1. Главная
  2. Договорное право
  3. Закупки. Рекомендации заказчику

Как составить конкурсную документацию

Если заказчик решил провести открытый конкурс, он должен разместить в Единой информационной систем (далее – ЕИС):

  • извещение о проведении открытого конкурса и
  • конкурсную документацию.

В ЕИС эти документы должны быть доступны неограниченному кругу потенциальных участников бесплатно.

Об этом сказано в части 3 статьи 50 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ).

Конкурсная документация – это основной документ, который характеризует порядок проведения закупки, объект закупки и требования заказчика.

Ее готовят сотрудники контрактной службы или контрактный управляющий.

Совет: Как правило, контрактная служба (контрактный управляющий) составляет, согласовывает и утверждает документацию от нескольких дней до нескольких недель. Поэтому работу над ней стоит начать заранее. Тогда риск того, что заказчик нарушит сроки публикации документации о закупке в ЕИС, будет существенно ниже. Кроме того, будет возможность наиболее детально проработать все сложные моменты и избежать того, что участники закупки будут активно обращаться за разъяснениями.

Совет: Если заказчик планирует приобрести специфические товары (работы, услуги), то для разработки некоторых разделов конкурсной документации (в частности, технического задания) стоит привлечь тех сотрудников, у которых есть специальные знания по объекту закупки. Это поможет четко отразить потребности заказчика, избежать жалоб и исключить разночтения при допуске участников. Также это оградит от поставки некачественного товара.

Необходимые сведения

Конкурсная документация дополняет информацию, которую содержит извещение о закупке. Поэтому в ней нужно указать:

  • описание объекта закупки и условий контракта;
  • требования к содержанию, форме и составу заявки на участие в открытом конкурсе, а также инструкцию по ее заполнению;
  • обоснование начальной (максимальной) цены контракта (лота);
  • размер обеспечения заявки, условия банковской гарантии;
  • критерии оценки заявок на участие в конкурсе и порядок их рассмотрения;
  • порядок и срок отзыва заявок и внесения в них изменений;
  • информацию о возможности заключить контракт с несколькими участниками в отношении научно-исследовательских работ, составляющих один лот;
  • сведения о возможности заказчика принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта в соответствии с Законом № 44-ФЗ;
  • сведения о валюте цены контракта и расчетов с поставщиками (исполнителями, подрядчиками);
  • порядок применения при оплате контракта официального курса иностранной валюты, установленного Банком России.

Полный перечень сведений, которые должна содержать конкурсная документация, установлен в частях 1, 1.1 статьи 50 Закона № 44-ФЗ. При этом если учреждение заключает контракт на энергосервис, то дополнительно необходимо указать сведения, которые приведены в частях 3 и 5 статьи 108 Закона № 44-ФЗ.

Кроме того, Правительство РФ может установить требования к содержанию, составу, порядку разработки типовой конкурсной документации, которые будут обязательны для всех заказчиков. Об этом сказано в части 4 статьи 48 Закона № 44-ФЗ.

Внимание! Есть ряд условий, которые нельзя включать в документацию.

Например, это требования к деловой репутации участников, их производственным мощностям, технологическому оборудованию и т. д. Перечень таких сведений установлен в части 3 статьи 33 Закона № 44-ФЗ. Также документация открытого конкурса не может содержать условия, которые могут повлечь за собой ограничение количества участников или доступа к участию в нем (п. 4 ч. 1 ст. 50 Закона № 44-ФЗ). В частности, запрещено указывать:

  • наименования организаций – производителей товаров;
  • наименование места происхождения товара;
  • товарные знаки, знаки обслуживания и фирменные наименования.

Полный перечень сведений приведен в частях 1, 3 статьи 33 Закона № 44-ФЗ.

Форма и состав

Законодательство не устанавливает форму и структуру конкурсной документации. Заказчик вправе самостоятельно ее разработать исходя из перечня необходимых сведений, которые она должна содержать. Кроме того, региональный (муниципальный) орган власти или вышестоящая организация могут разработать методические рекомендации по составлению документации о закупке. Если такой документ есть, то учреждение может воспользоваться им. Например, для заказчиков города Санкт-Петербурга Комитет по государственному заказу разработал такие методические рекомендации. Они приведены в приложении к распоряжению Комитета по государственному заказу Санкт-Петербурга от 20 декабря 2013 г. № 113-р.

