Инвентаризация резерва на оплату труда
Каждый руководитель для грамотного управления финансами фирмы планирует доходы и расходы организации заранее. Для этого в компании трудится штат сотрудников, которые планируют распределение денежных средств: бухгалтеры, кадровики, финансисты, экономисты и другие.
В конце каждого года руководитель на основании полученной от сотрудников информации и рекомендаций принимает решение о необходимости создания нужных резервов, которые помогут оптимизировать сумму начисляемых налогов и улучшить показатели работы фирмы.
Иногда расходы компании концентрируются в одном периоде и резко влияют на прибыль.
Например, в период, когда снижается производственная активность, на предприятиях проходит ремонт основных средств перед началом нового сезона. Ремонт станков требует больших финансовых вложений, для выполнения ремонтных работ привлекаются высокооплачиваемые специалисты.
Летом, когда большинство сотрудников организации уходят в плановый отпуск, работодателю надлежит выплатить им отпускные. Отпуск – законное право каждого работающего человека. Работодатель при подписании трудового договора обязуется предоставить сотруднику ежегодно двадцать восемь дней на отдых, к этому его обязывает Трудовой кодекс. Освобождение от исполнения трудовых обязанностей оплачивается компанией, в которой сотрудник работает, работнику будет сохранено и заработная плата, и рабочее место и своевременно выплачены отпускные.
Чтобы период не стал убыточным по причине единовременного списания весомой доли расходов, используется прием – резервирование расходов в предстоящем балансе.
Важно помнить, что потратить резерв можно исключительно на указанные резервом цели.
Что такое резерв
Резервирование - плановые сбережения, которые формируют некий целевой фонд сбережений до того самого момента, пока не наступит срок выплаты зарезервированных денежных средств
Можно сказать, что резерв по отпускам, например, равен сумме долга перед всеми сотрудниками по отпускным. То есть, если все сразу захотят уволиться 1 января 2019 года, то резерва хватит, чтобы оплатить всем отпуска и взносы в ФСС.
Важно не забыть о тех днях ежегодного отпуска, которые сотрудники компании не использовали еще раньше. Кроме того, внутренними документами фирмы могут быть утверждены дополнительные отпуска, их тоже стоит включить в резерв.
Резерв невозможно скорректировать в течение года. Может получится ситуация, когда появляются статьи расхода, которые не были учтены в резерве. Например, вновь принятые и незапланированно уволенные сотрудники могут стать причиной увеличения расходов, затребованных из резерва.
Типы резервов
Резервы в зависимости от цели их создания отражаются в налоговом или бухгалтерском учете, а некоторые и в том и в другом одновременно.
В бухгалтерском учете резервы формируются с учетом требований ПБУ. С налоговыми резервами понятнее: они подразделяются на трудовые, ремонтные и прочие.
К трудовым относятся резервы на оплату отпусков и различных видов вознаграждения.
Ремонтные отражают расходы на текущий и гарантийный ремонт, а также обслуживание оборудования.
Остальные виды резервов условно отнесем к категории прочих.
Для чего создавать резерв
Вернемся к примеру с летними отпусками. Зачем нужен резерв по отпускам?
Отпускников в летнюю жару много, и сумма к выплате получается весомая. Такие большие расходы станут причиной убыточности периода.
Как избежать неприятного исхода в виде убыточного баланса?
Сформировать резерв планируемых затрат на оплату отпусков и списывать их равномерно.
Можно ли получить выгоду, если сформировать резерв
Опытный бухгалтер легко объяснит руководителю, в чем выгода резерва на оплату отпусков.
Во-первых, расходы учитываются равномерно и списываются на издержки фирмы утвержденными Учетной политикой (УП) предприятия частями, что поможет сохранить прибыльность периода.
Важно, что работодатель может самостоятельно отнести затраты на формирование резерва к косвенным или прямым, отразив это в УП.
Во-вторых, равномерные частичные ежемесячные выплаты – это важно для контроля начисления налога на прибыль.
В-третьих, равную по месяцам величину налога на прибыль оценят налоговики.
