Как отразить в учете получение претензии

Организация может получать претензии (рекламации) от контрагента по поводу нарушенных ею обязательств, возникших согласно условиям договора или нормам законодательства (ст. 309 ГК РФ, ч. 5 ст. 4 АПК РФ и ст. 136 ГПК РФ).

Совет: Организация вправе отказать в удовлетворении претензии, если контрагент своевременно не известил ее о том, что выявил нарушение условий договора.

Например, покупатель должен уведомить продавца о нарушении условий договора купли-продажи о количестве, об ассортименте, о качестве, комплектности, таре и (или) об упаковке товара в срок, предусмотренный законом, иными правовыми актами или договором. А если такой срок не установлен, – в разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено исходя из характера и назначения товара. Такой порядок установлен в статье 483 Гражданского кодекса РФ.

Сроки рассмотрения претензии

Полученную претензию необходимо рассмотреть. Срок для этого может быть установлен:

• законодательством (см., например, п. 5 ст. 12 Закона от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ);
• договором;
• внутренним распорядком организации или обычаями делового оборота.

Это следует из статьи 309 Гражданского кодекса РФ.

При этом законодательством не установлено санкций за нарушение этого срока (см., например, ст. 12 Закона от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ или ст. 37 Закона от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ).

Не предусматривают каких-либо санкций и нормы судебного права (АПК РФ и ГПК РФ).

Финансовые санкции (например, штраф) за нарушение срока, в который должна быть рассмотрена претензия, могут быть предусмотрены в договоре с контрагентом (п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Внимание: обратиться в суд, минуя стадию досудебного (претензионного) решения споров по договору (например, не рассматривать полученную от контрагента претензию, а сразу оспорить ее содержание), нельзя. Суд оставит такое исковое заявление без рассмотрения (ст. 128 АПК РФ и ст. 136, 131–132 ГПК РФ).

При этом, если организация получила претензию, но не рассмотрела ее, не ответила контрагенту или в ходе разбирательства стороны не пришли к согласию, досудебный (претензионный) порядок решения споров считается соблюденным (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 13 ноября 2007 г. № А56-49658/2005, Уральского округа от 20 июня 2005 г. № Ф09-1757/05-С5).

Какие требования может предъявить контрагент

Претензия может содержать одно или несколько требований. Например, это могут быть требования:

• оплатить санкции за нарушение условий договора (ст. 329 ГК РФ);
• возместить убытки. Например, связанные с вынужденной закупкой контрагентом товара у другого поставщика по более высокой цене (ст. 393 ГК РФ);
• вернуть полученный, но не отработанный аванс (ст. 453 ГК РФ);
• оформить возврат или замену продукции (товара). Например, если он бракованный (п. 2 ст. 475 ГК РФ);
• устранить дефекты. Например, исправить качество ненадлежаще выполненных работ (п. 1 ст. 723 ГК РФ);
• снизить цену, то есть провести уценку объекта договора. Например, если был поставлен товар ненадлежащего качества (п. 1 ст. 475 ГК РФ).

Действия организации при получении претензии

Организация, которая получила претензию, вправе:

• признать ее;
• отказаться от признания (например, при отсутствии своей вины в нарушении обязательства);
• продолжить деловую переписку (например, с целью получить дополнительную информацию или доказать отсутствие своей вины в нарушении обязательства).

Это следует из статьи 401 Гражданского кодекса РФ.

В двух последних случаях (отказа и продолжения переписки) в бухучете никаких записей делать не нужно (ст. 1 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Непризнанные претензии не влияют и на налогообложение (гл. 25, 26.2 и 26.3 НК РФ). Это связано с тем, что при этом не происходит ни возникновения обязательства, ни каких-либо расчетов.

Если организация признала претензию, бухучет и налогообложение такой операции зависят от характера требований, содержащихся в полученной рекламации.

Расчеты по признанным перед контрагентами претензиям в большинстве случаев ведите с использованием счета 76 субсчета 2 «Расчеты по претензиям» (Инструкция к плану счетов).

В ряде случаев виновником нарушения обязательств может выступать иное лицо (например, сотрудник организации или изготовитель проданного товара). В этом случае можно:

• перевыставить претензию виновнику, если это другая организация или предприниматель (например, экспедитор, перевозивший груз). Подробнее об этом см. Как оформить и отразить в учете предъявление претензии;
• удовлетворить претензию и удержать ущерб с виновного лица, если это сотрудник организации. Подробнее об этом. см. Как удержать из зарплаты сотрудника сумму материального ущерба.

Это следует из статей 309 и 402 Гражданского кодекса РФ, части 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса РФ, статьи 136 Гражданского процессуального кодекса РФ и статьи 232 Трудового кодекса РФ.

