Договорное право » Общие правила договорной работы

Как заключить договор путем обмена письмами

 

Вопрос о заключении договоров путем обмена письмами встает перед юристом в случае, когда договоренности между контрагентами достигнуты посредством телефонных переговоров или с помощью иных средств связи (факсимильной, телеграфной, электронной). Иногда стороны находятся в разных регионах. Или стороны по каким-то другим причинам не могут подписать единый письменный документ.

 

Особенно важно отрегулировать этот вопрос, если организация планирует регулярно заключать договоры именно путем обмена письмами. Кроме того, часто договоры путем обмена письмами заключают не юристы, а менеджеры отдела продаж и (или) отдела закупок. Менеджерам нужны строгие инструкции по заполнению оферты и акцепта. Поэтому важно разработать утвержденную форму документов (например, предложение заключить договор поставки, договор оказания услуг) и предусмотреть строгие правила внутри компании по вопросу регулирования отношений с потенциальными контрагентами. В частности, переписка должна позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ).




 

Важно отметить, что с 1 июня 2015 года в Гражданском кодексе РФ появилась новая статья 434.1 «Переговоры о заключении договора». Законодатель установил требования к проведению переговоров, за нарушение которых наступает преддоговорная ответственность.

 

Подробнее об этом см. Какие требования к проведению переговоров следует учитывать перед заключением договора.

 

 

Какими способами можно заключить договор

 

Сделки между юридическими лицами должны быть совершены в простой письменной форме за исключением тех сделок, которые требуют нотариального удостоверения. Такое правило содержится в пункте 1 статьи 161 Гражданского кодекса РФ. Кроме того, в ряде случаев есть дополнительное требование: сделку, совершенную в простой письменной форме, нужно зарегистрировать.

 

«Простая письменная форма» не означает, что это должен быть именно один документ, подписанный обеими сторонами. Закон предусматривает много способов для совершения сделок в простой письменной форме. Договор можно заключить путем:

  • обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами (в т. ч. электронными документами, передаваемыми по каналам связи), позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ);
  • подписания протокола о результатах проведения торгов. Он имеет силу договора в случае, когда предметом торгов было именно заключение договора, а не право на заключение договора (п. 5 ст. 448 ГК РФ);
  • присоединения к договору, условия которого определены одной из сторон в формулярах или иных стандартных формах (ст. 428 ГК РФ);
  • совершения лицом, получившим оферту в срок, установленный для ее акцепта, конклюдентных действий по выполнению указанных в ней условий договора, в том числе по отгрузке товара, предоставлению услуг, уплате денежной суммы и т. д. (п. 3 ст. 438 ГК РФ);
  • выдачи документа, необходимого для того, чтобы письменная форма договора считалась соблюденной. Например, для договора хранения таким документом может быть сохранная расписка или иной документ, подписанный хранителем (п. 2 ст. 887 ГК РФ);
  • направления акцепта на оферту, размещенную в сети Интернет.

 

Электронный документ, передаваемый по каналам связи, – это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту. Такое новое понятие ввел законодатель с 1 июня 2015 года абзацем 2 пункта 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ.

 

Одна сторона выставила счет на оплату, другая сторона оплатила счет. Можно ли считать, что стороны заключили договор?

Да, можно, но только если выставленный счет-оферта содержит все существенные условия договора.

 

Суд может признать, что договор между сторонами заключен посредством совершения конклюдентных действий в виде перечисления предоплаты на основании выставленного счета (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 апреля 2011 г. по делу № А33-12827/2010).

 

При этом важно, чтобы счет-оферта содержал все существенные условия договора. Иначе суд не признает договор заключенным и взыщет со стороны, получившей оплату, неосновательное обогащение и проценты за пользование чужими денежными средствами.

 

 

Пример из практики: покупатель перечислил аванс поставщику по выставленному счету. Счет-оферта не содержал существенные условия договора поставки. Суд отклонил довод о заключении между сторонами договора и удовлетворил требования о взыскании неосновательного обогащения 

ЗАО «Н.» перечислило ОАО «С.» денежные средства в размере 1 515 000 руб., указав в назначении платежа: «аванс за систему внутриобъектовой связи по договору от 27.04.2009 № 090427-9. по счету от 27.04.2009 № 122». Позже стороны не заключили договор, и ЗАО «Н.» письмом попросило вернуть перечисленные средства.

