Для выполнения должностных обязанностей организация может выдавать сотрудникам два вида одежды: специальную и форменную.
Отличие форменной одежды от спецодежды
Спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты. Организация обязана выдать ее сотрудникам, которые заняты:
– на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
– на работах, выполняемых в особых температурных условиях;
– на работах, связанных с загрязнением.
Такой порядок предусмотрен абзацем 6 части 2 статьи 212 и части 7 статьи 209 Трудового кодекса РФ.
Подробнее об учете спецодежды см. Как отразить в бухгалтерском учете расходы на спецодежду для сотрудников, Как отразить в налоговом учете расходы на спецодежду для сотрудников.
В отличие от специальной, форменная одежда не предназначена для защиты от каких-либо вредных факторов. Она демонстрирует принадлежность сотрудника к организации. Форменная одежда выполняется в единой цветовой гамме и должна содержать на себе фирменную символику (товарный знак, логотип и т. п.). Причем символика должна быть нанесена непосредственно на одежду, а не на значок, галстук или косынку. Об этом сказано в письме Минфина России от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99.
Кто обязан носить форму
Некоторые категории сотрудников обязаны носить форменную одежду по законодательству. Среди них:
- сотрудники железнодорожного транспорта (п. 1 ст. 29 Закона от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ);
- сотрудники службы авиационной безопасности (п. 40 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 25 июля 2007 г. № 104);
- сотрудники ведомственной охраны (ст. 6 Закона от 14 апреля 1999 г. № 77-ФЗ);
- сотрудники гостиниц (приложение № 1 к приказу Минкультуры России от 3 декабря 2012 г. № 1488).
Помимо этого обязанность ношения форменной одежды может быть закреплена за сотрудниками в трудовом и (или) коллективном договоре.
Порядок выдачи
Порядок выдачи форменной одежды должен быть определен внутренним документом организации (например, в Правилах трудового распорядка). В нем нужно установить:
- перечень должностей, для которых ношение форменной одежды обязательно;
- нормы выдачи форменной одежды;
- срок носки, по истечении которого сотруднику выдается новый комплект форменной одежды;
- порядок выдачи и возврата форменной одежды.
Организация может предоставить форменную одежду в пользование. В этом случае право собственности на форменную одежду сохраняется за организацией, а сотрудники могут носить ее только в течение рабочего времени. С сотрудниками, которым выдается форменная одежда, следует заключить договоры о материальной ответственности. При увольнении сотрудник обязан вернуть форменную одежду организации.
Бухучет: выдача в пользование
В зависимости от срока полезного использования и стоимости форменную одежду, выданную сотруднику в пользование, можно учитывать:
- в составе материально-производственных запасов;
- в составе основных средств.
Если срок полезного использования форменной одежды не превышает 12 месяцев, учтите ее в составе материалов и отражайте на счете 10 субсчет «Форменная одежда». Аналогичным образом учитывают форменную одежду со сроком полезного использования более 12 месяцев, если ее стоимость не превышает 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).
Выдача в пользование: учет в составе МПЗ
Выдачу в пользование форменной одежды, учтенной в составе материалов, отразите проводкой:
Дебет 26 (23, 25, 44...) Кредит 10 субсчет «Форменная одежда»
– выдана сотрудникам форменная одежда в пользование.
Эту проводку делайте в день передачи сотрудникам форменной одежды.
Передачу форменной одежды в пользование сотрудникам можно оформить:
– требованием-накладной по форме № М-11 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
– лимитно-заборной картой по форме № М-8 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).
Поскольку в момент выдачи форменной одежды ее стоимость переносится на затраты, организуйте контроль за ее дальнейшим использованием. Например, можно вести ведомость учета форменной одежды в эксплуатации или открыть забалансовый счет «Форменная одежда, переданная в эксплуатацию».
По окончании сроков носки форменной одежды и выдачи взамен нового комплекта составьте акт о ее списании.
Пример отражения в бухучете передачи сотруднику форменной одежды в пользование. Форменная одежда учитывается в составе материалов
Для улучшения имиджа и повышения деловой репутации в мае ООО «Торговая фирма "Гермес"» приобрело для продавца Н.И. Коровиной два комплекта форменной одежды на сумму 2360 руб. (в т. ч. НДС – 360 руб.). Срок носки каждого комплекта – шесть месяцев. В июне один комплект был передан во временное пользование сотрудницы.
В учете бухгалтер «Гермеса» сделал следующие проводки.