Сложившаяся практика открытых конкурсов показывает, что в состав конкурсной документации входят:

1. Общие условия

В разделе «Общие условия» необходимо описать общий порядок проведения открытого конкурса, все организационные моменты согласно положениям статей 48–55 Закона № 44-ФЗ. В частности, нужно раскрыть информацию:

  • о понятиях, которые будет применять заказчик в тексте документации;
  • о требованиях к участникам;
  • о порядке подготовки, размещения и изменения извещения о проведении открытого конкурса и документации к нему;
  • о порядке, в котором заинтересованные лица могут получить экземпляр документации;
  • о порядке заполнения, подачи, изменения и отзыва заявок участников;
  • о порядке обеспечения заявок участников и исполнения контракта;
  • о порядке вскрытия конвертов с заявками участников;
  • о порядке направления запроса на получение разъяснений документации;
  • о порядке рассмотрения и оценки заявок участников;
  • о порядке заключения контракта;
  • о возможности отказа от заключения контракта.

Здесь можно указать и другую необходимую информацию. Главное, не забывать о том, что нельзя указывать сведения, которые могут привести к ограничению количества участников.

Совет: Чтобы упростить задачу по составлению общей информации, стоит обратиться к положениям Закона № 44-ФЗ. Все данные для этого раздела можно взять оттуда.

Совет: Чтобы впоследствии применять данный раздел документации для других открытых конкурсов, не стоит включать в него сведения о конкретной закупке. Лучше ограничиться общими положениями, которые установлены в Законе № 44-ФЗ. В части конкретной закупки имеет смысл дать ссылки на «Информационную карту» или другие разделы. Это позволит сократить время подготовки документации для других закупок.

2. Информационная карта

В информационной карте необходимо указать сведения о конкретной закупке, которые будут детализировать положения общей части документации.

Как правило, этот документ дублирует информацию, которую содержит извещение. При этом для удобства ее можно составить в аналогичной табличной форме.

3. Техническое задание

Техническое задание – это основной документ, который отражает потребности заказчика.

Заказчик может его составить в произвольной форме отдельно для каждой конкретной закупки.

В нем необходимо указать все требования к закупаемому товару, работе, услуге, качественные и технические характеристики объекта, гарантийные обязательства. То есть то, что заказчик хочет получить по итогам исполнения контракта.

О порядке составления этого документа см. Как составить техническое задание.

4. Расчет и обоснование начальной (максимальной) цены

Чтобы рассчитать и обосновать начальную (максимальную) цену контракта, стоит обратиться к Методическим рекомендациям, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 2 октября 2013 г. № 567. Применять их не обязательно, но они помогут сориентироваться в данном вопросе и составить грамотный расчет. Ведь от правильного составления зависит успешный результат закупки. Если заказчик рассчитает цену неверно и она окажется ниже объективной, то добросовестные участники могут отказаться от подачи заявок. Сделка для них будет невыгодна. Завышенная цена приведет к лишним расходам заказчика.

В приказе Минэкономразвития России также есть рекомендуемая форма обоснования начальной (максимальной) цены контракта. Но заказчик может разработать свою с учетом требований статьи 22 Закона № 44-ФЗ.

Для того чтобы рассчитать цену, нужно выбрать один из методов, которые установил закон:

  • метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка);
  • нормативный;
  • тарифный;
  • проектно-сметный;
  • затратный.

Данный перечень приведен в части 1 статьи 22 Закона № 44-ФЗ.

Приоритетным из них является метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка) (ч. 6 ст. 22 Закона № 44-ФЗ). Другие можно применять только в случаях, которые строго установил закон.

Совет: Если для расчета заказчик использует данные реестра контрактов, то полученную начальную (максимальную) цену можно дополнительно увеличить, но не более чем на 10 процентов. Аналогичные рекомендации дает Минэкономразвития России (п. 3.7.3, 3.16.2 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минэкономразвития России от 2 октября 2013 г. № 567).

5. Форма заявки на участие

Требования к составлению формы заявки законодательство также не устанавливает. Однако предусмотрено, что ее надо включить в состав конкурсной документации. Об этом сказано в пункте 4 части 1 статьи 50 Закона № 44-ФЗ.

Необходимо разработать форму таким образом, чтобы она была удобна для восприятия всех участников. Это важно, так как неправильно заполненная форма заявки может повлечь за собой отклонение участника.

6. Критерии оценки заявок

Критерии оценки заявок и параметры значимости этих критериев стоит выделить в отдельное приложение к конкурсной документации. Это позволит не перегружать информационную карту большим объемом данных.