ОАО «С.» решило, что договор поставки заключен, а ЗАО «Н.» своими конклюдентными действиями по оплате выставленного счета-оферты дало свое согласие на заключение договора. Поскольку ОАО «С.» не собиралось возвращать деньги, ЗАО «Н.» обратилось в суд с требованием о взыскании 1 515 000 руб. неосновательного обогащения и 3935 руб. процентов за пользование чужими денежными средствами.

Суд удовлетворил требования ЗАО «Н.», указав на то, что «направленный в адрес истца счет-оферта не может свидетельствовать о заключении между сторонами названного выше договора, поскольку не содержит существенные условия договора поставки (наименование и количество товара, срок поставки)» (постановление ФАС Московского округа от 23 декабря 2010 г. № КГ-А40/15983-10 по делу № А40-41496/10-28-299).

 

 

Что необходимо проверить при заключении договора

 

При заключении договора путем обмена письмами юристу необходимо совершить ряд действий, которые нужно было бы совершить и при обычной процедуре заключения договора.

 

Но следует учесть две особенности такого способа заключения договора.

 

Во-первых, нужно более тщательно подойти к проверке полномочий подписанта. Если бы переговоры проходили в офисе одной из сторон, можно было бы легко проверить подлинники документов (устав, лицензии и т. д.). Заключая договор «на расстоянии», нужно запросить у контрагента необходимые документы, чтобы исключить юридические риски. В противном случае может оказаться, что переписка не будет иметь юридических последствий для обеих сторон, так как со стороны контрагента документы подписаны неуполномоченным лицом.

 

 

Какие сведения о контрагенте можно проверить на сайте Федеральной налоговой службы

 

На официальном сайте Федеральной налоговой службы можно проверить основные сведения о юридическом лице. Например:

  • сведения о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, в отношении которых представлены документы для государственной регистрации (в т. ч. для государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, и внесения изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в ЕГРЮЛ);
  • Сообщения юридических лиц, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации», о принятии решений, о ликвидации, о реорганизации, об уменьшении уставного капитала, о приобретении обществом с ограниченной ответственностью 20 процентов уставного капитала другого общества, а также иные сообщения юридических лиц, которые они обязаны публиковать в соответствии с законодательством РФ;
  • сведения, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации» о принятых регистрирующими органами решениях о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ;
  • перечень юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица;
  • «адреса массовой регистрации» (адреса, указанные при государственной регистрации в качестве местонахождения несколькими юридическими лицами);
  • сведения о лицах, отказавшихся в суде от участия (руководства) в организации или в отношении которых данный факт установлен (подтвержден) в судебном порядке;
  • сведения о юридических лицах, связь с которыми по указанному ими адресу (месту нахождения), внесенному в Единый государственный реестр юридических лиц, отсутствует.

 

С 21 ноября 2013 года информация, представленная на региональных сайтах УФНС, перенесена на единый портал, и теперь регион, в котором находится пользователь, определяется автоматически при входе на портал. Если пользователю нужна информация по другому субъекту РФ, то нужно выбрать нужный регион в списке, представленном на сайте ФНС России.

 

Кроме того, выписку из ЕГРЮЛ можно получить, обратившись в ФНС России. Можно обратиться в компании, которые официально предоставляют информацию из ЕГРЮЛ в электронном варианте. Кроме того, есть компании, которые приобрели годовые абонементы у ФНС России на установление доступа к разделам сайта ФНС России, содержащим сведения ЕГРЮЛ. Такие компании также предоставляют сведения из ЕГРЮЛ в течение 1 часа.

 

Какие сведения о контрагенте можно проверить на сайте Федеральной службы судебных приставов?

 

Проверить наличие данных о себе и контрагенте можно в Банке данных исполнительных производств Федеральной службы судебных приставов. На сайте в разделе информационные системы действует банк данных исполнительных производств. Сервис позволяет получать информацию о должниках – как физических, так и юридических лицах.

 

Кроме того, сервис позволяет получить информацию о наличии/отсутствии задолженности через социальные сети «В контакте» и «Одноклассники» через специальное приложение «Банк данных исполнительных производств». Также получить информацию о наличии/отсутствии задолженности можно с мобильных устройств, использующих следующие портативные операционные системы: Android, iPhone и Windows Phone.

 

Сервис разработан в соответствии с федеральными законами от 11 июля 2011 г. № 196-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "Об исполнительном производстве" и статью 8 Федерального закона "О судебных приставах"» и от 27 июля 2006 г. № 152 «О персональных данных».

