Как учесть больничное пособие при налогообложении (спецрежим)

1. НДФЛ
2. Страховые взносы
3. УСН
4. ЕНВД

НДФЛ

Со всей суммы больничного пособия удержите НДФЛ. Налог удержите независимо от того, в связи с каким страховым случаем (болезнь самого сотрудника, уход за больным ребенком и т. п.) назначено пособие. Облагается НДФЛ и пособие, назначенное в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием. Такие выводы следуют из пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ и подтверждены письмом Минфина России от 29 апреля 2013 г. № 03-04-05/14992.

Удержать НДФЛ нужно в день выплаты больничного пособия (п. 4 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 10 октября 2007 г. № 03-04-06-01/349). Этим днем признается ближайший после назначения пособия день выплаты зарплаты (ч. 1 ст. 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Налоговые агенты при выплате сотрудникам пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) должны перечислять с них НДФЛ в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором эти доходы выплачивались. Так предусмотрено пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Страховые взносы

Взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование на больничное пособие не начисляют. Тот же порядок действует и для взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Взносы не нужно начислять, даже когда работодатель оплачивает за счет собственных средств первые три дня нетрудоспособности.

Внимание: если ФСС России не примет к зачету сумму пособия по временной нетрудоспособности, то на эту сумму нужно начислить обязательные страховые взносы.

Инспекторы ФСС России по результатам проверки откажутся возмещать больничное пособие, если оно выплачено с нарушением требований законодательства. В частности, если отсутствуют (неверно оформлены) соответствующие больничные листки.

В этом случае сумма пособия не считается страховым обеспечением по обязательному социальному страхованию. Следовательно, она не относится к выплатам, на которые не начисляются обязательные страховые взносы (п. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому облагается страховыми взносами на общих основаниях.

Такие разъяснения содержатся в письме Минздравсоцразвития России от 30 августа 2011 г. № 3035-19.

Ситуация: как учесть при налогообложении доплаты к больничному пособию до фактического среднего заработка (должностного оклада). Организация применяет специальный режим налогообложения?

С суммы таких доплат необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но при расчете единого налога их учет зависит от системы налогообложения.

Доплаты к больничному пособию до фактического среднего заработка сотрудника (либо должностного оклада) могут быть предусмотрены в коллективном или трудовом договоре (ст. 22, 41, 57 ТК РФ). В некоторых случаях организация обязана установить доплаты. Такое требование в законодательстве содержится, в частности, в отношении спортсменов, болезнь которых вызвана спортивной травмой при выполнении трудового договора. Об этом говорится в части 3 статьи 348.10 Трудового кодекса РФ.

С суммы доплат удержите НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). А также начислите пенсионные (социальные, медицинские) взносы и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок учета доплаты к больничному пособию до фактического среднего заработка (должностного оклада) при расчете единого налога зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.

Если организация применяет упрощенку с объектом налогообложения «доходы» или платит ЕНВД, то сумму доплаты до фактического среднего заработка (должностного оклада) при расчете единого налога не учитывайте (п. 3 ст. 346.21, п. 2 ст. 346.32 НК РФ). Эта сумма пособием не является. Такой вывод можно сделать из положений Закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 6 февраля 2012 г. № 03-11-06/2/20.

При этом сумму единого налога уменьшите на пенсионные (социальные, медицинские) взносы и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, начисленные с доплат до фактического среднего заработка (должностного оклада) (п. 3 ст. 346.21, п. 2 ст. 346.32 НК РФ, ч. 2 ст. 12 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). При этом соблюдайте такие правила.