Признание санкций и права на возмещение убытков

Законодательством или договором могут быть предусмотрены, например, такие виды санкций за нарушение обязательств: неустойка (штрафы, пени), проценты за задержку уплаты и т. д. Это следует из статей 329 и 395 Гражданского кодекса РФ.

Кроме того, контрагент может потребовать, чтобы виновник возместил убытки, связанные с нарушением договорных обязательств, в том числе упущенную выгоду (ст. 15 ГК РФ). Например, если договор купли-продажи расторгнут по вине продавца, покупатель вправе применить нормы статьи 524 Гражданского кодекса РФ. А именно потребовать, чтобы контрагент возместил ему убытки, возникшие из-за необходимости приобретать товар у другого продавца по более высокой цене. Если новый контракт заключен в разумные сроки и по разумной цене, несостоявшийся продавец должен компенсировать покупателю разницу между стоимостью товара по условиям расторгнутого и нового договора.

Как отразить в бухучете и при налогообложении признанные организацией суммы неустойки (штрафа, пеней и т. п.), см. Как учесть предъявленные организации законные проценты, неустойки и проценты за просрочку исполнения обязательств. Аналогичным образом отражается и возмещение убытков контрагентов.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении выплаты неустойки по претензии контрагента за нарушение условий договора. Организация применяет общую систему налогообложения

В феврале ООО «Альфа» получило от ООО «Торговая фирма "Гермес"» товары стоимостью 120 000 руб. (в т. ч. НДС – 18 305 руб.). Срок их оплаты по договору – 21 февраля.

При несвоевременной оплате поставленных товаров покупатель, согласно условиям договора, должен выплатить неустойку. Размер неустойки – 0,1 процента от суммы задолженности по оплате товаров за каждый день просрочки.

Оплату за поставленные товары «Альфа» перечислила «Гермесу» только 24 марта. 25 марта «Альфа» получила претензию от «Гермеса» об уплате неустойки за несвоевременный расчет по договору (просрочка составила 31 день).

Сумма неустойки, предъявленная «Гермесом», составила:
120 000 руб. × 0,1% × 31 дн. = 3720 руб.

«Альфа» признала претензию «Гермеса» и выплатила неустойку.

В учете «Альфы» бухгалтер сделал записи:

Дебет 91-2 Кредит 76-2
– 3720 руб. – признана неустойка за нарушение срока оплаты товара;

Дебет 76-2 Кредит 51
– 3720 руб. – выплачена неустойка.

Налог на прибыль «Альфа» платит ежемесячно, применяет метод начисления. Сумму неустойки (3720 руб.) бухгалтер включил в состав внереализационных расходов организации.

Признание права на возврат предоплаты

Контрагент вправе претендовать на возврат аванса (части аванса) по договору, если обязательства по нему не были исполнены (ст. 453 ГК РФ). Например, если организация не передала покупателю товар в срок, определенный договором, он вправе потребовать возврата уплаченной за поставку суммы (ст. 463 ГК РФ).

В день, когда претензия контрагента признана (т. е. обязательства по договору аннулированы или изменены), отразите задолженность перед партнером:

Дебет 62 (76) Кредит 76-2
– отражена задолженность перед контрагентом в сумме аванса, подлежащего возврату (на основании соглашения сторон).

У организаций, которые применяют общий режим налогообложения, такая операция повлияет на расчет налогов так.

При расчете налога на прибыль методом начисления сумма аванса (как полученного, так и возвращенного) не учитывается в налоговой базе (подп. 1 п. 1 ст. 251 и п. 49 ст. 270 НК РФ).

При расчете налога на прибыль кассовым методом полученный аванс увеличивает доходы организации, а возвращенный – расходы (п. 2 и 3 ст. 273 НК РФ).

После того как договор расторгнут и аванс возвращен, начисленную и уплаченную с него сумму НДС можно принять к вычету (п. 5 ст. 171 НК РФ). При этом счет-фактуру, выписанный на ранее полученный аванс, зарегистрируйте в книге покупок и сделайте такую проводку в бухучете:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов полученных»
– принят к вычету НДС, ранее уплаченный с возвращенного аванса.

Пример отражения в бухучете и налогообложении возврата неотработанного аванса. Организация применяет общую систему налогообложения

20 сентября (III квартал) ООО «Торговая фирма "Гермес"» получило от ООО «Альфа» 100-процентную предоплату по договору от 1 сентября. Договором предусмотрена поставка «Альфе» партии товаров на сумму 590 000 руб. (в т. ч. НДС – 90 000 руб.) в октябре (IV квартал).