 

Во-вторых, нужно, чтобы полное согласие сторон по существенным условиям договора было выражено четко и недвусмысленно.

 

Идеальный вариант, когда одна сторона посылает оферту, а другая сторона направляет согласие на заключение договора – акцепт.

 

 

Пример оформления письма-оферты на заключение договора поставки

ОАО «Производственная фирма "Мастер"», занимающаяся производством торгового оборудования, обратилась к ООО «Торговая фирма "Гермес"» с предложением продать четыре холодильных шкафа. Менеджер по продажам направил в адрес потенциального покупателя письмо-оферту с подписью генерального директора.

 

 

Однако иногда стороны пересылают друг другу много писем, постепенно согласовывая условия и приходя к компромиссу. Это затягивается во времени, и бывает сложно отследить, о чем же в итоге договорились стороны.

 

Между тем закон предъявляет жесткие требования к признанию акцепта: он должен быть полным и безоговорочным. Ответ о согласии заключить договор на иных условиях, чем предложено в оферте, не является акцептом. Такой ответ признается отказом от акцепта и в то же время новой офертой (ст. 443 ГК РФ).

 

Поэтому в письмах нужно продублировать условия, на которые соглашается каждая из сторон, чтобы в случае спора было явно видно, о каких именно условиях договорились стороны. Другой вариант: можно поставить ссылку на конкретное письмо, с которым сторона безоговорочно соглашается.

 

 

Пример акцепта со ссылкой на письмо, содержащее условия договора поставки

ООО «Торговая фирма "Гермес"» решило приобрести холодильные шкафы на условиях, которые были предложены поставщиком. В адрес ОАО «Производственная фирма "Мастер"» направлено письмо-акцепт со ссылкой на письмо поставщика, содержащее условия договора поставки.

 

 

Когда нельзя заключить договор путем обмена письмами

 

Есть случаи, когда закон в императивном порядке предусматривает особый порядок заключения договора. Так, нельзя заключить договор путем обмена письмами:

 

1. Когда законом предусмотрен обязательный нотариальный порядок удостоверения сделки (п. 1 ст. 161 ГК РФ).

 

2. Когда предусмотрена обязательная государственная регистрация договора.

 

3. Когда закон предусматривает обязательный порядок проведения торгов для заключения договора. Например, договор аренды лесных участков, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также договоры купли-продажи лесных насаждений заключаются по результатам аукционов (ст. 78 Лесного кодекса РФ).

 

4. Когда стороны договорились заранее, что договор будет заключен только путем подписания одного документа (п. 4 ст. 434 ГК РФ).

 

5. Когда договор в силу закона может быть заключен только путем подписания одного документа (п. 4 ст. 434 ГК РФ), а именно:

  • договор продажи недвижимости (ст. 550 ГК РФ);
  • договор продажи предприятия (п. 1 ст. 560 ГК РФ);
  • договор аренды здания или сооружения (п. 1 ст. 651 ГК РФ);
  • договор аренды предприятия (п. 1 ст. 658 ГК РФ);
  • договор страхования (п. 2 ст. 940 ГК РФ).

 

 

Пример из практики: суд отказал в признании права собственности на приобретенное здание, так как представленные истцом документы не отвечают требованию закона к форме договора купли-продажи недвижимого имущества 

Индивидуальный предприниматель К. обратился с иском о признании права собственности на здание свинарника. В обоснование своих требований истец представил копию накладной и квитанцию об оплате.

Суд отказал в удовлетворении заявленных требований, отметив следующее: «Согласно статье 550 Гражданского кодекса Российской Федерации договор продажи недвижимости заключается в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами. Несоблюдение формы договора продажи недвижимости влечет его недействительность. Суд оценил выписку из протокола заседания ликвидационной комиссии… [общества] о продаже свинарника…, накладную…, квитанцию об оплате и пришел к правомерному выводу о несоответствии указанных документов требованиям закона к форме договора купли-продажи недвижимого имущества» (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25 октября 2007 г. № Ф08-7082/07 по делу № А32-24036/2006-31/557, определением ВАС РФ от 25 июля 2008 г. № 6246/08 отказано в передаче данного дела в Президиум для пересмотра в порядке надзора).

