Любое производство: от маленькой пекарни до машиностроительного завода, нуждается в специальной одежде для работников. Необходима специальная одежда и для банковских работников, и для офисных сотрудников. Сотрудники спецслужб, например, МЧС тоже обязаны нести службу в специальной форменной одежде.
Конечно, спецодежда водолаза и сварщика отличается от специальной одежды оператора банка или курьера службы доставки, а та, в свою очередь имеет отличия от специальной одежды врача скорой помощи или полицейского. В первом случае речь идет о средствах индивидуальной защиты (СИЗ), во втором – об униформе, а в третьем случае специальную одежду называют «форменная одежда».
Ошибаются те, кто считает, что форменная одежда и спецодежда − это одно и то же. Эти два термина означают две разные категории одежды, предназначенной для различных целей. Соответственно, отличается и их учет, и способы списания.
Рассмотрим, что такое спецодежда и форменная одежда, отличие их от униформы, а также методы их учета в налоговом и бухгалтерском учете.
Чем отличается спецодежда от униформы и форменной одежды
Производственные специальности сопряжены с неблагоприятными, а иногда и вредными условиями труда. Например, сварщики работают с высокими температурами, поэтому им необходим комплект одежды из специальной ткани и обувь с дополнительной защитой. Сторожей, работающих на улице, надлежит снабдить теплой одеждой, врачей – халатами, сталеваров – спецовками, защищающими от брызг расплавленного металла.
А вот у униформы − другое предназначение. Для создания единого стиля компании руководители утверждают на предприятии корпоративную одежду – униформу, которая позволяет идентифицировать сотрудника этой компании по отдельным аксессуарам, сочетанию цвета одежды, стилю обуви или головных уборов. Причем униформой признается только элементы одежды, на которые логотип нанесен путем вышивки, нанесения терморисунка или нашивки. Определить, например, являются ли рубашки спецодеждой, не предоставит труда – стоит посмотреть, нанесен ли рисунок непосредственно на саму рубашку. Остальные элементы униформы признаются дополнительными (галстуки, шейные платки, значки).
Введение униформы на предприятии не является обязанностью работодателя и осуществляется в рекламных целях.
Форменная одежда – это одежда, позволяющая подчеркнуть принадлежность работника к той или иной компании. Отличается от СИЗ такая экипировка тем, что она не защищает ее владельца от опасных и вредных условий труда, а только позволяет по нашивкам и знакам отличия, нанесенным на одежду, определить, где и кем он работает. Например, форменную одежду обязаны носить сотрудники полиции, сотрудники железной дороги, стюардессы и пилоты гражданской авиации, официантки и горничные.
Приобретать форменную одежду обязан работодатель за счет собственных средств. Обязанность сотрудников некоторых государственных служб носить ее прописано в законе. В остальных случаях запись об обязанности носить форму заносится в трудовой договор или дополнительное к нему соглашение.
Средства индивидуальной защиты (СИЗ), к которым относится спецодежда, предназначены, чтобы обезопасить жизнь и здоровье сотрудников, занятых на производственных участках, от вредных воздействий окружающей среды на рабочих местах. СИЗ и спецодежда − это одно и то же название защитной формы сотрудников.
Работодатели часто наносят на спецодежду логотип компании. В таком исполнении СИЗ становятся и практичными, и стильными. А правильная экипировка при выполнении работ на производственной или строительной площадке и защитит от производственных травм, перепадов температуры, пыли и прочих вредных условий труда, и сплотит команду − создаст положительный имидж компании.
Специальным образом изготовленную, подтвержденную сертификатами соответствия спецодежду работодатель обязан выдавать работникам для соблюдения требований охраны труда за свой счет.
Государством утверждены нормы выдачи спецодежды. В случае, если предприятие располагает достаточными средствами на увеличение этих норм, законом не возбраняется обеспечение работников дополнительными СИЗ. Кстати, часть или даже все расходы на приобретение СИЗ работодатель вправе возместить за счет отчисляемых взносов в ФСС.
Без СИЗ работник не сможет приступить к выполнению своих обязанностей, а работодатель будет не в праве потребовать от сотрудника выполнения его обязанностей и вынужден будет оплатить работнику образовавшийся по этой причине простой.
Необходимость предоставления работнику СИЗ прописаны в документации, которую работодатель получил в результате аттестации рабочих мест, выявившей «вредность» каждой специальности на производственных участках.
Униформа – дело добровольное, поэтому работодатель обязан указать в трудовом соглашении с работником правила предоставления униформы, прописав источник финансирования для ее приобретения.
Либо работнику униформа предоставляется в бесплатное пользование при соблюдении прописанных в договоре условий (например, работа в компании не менее года), либо стоимость корпоративной одежды будет в полном объеме затрат профинансирована за счет работодателя.
Кроме того, в специальном соглашении к договору работодателю надлежит подробно описать состав униформы и указать обязательства работника по ее ношению.
Наличие униформы благоприятно сказывается на работе с клиентами компании, но работодатель не вправе обязать работника носить ее под страхом штрафа или даже увольнения.
