Срок выдачи зарплаты
Срок выдачи наличных денег на выплату зарплаты руководитель организации определяет самостоятельно, но его продолжительность не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных с банковского счета). Срок выдачи зарплаты указывается в расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма № Т-49) или платежной ведомости (унифицированная форма № Т-53).
Если сотрудник не получил зарплату в течение установленного срока, то невыплаченную сумму нужно депонировать. Сделать это необходимо в последний день выдачи зарплаты.
Такой порядок установлен пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Ситуация: когда нужно сдать в банк наличную выручку, которую используют на выдачу зарплаты? Выручка, которую организация использует на выдачу зарплаты, превышает лимит кассового остатка.
По общему правилу наличные деньги сверх установленного лимита организация обязана сдать в банк. Накопление в кассе сверхлимитной наличности допустимо:
- в дни выдачи зарплаты (стипендий и ряда других выплат);
- в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни организация проводит кассовые операции.
В других случаях хранить в кассе деньги сверх лимита нельзя.
Это установлено пунктом 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Таким образом, хранить в кассе выручку сверх установленного лимита организация вправе лишь в течение срока, установленного для выдачи зарплаты. В последний день выдачи зарплаты сверхлимитную наличность необходимо сдать в банк.
Порядок депонирования зарплаты
Порядок действий при депонировании зарплаты следующий.
Закрывая ведомость на выдачу зарплаты, кассир должен:
- поставить отметку «Депонировано» в графе 23 «Подпись» расчетно-платежной ведомости формы № Т-49 (в графе 5 платежной ведомости формы № Т-53) напротив фамилий сотрудников, которым зарплата не выплачена;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах;
- сумму фактически выплаченной зарплаты записать в кассовую книгу (на основании расходного кассового ордера).
Это следует из положений пункта 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Для контроля за невыплаченной зарплатой можно составить реестр депонированных сумм.
Реестр депонированных сумм составьте в произвольной форме. В нем можно указать:
- наименование организации;
- дата оформления;
- период возникновения депонированных сумм;
- номер расчетно-платежной (платежной) ведомости;
- фамилия, имя, отчество, табельный номер (при наличии) каждого сотрудника, не получившего зарплату;
- невыплаченная сумма по каждому сотруднику;
- итоговая сумма депонированной зарплаты.
Реестр может содержать и дополнительные реквизиты. Документ заверяется подписью кассира (с расшифровкой).
Депонированные суммы нужно сдать в банк. На эти суммы составьте один расходный ордер.
Бухучет
Для учета депонированной зарплаты предназначен счет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».
При депонировании зарплаты сделайте проводки:
Дебет 70 Кредит 76-4
– депонирована не полученная сотрудником зарплата;
Дебет 51 Кредит 50
– зачислена сумма депонированной зарплаты на расчетный счет.
Депонированную зарплату нужно включить в расходы того месяца, когда она была начислена.
НДФЛ и страховые взносы
Депонированная зарплата – это часть общей суммы начисленной зарплаты. Поэтому на расчет зарплатных налогов (взносов) наличие депонента не влияет. Ведь налоги (взносы) рассчитывают в момент начисления зарплаты.
А вот порядок перечисления платежей в бюджет разный.
НДФЛ надо перечислить не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода сотруднику. Соответственно, раз фактически человек деньги не получил, налог перечислять не нужно (см. подробнее Как перечислить НДФЛ в бюджет).
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний перечисляют не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начислены взносы (п. 4 ст. 22 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начислены взносы (ч. 5 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Налог на прибыль
В налоговом учете порядок списания депонированной зарплаты зависит от того, каким методом организация рассчитывает налог на прибыль.
При методе начисления депонированную зарплату включайте в состав расходов в том месяце, в котором она была начислена (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае никаких разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не будет.
Пример, как учесть депонированную зарплату. Организация на общем режиме применяет метод начисления
В феврале в ООО «Альфа» срок выдачи зарплаты – с 1-го по 3-е число. Этот срок указан в платежной ведомости. Административно-управленческому персоналу организации зарплата за январь 2016 года выдана 1 февраля 2016 года. Деньги на выплату зарплаты были получены из банка в этот же день.
Зарплата, начисленная административно-управленческому персоналу, составила 1 200 000 руб. НДФЛ с указанной суммы – 156 000 руб. Сумма, причитающаяся к выдаче на руки, – 1 044 000 руб.
Финансовый директор организации не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 200 руб.). Эта сумма была депонирована. Зарплата, начисленная финансовому директору по ведомости, – 60 000 руб., НДФЛ – 7800 руб.
Взносы на социальное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний организация уплачивает по тарифу 0,2 процента. Организация начисляет взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование по общим тарифам.
Сумма начисленных взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование составила 360 000 руб. (1 200 000 руб. × 30%).
Сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составила 2400 руб. (1 200 000 руб. × 0,2%).
Бухгалтер «Альфы» отразил операции по выплате и депонированию зарплаты так.