 

 

Отсутствует подлинный экземпляр договора, но есть другие письменные подтверждения исполнения обязательства (письма, выписки со счетов). Закон требует, чтобы данный вид договора был заключен в письменной форме, но не требует, чтобы это обязательно был один документ, подписанный сторонами. Может ли это обстоятельство служить основанием для признания договора незаключенным или ничтожным?

Нет, не может.

 

Суд выясняет фактические правоотношения, которые сложились между сторонами. Если законом предусмотрена письменная форма заключения договора, это не означает автоматической обязанности сторон заключить такой договор в виде одного документа.

 

Пример из практики: суд отказался признать ничтожным кредитный договор, так как установил, что между сторонами сложились договорные отношения. Отсутствие единого документа, подписанного сторонами, не свидетельствует о несоблюдении письменной формы сделки 

Банк, ликвидатором которого выступало Агентство по страхованию вкладов, предоставил обществу кредит в размере 2,5 млн руб. Подлинный кредитный договор у общества отсутствовал, поскольку прежний генеральный директор не передал его новому директору при смене руководителей.

Агентство обратилось в суд с иском к обществу о взыскании процентов за пользование чужими денежными средствами в размере 12 054 руб.

Агентство посчитало:

  • договор ничтожным согласно статье 820 Гражданского кодекса РФ, так как отсутствуют подлинный кредитный договор и доказательства заключения его в письменной форме;
  • кредитные денежные средства – неосновательным обогащением, ввиду несоблюдения письменной формы кредитного договора и отсутствия его оригинала. Поэтому истец начислил проценты за пользование чужими денежными средствами.

Суд отказал в удовлетворении требований, приведя следующие доводы:

  • стороны не представили в материалы дела текст кредитного договора, что не является основанием считать его ничтожной сделкой;
  • правоотношения сторон, связанные с выдачей-получением кредита, отличаются своей, присущей только им спецификой. Такие отношения связаны с совершением кредитной организацией и заемщиком целого ряда отдельных действий. Оформление кредита не ограничивается составлением сторонами одного документа, а именно кредитного договора.

«Таким образом, из представленных письменных документов и установленных по делу апелляционным судом обстоятельств усматривается, что договорные отношения между сторонами сложились (ст. 432, п. 2 ст. 434, ст. ст. 819, 820 ГК РФ), следовательно, неосновательного обогащения в данном случае не имеется, а потому доводы кассационной жалобы о ничтожности кредитного договора… со ссылкой на несоблюдение его письменной формы с учетом изложенного подлежат отклонению как противоречащие материалам дела и закону» (постановление ФАС Московского округа от 8 мая 2009 г. № КГ-А40/3556-09 по делу № А40-43999/08-44-136).

 

 

Договор был заключен путем подписания одного документа. Можно ли в него внести изменения путем обмена письмами?

Да, можно.

 

Нигде в законодательстве ограничения на это нет. Правила по внесению изменений в договор действуют такие же, как и при заключении договора.

 

 

Пример из практики: договор аренды вагонов, заключенный в виде единого документа, запрещал их передачу в субаренду. Стороны отменили этот запрет путем обмена письмами 

ОАО «РЖД» передало ООО «Т.» грузовые вагоны по договору аренды от 18 января 2007 года. Договор содержит запрет на передачу вагонов в субаренду третьим лицам, не указанным в приложении № 3 к договору.

Позже ООО «Т.» передало вагоны ООО «С.» по договору аренды от 31 декабря 2007 года для перевозки грузов на условиях своевременной оплаты. Одновременно с этим, 31 декабря 2007 года, ООО «Т.» и ОАО «П.» (правопреемник ОАО «РЖД» по договору от 18 января 2007 года) обменялись письмами, в которых согласовали передачу вагонов в субаренду ООО «С.». Субарендатор ООО «С.» не оплачивал арендную плату вовремя.

ООО «Т.» обратилось с иском о взыскании 1 818 330 руб. задолженности по договору, 1 784 207 руб. пени за просрочку платежа, 814 611,84 руб. пени за неисполнение соглашения о погашении задолженности.

Суд первой инстанции отказал в иске. Суд признал договор между сторонами «ничтожной сделкой, поскольку истец не имел права на сдачу имущества в субаренду, переданного ему по договору» с ОАО «РЖД». А договор аренды между истцом и ОАО «РЖД» не может быть изменен посредством обмена письмами.

Апелляционный суд не согласился с выводом суда первой инстанции и дал свою оценку:

«Согласно статье 452 ГК РФ, соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев делового оборота не вытекает иное».

