Рекомендации по составлению регистра НДФЛ

Какие данные заносить в регистр не нужно

Форму регистра для расчета НДФЛ каждый бухгалтер разрабатывает самостоятельно. Ниже вы найдете советы, какие графы предусмотреть в бланке и что в нем отражать. Предложенный набор данных позволит заполнить 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Все показатели будут под рукой, ничего лишнего. Подробно о том, как вести регистр по НДФЛ, читайте в рекомендации. См. также универсальный образец регистра по НДФЛ.

Общие рекомендации

Как отражать показатели	Какие разделы и строки в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ это позволит заполнить
Регистр ведите по каждому сотруднику* помесячно и нарастающим итогом с начала года в разрезе:	Раздел 2 справки 2-НДФЛ, разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ
– каждой выплаты;	Раздел 2 расчета 6-НДФЛ
– каждого кода доходов и вычетов;	Раздел 3 справки 2-НДФЛ
– каждой даты выплаты;	Строка 100 расчета 6-НДФЛ
– каждой ставки налога.	Раздел 3 справки 2-НДФЛ, строка 010 расчета 6-НДФЛ

* Если сотрудник получает доход и в головном подразделении, и в обособленном, составляйте на него два регистра (письма Минфина России от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/3-222, ФНС России от 30 мая 2012 г. № ЕД-4-3/8816).

Какие разделы включить в регистр

Название раздела	Какие данные отражать	Где в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ отразить эти данные
Сведения о налоговом агенте	Укажите наименование организации, ИНН, КПП, ОКТМО и телефон	Раздел 1 справки 2-НДФЛ
Персональные данные гражданина	Укажите фамилию, имя, отчество, дату рождения, гражданство, реквизиты документа, который удостоверяет личность, адрес	Раздел 2 справки 2-НДФЛ
Доходы
– начисленные	Отразите: – вознаграждение по трудовому или гражданско-правовому договору (как в денежной, так и в натуральной форме); – дивиденды; – пособия; – страховые выплаты; – материальную помощь; – материальную выгоду; – проценты; – другие доходы, полный перечень с кодами указан в таблице	Строка 020 расчета 6-НДФЛ, разделы 3 и 5 справки 2-НДФЛ
– выплаченные		Разделы 3 и 5 справки 2-НДФЛ и строка 130 расчета 6-НДФЛ
Вычеты	Каждый месяц отражайте: 1. Вычеты, которые положены человеку, по их видам: – стандартные; – социальные; – имущественные; – инвестиционные. Виды вычетов с кодами указаны в таблице	Разделы 3 и 4 справки 2-НДФЛ, строка 030 расчета 6-НДФЛ
Вычеты	2. Номер и дату уведомлений из налоговой инспекции, которые подтверждают право на социальный и имущественный вычеты	Раздел 4 справки 2-НДФЛ
Суммы налога
– исчисленные	Каждую выплату показывайте отдельно	Строка 040 расчета 6-НДФЛ, раздел 5 справки 2-НДФЛ
– удержанные	Сумму на каждую дату удержания	Строка 070 и 140 расчета 6-НДФЛ, раздел 5 справки 2-НДФЛ
– перечисленные	Пропишите срок уплаты и укажите реквизиты платежного поручения	Раздел 5 справки 2-НДФЛ
– излишне удержанные	Данные отразите на каждую дату удержания	Раздел 5 справки 2-НДФЛ
– которые вернул налоговый агент	Общая сумма по всем сотрудникам нарастающим итогом с начала года	Строка 090 расчета 6-НДФЛ
– не удержанные		Строка 080 расчета 6-НДФЛ, раздел 5 справки 2-НДФЛ
Суммы фиксированного авансового платежа	Сведения по каждому уведомлению из налоговой инспекции	Раздел 5 справки 2-НДФЛ, строка 050 расчета 6-НДФЛ

Какие данные заносить в регистр не нужно

Вид данных	Почему они лишние
Доходы, с которых платить НДФЛ не нужно. Они перечислены в статье 217 Налогового кодекса РФ. В частности, это: – пособие по беременности и родам; – единовременное пособие за постановку на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности; – пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет; – компенсационные выплаты; – вознаграждения донорам; – алименты. Исключение: доходы, которые облагают НДФЛ в пределах норм	В отчетности по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ отражают лишь те доходы, которые облагаются налогом. Отчитываться по другим доходам налоговый агент не обязан. Поэтому заносить их в регистр ни к чему (п. 2 ст. 230 НК РФ)
Доходы, выплаченные: – гражданину за имущество (имущественные права), которое приобрел у него работодатель; – предпринимателю.	С таких выплат НДФЛ обязан платить тот, кто получил доход (п. 1 ст. 227, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ)

Вид данных

Почему они лишние

Доходы, с которых платить НДФЛ не нужно. Они перечислены в статье 217 Налогового кодекса РФ. В частности, это:

– пособие по беременности и родам;

– единовременное пособие за постановку на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;

– пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;

– компенсационные выплаты;

– вознаграждения донорам;

– алименты.

Исключение: доходы, которые облагают НДФЛ в пределах норм

В отчетности по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ отражают лишь те доходы, которые облагаются налогом. Отчитываться по другим доходам налоговый агент не обязан. Поэтому заносить их в регистр ни к чему (п. 2 ст. 230 НК РФ)

Доходы, выплаченные:

– гражданину за имущество (имущественные права), которое приобрел у него работодатель;

– предпринимателю.

С таких выплат НДФЛ обязан платить тот, кто получил доход (п. 1 ст. 227, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ)