Документооборот » Кадровый учет

Как составить (изменить) штатное расписание

 

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

 

 




Кто обязан составлять

 

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления данного документа:

  • штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
  • штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

 

 

Форма штатного расписания

 

Организация может по собственному выбору:

  • либо использовать унифицированную форму штатного расписания, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
  • либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

 

Если организация использует унифицированную форму, то ее надо заполнять полностью. В частности, заполните графы «Разряд» и «Надбавка», если в отношении той или иной должности предусмотрен разряд, а также выплата премий или надбавок.

 

В графе 3 отразите разряд по должности (при наличии). В графе 5 – зарплату в соответствии с системой оплаты труда, принятой в организации. В графах 6–8 «Надбавки» укажите стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты), установленные действующим законодательством (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и т. п.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При этом показатели в графах 5–8 могут быть выражены не только в денежном эквиваленте – в рублях, но и в других единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и т. п.).

 

Если же компания разработала свою форму штатного расписания, то в ней можно указывать разряды, надбавки и премии или не указывать их вовсе, если они не предусмотрены в организации.

 

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

 

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

 

Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

 

Совет: чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми функциями.

 

Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. При этом нужно соблюсти принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 ТК РФ). В трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников можно закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности. Однако лучше по-разному назовите должности, используя слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

 

 

Пример оформления штатного расписания

Штат организации составляет 28 человек. Месячный фонд зарплаты – 367 000 руб. В штат, в частности, входят:

  • директор (оклад 30 000 руб.);
  • секретарь (оклад 8000 руб.);
  • главный бухгалтер (оклад 25 000 руб.);
  • бухгалтер (оклад 20 000 руб.);
  • помощник бухгалтера (оклад 15 000 руб.) и т. д.

Ответственный за ведение кадрового учета – руководитель отдела кадров Е.Э. Громова.

Директор издал приказ об утверждении штатного расписания. Громова составила штатное расписание.

 

 

Допустим, некоторым категориям сотрудников установлена почасовая оплата труда. В таком случае зарплата сотрудника определяется в соответствии с его квалификацией и количеством отработанных часов. Данный вид оплаты является частным случаем повременной оплаты труда.

 

Если в организации применяют унифицированную форму штатного расписания, то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» укажите размер оплаты труда за час работы в рублях, а в графе 10 «Примечания» – «Почасовая оплата труда» и дайте ссылку на локальный документ, который регулирует порядок оплаты труда в организации (например, Положение об оплате труда).

 

Такой вывод следует из абзаца 5 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ и раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

 

Ситуация: нужно ли указывать в штатном расписании должности или иные сведения о совместителях?

 

В штатном расписании укажите должность, а вот прописывать условия работы в этой должности по совместительству не нужно.

 

По общему правилу в штатном расписании следует указать все штатные единицы должности (в т. ч. неполные) независимо от того, кем они будут заняты впоследствии: совместителями или основными сотрудниками с неполным рабочим днем. Например, если в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» указано значение 0,5, это не означает, что ставка замещается совместителем. Половину ставки может получать и основной сотрудник, например, в случае совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

 

Ситуация: можно ли составить отдельное штатное расписание для филиала (представительства) организации?

Нет, нельзя.

 

Филиал не является отдельным юридическим лицом (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание по организации утверждается приказом руководителя организации (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В филиал представляется выписка из утвержденного штатного расписания или его копия.

 

 

Утверждение

 

Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

 

 

Срок действия

 

Какого-либо срока действия штатного расписания не установлено. После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.

 

 

Изменение расписания

 

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.

 

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ). То есть нужно издать приказ о переводе по форме № Т-5 либо по самостоятельно разработанной форме.

 

Далее заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите запись о переводе в его трудовую книжку (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

 

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

 

Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.

 

В завершение процедуры оформите приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.

 

 

Пример внесения изменений в штатное расписание

Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. Для этого ему потребовалось внести изменения в штатное расписание. Он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание.

 

 

Ознакомление сотрудников

 

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, который не регулирует трудовую деятельность сотрудников. Поэтому знакомить сотрудников (в т. ч. и при приеме на работу) со штатным расписанием работодатель не обязан.

 

Вместе с тем, работодатель должен будет это сделать, если такая обязанность предусмотрена внутренними документами организации (например, коллективным договором или соглашением).

 

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1.

 

 

Штатная расстановка

 

Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ включают и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики сотрудников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.

 

Штатная расстановка не относится к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.

 

Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве нет, поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу обычно берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3 и дополняют необходимыми графами и столбцами.

 

По мере закрытия и появления вакансий, прочих кадровых передвижений (увольнений, переводов и т. п.) в штатную расстановку вносят соответствующие изменения.

 

Если организация решит ввести оформление штатных расстановок в обязательном порядке, то срок их хранения составит 75 лет (п. 74 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). На практике многие работодатели в силу необязательности документа ведут штатные расстановки только в электронном виде, без распечатки, дополнительного утверждения и подписания. В таком случае срок их хранения не регламентирован.


По материалам открытых источников