Договор между истцом и ОАО «РЖД» не содержит положений, регламентирующих порядок внесения изменений в договор. Договором установлено, что по всем неурегулированным вопросам стороны руководствуются законодательством РФ. Согласно действующему законодательству об аренде договор между истцом и ОАО «РЖД» был заключен сторонами в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Поэтому соглашения об изменении его условий также подлежат совершению в простой письменной форме».

«В соответствии со статьями 160, 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством почтовой или иной связи. Таким образом, стороны договора [между истцом и ОАО «РЖД»] в соответствии со ст. 434 ГК РФ надлежащим образом внесли изменения в п. 3.2 договора».

Апелляционная инстанция исковые требования ООО «Т.» удовлетворила. Суд взыскал с ООО «С.» в пользу ООО «Т.» задолженность в сумме 1 818 330 руб., 1 000 000 руб. пени и судебные расходы по иску и апелляционной жалобе в сумме 35 585 руб. (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 27 декабря 2010 г. по делу № А56-83281/2009).

 

 

Электронные письма

 

Договор можно заключить и путем пересылки писем по электронной почте. Такой способ раньше вызывал много вопросов. Например: имеют ли письма, отправленные по электронной почте, такую же силу, что и письма, отправленные классическим почтовым отправлением. Но в последнее время с развитием интернет-технологий участники гражданского оборота признают легитимность отправленных писем. В ходе судебных процессов даже не ставится под сомнение легитимность того, что обмен письмами осуществляется не по почте, а по Интернету.

 

 

Пример из практики: суд признал, что стороны заключили договор посредством электронной почты, несмотря на то что сам договор требовал обмена документами по факсимильной связи 

ЗАО «Т.» обратилось в суд с иском о взыскании неосновательного обогащения в размере 640 000 руб. и процентов по статье 395 Гражданского кодекса РФ в размере 12 400 руб. Истец оспорил в суде как сам факт заключения договора подряда, так и факт выполнения работ подрядчиком.

Суды установили, что стороны согласовали все существенные условия договора и при этом ответчик исполнил свои обязательства. На довод истца о несоблюдении формы сделки суды ответили следующее. Действительно, согласно пункту 9.2 договора он считается заключенным посредством обмена документов по факсимильной связи. Тем не менее суд кассационной инстанции указал: «суды правильно пришли к выводу, что не имеет правового значения тот факт, что обмен документами произведен не по факсимильной связи, а посредством электронной почты» (постановление ФАС Московского округа от 19 сентября 2011 г. по делу № А40-125570/10-47-1097).

 

 

Внимание! Главный риск и сложность применения электронных писем состоит в том, как доказать, что письмо было отправлено именно контрагентом, а не кем-то другим.

 

Ведь законом не закреплена обязанность организации иметь электронную почту. А уж тем более нет требования, чтобы наименование адреса электронной почты совпадало с наименованием организации. Электронную почту с любым названием может создать кто угодно за три минуты. Поэтому даже полное совпадение адреса электронной почты и наименования организации не служит доказательством того, что это сообщение получено именно от данной организации – стороны договора.

 

 

Пример из практики: суд не принял электронную переписку в качестве доказательства и перечислил, каких сведений для этого не хватило 

ООО «А.» обратилось в суд с заявлением о признании недействительным решения налоговой инспекции в части отказа в возмещении 1 817 899 руб. налога на добавленную стоимость.

Чтобы доказать реальность совершенных сделок, ООО «А.» представило суду отчеты поверенного и электронную переписку с контрагентами. Суд не принял распечатку электронной переписки. Суд указал, что такая переписка сама по себе не свидетельствует о реальности хозяйственных операций, так как отсутствовали адреса электронной почты получателя и отправителя, сведения о времени и дате отправления электронного сообщения, а также о почтовом сервере, с которого отправлено электронное сообщение (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июля 2008 г. № Ф08-3751/2008 по делу № А32-20193/2007-3/370).

 

 

Если возникнет спор в суде, необходимо сослаться на следующее положение Арбитражного процессуального кодекса:

 

«Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Верховным судом Российской Федерации» (ч. 3 ст. 75 АПК РФ).

 

Исходя из указанной выше нормы Арбитражным процессуальным кодексом РФ, если электронная переписка является основным средством обмена информацией между сторонами сделки, то имеет смысл включить оговорку о статусе электронной переписки непосредственно в договор.

