Электронный листок нетрудоспособности: взаимодействие с ФСС

В 2019 году все больше организаций включаются в процесс обработки электронных листков нетрудоспособности (далее – ЭЛН). ФСС предусматривает в будущем полный переход на ЭЛН и отказ от листка на бумажном носителе. Далее в статье: электронный больничный лист, что это такое и как проходит работа заинтересованных лиц.

Необходимость возникновения ЭЛН

ФСС – государственный внебюджетный фонд, созданный для защиты социальных прав граждан России. Система ЕИИС «Соцстрах» обеспечивает эффективность в рабочих процессах ФСС, снижает долю ручного труда при обработке отчетов, снижает вероятность ошибок, формирует обширную статистику.

Больничные листки в цифровом формате примут участие в электронном документообороте, исключая вероятность подделки, ускоряя процесс внесения данных и оплаты пособий, снижая трудозатраты и формируя статистику по стране. Решение о введении ЭЛН – стратегический проект с перспективным будущим. Подробнее о том, как найти электронный больничный лист на сайте ФСС.

Законодательная база

ЭЛН законодательно укрепился в нашей стране после редакции статьи 13 ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случаи временной нетрудоспособности и в связи с материнством» – изменения закреплены 1 мая 2017г. №86-ФЗ. Указанный ФЗ так же затронул ст. 78 и 59 закона об основах охраны здоровья граждан РФ (№323-ФЗ от 21 ноября 2011г.). Вследствие принятых изменений постановлено с 01.07.2017 года ввести в оборот электронный листок нетрудоспособности и придать ЭЛН законность наравне с документом на бумаге.

Листки нетрудоспособности в цифровом виде так же подчиняются Приказу Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011г. № 624н. Порядок оформления течения нетрудоспособности, периоды лечения и перенаправления на врачебную комиссию и оплату – подпадает под регламентацию Приказа.

Создание инфосистемы «Соцстрах» стало следствием принятия Постановления Правительства РФ №1567 от 16 декабря 2017г. Закон устанавливает нормы взаимодействия работодателей, пациентов, медучреждений и федеральных государственных учреждений МСЭ и врачебных комиссий по поводу обработки больничного листа в электронном формате. Помимо ЭЛН, система «Соцстрах» располагает немалым количеством бланков документов и инструкций по заполнению, касающихся финансовой отчетности (форма 4-ФСС), заявление на скидки к страховому тарифу, документы на расследование несчастных случаев и др.

При подключении к электронному документообороту, страхователь попадает под действие законов о персональных данных №152-ФЗ, об информационных технологиях и защите информации №149-ФЗ – оба закона от 27 июля 2006г. Так же становится актуальным закон об электронной подписи №63-ФЗ от 06.04.2011г.

Как это работает

Для начала, организации потребуется выполнить ряд технических настроек, без которых обработка ЭЛН невозможна: установить ФСС-сертификат, получить электронную цифровую подпись на ответственных лиц, настроить программные продукты бухгалтерского назначения, пройти регистрацию в личном кабинете страхователя.

Помимо указанного, руководителю надлежит ввести в курс дела своих сотрудников и обучить персонал, занимающийся обработкой больничных листов.

Когда медучреждение получило от пациента согласие на создание электронного листка, врач создает ЭЛН в программе и заполняет обязательные реквизиты. С течением болезни, врач либо закрывает листок, при выздоровлении не более, чем за 15 дней, либо направляет листок на медико-социальную экспертизу. Результаты каждого из этапов обработки заносятся в ЭЛН и направляются на следующий этап.

После выздоровления, сотрудник приступает к работе, а ЭЛН переходит в обработку к работодателю.

В процессе ознакомления с появившимися требованиями, возникают вопросы, и раз ФСС ввел в оборот электронный больничный лист, инструкция к нему прилагается для всех заинтересованных лиц.

На сайте ФСС увидите как выглядит электронный больничный лист в 2019 году, образец приведен на картинке, заполняется в строгом соответствии инструкциям.

Действия кадровиков при получении ЭЛН

После закрытия листка нетрудоспособности медучреждением, доступ к нему открывается работодателю пациента. Обсудим, как получить электронный больничный лист работодателю.

1. Узнав от работника о закрытии ЭЛН, ответственное лицо скачивает лист нетрудоспособности в бухгалтерскую систему или ищет ЭЛН на сайте Фонда, в личном кабинете и начинает обработку.
2. Заполняются поля о стаже работника, его среднем заработке, периоде болезни.
3. После прохождения больничным листом форматно-логического контроля, при отсутствии ошибок в заполнении, формируется реестр ЭЛН для отправки на шлюз ФСС.
4. Оплата проводится или по традиционной «зачетной схеме», когда ФСС компенсирует организации уплаченную сумму, подлежащую оплате за счет Фонда, либо ФСС отдельно перечисляет деньги пациенту на счет или через почтовый перевод.

ФСС реализовал возможность использования программы АРМ «Подготовка расчетов для ФСС». Программа предполагает выполнение полного круга действий, необходимых для работы с ЭЛН – от получения листка до сдачи реестров. Инструкция для работы доступна для скачивания на сайте Фонда.