В случае разбирательств в суде работодателю, скорее всего, не удастся доказать, что отсутствие униформы сказалось на результате работы сотрудника, ухудшив его производительность. А решение суда в пользу сотрудника означает штрафы в адрес предприятия, восстановление уволенного сотрудника и оплату в размере оклада сотрудника времени, пока тот не работал.
Итак, униформа и спецодежда: в чем разница и отличие их от форменной одежды, мы установили. Рассмотрим, особенности выдачи, использования и учета одежды, приобретенной работодателем для сотрудников, в зависимости от ее принадлежности к той или иной категории.
Особенности выдачи и эксплуатации спецодежды, униформы и форменной одежды
Спецодежда выдается сотрудникам при подписании трудового договора и выходе на работу. В трудовом договоре работодатель обязан прописать обязанности сотрудника применять спецодежду при исполнении обязанностей, предписанных должностной инструкцией работника.
При выдаче СИЗ информация о комплектности и соответствующих размерах заносится кладовщиком или другим уполномоченным сотрудником в личную карточку работника, который расписывается в получении. После получения спецодежды ответственность за ее сохранность и поддержание надлежащего вида возлагается на работника.
Зафиксировать выдачу спецодежды следует в обязательном порядке. Работодатель в случае производственной травмы или причинения вреда здоровью работника сможет представить доказательства, что выполнил требования закона в отношении предоставления работнику спецодежды.
На спецодежду наносится информация о дате и времени выдачи, то есть о начале срока ее службы.
Сотрудник расписывается в инструкции о правилах эксплуатации спецодежды и об ответственности за ее умышленную порчу или утерю.
В правилах эксплуатации СИЗ работодателем прописываются условия, при которых спецодежда не может быть использована работником в целях безопасности. Например, повреждения поверхности защитного костюма, недопустимые при работе сотрудника на вредном химическом производственном участке.
Работодатель вправе ограничить вынос спецодежды за пределы предприятия, в этом случае стирка и чистка спецодежды вменяется в обязанности работодателя.
Работодатель обязан организовать специальное место для хранения спецодежды сотрудниками с ограничением доступа к ней. Например, работодатель создает раздевалку с индивидуальными шкафчиками для одежды, закрывающимися на ключ, поддерживая таким образом сохранность спецодежды.
Работодатель обязан вовремя обновлять СИЗ работников. В правилах также указывается причины, которые считаются уважительными для списания спецодежды ранее установленного срока и замены СИЗ на новые.
Если спецодежда пришла в негодность, то она подлежит списанию. В акте списания при этом указывается дата списания, наименование СИЗ и причина списания.
Если порча спецодежды не была виной сотрудника, а произошла вследствие износа, то ее стоимость не может быть удержана из зарплаты работника. В противном случае, в акте указывается, что списание происходит по причине умышленной порчи и стоимость спецодежды подлежит возмещению работодателю.
СИЗ признаются собственностью предприятия, поэтому при переводе на другие работы или увольнении сотрудник обязан вернуть спецодежду на склад по описи, согласно информации из личной карточки. О чем кладовщик делает запись в личной карточке сотрудника, принимая спецодежду на склад.
Если работник изъявил желание оставить спецодежду в личное пользование или состояние представленных к сдаче СИЗ не позволяет в дальнейшем использовать их по назначению, то работодатель вправе удержать при расчете работника стоимость спецодежды из расчета рыночной цены с учетом ограничений, установленных ТК.
Если же спецодежда работником при увольнении не предоставлена к сдаче на склад по вине сотрудника, работодатель вправе стоимость СИЗ с учетом износа удержать из дохода работника, издав соответствующий приказ. Согласие работника на эту процедуру не требуется, так как работодатель вправе компенсировать вред, причиненный ему работником, на основании установления факта утраты принадлежащего ему имущества за счет увольняющегося сотрудника.
Складской учет форменной одежды в 2019 году, если ношение формы является обязанностью работника, прописанной в законе (государственные служащие), проводится по такому же алгоритму.
В зависимости от того, как учитывается униформа, как передается в собственность работников или остается на балансе предприятия, происходит и ее складской учет на предприятии.
Сравним учет униформы для персонала, форменной одежды и учет спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете в 2019 году
Бухгалтерский учет не предполагает никаких различий для спецодежды, униформы и СИЗ. Специальную одежду бухгалтер приходует на субсчете счета 10. Допустимо учитывать спецодежду в составе основных средств или оборотных активов.
Далее бухгалтер передает спецодежду на склад предприятия, как собственность компании, а кладовщик уже выдает ее работникам на производственные участки или в эксплуатацию работниками других подразделений. Порядок выдачи спецодежды прописывается в соответствующей документации предприятия на основании действующего закона.
Вопрос у проверяющего инспектора может возникнуть при проверке исчисления НДС по приобретенной спецодежде. Суммы НДС по оприходованной спецодежде подлежат вычету, если приобретенная спецодежда будет использована для облагаемой НДС деятельности.
Для оформления вычета потребуется счет-фактура, оформленный в соответствие со всеми требованиями закона. Кроме того, для правомочности предъявления вычета НДС оприходованная спецодежда должна быть учтена в расходах по налогу на прибыль.