Это приложение можно составить в произвольной форме.

В нем нужно описать и порядок оценки заявок участников. Для этого стоит воспользоваться Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1085.

Для оценки заявок нужно установить следующие критерии:

1) стоимостные:

  • цена контракта;
  • эксплуатационные расходы (если контракт предусматривает обслуживание, ремонт, поставку расходных материалов);
  • стоимость жизненного цикла (применяется вместо критерия «цена» для контракта жизненного цикла);

2) нестоимостные:

  • качественные, функциональные и экологические характеристики объекта закупки;
  • квалификация участника закупки, в частности наличие финансовых и материальных ресурсов, необходимого оборудования. Например, это может быть показатель «Размер уставного капитала» (решение Татарстанского УФАС России от 14 июля 2014 г. № ДМ-04/9760).

Об этом сказано в части 1 статьи 32 Закона № 44-ФЗ, пунктах 4–6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1085.

Особое внимание нужно уделить описанию нестоимостных критериев. Чтобы выявить лучшее условие исполнения контракта, стоит указать, в частности:

  • предмет оценки, который позволит определить исчерпывающий перечень сведений для оценки конкурсной комиссией, а также на основании которого участники смогут представить определенные сведения для получения оценки;
  • зависимость между количеством баллов и сведениями, представленными участником: формулу расчета или шкалу оценки;
  • пропорциональную зависимость (формулу расчета количества баллов или шкалу оценки) между количеством присваиваемых баллов и представленными сведениями по критерию «квалификация участников закупки», если в отношении такой информации возможна количественная оценка;
  • инструкцию по заполнению заявки в части сведений для оценки.

Такие разъяснения приведены в совместном письме от 11 декабря 2014 г. Минэкономразвития России № 31047-ЕЕ/Д28и и ФАС России № АЦ/50997/14.

Каждому установленному критерию нужно присвоить определенное количество баллов. Сумма значимости всех критериев в итоге должна составлять 100.

Предельные величины значимости стоимостных и нестоимостных критериев установлены в перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1085.

Подробные разъяснения о порядке оценки заявок по нестоимостным критериям даны в письме ФАС России от 19 октября 2015 г. № АЦ/57532/15, а в приложении к этому письму приведены примеры оценки.

7. Форма запроса на получение разъяснений

Также к конкурсной документации можно приложить форму запроса разъяснений.

Заказчик может его составить в произвольной форме.

Такое приложение делать не обязательно. Но оно поможет организовать документооборот с потенциальными поставщиками и исключить возможность подачи некорректных запросов.

Если положения разделов конкурсной документации будут изложены для участников недостаточно ясно, то они смогут направить такой запрос. Об этом сказано в части 7 статьи 50 Закона № 44-ФЗ.

Обычно вопросы у участников возникают, когда документация не содержит какой-либо обязательной информации (например, необходимой для подготовки заявки) или содержит ошибки, неточности, противоречия.

В течение двух дней с момента, когда будет получен такой запрос, контрактная служба (контрактный управляющий) будет обязана подготовить и направить ответ участнику.

Участник закупки направил запрос с просьбой разъяснить положения документации о закупке (конкурсной или аукционной). Что должен сделать заказчик?

Он должен подготовить ответ. Его можно составить в произвольной форме и оформить в письменном или электронном виде. Главное требование – разъяснения должны уточнять документацию, а не менять ее суть.

Отвечать нужно кратко, ссылаясь на Закон № 44-ФЗ. Например, ответ можно оформить в виде таблицы, которая будет содержать положения документации (ссылки на части, разделы), требующие разъяснения, вопросы участника и ответы заказчика.

Содержание ответа, сроки его оформления, а также особенности разъяснения зависят от того, в какой форме проходит закупка (конкурс или аукцион).

1. Открытый конкурс

Когда заказчик проводит открытый конкурс, запросы о даче разъяснений положений документации поступают к нему непосредственно от участников закупки. Ответы на такие запросы готовит контрактный управляющий (сотрудник контрактной службы) в течение двух рабочих дней с даты их поступления. Готовый ответ он направляет участнику, от которого поступил запрос, в письменной форме или форме электронного документа.

Если запрос поступил менее чем за пять календарных дней до окончания срока подачи заявок на участие в конкурсе, отвечать на него не нужно.

Такие правила установлены в части 7 статьи 50 Закона № 44-ФЗ.

