Порядок эксплуатации контрольно-кассовой техники установлен Типовыми правилами, утвержденными письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104. Этот документ применяется в части, не противоречащей Закону от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.
Ввод в эксплуатацию
Организация (предприниматель) может использовать ККТ только после ее регистрации в налоговой инспекции (ст. 4 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, п. 10 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95). К моменту ввода ККТ в эксплуатацию у организации (предпринимателя) должны быть оформлены (иметь отметки налоговой инспекции) следующие документы:
– паспорт ККТ;
– карточка регистрации;
– акт по форме № КМ-1;
– журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4;
– журнал по форме КМ-8.
ККТ вводится в эксплуатацию в обязательном присутствии кассира-операциониста (п. 3.1.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104).
При вводе в эксплуатацию новой ККТ составьте акт по форме № КМ-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
В акте зафиксируйте показания:
– контрольных счетчиков, регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули;
– главного суммирующего счетчика;
– секционных суммирующих счетчиков.
Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается в ЦТО, а второй остается у пользователя ККТ. Акт должен быть подписан членами комиссии и представителем налоговой инспекции. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Допуск к работе на ККТ
К работе на ККТ допускаются сотрудники (кассиры-операционисты), ознакомленные с Типовыми правилами эксплуатации ККТ. Кроме того, с этими сотрудниками нужно заключить договоры о полной материальной ответственности. Это следует из положений пункта 2.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.
Наличие документов, подтверждающих, что сотрудник прошел обучение работе с ККТ, не требуется. Достаточно завести журнал, в котором сотрудники будут расписываться в том, что они ознакомлены с существующими правилами.
Начало работы
Перед началом работы кассиру-операционисту нужно выдать:
– ключи от кассовой кабины;
– ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика;
– необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.);
– разменную монету и купюры.
В начале контрольной ленты руководитель организации (заместитель руководителя, заведующий секцией) должны указать и заверить подписью:
– тип и заводской номер ККТ, в которую устанавливается лента;
– дату и время начала работы ККТ;
– показания секционных и контрольных счетчиков.
Такой порядок следует из положений пункта 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.
Перед началом каждой рабочей смены кассир-операционист обязан:
– проверять исправность блокирующих устройств;
– заправлять новые чековую и контрольную ленты;
– выставлять текущую дату и переводить нумератор чеков на нули.
Кроме того, кассир-операционист обязан пробить два-три нулевых чека. По этим чекам он должен убедиться в четкой и правильной печати всех обязательных реквизитов на чековой и контрольной лентах. В конце дня нулевые чеки прикладываются к справке-отчету по форме № КМ-6.
Об этом сказано в пункте 3.8.2 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.
Расчеты с покупателями
При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:
– определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора кассовой машины и назвать ее покупателю;
– получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
– пробить чек на полученную сумму;
– назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком.
Это следует из пункта 4.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.
Внимание: невыдача кассового чека квалифицируется как неприменение ККТ и может послужить основанием для привлечения к административной ответственности по статье 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях (п. 1 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16).
За невыдачу кассового чека могут быть оштрафованы:
– организация – размер штрафа составляет от 30 000 руб. до 40 000 руб.;
– должностные лица (руководитель организации, его заместитель) – размер штрафа составляет от 3000 до 4000 руб.;
– граждане (продавцы, кассиры-операционисты) – размер штрафа составляет от 1500 руб. до 2000 руб.
Предприниматели могут быть привлечены к ответственности только в качестве должностных лиц. Продавцы и кассиры-операционисты к должностным лицам не относятся. Это следует из определения категории «должностные лица», которое дано в статье 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Не исключено одновременное привлечение к административной ответственности как организации, так и ее руководителя. Правомерность такой позиции подтверждается письмом Минфина России от 30 марта 2005 г. № 03-02-07/1-83 и арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 14 июля 2005 г. № КА-А40/6231-05, Дальневосточного округа от 17 мая 2005 г. № Ф03-А16/05-2/984, Западно-Сибирского округа от 5 июля 2005 г. № Ф04-4410/2005(12792-А03-32)).