Учет спецодежды в налоговом учете в 2019 году предполагает, что стоимость СИЗ относится к материальным расходам и списывается в полном размере при вводе в эксплуатацию, то есть при выдаче спецодежды работникам.
Налоговый учет спецодежды в 2019 году не подразумевает поэтапного списания расходов, затраты списываются единовременно. Разница сформируется в виде отложенного налогового обязательства и будет погашена в период полного списания спецодежды.
Возможность при расчете налога на прибыль зачесть затраты на униформу в качестве расходов предприятия зависит от того, в чьей собственности униформа будет находиться.
Униформа может выдаваться сотрудникам во временное пользование, при этом обязанность работодателя обеспечения работников униформой и оплата ее полной стоимости за его счет прописаны в коллективном договоре компании. В этом случае работодатель включает затраты на приобретение или индивидуальный пошив униформы в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу предприятия.
При передаче униформы в собственность сотрудников, работодатель обязан начислить «зарплатные» налоги и НДФЛ, так же, как и в случае с выдачей формы.
Впрочем, даже при экономической обоснованности данных затрат проверяющий инспектор может оспорить правомерность включения затрат на приобретение униформы в расходы, уменьшающие налог на прибыль. А вот арбитражная практика показывает, что суды остаются на стороне работодателя, позволяя учитывать стоимость униформы в расходах, связанных с производством или реализацией, уменьшающих налогооблагаемую базу предприятия.
Летом 2014 года Правительство России утвердило запрет на закупку иностранной продукции легкой промышленности, в том числе и спецодежды, формы и униформы для федеральных нужд. Исключение составляют только те позиции, которые не производятся на территории Таможенного союза. Конечно, частные негосударственные организации вправе приобрести при желании спецодежду и импортного производства.
Есть ли и в чем отличие униформы российского от иностранного производства при налоговом учете? Для налогового учета неважно, какая страна указана, как место ее происхождения, главное, чтобы документация, подтверждающая ее приобретение, была оформлена по правилам. Сертификация униформы не является обязательным условием для возможности использования ее на предприятии.
Выдавая сотрудникам форменную одежду в личное пользование, организация обязана уплатить в бюджет НДС на основании безвозмездной реализации в пользу работников. Выдача формы сотруднику рассматривается налоговиками, как выплата в натуральной форме. Соответственно, форма (из расчета ее рыночной стоимости) облагается ЕСН и взносами на пенсионное страхование, а с сотрудника удерживается НДФЛ.
Если же форма выдается работникам во временное пользование и остается в собственности предприятия, то «зарплатные» налоги платить нет необходимости.
Заключение
В целях организации безопасности труда на предприятии руководитель обязан по закону обеспечить работников СИЗ.
Затраты на приобретение спецодежды допустимо представить к возмещению за счет взносов в ФСС, то есть работодатель вправе рассчитывать на полную или частичную компенсацию стоимости спецодежды за счет государства.
Учет спецодежды надлежит организовать на складе предприятия.
Работник обязан сдать спецодежду при увольнении или переводе на работы, которые не предусматривают применение спецодежды. Если работник не предоставляет спецодежду, или состояние СИЗ не позволяет далее их использовать, работодатель вправе удержать часть стоимости спецодежды из дохода сотрудника или отказаться от требований по возмещению.
Чтобы избежать судебных трений с сотрудниками по вопросу удержаний с них за причинение вреда имуществу работодателя, рекомендуется предложить работнику написать письменное согласие о добровольном возмещении с указанием сроков погашения образовавшейся задолженности перед работодателем.
Если же сотрудник не согласен с решением работодателя взыскать с него ущерб, работодатель вправе возместить причиненные ему убытки в одностороннем порядке.
Форменная одежда обязательна для ношения специальных категорий государственных служащих для идентификации их принадлежности к тому или иному ведомству. Работодатель вправе передать форменную одежду в личное пользование сотрудника или оставить ее в собственности предприятия, от этого зависит, начисляются ли «зарплатные» налоги и НДФЛ.
Предоставление сотрудникам на безвозмездной основе униформы при условии, что это обосновано экономически и имеет соответствующее документальное подтверждение, работодатель вправе отнести в состав налоговых расходов по оплате труда.
Для оценки предполагаемых налоговых рисков работодателям, не обязанным предоставлять форму или униформу по закону, рекомендуется провести анализ, подтверждающий целесообразность обеспечения формой работников предприятия с учетом производственной необходимости.
Затем руководитель предприятия обязан закрепить внутренним приказом приобретение формы или униформы для указанных в распоряжении сотрудников с описанием ее состава, дизайна, алгоритма выдачи, учета, возврата и списания.
Спецодежда, форма или униформа для некоторых предприятий являются обязательными для использования работниками, а некоторые руководители организаций обеспечивают ими своих сотрудников добровольно: для улучшения условий труда и комфорта работников. В каждом из этих случаев документальные подтверждения приобретения спецодежды, формы или униформы необходимо будет предоставить налоговикам для обоснования включения расходов в затраты, уменьшающие налог на прибыль или представленные в качестве возмещения за счет взносов в ФСС.
