Статьи из периодических изданий

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Журнал «Кадровое дело» № 10, Октябрь 2015

 

В августе 2015 года в Положение о командировках снова внесли изменения (Постановление Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771). Помимо отмены журналов учета выбывающих и прибывающих командированных работников, разъяснили, как подтвердить срок пребывания в командировке при использовании служебного транспорта и в случае отсутствия проездных документов. Рассмотрим, какие затраты следует включать в положение о командировках, а какие нет. Ответим на вопрос, как подтвердить расходы на покупку электронных билетов. Выясним, что будет, если работник не представит проездных документов.

 




Виды командировочных расходов

 

Состав командировочных расходов зависит от вида командировки. Если работника направляют в служебную поездку по России, то работодатель возмещает ему (ч. первая ст. 168 ТК РФ):

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.

 

Расходы по проезду включают в себя затраты на (Пункт 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749):

– проезд общественным транспортом (к станции, аэропорту, пристани и обратно, если они находятся за чертой населенного пункта);

– оформление проездных документов;

– постельные принадлежности в поездах.

 

Расходы по найму жилого помещения предполагают затраты на бронирование и аренду жилья в месте командирования и месте вынужденной остановки в пути (абз. 3 ч. первой ст. 168 ТК РФ, п. 13, 14 Положения, утвержденного постановлением № 749).

 

Дополнительные расходы (суточные) связаны с проживанием вне места постоянного жительства и включают в себя личные расходы работника, прежде всего на питание. Работодатель выплачивает суточные во всех случаях, кроме однодневной командировки, поскольку сотрудник может ежедневно возвращаться домой из места командирования (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением № 749).

 

К иным расходам относятся затраты на мобильную связь, Интернет, почтовые, телефонные, телеграфные, банковские и другие услуги.

 

Если работника направляют в зарубежную командировку, то работодатель дополнительно возмещает (п. 23 Положения, утвержденного постановлением № 749):

– расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

– обязательные консульские и аэродромные сборы;

– сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

– расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
– иные обязательные платежи и сборы.

 

Где закрепить порядок подтверждения командировочных расходов

 

Конкретные виды, размер командировочных и правила их подтверждения определяют в коллективном договоре или локальном акте компании (ч. четвертая ст. 168 ТК РФ). Теоретически работодатель вправе предусмотреть там любые виды расходов, которые посчитает нужным (схема ниже). Однако нужно помнить, что некоторые затраты будет проблематично обосновать в целях налогообложения прибыли. А это значит, что они не позволят уменьшить налог на прибыль организации (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому в локальном акте не рекомендуем закреплять расходы на оплату за:

– обслуживание в барах и ресторанах, пользование платным бассейном или фитнес-клубом в гостинице (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ);

– услуги VIP-зала аэропорта или зала официальных лиц и делегаций (постановление ФАС Поволжского округа от 19–24 мая 2005 г. по делу № А65-14696/04-СА2);

– оказание услуг сторонней компанией в соответствии с договором об организации командировок (письмо Минфина России от 21 декабря 2007 г. № 03-03-06/1/884).

 

Что касается размеров командировочных расходов, то они могут быть разными для каждого сотрудника. Как правило, они зависят от занимаемой им должности (п. 3 письма Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1). При определении размера суточных в локальном акте в качестве ориентира можно использовать Налоговый кодекс. Он устанавливает размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. Для поездок по России они не должны превышать 700 рублей в день, а для зарубежных командировок – 2500 рублей в день (п. 3 ст. 217 НК РФ).

 

Какие документы подтвердят командировочные расходы

 

Для оплаты командировочных расходов работодатель выдает сотруднику аванс (п. 10 Положения, утвержденного постановлением № 749). В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник должен отразить понесенные расходы в авансовом отчете (п. 26 Положения, утвержденного постановлением № 749). Коммерческие организации вправе использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, либо разработать форму отчета самостоятельно (письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Главное, чтобы в ней содержались все необходимые реквизиты, которые предусмотрены законом (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

 

Расходы на проезд. Чтобы расходы на проезд можно было учесть в целях налогообложения, их нужно подтвердить (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого работник прикладывает к авансовому отчету определенные документы (таблица ниже).

 

Характеристика транспорта

Вид транспорта

Подтверждающие документы

Норма

Общественный транспорт

Самолет

– Билет;

– багажная квитанция*;

– посадочный талон;

– маршрутная квитанция**

Пункты 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ

Поезд дальнего следования и пригородного сообщения

– Билет; – багажная квитанция*;

– контрольный купон электронного билета**

Статья 82 Устава железнодорожного транспорта РФ

Автобус, трамвай, троллейбус, легковой и грузовой автомобиль

– Билет или кассовый чек;

– багажная квитанция*;

– квитанция на провоз ручной клади;

– распечатанный электронный билет**

Статья 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта

 

Речное и морское судно, иной плавучий объект

– Билет;

– багажная квитанция*

Пункт 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ

Личный и служебный транспорт

Легковой автомобиль, мотоцикл

– Путевой лист;

– маршрутный лист***;

– кассовый чек, счет, квитанция;

– служебная записка;

– иные документы, подтверждающие маршрут

Абзац 2 п. 7 Положения, утвержденного постановлением № 749

Транспорт, находящийся в собственности третьих лиц

Легковое такси

– Кассовый чек или квитанция;

– заказ-наряд;

– служебная записка с обоснованием необходимости использования такси (например, в случае позднего прибытия, при перевозке конфиденциальных документов и т. д.)