Что потребуется работодателю

Руководителю организации необходимо настроиться на постепенный отказ от больничного листка в бумажном виде. Пока нет запрета на получение пациентами бумажного листка, но будущее за ЭЛН. Поэтому на этапе отлаживания системы, руководителю лучше идти в ногу с нововведениями и провести корректировки в работе:

1. Настроить работу в личном кабинете, получить электронные цифровые подписи на руководителя, бухгалтера и уполномоченных представителей.
2. Установить ФСС-сертификат.
3. Проинструктировать коллектив организации.
4. Синхронизировать процесс обработки ЭЛН в бухгалтерской базе с данными ФСС.
5. Обучить ответственных лиц.

Как работодателю посмотреть ЭЛН

Чтобы отыскать ЭЛН работника, авторизируйтесь в ЛК работодателя и отыщите листки по присвоенной нумерации, ФИО, срокам болезни или реквизитам СНИЛСа (выбор поискового запроса появляется при смене интерфейса личного кабинета). Однако формировать и отправлять реестры ЭЛН по средствам личного кабинета невозможно – этот этап организация делает в программном обеспечении, как при обработке бумажных листков.

Если бухгалтерская база уже настроена для выгрузки ЭЛН с сайта ФСС, то отыщите кнопку «Получить данные из ФСС» - в результате, закрытые ЭЛН выгрузятся в базу компании и откроется доступ для заполнения. После заполнения и сохранения введенных реквизитов, направьте реестры больничных на шлюз ФСС.

Как оплатить электронный больничный работнику

В листок вносятся реквизиты для расчета пособия и направляются в ФСС на проверку. После проверки, ФСС либо компенсирует расходы на оплату пособия организации, либо перечисляет надлежащую сумму пособия работнику на банковский счет. Если возникает вопрос о том, как распечатать электронный больничный лист, то каждой программе, участвующей в обработке ЭЛН, есть кнопка «Печать», инициирующая распечатку документа. Напоминаем, требования хранить ЭЛН на бумаге и вести архивное дело – нет.

Преимущества и недостатки электронного вида

Когда в работу запустили электронный листок нетрудоспособности, взаимодействие с ФСС очевидно упростилось, однако у всего есть радужные и негативные моменты.

Аргументы «ЗА»

1. Исключается вероятность подделки. Если ЭЛН хранится в базе Фонда – это говорит в пользу подлинности.
2. Сокращается количество ошибок при заполнении, можно проверить написанное и отредактировать.
3. В систему встроены автоматические проверки, сводящие ошибки к минимуму.
4. Повышается скорость обработки больничного листка.
5. Устраняется проблема с утерей листка.
6. В случае проверок, электронный больничный лист ФСС запрашивать не будет, так как цифровые листки хранятся в общей базе.
7. Исключается необходимость в распечатке и хранении ЭЛН.
8. Встроенный в систему калькулятор упрощает расчеты пособия.

Аргументы «ПРОТИВ»

1. Необходимость проведения дополнительных настроек в программах, получение ЭЦП.
2. Проблема с обучением персонала – старшее поколение не стремится к осваиванию новых программ.
3. Возникает вероятность технических сбоев.

Перечень иллюстрирует, что введение ЭЛН – оправданная мера с долгосрочной перспективой. В ходе работы вопросов будет становиться всё меньше и электронные листки закрепят свои позиции.

Останется ли бумажный вариант

Письмо ФСС от 11 августа 2017 № 02-09-11/22-05-13462 дает разъяснение о легитимности введенного в оборот электронного листка нетрудоспособности, наряду с бумажным. В РФ отсутствуют законодательные акты, отменяющие действие бумажных листков нетрудоспособности, однако конечная цель предпринятых нововведений заключается именно в этом. Система «Соцстрах» нацелена на глобальную операцию по цифрованию отчетности, поступающей от организаций в РФ. Отказ от бумажных листков нетрудоспособности – неизбежность ближайших лет.

В случае если сотрудник оформил больничный лист в цифровом виде, а работодатель по каким-либо причинам не имеет технической оснащенности для обработки ЭЛН, работник может обратиться в медучреждение с просьбой выписать ЭЛН на бумажном носителе. Медучреждение не вправе отказать: ЭЛН подлежит аннулированию и выписывается бумажный больничный лист с пометкой «дубликат».

Как получить электронный больничный лист

Если пациент изъявил желание получить ЭЛН, медучреждение потребует заполнить типовое согласие на получение больничного листа в электронном виде. После окончания нетрудоспособности, врач (или врачебная комиссия) закроют больничный лист и выдадут пациенту талон от ЭЛН. В талоне отражены реквизиты, участвующие в идентификации пациента и расчета суммы пособия, однако бухгалтер в состоянии найти ЭЛН в бухгалтерской базе или в ЛК, даже при отсутствии талона.

Как работнику посмотреть ЭЛН

Если у работника возникла потребность в просмотре ЭЛН, найти его можно в ЛК работника или на сайте государственных услуг. Для доступа работник проходит регистрацию. Если пациент не планирует регистрироваться в указанных сервисах, получить распечатку листка можно, обратившись в отделение Фонда по адресу прописки.