Рассчитанная с предоплаты сумма НДС (90 000 руб.) отражена в декларации за III квартал (сентябрь) и уплачена в бюджет 17 октября.

Для учета расчетов с покупателем бухгалтер открыл субсчета:
– к счету 62 – субсчет «Расчеты по авансам полученным»;
– к счету 76 – субсчет «Расчеты по НДС с авансов полученных».

В учете «Гермеса» были сделаны проводки.

20 сентября:

Дебет 51 Кредит 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным»
– 590 000 руб. – отражен полученный от покупателя аванс по договору купли-продажи;

Дебет 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов полученных» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 90 000 руб. – начислен НДС с полученного аванса.

17 октября:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 51
– 90 000 руб. – уплачен в бюджет НДС, исчисленный с аванса.

К сроку, установленному в договоре, «Гермес» не успел закупить необходимое количество продукции и поставку не осуществил. 20 ноября «Альфа» представила в адрес «Гермеса» претензию о нарушении срока исполнения договора с просьбой расторгнуть его.

21 ноября договор между «Гермесом» и «Альфой» был расторгнут. В тот же день «Гермес» вернул «Альфе» полученный аванс в размере 590 000 руб. (в т. ч. НДС – 90 000 руб.).

В учете были сделаны записи.

21 ноября:

Дебет 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным» Кредит 76-2
– 590 000 руб. – отражена задолженность перед покупателем в сумме аванса, подлежащей возврату из-за расторжения договора по полученной претензии;

Дебет 76-2 Кредит 51
– 590 000 руб. – погашена задолженность перед покупателем.

«Гермес» рассчитывает налог на прибыль ежемесячно, применяет метод начисления. При расчете налога на прибыль за январь–ноябрь сумму возвращенного аванса бухгалтер не включил в состав расходов.

Сумму НДС, уплаченную в бюджет с возвращенного аванса, «Гермес» предъявил к вычету (по итогам IV квартала):

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов полученных»
– 90 000 руб. – принят к вычету НДС, ранее уплаченный с возвращенного аванса.

О том, как учесть суммы возвращенных авансов организациям на упрощенке, см. С каких доходов нужно заплатить единый налог при упрощенке.

При расчете ЕНВД возвращенный аванс не влияет на расчет суммы налога (ст. 346.29 НК РФ).

Признание права на возврат товара

Возвратить приобретенный товар (продукцию) покупатель может по основаниям:

• предусмотренным в законодательстве (например, п. 1 ст. 466, п. 1 ст. 468, п. 2 ст. 475 и п. 2 ст. 480 ГК РФ);
• указанным в договоре (п. 4 ст. 421 ГК РФ).

В бухучете и налогообложении претензия с требованием принять обратно товар (продукцию) считается признанной после проведения возврата (ст. 1 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и гл. 25, 26.2 и 26.3 НК РФ). Порядок отражения операции по возврату товара (продукции) зависит от того, перешло право собственности на него покупателю или нет.

Подробнее о бухучете и налогообложении данной операции см.:

• Как поставщику отразить в учете возврат товаров от покупателей
• Как поставщику отразить в учете потери от внешнего брака при возврате

Если покупатель требует заменить возвращенный товар (продукцию), то в бухучете и налогообложении удовлетворение такой претензии отразите двумя операциями: возвратом одних товаров (продукции) и реализацией других.

Признание права на бесплатное исправление брака

Если покупателю поставлен бракованный товар (продукция), он вправе потребовать бесплатно устранить дефект (ст. 475 ГК РФ). Аналогичное правило действует при некачественном исполнении работ (ст. 723 ГК РФ).

Организация, которой выставлена претензия, может:

• передать товар (продукцию) для исправления поставщику (изготовителю), у которого такой товар был ранее приобретен (перевыставить претензию);
• исправить брак собственными силами (с компенсацией поставщиком (изготовителем) таких расходов или без нее);
• исправить брак с привлечением сервисных центров (сторонних организаций).

Подробнее о бухучете и налогообложении таких операций см.:

• Как поставщику отразить в учете потери от внешнего брака при возврате – при исправлении брака по поставленным товарам;
• Как отразить в учете расходы на гарантийный ремонт (гарантийное обслуживание) – при исправлении брака по гарантии.

Признание права на уценку товара

Если покупателю поставлен бракованный товар (продукция) или проведена некачественная работа, он вправе потребовать уменьшить цену (ст. 475, 723 ГК РФ). Товар (продукция, работа) с дефектом не может стоить столько же, сколько качественный товар (продукция, работа).

Уценку товара (продукции) отразите в бухучете и при налогообложении аналогично предоставлению скидки. Подробнее об этом см. Как отразить в учете скидки и бонусы для покупателей, Как отразить в учете уценку товаров.