Пункт 2 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, Приложения 4 и 5 к Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112

Любой транспорт организации, которая оказывает автотранспортное обслуживание по договору

– Договор об оказании автотранспортных услуг;

– акты приема-передачи;

– счета-фактуры;

– платежные поручения

Постановление ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10

* Оформляется в случае сдачи багажа в багажное отделение.

** При покупке электронного билета.

*** Нужен, если в путевом листе не указаны места следования.

 

Расходы по найму жилья. Проживание в гостинице подтвердит квитанция, талон или другой документ о заключении договора на оказание гостиничных услуг. Этот документ должен содержать наименование исполнителя, Ф.И.О. потребителя, сведения о номере, месте в номере и цене (п. 8Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490).

 

Оплату услуг можно подтвердить кассовым чеком, а если в гостинице нет кассового аппарата, то работнику должны выдать гостиничный счет (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). При этом гостиница вправе использовать форму счета № 3-Г, которая утверждена приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121, или разработать ее самостоятельно (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г.).

 

Если в период командировки сотрудник живет в квартире, то подтвердить расходы можно договором найма или аренды жилья и распиской собственника квартиры о получении оплаты. Проживание в зарубежном отеле подтвердит инвойс, который нужно перевести на русский язык (абз. 3 п. 9 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 № 34н).

 

Суточные. Работодатель выплачивает их за каждый день нахождения сотрудника в командировке, включая (абз. 3п. 11 , п. 25 Положения, утвержденного постановлением № 749):

– выходные и нерабочие праздничные дни;

– дни, проведенные в пути;

– время вынужденной остановки;

– период нетрудоспособности, если она наступила в командировке.

 

Работник не обязан документально подтверждать расходование суточных (письмо ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362).

 

Иные расходы. Они возмещаются, только если работник сделал их с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. первой ст. 168 ТК РФ). Их нужно подтвердить соответствующими документами. Например, при затратах на мобильную связь такими документами будут чеки и квитанции об оплате, распечатки звонков с указанием дат и времени и др. (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 июня 2007 г. по делу № А26-5611/2006-216).

 

 


СОВЕТ ЭКСПЕРТА (Борис ЧИЖОВ, государственный советник РФ 2-го класса (Москва))

Как подтвердить расходы на проезд при покупке электронного билета

В настоящее время электронный билет приобретает все большую популярность. Он удобен тем, что хранится в базе данных транспортных компаний и его можно приобрести не выходя из дома, в любой точке мира, где есть доступ в Интернет. Такой билет нельзя забыть или потерять. Вместе с тем у командированных работников часто возникает вопрос, как отчитаться в бухгалтерию о затратах на проезд.

Чтобы подтвердить расходы на приобретение электронного билета на поезд работнику достаточно представить контрольный купон такого билета. Даже если его оплатили банковской картой, выписка со счета не нужна (письма Минфина России от 15 октября 2014 г. № 03-03-07/51936, от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273). Затраты на покупку электронного билета на самолет можно подтвердить маршрутной квитанцией авиабилета в бумажном виде и посадочным талоном (письмо Минфина России от 4 февраля 2014 г. № 03-03-06/1/4391).


 

 

Если работник не представил подтверждающие документы

 

Без подтверждающих документов нельзя учесть командировочные расходы для уменьшения налога на прибыль организации (п. 1 ст. 252 НК РФ). Однако отсутствие проездных билетов у сотрудника не мешает тому, чтобы установить срок его пребывания в командировке. Это можно сделать с помощью квитанции или счета из гостиницы (абз. 3 п. 7 Положения, утвержденного постановлением № 749). Если нет и этого, то во внимание принимают служебную записку или иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке (абз. 4 п. 7 Положения, утвержденного постановлением № 749).

 

Важные выводы

 

1. Для обоснования командировочных расходов нужен приказ о направлении в командировку, авансовый отчет работника и документы, которые подтвердят затраты в ходе служебной поездки.

 

2. Правила подтверждения расходов на командировку определяют в коллективном договоре или локальном акте компании. Затраты на обслуживание в барах, ресторанах или бассейнах в гостинице лучше не включать в состав командировочных.

 

​3. Работник должен документально подтвердить все расходы в командировке, кроме суточных. Это нужно для того, чтобы уменьшить налог на прибыль организации.


По материалам открытых источников