Порядок бухучета кулеров зависит от того, в какую категорию активов они включены – в состав основных средств или материально-производственных запасов (МПЗ).
Кулер в составе ОС
В составе основных средств кулер можно учесть, если организация:
- планирует использовать кулер более 12 месяцев;
- использует кулер в деятельности, направленной на получение дохода;
- не предполагает последующую перепродажу кулера.
Такие правила установлены пунктами 4 и 5 ПБУ 6/01.
Если кулер включен в состав основных средств, его стоимость списывайте на затраты постепенно через амортизацию. Ежемесячно, начиная со следующего месяца после ввода кулера в эксплуатацию, делайте проводку:
Дебет 23 (25, 26, 91-2...) Кредит 02
– начислена амортизация кулера.
Такой порядок следует из пунктов 17 и 19 ПБУ 6/01 и Инструкции к плану счетов.
Кулер в составе материалов
Имущество стоимостью не более 40 000 руб. в бухучете можно отражать не в составе основных средств, а в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Конкретный лимит стоимости для отнесения имущества к той или иной группе активов нужно закрепить в учетной политике для целей бухучета.
Если стоимость кулера меньше установленной величины, оприходуйте его на счете 10-9. Так же следует поступить и в том случае, если кулер будет использоваться в течение срока, не превышающего 12 месяцев (п. 4 ПБУ 6/01). Тогда приобретение кулера оформляйте и отражайте в бухучете в обычном порядке, предусмотренном для материалов. Подробнее об этом см. Как отразить в учете поступление материалов.
Если кулер принят к учету в составе материалов, то сразу после установки спишите его стоимость на затраты:
Дебет 23 (25, 26, 44, 91-2...) Кредит 10-9
– списана фактическая себестоимость кулера.
Вода для кулера
Бутилированную питьевую воду, которая необходима для работы кулера, примите к учету по стоимости ее приобретения (без учета налогов) и отразите по дебету счета 10 «Материалы» субсчет 10-1 «Сырье и материалы».
Передачу воды в подразделение оформите требованием-накладной по форме М-11 (или актом на списание питьевой воды по самостоятельно разработанной форме). На основании этого документа спишите стоимость воды на затраты:
Дебет 23 (25, 26, 44, 91-2...) Кредит 10 субсчет «Сырье и материалы»
– списана фактическая себестоимость воды.
Бутыли, в которых поставляется питьевая вода, являются многооборотной (возвратной) тарой. Подробно об учете тары см. Как отразить в учете приобретение материалов (товаров) в таре.
Порядок отражения расходов на приобретение кулера и воды при расчете налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
ОСНО: налог на прибыль
Расходы на кулер и питьевую воду учтите при расчете налога на прибыль.
Трудовое законодательство обязывает организации создавать нормальные условия труда для работников (ст. 22, 163, 223, 224 ТК РФ). К таким мероприятиям относится приобретение и монтаж установок для обеспечения сотрудников питьевой водой, например, кулеров и самой питьевой воды (ст. 226 ТК РФ, п. 18 приказа Минздравсоцразвития РФ от 1 марта 2012 г. № 181н). Поэтому при наличии документов, подтверждающих затраты на приобретение кулера и питьевой воды, организация может учесть такие затраты в составе расходов на обеспечение нормальных условий труда (п. 1 ст. 252, подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 16 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/65965).
Если первоначальная стоимость кулера превышает 100 000 руб., то для целей налогового учета учтите его в составе амортизируемого имущества (п. 1 ст. 256 НК РФ).
ОСНО: НДС
«Входной» НДС, уплаченный при покупке кулера и воды для него, примите к вычету (ст. 171 НК РФ).
УСН
Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с доходов, расходы на приобретение кулера и питьевой воды для него налоговую базу не уменьшают (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).
Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога при упрощенке расходы на приобретение кулера? Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами.
Нет, нельзя.
Перечень расходов, которые можно учесть при расчете единого налога, является закрытым. Расходы на обеспечение нормальных условий труда в нем не поименованы (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Значит, налоговую базу по единому налогу затраты на приобретение кулера не уменьшают.
Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 6 декабря 2013 г. № 03-11-11/53315, от 1 февраля 2011 г. № 03-11-11/22).
Совет: есть аргументы, позволяющие организациям при расчете единого налога при упрощенке (с разницы между доходами и расходами), учесть расходы на приобретение кулера. Они заключаются в следующем.
Затраты на приобретение кулера при расчете единого налога при упрощенке можно учесть в составе:
- расходов на приобретение основных средств (подп. 1 п. 1 ст. 346.16, п. 4 ст. 346.16, ст. 256 НК РФ) – если первоначальная стоимость кулера по данным бухучета превышает 100 000 руб. (п. 3 и 4 ст. 346.16 НК РФ);
- материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ) – если первоначальная стоимость кулера по данным бухучета не превышает 100 000 руб. (п. 3 и 4 ст. 346.16 НК РФ).
При этом организации необходимо экономически обосновать данные расходы (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).
Однако следование указанной позиции может привести к разногласиям с проверяющими. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, принятых в пользу организаций (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 6 октября 2008 г. № Ф09-7032/08-С3, Западно-Сибирского округа от 29 августа 2006 г. № Ф04-5469/2006(25648-А70-29)).
ЕНВД
Налоговой базой по ЕНВД является вмененный доход (ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет ЕНВД расходы, связанные с приобретением кулера и питьевой воды для него, не влияют.
ОСНО и ЕНВД
Если организация платит ЕНВД и применяет общую систему налогообложения, а приобретенный кулер используется в обоих видах деятельности, его стоимость либо амортизационные отчисления нужно распределить. (п. 9 ст. 274 НК РФ). Если при расчете налога на прибыль расходы на приобретение кулера и воды организация не учитывает, то распределять их не следует (п. 9 ст. 274 НК РФ).
Если расходы на приобретение кулера организация учитывает при расчете налога на прибыль, то «входной» НДС также нужно распределить.
О применении налогового вычета по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, см. При каких условиях входной НДС можно принять к вычету.
Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).
