Приобретение ГСМ по талонам – один из способов снабжения организации этим видом материалов. Помимо него, организация может приобрести ГСМ:
Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.
Виды талонов
Талоны на ГСМ могут быть:
- денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
- литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).
Чтобы приобретать ГСМ по талонам, с поставщиком нужно заключить договор. Поставщик обеспечивает отпуск ГСМ через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам того или иного поставщика, обычно приводится в договоре (приложении к нему) с указанием адресов.
Внимание: талоны на ГСМ имеют ограниченный срок действия (например, месяц или квартал). Если в договоре с поставщиком не предусмотрен возврат средств за талоны, не использованные в срок, то несвоевременное получение ГСМ может обернуться для организации финансовыми потерями.
Приобретение ГСМ
Обычно схема приобретения ГСМ по талонам выглядит так.
- Организация заключает договор купли-продажи с поставщиком ГСМ.
- Поставщик ГСМ выставляет в адрес организации счет на оплату талонов.
- Организация оплачивает счет и выдает своему представителю доверенность на получение талонов.
- Представитель организации получает талоны и передает их сотруднику, ответственному за учет талонов и их выдачу водителям. Обычно в день выдачи талонов поставщик оформляет накладную (акт приемки-передачи) и счет-фактуру на ГСМ.
- Водитель, получивший талоны, предъявляет их на АЗС и заправляет автомобиль. Объем отпущенного топлива должен соответствовать номиналу талона. Водителю выдается отрывной купон погашенного талона со штампом АЗС.
Ситуация: можно ли оприходовать ГСМ, приобретенные по талонам, на основании отрывных купонов к талонам?
Ответ: да, можно, при условии, что количество полученного топлива соответствует номиналу талона.
Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС.
Приобретенные ГСМ можно оприходовать на основании первичных документов, которые содержат обязательные реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Если отрывной купон к талону отвечает этим требованиям, то его можно принять к учету в качестве первичного документа. Однако так следует поступать, лишь если водитель заправил в бак столько же топлива, сколько указано в талоне. Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС (письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209 и УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636). Причем при отпуске ГСМ по талонам АЗС вправе выдавать кассовые чеки, в которых фиксируется только объем топлива без указания цены и общей стоимости (см., например, письма УФНС России по Московской области от 4 августа 2005 г. № 22-19/0156, УМНС России по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 29-12/29514).
Совет: если срок действия талонов истекает, а бензобаки автомобилей полностью заправлены, слейте бензин в свободные пожаробезопасные емкости. Например, в металлические канистры. Выбрав оплаченное топливо полностью, организация избежит финансовых потерь.
На практике лучше не допускать ситуаций, в которых организация будет получать ГСМ в количестве меньшем, чем номинал талона. Дело в том, что независимо от фактического объема отпущенного топлива, предъявленный талон АЗС погасит полностью. При этом невыбранное количество бензина нельзя будет отразить ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.
Книга учета
Получение и выдачу талонов сотрудникам фиксируйте в специальной книге учета. Типовой формы такого документа не предусмотрено, поэтому организация может разработать ее самостоятельно.
Бухучет
Порядок бухучета талонов на ГСМ зависит от условий договора с поставщиком, а также от вида талонов. Топливо (талоны на ГСМ) принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). НДС, выделенный в счете-фактуре, учтите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
Если в договоре не указан момент перехода права собственности на ГСМ, приходуйте их в момент получения талонов. Это следует из положений статей 223 и 458 Гражданского кодекса РФ.
На дату получения талонов сделайте проводку:
Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» Кредит 60
– оприходованы талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).
После того как талоны выданы водителям, в учете сделайте проводку:
Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные»
– талоны на ГСМ выданы водителям (на основании книги учета движения талонов).
Количество бензина, фактически полученного на АЗС, отражайте проводкой:
Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные»
– оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании отрывного купона к талону и чека АЗС).
Если в договоре сказано, что право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки автомобиля, то порядок бухучета зависит от вида талонов.
Литровые талоны учитывайте за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Изменение цен, которое может произойти после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете: они будут отражаться по цене приобретения.
В момент получения талонов в бухучете сделайте проводку:
Дебет 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– оприходованы талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).
Выдачу талонов водителям в бухучете отразите так:
Кредит 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– выданы талоны водителю (на основании журнала учета приема и выдачи талонов на бензин).
