Договорное право » Закупки. Рекомендации заказчику

Как составить техническое задание

 

Одно из главных условий успешной закупки – правильно составленное техническое задание.

 

Фактически законодательство не требует его составлять. Но, несмотря на это, заказчики обычно включают техническое задание в документацию о закупке.




 

Оно несет пользу для обеих сторон.

 

Заказчику это поможет подробно описать объект закупки и приобрести именно те товары (работы, услуги), которые нужны.

 

Участник с помощью технического задания сможет точно понять объект закупки и оценить свою возможность удовлетворить требования заказчика.

 

 

Кто составляет

 

Техническое задание составляют сотрудники контрактной службы или контрактный управляющий в составе документации о закупке (п. 3 ч. 4 ст. 38 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», далее – Закон № 44-ФЗ).

 

Совет: Если заказчик планирует приобрести специфические товары (работы, услуги), то к составлению технического задания стоит привлечь тех сотрудников, у которых есть специальные знания по объекту закупки. Это поможет четко отразить потребности заказчика, избежать жалоб и исключить разночтения при допуске участников. Также это оградит от поставки ненужного по сути товара.

 

 

Как составить (форма и структура)

 

Техническое задание нужно составить отдельно для каждой конкретной закупки. Сделать это можно в произвольной форме.

 

В техническом задании заказчику необходимо указать все свои требования к предполагаемому объекту закупки. В частности:

 

Совет: Начинать готовить техническое задание стоит заранее. Это снизит риск того, что будут нарушены сроки публикации документации о закупке в ЕИС. Ведь контрактной службе (контрактному управляющему) необходимо от нескольких дней до нескольких недель, чтобы составить качественное техническое задание в зависимости от технической сложности объекта закупки.

 

Совет: Когда составляете техническое задание, имеет смысл руководствоваться:

  • ГОСТами. Например, при создании автоматизированной системы – ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы»;
  • методическими указаниями (рекомендациями) учредителя. Например, Минкультуры России разработало Методические указания по порядку разработки технического задания при проведении закупок в рамках целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)» (письмо Минкультуры России от 25 января 2013 г. № 446-01-56/10-НМ).

 

Создание технического задания – это задача творческая, которая требует от заказчика достаточных затрат сил и времени. Однако комплексный подход к ее решению, а также внимательное отношение к каждой закупке является главным условием эффективной закупочной деятельности.

 

 

1. Общая информация о заказчике

 

В этом разделе стоит указать такие данные заказчика:

  • наименование;
  • место нахождения заказчика;
  • график работы.

 

Указать место нахождения и режим работы заказчика актуально тогда, когда по условиям контракта участник должен поставить товар (выполнить работу, оказать услуги) на территорию заказчика.

 

Также в этот раздел можно включить информацию о совместной или централизованной закупке, а также о привлечении эксперта (экспертной организации).

 

 

2. Общая информация о закупке

 

Здесь стоит указать:

  • полное наименование объекта закупки,
  • выбранный способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя),
  • источник финансирования.

 

Этот раздел также может содержать данные о терминах и сокращениях, используемых в техническом задании. Эту информацию можно оформить, например, в виде таблицы.

 

Термины и сокращения

Определение

ПО

Программный продукт «Зарплата-Бюджет», который является объектом закупки

Заказчик

Государственное учреждение «Альфа»

Эксперт

Специалист, который обладает специальными знаниями в области бухгалтерского учета и налогообложения в бюджетной сфере, в кадровых и юридических вопросах, имеющий высшее профильное образование

 

 

3. Описание объекта закупки

 

В этом разделе необходимо наиболее полно и точно описать следующее.

 

1. Качественные, технические и функциональные характеристики. Качество товара должно соответствовать как требованиям законодательства, так и условиям контракта.