В течение одного рабочего дня после отправки разъяснений участнику закупки их нужно разместить в ЕИС. При этом нужно указать предмет запроса, но не указывать, от кого он поступил. Это нужно для того, чтобы остальные участники также могли ознакомиться с разъяснениями и не подавать аналогичные запросы.

Об этом сказано в части 8 статьи 50 Закона № 44-ФЗ.

2. Электронный аукцион

Когда закупка проводится в форме электронного аукциона, запросы о даче разъяснений документации участники направляют на адрес электронной площадки. В течение одного часа с момента поступления оператор электронной площадки направляет их заказчику. Ответы на поступившие запросы готовит контрактный управляющий (сотрудник контрактной службы) в течение двух календарных дней с даты получения и размещает в ЕИС. В размещенных разъяснениях должен быть указан предмет запроса, но не указан участник, от которого он поступил.

Если запрос поступил менее чем за три календарных дня до окончания срока подачи заявок на участие в аукционе, отвечать на него не нужно.

При этом нужно учитывать, что любой участник может направить не более трех запросов заказчику по поводу одной закупки.

Такие правила установлены в частях 3–4 статьи 65 Закона № 44-ФЗ.

См. примерную форму ответа на запрос.

Внимание! Разъяснения документации о закупке (как конкурсной, так и аукционной) не должны менять ее суть (ч. 8 ст. 50, ч. 5 ст. 65 Закона № 44-ФЗ).

То есть в ответе заказчик должен просто уточнить ту информацию, которую уже содержит документация. Вместе с тем, участник может обнаружить ошибки, расхождения информации в разных разделах документации или несоответствие законодательству о контрактной системе и указать на это заказчику. В этом случае разъяснения могут содержать корректировки и дополнения.

Кроме того, по результатам полученных запросов заказчик может принять решение о внесении изменений в документацию о закупке. Сделать это можно:

  • при проведении аукциона – не позднее чем за два дня до окончания срока подачи заявок;
  • при проведении конкурса – не позднее чем за пять дней до окончания срока подачи заявок.

Такой порядок установлен в части 4 статьи 49, части 6 статьи 65 Закона № 44-ФЗ.

8. Проект контракта

Неотъемлемая часть конкурсной документации – проект контракта. А если закупка по нескольким лотам – проекты контрактов по каждому из них. Об этом сказано в части 2 статьи 50 Закона № 44-ФЗ.

Проект контракта необходимо составить с учетом всех требований, которые предъявляют к контрактам, но без указания:

  • цены контракта;
  • реквизитов поставщика (подрядчика, исполнителя).

Эти условия нужно будет прописать уже после конкурса в соответствии с предложением и данными победителя закупки.

В процессе подачи заявок заказчик решил внести изменения в конкурсную документацию. Как он может это сделать?

Это необходимо сделать не позднее чем за пять календарных дней до окончания срока подачи заявок на участие.

При этом нельзя изменять объект закупки и увеличивать сумму обеспечения заявки на участие.

После того как заказчик изменит конкурсную документацию:

  • в течение одного рабочего дня ее необходимо разместить в ЕИС;
  • в течение двух рабочих дней ее необходимо отправить заказными письмами или электронными документами всем участникам, которым представляли документацию по запросу.

При этом нужно продлить срок подачи заявок на участие. Причем сделать это нужно так, чтобы со дня ее изменения до дня окончания подачи заявок оставалось не менее 10 рабочих дней. Если заказчик вносит изменения по конкретному лоту, то срок подачи заявок нужно продлить только в отношении него.

Такой порядок предусмотрен в части 6 статьи 50 Закона № 44-ФЗ.

Публикация

Готовую конкурсную документацию вместе с извещением о закупке необходимо разместить в ЕИС.

Сделать это нужно не позднее чем за 20 календарных дней до даты, когда планируется:

  • вскрыть конверты с заявками на участие или
  • открыть доступ к электронным заявкам (ч. 1 ст. 49 Закона № 44-ФЗ).

Внимание! Конкурсную документацию нельзя передавать заинтересованным лицам, пока заказчик не разместит извещение о конкурсе (ч. 3 ст. 50 Закона № 44-ФЗ). Иначе есть риск понести административную ответственность

За такое нарушение предусмотрен административный штраф:

  • на контрактного управляющего (сотрудника контрактной службы или другое должностное лицо) – в размере 15 тыс. руб.;
  • на учреждение-заказчика – в размере 50 тыс. руб.

Ответственность установлена в части 1.4 статьи 7.30 КоАП РФ.