При оприходовании топлива (заправки автомобиля на АЗС) сделайте проводку:
Дебет 10-3 Кредит 60
– оприходовано фактически полученное топливо (на основании чеков АЗС, отрывных купонов к талонам).
Если приобретены денежные талоны, учитывайте их в кассе в составе денежных документов. В бухучете получение талонов отразите проводкой:
Дебет 50-3 Кредит 60
– получены талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).
Водителям талоны выдавайте под отчет:
Дебет 71 Кредит 50-3
– выданы талоны сотруднику (на основании книги учета движения талонов).
Топливо, полученное по талонам, оприходуйте проводкой:
Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ, приобретенные по талонам (на основании чека АЗС, отрывных купонов к талонам).
Документальное подтверждение расхода ГСМ
Объем израсходованных ГСМ должен быть подтвержден документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухгалтерском учете приобретение ГСМ за наличный расчет.
Расчет количества топлива
По данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:
|
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л)
|
=
|
Остаток топлива при выезде автомобиля (л)
|
+
|
Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л)
|
–
|
Остаток топлива на конец дня (л)
|
Списание топлива
Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).
При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:
Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3 (10 субсчет «Талоны в бензобаках автомобилей)
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).
Пример отражения в бухучете ГСМ, приобретенных по талонам. Право собственности на ГСМ переходит к организации в момент получения талонов
1 июня ООО «Альфа» приобрело денежный талон на бензин стоимостью 510 руб. (в т. ч. НДС – 78 руб.). Поставщик оформил накладную и выставил «Альфе» счет-фактуру.
4 июня талон был выдан водителю служебного автомобиля Ю.И. Колесову. В книге учета движения талонов об этом сделана соответствующая отметка. В этот же день водитель приобрел по талону 30 литров бензина АИ-92 по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,59 руб.). Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.
Согласно учетной политике организации путевые листы составляются за месяц. 30 июня Колесов сдал в бухгалтерию путевой лист. По данным путевого листа весь бензин, полученный по талону (30 л), был израсходован в течение месяца. Фактический расход соответствует нормам, утвержденным руководителем организации.
В учете организации сделаны следующие записи.
1 июня:
Дебет 60 Кредит 51
– 510 руб. – оплачен талон на бензин;
Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» Кредит 60
– 432 руб. (510 руб. – 78 руб.) – оприходован талон на бензин;
Дебет 19 Кредит 60
– 78 руб. – отражен НДС по приобретенному талону.
4 июня:
Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные»
– 432 руб. – выдан талон водителю (на основании книги учета движения талонов);
Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные»
– 432 руб. – оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании чека АЗС и отрывного купона к талону);
Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 78 руб. – предъявлен к вычету НДС.
30 июня бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости.
На основании путевого листа стоимость ГСМ была списана на расходы в бухучете:
Дебет 26 Кредит 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей»
– 432 руб. – списан фактически израсходованный бензин.
ОСНО
В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:
- материальных расходов (при оказании автотранспортных услуг) (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253);
- прочих расходов, связанных с производством и реализацией (при использовании автотранспорта для нужд организации) (подп. 11 и 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Важно: при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм не нужно. Дело в том, что расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.
Совет: Для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы, утвердив лимиты приказом руководителя организации.
Но если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.
Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). Если НДС включен в цену и выделен в расчетных документах отдельной строкой, то сумму этого налога следует исключить (п. 1 ст. 170 НК РФ). НДС на основании счета-фактуры можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Порядок применения налогового вычета зависит от того, когда право собственности на ГСМ переходит к организации.
Если право собственности на ГСМ переходит к организации в момент отгрузки талонов, то при наличии счета-фактуры поставщика входной НДС по топливу можно принять к вычету сразу в полной сумме (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Совет: сумму НДС со стоимости ГСМ по талонам принимайте к вычету пропорционально количеству фактически полученного топлива. Это позволит организации избежать претензий со стороны налоговой инспекции.
Количество фактически полученного топлива может быть меньше, чем его номинальный объем, указанный в талонах. Такое возможно при несвоевременной выборке топлива на АЗС. Между тем одним из условий применения вычета по НДС является принятие товаров (работ, услуг) к учету (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ). Если сумма вычета, определенная по счету-фактуре поставщика, превысит сумму вычета со стоимости фактически полученного топлива, при проверке налоговая инспекция может потребовать восстановления входного НДС по неоприходованным ГСМ.