Как сформировать резерв
Резерв на оплату отпусков в 2018 году готовится на 2019 год.
Для начала руководитель подписывает приказ на инвентаризацию резерва на оплату отпусков и закрепляет решение в УП.
Бухгалтеру надлежит исполнить такое поручение руководства как посчитать инвентаризацию отпуска в 1С.
Затем составляем и утверждаем смету, в которой указываем процент отчислений в резерв.
Рассчитаем % и сумму отчислений:
ПР отч = (РАСХ От за год / РАСХ ОТ за год) х 100% ,
где
ПР отч – процент отчислений в резерв;
РАСХ От за год – выплаты отпускных на год;
РАСХ ОТ за год – оплата труда за год (включая страховые взносы).
СУММА отч = (РАСХ ОТ за год х ПР отч) / 100% ,
где
СУММА отч – сумма ежемесячных отчислений в резерв;
РАСХ ОТ за год – оплата труда за год (включая страховые взносы).
ПР отч – процент отчислений в резерв.
Вносим в смету информацию о предельной сумме резерва и прописываем планируемую сумму затрат на оплату труда за год, не забывая учесть взносы в ФСС.
Допустим, отпуск сотрудника начинается в 2018 году, а закончится в 2019 году. В этом случае распределяем отпускные такого счастливого обладателя длительного отпуска на каждый период соответственно.
Важно, что страховые взносы следует учесть в месяце начисления отпускных, а не по факту их выдачи!
Объем годовой заработной платы определяем из документов, подтверждающих общее число работников на будущий 2019 год, системы оплаты труда, отпусков и прочих выплат, принятых на предприятии.
Бланка или формы для оформления сметы нет, но закон предусматривает наличие в документе реквизитов, обязательных для указания.
Итоговые данные из сметы переносим в УП компании.
По аналогичному с резервом на отпуска сценарием оформляем резерв на вознаграждение за год. Как списать резерв в 1С – есть отличия от отпускных. Отличие заключается в том, что излишек по вознаграждениям можно с декабря перенести на будущий период.
Инвентаризация резерва
Инвентаризация резерва на оплату отпусков представляет собой расчет дельты между той цифрой, что заложили в конце предыдущего года и по факту потраченной за год.
Актуальность темы инвентаризации резерва на оплату отпусков не теряется, потому что отдых нужен каждому, независимо от занимаемой должности и возраста. Редко встретится такой сотрудник, который не уходит в отпуск по собственному желанию хотя бы один раз в году!
Важно помнить, что нельзя выплатить из резерва компенсации за неиспользованный отпуск.
Инвентаризация резерва на оплату отпусков, образец которой можно без труда найти в открытых источниках, покажет недостаток средств или неизрасходованный остаток.
Получился перерасход резерва? Тогда предприятие учитывает это как затраты в нынешнем году.
В случае, если получится излишек резерва (сотрудник не израсходовал отпуск), фирма обязана учесть это как доход в декабре нынешнего года.
Как бы написал студент в университетский реферат «Инвентаризация резерва на оплату отпусков» в части выводов: «Цель инвентаризации – предоставление достоверной отчетности в бухгалтерском учете и оптимизация налогооблагаемой базы компании в налоговом учете».
Инвентаризация закончена – составляем акт инвентаризации резерва на оплату отпусков, образец легко подсмотреть в сети Интернет или в специализированных журналах для бухгалтеров и руководителей организаций.
Как оформить акт инвентаризации
Как оформить инвентаризацию резерва на оплату отпусков? Итоги инвентаризации переносим в акт инвентаризации резерва на оплату отпусков, бланк которого компания разрабатывает самостоятельно.
К акту прикрепляем опись инвентаризации резервов по отпускам на конец года.
По форме и содержанию акт «Инвентаризация резерва на оплату отпусков» (образец 2018 года) оставляем при оформлении инвентаризации и в 2019 году.
Инвентаризация созданных организацией резервных фондов не представляет собой сложных алгоритмов, но рекомендуем оформлять ее соответствующим образом, как того требует закон.
