016 года и с 1 сентября по 31 октября 2016 года. август бухгалтер исключил полностью, так как весь этот месяц состоял из времени, которое в расчетном периоде не учитывают.

 

 

Ситуация: нужно ли исключить из расчетного периода для отпускных время, когда сотрудник был под стражей?

Нет, не нужно.

 

Тут объяснение простое. Формально если сотрудник не освобожден от работы, то исключить это время из расчетного периода нельзя. Сам по себе факт ареста сотрудника – это не основание для его освобождения от работы. Для этого требуется отдельное решение работодателя. Если же решения не было, то время ареста нужно включать в расчетный период. Этот случай не входит в число исключений, которые предусмотрены в пункте 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

 

Ситуация: нужно ли исключить из расчетного периода для отпускных праздничные и выходные дни? Периоды непосредственно до или после этих дат исключены из расчета – сотрудник болел или был в командировке.

Нет, не нужно.

 

Ведь если непосредственно в это время сотрудник не болел и не был в командировке, исключить эти периоды из расчета нельзя.

 

В расчет не берут только те дни, когда сотрудник болел, был в командировке, или любые другие периоды, поименованные в пункте 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Праздничные и выходные дни в этом перечне не поименованы. Вот и получается, что, даже если до праздника или выходного сотрудник болел, а после сразу отбыл в командировку, их нужно включить в расчетный период.

 

Это подтверждает Минтруд России в письме от 15 октября 2015 г. № 14–1/В-847.

 

 

Пример, как определить расчетный период для расчета отпускных. В расчетном периоде сотрудник болел дважды – до и после новогодних праздников

Экономист А.С. Кондратьев работает в организации три года. С 7 февраля 2016 года ему предоставлен основной оплачиваемый отпуск.

До и после новогодних праздников Кондратьев болел. При этом он предоставил два больничных листка о временной нетрудоспособности:

  • с 24 по 31 декабря 2015 года;
  • с 11 по 18 января 2016 года.

Расчетным для начисления отпускных является период с 1 февраля 2015 года по 31 января 2016 года. Из расчетного периода нужно исключить время, когда сотрудник болел. При этом праздничные нерабочие дни (с 1 по 8 января 2016 года) входят в расчетный период. Следовательно, бухгалтер рассчитал Кондратьеву отпускные, исходя из расчетного периода:

  • с 1 февраля по 23 декабря 2015 года;
  • с 1 по 10 января 2016 года;
  • с 19 по 31 января 2016 года.

 

 

Что делать, если все время из расчетного периода нужно исключить

 

Иногда весь расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить. Тогда при расчете отпускных учитывайте предшествующий период, равный расчетному (п. 6 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

 

Причем брать надо период в 12 месяцев, который был до всех исключаемых периодов. Такие разъяснения приведены в письме Минтруда России от 25 ноября 2015 г. № 14-1/В-972.

 

 

Пример, как определить расчетный период для отпускных. Расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить

Секретарь Е.В. Иванова работает в организации четыре года. С 14 ноября 2016 года ей предоставили основной оплачиваемый отпуск.

С 25 июля 2015 года по 13 ноября 2016 года Иванова была в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. С 7 марта по 24 июля 2015 года она находилась в отпуске по беременности и родам.

Расчетным для отпускных будет период с 1 ноября 2015 года по 31 октября 2016 года. Он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому при расчете отпускных бухгалтер учел 12 календарных месяцев, предшествующих исключаемому периоду. То есть период с 1 марта 2014 года по 28 февраля 2015 года.

 

 

Что делать, если до расчетного периода у сотрудника не было фактически отработанных дней, а в нем самом все время нужно исключить? В этой ситуации в качестве расчетного периода примите дни, отработанные в месяце, в котором сотрудник уходит в отпуск, до даты его начала (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

 

 

Пример, как определить расчетный период для отпускных. Расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить. До расчетного периода у сотрудника не было отработанных дней

Экономист А.С. Кондратьев работает в организации с 12 августа 2016 года. С 24 октября 2016 года он уходит в основной оплачиваемый отпуск.

С 12 по 31 августа 2016 года Кондратьев был в командировке. С 1 по 30 сентября 2016 года он находился в учебном отпуске.

В организации Кондратьев работает меньше года. Поэтому расчетный период – это время с 12 августа по 30 сентября 2016 года. Он полностью состоит из времени, которое исключается из расчета. Период, предшествующий расчетному, бухгалтер учесть не может, поскольку в это время сотрудник в организации не работал.

Поэтому при расчете отпускных бухгалтер учел дни в месяце, в котором Кондратьев ушел в отпуск, до начала этого периода (1–23 октября 2016 года).

 

 

Как определить расчетный период для отпускных сотруднику за месяц, в котором его наняли

 

Бывает, отпуск сотруднику предоставляют авансом в том же месяце, в котором его наняли. Тогда в расчетный период включают только дни, которые сотрудник отработал до начала отпуска (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

 

 

Пример, как определить расчетный период для отпускных. Сотруднику предоставлен отпуск в месяце поступления на работу

Секретарь Е.В. Иванова работает в организации с 1 октября 2016 года. С 21 октября 2016 года ей авансом предоставлен основной оплачиваемый отпуск.

Расчетным для начисления отпускных является период с 1 октября 2015 года по 30 сентября 2016 года. Поскольку в это время Иванова в организации не работала, бухгалтер включил в расчетный период дни в месяце начала отпуска (с 1 по 20 октября 2016 года).

 


По материалам открытых источников