31 января 2016 года:
Дебет 26 Кредит 70
– 1 200 000 руб. – начислена зарплата административно-управленческому персоналу за январь 2016 года;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 156 000 руб. – отражена задолженность перед бюджетом в размере рассчитанной суммы НДФЛ.
Сумма начисленной январской зарплаты (в т. ч. и депонированной) включается в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете в январе 2016 года.
1 февраля 2016 года:
Дебет 50 Кредит 51
– 1 044 000 руб. – получены в кассу деньги с расчетного счета на выплату зарплаты;
Дебет 70 Кредит 50
– 991 800 руб. (1 044 000 руб. – 52 200 руб.) – отражена сумма выплаченной зарплаты.
2 февраля 2016 года:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 148 200 руб. (156 000 руб. – 7800 руб.) – перечислен НДФЛ с суммы зарплаты административно-управленческого персонала за январь 2016 года.
Сумма депонированной зарплаты сдана в банк в последний день выдачи зарплаты (3 февраля 2016 года).
3 февраля 2016 года:
Дебет 70 Кредит 76-4
– 52 200 руб. – депонирована сумма неполученной зарплаты;
Дебет 51 Кредит 50
– 52 200 руб. – сумма депонированной зарплаты сдана в банк.
Деньги на выплату зарплаты за февраль 2016 года были получены из банка 1 марта 2016 года. Вместе с ними была получена депонированная ранее зарплата. В этот же день зарплата была выплачена сотрудникам.
Таким образом, вместе с февральской зарплатой финансовый директор получил и депонированную январскую зарплату:
Дебет 76-4 Кредит 50
– 52 200 руб. – выплачена сотруднику депонированная сумма.
В марте при выдаче зарплаты финансовому директору бухгалтер удержал НДФЛ только с февральской зарплаты. Это связано с тем, что январский налог был удержан ранее.
Бухгалтер перечислил НДФЛ с январской зарплаты финансового директора (7800 руб.) 2 марта 2016 года.
При кассовом методе депонированную зарплату включайте в состав расходов в момент ее выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). В этом случае в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива, который списывается, когда зарплата будет выдана.
Пример, как учесть депонированную зарплату. Организация на общем режиме применяет кассовый метод
Срок выдачи зарплаты в ООО «Альфа» – с 3-го по 5-е число каждого месяца. Этот срок предусмотрен коллективным договором организации и указывается в платежных ведомостях.
Административно-управленческому персоналу организации зарплата за январь 2016 года выдана 3 февраля.
Финансовый директор организации не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 000 руб.). Эта сумма была депонирована.
Сумма депонированной зарплаты была сдана в банк в последний день выдачи зарплаты (5 февраля 2016 года).
Бухгалтер «Альфы» так отразил депонирование зарплаты в учете:
Дебет 70 Кредит 76-4
– 52 000 руб. – депонирована не полученная сотрудником зарплата;
Дебет 51 Кредит 50
– 52 000 руб. – депонированная зарплата сдана в банк.
Так как в бухучете сумма депонированной зарплаты отнесена на расходы, а в налоговом нет, возникает вычитаемая временная разница. Поэтому отразите отложенный налоговый актив:
Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 10 400 руб. (52 000 руб. × 20%) – отражено возникновение отложенного налогового актива.
Депонированную январскую зарплату сотрудник получил в момент выдачи зарплаты за февраль 2016 года. Зарплату за февраль административно-управленческому персоналу организации выдали 5 марта 2016 года.
Бухгалтер «Альфы» так отразил выплату депонированной зарплаты сотруднику:
Дебет 76-4 Кредит 50
– 52 000 руб. – выплачена сотруднику депонированная сумма.
Сумму депонированной зарплаты бухгалтер признал в налоговых расходах в момент ее выплаты сотруднику. То есть 5 марта 2016 года.
В месяце выдачи депонированной зарплаты (март 2016 года) бухгалтер списал отложенный налоговый актив:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09
– 10 400 руб. – списан отложенный налоговый актив в связи с выдачей депонированной зарплаты сотруднику.
УСН
Упрощенцы, выбравшие объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, учитывают депонированную зарплату в расходах в момент ее выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Упрощенцы, выбравшие объектом налогообложения доходы, при формировании налоговой базы расходы не учитывают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
ЕНВД
Если организация платит ЕНВД, сумма депонированной зарплаты никак не повлияет на расчет налога, так как ЕНВД уплачивают исходя из вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
ОСНО и ЕНВД
Депонированная зарплата – это часть общей суммы начисленной зарплаты. А расходы по зарплате сотрудников, занятых в обоих видах деятельности, распределяются между общей системой и ЕНВД (п. 9 ст. 274 НК РФ).
В расходы по налогу на прибыль включите часть зарплаты, относящейся к общей системе налогообложения. Датой признания расходов в этом случае будет день:
- начисления зарплаты (при методе начисления) (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ);
- выплаты депонированной зарплаты (при кассовом методе) (п. 2 ст. 273 НК РФ).
Часть зарплаты, относящаяся к деятельности на ЕНВД, в расходах не учитывается (п. 9 ст. 274, п. 4 и 7 ст. 346.26 НК РФ).
