Порядок действий при оформлении бланков строгой отчетности зависит от способа, которым рассчитывается клиент (гражданин).
Внимание: за невыдачу кассового чека или бланка строгой отчетности налоговая инспекция может оштрафовать:
- руководителя организации – на сумму от 3000 до 4000 руб.;
- кассира-операциониста – на сумму от 1500 до 2000 руб.;
- организацию – на сумму от 30 000 до 40 000 руб.
Такие правила установлены в статьях 14.5 и 23.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях и пункте 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18.
Расчеты наличными
Если клиент рассчитывается наличными, то бланк строгой отчетности оформите в следующем порядке:
- заполните бланк за исключением места для подписи. Если отдельные графы бланка заполнить невозможно из-за отсутствия соответствующей информации у организации, то поставьте в них прочерк;
- получите от клиента деньги;
- назовите полученную сумму денег и положите их отдельно на виду у клиента;
- подпишите бланк (при наличии такого реквизита в форме бланка);
- назовите сумму сдачи и выдайте ее клиенту вместе с бланком (бумажные купюры и разменные монеты выдавайте одновременно).
Такой порядок установлен пунктом 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Расчеты платежной картой
Если клиент рассчитывается платежной картой, то бланк строгой отчетности оформите в следующем порядке:
- возьмите у клиента платежную карту;
- заполните бланк за исключением места для подписи. Если отдельные графы бланка заполнить невозможно из-за отсутствия соответствующей информации у организации, то поставьте в них прочерк;
- вставьте платежную карту в специальное устройство считывания информации и получите подтверждение оплаты по платежной карте;
- подпишите бланк (при наличии такого реквизита в форме бланка);
- верните клиенту платежную карту вместе с бланком и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты.
Если оплата происходит и платежной картой, и наличными одновременно (смешанная оплата), то сдачу, платежную карту и бланк строгой отчетности выдайте клиенту одновременно.
Такой порядок установлен пунктом 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Заполнение копии БСО
Независимо от способа получения оплаты при заполнении бланка строгой отчетности необходимо обеспечить заполнение не менее чем одной его копии. В противном случае бланк должен иметь отрывную часть. Из этого правила есть исключения:
- нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти (например, Минкультуры России) установлен иной порядок заполнения бланка документа;
- все реквизиты документа заполняются типографским способом при изготовлении бланка документа;
- все или часть реквизитов документа указываются в электронном виде.
Об этом сказано в пункте 8 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Изготовление БСО
Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
При формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:
- автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
- при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия бланка.
Об этом сказано в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Кроме того, по своим параметрам функционирования автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к ККТ: обеспечивать защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа. Обычный компьютер для формирования бланков строгой отчетности не может быть использован. Такой вывод следует из писем Минфина России от 25 ноября 2010 г. № 03-01-15/8-250, от 3 февраля 2009 г. № 03-01-15/1-43.
Технические характеристики и параметры функционирования ККТ должен утвердить Минпромторг России (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). В настоящее время подготовлен проект такого приказа. После его утверждения данные технические характеристики и параметры функционирования могут быть применимы к условиям использования автоматизированных систем для формирования бланков строгой отчетности. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 августа 2010 г. № 03-01-15/6-170.
По требованию налоговой инспекции организации обязаны представить информацию из автоматизированных систем о выпущенных бланках строгой отчетности (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Регистрировать автоматизированную систему в налоговой инспекции не нужно. Регистрации подлежит только ККТ (абз. 3 п. 1 ст. 4 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Автоматизированная система ККТ не является. Подтвердить соответствие автоматизированной системы требованиям законодательства можно с помощью технической документации к ней. Аналогичная позиция изложена в письмах Минфина России от 6 марта 2009 г. № 03-01-15/2-96 и ФНС России от 24 августа 2012 г. № АС-4-2/14038.
Хранение и уничтожение копий БСО
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации копии использованных бланков уничтожьте на основании акта. Его составляет комиссия, которую назначает руководитель организации приказом. Уничтожение в зависимости от количества документов можно провести несколькими способами:
- порвать вручную;
- измельчить в шредере;
- сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности);
- передать специализированной организации для уничтожения.
Данный порядок хранения и уничтожения БСО распространяется и на некомплектные или испорченные бланки.
Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Внимание: отсутствие (нарушение порядка и сроков хранения) бланков строгой отчетности является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.
Отсутствие бланков строгой отчетности признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.
Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.
Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
При этом Законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ предусмотрена особенность применения указанных налоговых санкций. Если после 2 сентября 2010 года (дата вступления в силу Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ) санкции взыскиваются по решениям, вынесенным до этой даты, применяются размеры штрафов, установленные прежней редакцией Налогового кодекса РФ. Такой порядок следует из положений пунктов 1 и 12 статьи 10 Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ.
Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к сотруднику, ответственному за хранение документов (к руководителю, если в организации нет сотрудника, ответственного за хранение документов, – ч. 3 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), административную ответственность в виде штрафа на сумму:
- от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ);
- от 300 до 500 руб. – за непредставление документов, необходимых для налогового контроля (например, при их досрочном уничтожении) (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