Если право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки автомобиля, то при наличии счета-фактуры поставщика НДС к вычету принимайте по мере оприходования топлива, полученного на АЗС (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).
Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных по талонам?
Включите стоимость ГСМ в расходы на дату принятия путевого листа к учету. А если расходы на ГСМ признаются прямыми – по мере реализации услуг, в себестоимость которых они включены.
Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу приложите чеки АЗС.
При использовании талонов к моменту фактического получения ГСМ их стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.
Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на ГСМ признаются прямыми, ГСМ можно учесть только по мере реализации услуг, в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1, абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания ГСМ по талонам. Право собственности на топливо переходит к организации в момент заправки топлива в автомобиль
25 июня ООО «Альфа» приобрело талон на 10 литров бензина марки АИ-92 и заплатило за него 170 руб. (в т. ч. НДС – 26 руб.). В этот же день поставщик оформил акт приемки-передачи и счет-фактуру. По условиям договора право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автомобиля на АЗС.
Налог на прибыль «Альфа» начисляет ежемесячно. Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.
25 июня талон был выдан водителю служебного автомобиля. Путевой лист, в котором отражена заправка автомобиля по талону, сдан в бухгалтерию 30 июня. К путевому листу приложен отрывной купон к талону и чек АЗС.
В учете организации сделаны следующие записи.
25 июня:
Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
– 170 руб. – перечислена предоплата за талон;
Дебет 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– 170 руб. – оприходован талон на бензин (на основании акта приемки-передачи талонов);
Кредит 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– 170 руб. – выдан талон водителю (на основании книги учета движения талонов).
30 июня:
Дебет 10-3 Кредит 60
– 144 руб. – оприходован фактически полученный бензин (на основании чека АЗС, отрывного купона к талону);
Дебет 19 Кредит 60
– 26 руб. – отражен НДС по приобретенному топливу;
Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
– 170 руб. – зачтена предоплата;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 26 руб. – предъявлен к вычету НДС по фактически полученному бензину.
30 июня бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости.
На основании путевого листа стоимость ГСМ была списана на расходы в бухучете:
Дебет 26 Кредит 10-3
– 144 руб. (170 руб. – 26 руб.) – списан фактически израсходованный бензин (на основании путевого листа).
Входной НДС по приобретенным ГСМ (26 руб.) принят к вычету во II квартале. При расчете налога на прибыль в июне бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов стоимость фактически израсходованного топлива (144 руб.).
УСН
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог по ставке 6 процентов, расходы на ГСМ не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат (прочих или материальных) документально подтвержденные и оплаченные расходы на приобретение ГСМ (подп. 12, 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Порядок списания таких расходов при расчете единого налога аналогичен порядку, который применяется при общей системе налогообложения с учетом положений пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Этот пункт устанавливает обязательное условие для признания расходов при упрощенке – их оплата. Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
ЕНВД
Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на ГСМ не влияют.
ОСНО и ЕНВД
Если расходы на ГСМ одновременно относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, то эту сумму нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ).
Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Пример распределения стоимости топлива, приобретенного по талонам. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД. Организация приобрела денежные талоны, право собственности на топливо переходит в момент заправки
ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.
В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода
4 мая «Гермес» приобрел денежный талон на бензин номиналом 510 руб. (в т. ч. НДС – 78 руб.). В этот же день поставщик оформил накладную и счет-фактуру на ГСМ.
ГСМ приобретается для заправки автомобиля, который одновременно используется в двух видах деятельности.
Талон был выдан водителю Ю.И. Колесову. В мае Колесов получил по талону 30 литров бензина по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,59 руб.) на общую сумму 510 руб. (в т. ч. НДС – 78 руб.). Получение бензина подтверждено отрывным купоном к талону и чеком АЗС. По данным путевого листа весь полученный бензин был израсходован во время служебных поездок.
Чтобы распределить расходы на приобретение ГСМ между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов.
Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляют:
- по оптовой торговле (без учета НДС) – 26 000 000 руб.;
- по розничной торговле – 12 000 000 руб.
Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.
К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на ГСМ в сумме:
(510 руб. – 78 руб.) × 0,684 = 295 руб.
При расчете налога на прибыль в мае бухгалтер «Гермеса» включил в состав расходов стоимость фактически израсходованного топлива (295 руб.). Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.