В мае:
Дебет 10 субсчет «Форменная одежда» Кредит 60
– 2000 руб. – оприходована форменная одежда;
Дебет 19 Кредит 60
– 360 руб. – отражен входной НДС;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 360 руб. – принят к вычету входной НДС.
В июне:
Дебет 44 Кредит 10
– 1000 руб. – передана форменная одежда в пользование работнику.
В декабре (по истечении шести месяцев) Коровиной был выдан новый комплект форменной одежды. В этом же месяце был составлен акт на списание старого комплекта форменной одежды.
В учете выдачу нового комплекта бухгалтер отразил проводкой:
Дебет 44 Кредит 10
– 1000 руб. – передана форменная одежда в пользование работнику.
Выдача в пользование: учет в составе ОС
Если срок полезного использования форменной одежды превышает 12 месяцев, а стоимость больше 40 000 руб., учтите ее в составе основных средств (п. 4 и 5 ПБУ 6/01).
Выдачу в пользование форменной одежды, учтенной в составе основных средств, отразите проводкой:
Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Основные средства на складе»
– передана сотрудникам форменная одежда в пользование.
Передачу форменной одежды отразите в акте по форме № ОС-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.
Ежемесячно в течение срока использования форменной одежды начисляйте амортизацию:
Дебет 26 (23, 25, 44...) Кредит 02
– начислена амортизация по форменной одежде.
По окончании срока полезного использования и выдачи взамен нового комплекта в учете сделайте проводку:
Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
– списана форменная одежда.
Акт на списание форменной одежды, учтенной в составе основных средств, составьте по форме № ОС-4 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7).
Бухучет: передача в собственность сотрудника
Если трудовым и (или) коллективным договором предусмотрено условие о том, что сотрудник компенсирует всю или часть стоимости форменной одежды, то такая передача признается перепродажей. В этом случае форменную одежду учтите на счете 41 «Товары» субсчет «Форменная одежда».
Законодательством не предусмотрен типовой документ для оформления выдачи форменной одежды в собственность сотрудников. Поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Например, такой документ можно составить в форме акта.
Операции по перепродаже форменной одежды отразите проводками:
Дебет 41 субсчет «Форменная одежда» Кредит 60
– оприходована форменная одежда;
Дебет 19 Кредит 60
– отражен входной НДС;
Дебет 91-2 Кредит 41 субсчет «Форменная одежда»
– передана сотрудникам форменная одежда в собственность;
Дебет 73 Кредит 91-1
– отражена реализация форменной одежды;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с реализации форменной одежды.
Сумма компенсации может быть удержана из зарплаты сотрудника либо внесена им наличными в кассу. В последнем случае организация обязана пробить чек (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Удержание компенсации из зарплаты сотрудника отразите проводкой:
Дебет 70 Кредит 73
– удержана компенсация стоимости форменной одежды из зарплаты сотрудника.
Внесение сотрудником денежных средств в счет стоимости форменной одежды отразите проводкой:
Дебет 50 Кредит 73
– внесена сумма компенсации стоимости форменной одежды в кассу организации.
Пример отражения в бухучете передачи сотруднику форменной одежды в собственность
Для улучшения имиджа и повышения деловой репутации ООО «Торговая фирма "Гермес"» приобрело для сотрудников форменную одежду на сумму 11 800 руб. (в т. ч. НДС – 1800 руб.). Форменная одежда передана сотрудникам в собственность. Из зарплаты сотрудников удержана предусмотренная трудовыми договорами компенсация в размере 50 процентов стоимости форменной одежды.
В бухучете «Гермеса» сделаны следующие записи:
Дебет 41 субсчет «Форменная одежда» Кредит 60
– 10 000 руб. (11 800 руб. – 1800 руб.) – оприходована форменная одежда;
Дебет 19 Кредит 60
– 1800 руб. – отражен входной НДС;
Дебет 91-2 Кредит 41 субсчет «Форменная одежда»
– 10 000 руб. – передана сотрудникам форменная одежда в собственность;
Дебет 73 Кредит 91-1
– 5000 руб. (10 000 руб. × 50%) – отражена реализация форменной одежды;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 763 руб. (5000 руб. × 18/118%) – начислен НДС с реализации форменной одежды;
Дебет 70 Кредит 73
– 5000 руб. – удержана компенсация из зарплаты сотрудников.
Если организация передаст в собственность работника форменную одежду, ранее переданную в пользование, в бухучете нужно отразить реализацию.
О том, как учесть при налогообложении расходы на выдачу форменной одежды сотрудникам, см. Как отразить в налоговом учете выдачу форменной одежды сотрудникам.