 

При этом заказчику при описании технических и качественных характеристик необходимо использовать стандартные показатели (требования, условные обозначения и терминологию). Для этого нужно руководствоваться обязательными требованиями, в частности, ГОСТами, СНиПами, гражданским законодательством (ст. 469, 721 ГК РФ). Например, требования к качеству пищевых продуктов установлены в Федеральном законе от 2 января 2000 г. № 29-ФЗ.

 

Если стандартные показатели невозможно взять из техрегламентов, стандартов (других законодательных актов о техническом регулировании), то нужно обосновать использование других показателей (требований, обозначений, терминологии).

 

Совет: Не стоит применять точные значения показателей. Лучше заменить их на условия с максимальными и (или) минимальными значениями, а также значениями, которые не могут меняться. То есть такие показатели, которые позволят участникам определить, соответствуют ли закупаемые товары (работы, услуги) установленным требованиям. Например, при закупке системного блока правильнее будет указать в техническом задании «Объем жесткого диска – не менее 500 Гб», а не «Объем жесткого диска – 500 Гб».

 

Об этом сказано в части 2 статьи 33 Закона № 44-ФЗ и разъяснено в письме Минэкономразвития России от 10 декабря 2014 г. № Д28и-2796.

 

2. Эксплуатационные характеристики (при необходимости).

 

3. Общее количество товаров (объем работ, услуг). Когда это сделать невозможно, заказчик может указать цену единицы работы (услуги).

 

4. Требования к упаковке. Это дополнительное требование. В техническом задании можно указать, например, что упаковка товара должна обеспечивать его сохранность при транспортировке и хранении.

 

5. Требования к безопасности объекта закупки.

 

6. Сроки и порядок поставки товара, выполнения работы, оказания услуги. В частности, нужно определить место поставки товара (выполнения работы, оказания услуги). При этом можно указать:

  • конкретный адрес доставки;
  • диапазон (альтернатива) мест поставки, в пределах которого участник в заявке должен указать конкретный адрес (например, в границах г. Москвы).

 

Это нужно для того, чтобы при подаче заявок участники имели представление, куда им нужно поставить товар (в каком месте оказать услугу или выполнить работу). Тогда при решении о подаче заявки они будут понимать, смогут ли выполнить заказ именно в этом месте. Заказчик, в свою очередь, обезопасит себя от риска, что выигравший закупку участник откажется от исполнения.

 

7. Гарантийный срок и гарантийное обслуживание (ч. 4 ст. 33 Закона № 44-ФЗ). Гарантийный срок нужно установить в днях, месяцах и годах.

 

После этого важно прописать условия гарантийного обслуживания, то есть полный перечень действий поставщика (подрядчика, исполнителя) по содержанию либо доведению объекта закупки до состояния, необходимого заказчику.

 

Например, при закупке кондиционера стоит установить срок гарантии не менее двух лет, в течение которых поставщик будет обязан бесплатно в течение трех дней с момента выявления поломки произвести осмотр оборудования и устранить выявленные нарушения в его работе.

 

8. Другие характеристики, являющиеся важными при описании конкретного вида товара, работы, услуги. Так, при покупке товара в техническом задании заказчику обязательно нужно указать, что он должен быть новым и свободным от прав третьих лиц. То есть никто не использовал и не ремонтировал товар ранее. В противном случае заказчик рискует получить товар, бывший в употреблении. Об этом сказано в пункте 7 части 1 статьи 33 Закона № 44-ФЗ.

 

Если нужно, в техническое задание также следует включить дополнительные требования к объекту закупки. Это могут быть:

  • обучение сотрудников;
  • требования по монтажу и наладке;
  • сервисное обслуживание;
  • соответствие образцу и т. д.

 

Перечень сведений и требований может варьироваться в зависимости от каждого конкретного объекта закупки.

 

 

Пример описания объекта закупки

В соответствии с планом-графиком ГУ «Альфа» закупка партии бумаги для офисной техники запланирована на май 2016 года. При подготовке к проведению электронного аукциона контрактный управляющий А.С. Глебова приступила к подготовке документации о закупке, в частности, составила техническое задание.