 

Подробнее об этой теме см. также Электронная переписка. Пять способов убедить суд принять ее в качестве доказательства.

 

 

Электронная подпись

 

По закону порядок заключения договора путем обмена электронными письмами существенно не отличается от обычного порядка обмена письмами на бумажном носителе. Но есть некоторые особенности признания электронного документа равнозначным документу на бумажном носителе.

 

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

 

В целях заключения договоров обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в порядке, установленном законом или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

 

 

Пример из практики: суд решил, что котировочная комиссия правомерно не рассмотрела заявку, направленную в электронном виде, но не снабженную электронной цифровой подписью 

Котировочная комиссия ФГУ не рассмотрела заявку ООО, направленную по электронной почте, поскольку отсутствовал аналог собственноручной подписи – электронная цифровая подпись.

Суд признал решение котировочной комиссии законным, мотивируя тем, что:

  • электронный документ обладает признаками документа, подписанного собственноручной подписью, в случае его подписания электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи. «До настоящего момента действующим законодательством предусмотрен только один аналог собственноручной подписи, используемый для подписания электронного документа, – электронная цифровая подпись»;
  • направленная «котировочная заявка не соответствовала требованиям, утвержденным для электронного документа, а именно… Такое электронное сообщение исключало возможность идентифицировать направленную по электронной почте заявку как документ, поступивший именно от общества и имеющий юридическую силу»;
  • ФГУ обоснованно восприняло письмо «как ни к чему не обязывающую информацию». Наличие в «заявке» общества изображения печати организации и подписи должностного лица, полученных путем сканирования оригинала документа, свидетельствует лишь о направлении незаверенной копии документа (без юридически значимых последствий).

(Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 декабря 2008 г. по делу № А56-11695/2008.)

 

 

По общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; далее – Закон № 63-ФЗ).

 

Подписание неквалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, но только в случаях, установленных федеральными законами.

 

Огромную роль в подтверждении подлинности электронной подписи имеет сертификат ключа проверки электронной подписи. Это электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра. Сертификат подтверждает, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи. Об этом сказано в части 2 статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

 

 

Где можно получить ключ электронной подписи

 

Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре.

 

Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные и неаккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России.

 

Лучше обратиться в удостоверяющий центр, который имеет госаккредитацию. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров указан на сайте министерства.

 

Только в аккредитованном удостоверяющем центре можно получить ключ квалифицированной подписи, который нужен, например, для сдачи электронной отчетности. Квалифицированная электронная подпись имеет дополнительную защиту – ключ проверки, который выдается аккредитованными удостоверяющими центрами.

 

Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи, надо представить следующие документы:

 

1) физическому лицу:

  • паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа электронной подписи;
  • свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа электронной подписи (где указан СНИЛС);

 

2) организации:

  • учредительные документы;
  • выписку из ЕГРЮЛ;
  • свидетельство или другой документ о госрегистрации;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
  • документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например, решение об избрании);
  • перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей (для иностранной организации).

 

Это следует из статьи 18 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

 

Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз. 4 п. 3.3 Технологии приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе Фонда социального страхования Российской Федерации в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19; п. 3 Порядка применения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в информационных системах ФНС России, утвержденного приказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).

 

Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся руководитель, заместитель руководителя, финансовый директор, главный бухгалтер организации. Важно отметить, что, если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера, начальника договорного отдела), необходимо представить доверенность на право подписывать документы.

 

После подачи документов удостоверяющий центр должен выдать ключ электронной подписи. Конкретный удостоверяющий центр в своем регламенте устанавливает срок и порядок изготовления сертификата ключа электронной подписи. В итоге владелец электронной подписи получает:

  • ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель);
  • квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.

 

Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.

 

 

Как можно проверить подлинность электронной подписи контрагента

 

Проверить подлинность электронной подписи можно на сайте госуслуг. Данный сервис предназначен для подтверждения подлинности электронной подписи. Пользователь может бесплатно подтвердить подлинность электронной подписи сертификата, изданного удостоверяющим центром, входящим в список аккредитованных удостоверяющих центров и в список доверенных удостоверяющих центров Минкомсвязи России.

 

На сайте в поле «Выберите сертификат для проверки» нужно выбрать сертификат, подлинность которого требуется подтвердить, и нажать кнопку «Проверить». На экране будет отображена информация о результатах проверки сертификата.


По материалам открытых источников