Ответственный за выдачу зарплаты
Зарплату из кассы должен выдавать кассир (п. 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
В организациях, не имеющих в штате кассира, или в подразделениях организации, расположенных в территориальной отдаленности от головного офиса (цеха, склады), руководитель может назначить любого сотрудника исполнять обязанности кассира по выплате зарплаты.
Для этого нужно:
- оформить приказ о назначении сотрудника ответственным за выдачу зарплаты;
- ознакомить назначенного сотрудника с его правами и обязанностями, связанными с выдачей зарплаты, под подпись.
Эти правила установлены пунктом 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Документы для выдачи зарплаты
Зарплату через кассу можно выдавать:
- по расчетно-платежной (платежной) ведомости;
- по расходному кассовому ордеру.
Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:
- наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;
- соответствие сумм цифрами суммам прописью;
- при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру – соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.
Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Если организация выдает зарплату по ведомости, применяйте ведомость по форме № Т–49 или № Т-53. Типовые формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же нужно указать определенный руководителем срок выплаты зарплаты. Срок выплаты зарплаты должен быть прописан в Правилах трудового распорядка, коллективном договоре, трудовом договоре (ст. 136 ТК РФ). Он не может превышать пяти рабочих дней с учетом дня получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.
Старший кассир выдает кассирам необходимую для выплат зарплаты сумму денег согласно ведомостям под подпись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 или по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2.
Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.
Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.
После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег.
При выдаче зарплаты по ведомости кассир должен соблюдать следующий порядок:
- подготовить необходимую для выдачи сотруднику сумму наличных денег;
- передать ведомость сотруднику для подписания;
- после подписания сотрудником ведомости пересчитать подготовленную сумму так, чтобы сотрудник мог наблюдать за его действиями;
- выдать деньги сотруднику.
После окончания срока выплаты зарплаты кассир фиксирует общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписывает ведомость. Напротив фамилий сотрудников, которые не получили зарплату, кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.
На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте один расходный кассовый ордер. Его дату и номер проставьте в ведомости. Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе с расходным ордером в отчет кассира.
Такие правила установлены пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Ведомость по форме № Т-53 нужно зарегистрировать в журнале (форма № Т–53а). Типовая форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Выплата по доверенности
Если зарплату сотрудника получает другой человек, он должен предъявить доверенность. В ведомости перед подписью получателя денег кассир должен написать: «По доверенности».
Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие:
- фамилии, имени, отчества получателя в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
- указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица, данным предъявленного им документа;
- указанных в расходном кассовом ордере данных документа, удостоверяющего личность получателя, данным предъявленного им документа.
Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.
Такие правила установлены пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Ситуация: кем может быть заверена доверенность на получение зарплаты через кассу организации?
Доверенность на получение зарплаты не относится к документам, нотариальное заверение которых обязательно.
Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции (за исключением ценной), может быть удостоверена:
– организацией, в которой доверитель работает или учится;
– администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.
Такой порядок установлен пунктом 3 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ.
Человек, получивший доверенность на получение зарплаты, не может передоверить свои полномочия другому гражданину. Дело в том, что передоверие в случае получения зарплаты (иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, авторских вознаграждений, пенсий, пособий, стипендий) не допускается (п. 5. ст. 187 ГК РФ).
От имени организации, где работает сотрудник, доверенность на получение зарплаты может заверить руководитель организации либо иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями (ст. 53, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Кроме того, руководитель может передать свои полномочия другому человеку по доверенности в простой письменной форме (ст. 187 ГК РФ, ст. 42 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).
Бухучет
При выдаче зарплаты наличными деньгами в бухучете сделайте проводку:
Дебет 70 Кредит 50
– выплачена зарплата из кассы.
Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 70).
Выплата депонированной зарплаты
Сотрудник, желающий получить депонированную зарплату, должен уведомить об этом организацию в устной либо письменной форме.
На выплату зарплаты (в т. ч. депонированной) можно использовать как деньги, полученные в банке, так и свою выручку.
Специальный срок для выплаты депонированной зарплаты законодательством не установлен. По общему правилу зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретный день прописывается в Правилах трудового распорядка, трудовом (коллективном) договоре (ст. 136 ТК РФ). Например, можно предусмотреть, что при наличии достаточных средств в кассе организации депонированные суммы выплачиваются в день обращения сотрудника.
Депонированную зарплату сотруднику выдавайте по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2) (п. 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
В бухучете при выплате депонированной зарплаты сделайте проводку:
Дебет 76-4 Кредит 50
– выплачена сотруднику депонированная зарплата.
Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 76).
Пример выплаты сотруднику депонированной зарплаты
В ЗАО «Альфа» срок выдачи зарплаты – 3-е число каждого месяца. Этот срок предусмотрен коллективным договором организации. Менеджерам организации зарплата за январь выдана 3 февраля. Деньги на выплату зарплаты были получены из банка в этот же день.
Менеджер организации А.С. Кондратьев не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 200 руб.). Эта сумма была депонирована.
Менеджер вышел на работу 10 февраля и в письменной форме уведомил бухгалтерию о своем намерении получить депонированную зарплату.
В трудовом договоре с сотрудником указано, что депонированная зарплата выдается по письменному заявлению сотрудника в следующие сроки:
- либо в день обращения за выплатой – если в кассе организации достаточно средств;
- либо в течение трех дней со дня обращения за выплатой – если необходимую сумму нужно получить в банке.
Деньги на выплату депонента бухгалтер получил из банка 12 февраля. В этот же день депонированная зарплата была выплачена сотруднику по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2).
В учете выдача депонированной зарплаты отражена проводкой:
Дебет 76-4 Кредит 50
– 52 200 руб. – выплачена сотруднику депонированная зарплата.