 

 

Внимание! Данные об объекте, которые не отражены в техническом задании, участник вправе не учитывать и не выполнять.

 

Если товар (работа, услуга), который предложил победитель, не устраивает заказчика, но в то же время соответствует техническому заданию, он не вправе отказаться от заключения контракта.

 

Совет: В качестве источника информации стоит использовать:

  • ранее исполненные контракты,
  • общедоступные источники (каталоги, прайсы, рекламные буклеты и др.),
  • коммерческие предложения,
  • информацию из Интернета.

 

Все это поможет отразить в техническом задании именно те характеристики товара (работы, услуги), которые необходимы заказчику.

 

Внимание! Если заказчик в документации о закупке укажет сведения, которые могут привести к ограничению количества участников, то возникнет риск понести административную ответственность. Так, на должностных лиц (контрактный управляющий, сотрудники контрактной службы) могут наложить штраф в размере 1 процента начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК), но не менее 10 000 руб. и не более 50 000 руб. (ч. 4.1 ст. 7.30 КоАП РФ).

 

Внимание! При описании объекта закупки нельзя указывать наименования организаций-изготовителей, товарные знаки, знаки обслуживания и т. д. Это приведет к ограничению конкуренции и, как следствие, к нарушению законодательства о закупках. Исключения – техническое задание может содержать упоминание товарных знаков, если нужно:

  • указать средства труда, используемые при выполнении работ или услуг, но не в качестве предмета контракта. При этом обязательным условием является указание формулировки «или эквивалент»;
  • приобрести товары, необходимые для взаимодействия с товарами, используемыми заказчиком (например, обновление установленного программного обеспечения);
  • приобрести запчасти или расходные материалы к машинам и оборудованию заказчика.

 

Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 33 Закона № 44-ФЗ.

 

Внимание! Нельзя в рамках одной закупки (одного лота) приобрести разноплановую продукцию (товары, работы, услуги), технологически и функционально не связанную между собой. Это приведет к ограничению количества участников. Так, например, в рамках одной закупки нельзя объединить услуги:

  • по охране объекта при помощи средств охранно-пожарной сигнализации и
  • по техническому обслуживанию самой сигнализации.

 

ФАС России разъяснила, что это относится к разным рынкам услуг. Ведь охранные организации, как правило, обслуживанием сигнализаций не занимаются. И если включить такие услуги в одну закупку, это приведет к ограничению количества участников.

 

Это следует из части 3 статьи 17 Федерального закона от 26 июля 2006 г. № 135-ФЗ и разъяснено в письмах Минэкономразвития России от 10 марта 2015 г. № Д28и-442, ФАС России от 21 мая 2014 г. № АЦ/20578/14.

 

Поэтому при планировании закупки и составлении документации заказчику нужно проанализировать этот момент и при необходимости:

  • разбить закупку на отдельные лоты,
  • для каждого лота составить отдельное техническое задание.

 

 

4. Требования к поставщику (подрядчику, исполнителю)

 

В техническом задании нужно прописать требование о том, что участники закупки должны соответствовать законодательству России. Это может быть, например, информация о наличии лицензии на определенный вид деятельности.

 

Кроме того, в некоторых случаях Правительство РФ может установить дополнительные требования к участникам закупки, в частности, к наличию финансовых, материальных ресурсов, опыта работы, аналогичного предмету контракта (ч. 2 ст. 31 Закона № 44-ФЗ). Так, в постановлении Правительства РФ от 4 февраля 2015 г. № 99 есть дополнительные требования к участникам закупки на работы по сохранению объектов культурного наследия. Участник такой закупки должен представить сведения о контракте, который он исполнил без штрафных санкций в течение последних трех лет. Сумма такого контракта должна быть не менее 20 процентов НМЦК, на заключение которого проводят закупку.


По материалам открытых источников