Организация также может быть оштрафована, если кассовый чек пробит после того, как товар со сдачей были переданы покупателю (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа 14 февраля 2008 г. № А66-6482/2007).
Нарушение законодательства в сфере ККТ не является длящимся, поэтому привлечь организацию (ее должностных лиц) к административной ответственности можно только в течение двух месяцев со дня совершения правонарушения (п. 8 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16).
Если возник спор по поводу неправильно выданной сдачи, покупатель может потребовать снятия кассы. Делать это без разрешения руководителя организации (его заместителя, заведующего секцией) кассир-операционист не вправе (п. 4.3 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104).
Ошибочный кассовый чек
Если кассир-операционист пробил чек на неправильную сумму, нужно составить акт по форме № КМ-3 и погасить ошибочный кассовый чек. Подробнее об этом см. Какие документы нужно оформить при эксплуатации ККТ.
Запреты при работе на ККТ
Кассиру-операционисту запрещено:
– работать без контрольной ленты;
– склеивать контрольную ленту в местах обрыва;
– допускать к ККТ посторонних;
– покидать кассовую кабину без уведомления руководителя (его заместителя, заведующего секцией);
– оставлять включенную ККТ без присмотра;
– вносить изменения в программу работы ККТ;
– хранить в ящике ККТ личные деньги.
Это следует из положений пункта 4.7 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.
Ситуация: что делать при поломке ККТ в течение рабочего дня?
Если кассовый аппарат вышел из строя, работу на нем нужно прекратить. При этом кассир-операционист обязан:
– выключить кассовый аппарат;
– вызвать руководителя (его заместителя, заведующего секцией);
– определить характер неисправности.
Такой порядок установлен пунктом 4.5 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.
Если в дальнейшем использовать кассовый аппарат невозможно, кассир-операционист в присутствии руководителя организации (его заместителя, заведующего секцией) должен оформить окончание работы. Делается это так же, как и при завершении рабочей смены, но в журнал кассира-операциониста вносится запись о причинах окончания работы с указанием времени поломки. При этом сразу же необходимо сообщить о поломке в ЦТО.
Если кассовый аппарат вышел из строя в момент расчета с покупателем, когда часть товаров уже проведена через ККТ, нужно аннулировать чек в том же порядке, что и при ошибке кассира-операциониста.
Если у организации (предпринимателя) есть резервный кассовый аппарат, его можно использовать до устранения неисправностей в ККТ, вышедшей из строя. Ввод резервного кассового аппарата в эксплуатацию оформляется в общем порядке.
Конец рабочей смены
В конце рабочей смены (до прибытия инкассатора) кассир-операционист должен:
– подготовить выручку;
– составить справку-отчет по форме № КМ-6 и сдать ее вместе с выручкой старшему (главному) кассиру. Если организация небольшая (с одной-двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору.
Руководитель организации (его заместитель, заведующий секцией) должен:
– в присутствии кассира-операциониста снять показания счетчиков и извлечь контрольную ленту, использованную в течение дня;
– подписать использованную контрольную ленту, указав на ней тип и номер ККТ, показания секционных и контрольных счетчиков, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы.
Показания счетчиков на конец дня заносятся в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. По показаниям счетчиков на начало и на конец дня определяется сумма выручки за день. Эта сумма должна соответствовать сумме денег, сданных кассиром-операционистом.
Такой порядок установлен пунктом 6.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.
После сдачи выручки и оформления документов кассир должен:
– выполнить межремонтное обслуживание кассовой машины;
– отключить кассовую машину от сети и закрыть ее чехлом;
– сдать ключи от кассовой машины и кассовой кабины руководителю организации (его заместителю, заведующему секцией) на хранение под расписку.
Такой порядок предусмотрен пунктом 6.3 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.