Сумму единого налога (при упрощенке с объектом «доходы» или ЕНВД) можно уменьшить на сумму налогового вычета, который включает в себя три элемента:

1) сумму взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, фактически уплаченных (в пределах начисленных сумм) в том квартале, за который начислен единый налог;

2) сумму взносов по договорам добровольного личного страхования, заключенным в пользу сотрудников на случай их временной нетрудоспособности. Этот вид расходов включается в состав налогового вычета при выполнении следующих условий:

договоры заключены со страховыми организациями, имеющими действующие лицензии;

предусмотренные договорами суммы страховых выплат не превышают размера пособий по временной нетрудоспособности, определенного в соответствии со статьей 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ;

3) сумму выплаченных за счет средств организации больничных пособий за первые три дня нетрудоспособности в части, не покрытой страховыми выплатами по договорам, указанным в пункте 2.

При этом сумма налога (авансовых платежей по налогу) не может быть уменьшена на сумму указанного вычета более чем на 50 процентов.

Такой порядок предусмотрен пунктом 2 и пунктом 2.1 статьи 346.32, пунктом 3.1 статьи 346.21 Налогового кодекса РФ.

Если организация применяет упрощенку с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», то сумму доплаты до фактического среднего заработка (должностного оклада) при расчете единого налога учтите. Объясняется это так.

При расчете единого налога при упрощенке с доходов минус расходы по оплате труда и выплате больничных пособий учитываются в порядке и на условиях, предусмотренных статьей 255 Налогового кодекса РФ (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Согласно пункту 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ, в расходах организации можно учесть любые расходы в пользу сотрудника, предусмотренные трудовым (коллективным) договором, поскольку перечень расходов на оплату труда открыт. То есть в том числе учесть можно и сумму доплат к больничному пособию до фактического среднего заработка (должностного оклада).

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 18 мая 2012 г. № 03-03-06/1/254 и от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/47. Несмотря на то что данные письма адресованы плательщикам налога на прибыль, ими могут руководствоваться и организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ).

Исключением из данного правила является доплата за период болезни, не подтвержденный больничным листком. Такая ситуация может возникнуть, если на основании трудового (коллективного) договора сотруднику предоставляется право болеть определенный период времени без предоставления больничного листка. В этом случае оплату дней болезни учесть в расходах при расчете единого налога нельзя. Такие расходы не соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ (в частности, они не являются документально подтвержденными в связи с отсутствием больничного листка). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 21 мая 2010 г. № 03-03-06/1/340. Несмотря на то, что данное письмо адресовано плательщикам налога на прибыль, им могут руководствоваться и организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Суммы начисленных взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на доплаты можно учесть в расходах при расчете единого налога (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

УСН

Как учитывать больничное пособие при расчете единого налога, зависит от того, какой объект налогообложения выбран:

только доходы;

разница между доходами и расходами.

Если организация платит единый налог с доходов, то на сумму пособия, выплаченную за ее счет (первые три дня болезни сотрудника), уменьшите сумму налога к уплате. При этом соблюдайте такие правила.

Сумму единого налога можно уменьшить на сумму налогового вычета, который включает в себя три элемента:

договоры заключены со страховыми организациями, имеющими действующие лицензии;

предусмотренные договорами суммы страховых выплат не превышают размера пособий по временной нетрудоспособности, определенного в соответствии со статьей 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ;

Такой порядок следует из пункта 3.1 статьи 346.21 Налогового кодекса РФ.

Пример, как включить больничные пособия и доплаты к ним в расчет единого налога при упрощенке. Единый налог организация платит с доходов

«Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с доходов.

Договоры добровольного личного страхования в пользу сотрудников на случай их временной нетрудоспособности организация не заключает. Страховые взносы организация начисляет по общим ставкам. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платит по тарифу 0,2 процента.

В октябре 2016 года сотрудник «Альфы» П.А. Беспалов находился на больничном по уходу за заболевшим ребенком пять календарных дней. Страховой стаж сотрудника более восьми лет, поэтому он имеет право на пособие в размере 100 процентов среднего заработка. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудника нет.

Фактический заработок сотрудника составил:

за 2014 год – 630 000 руб.;
за 2015 год – 680 000 руб.

Поскольку заработок Беспалова превышает предельные значения для расчета больничного пособия (670 000 руб. – в 2015 году и 624 000 руб. – в 2014 году), средний дневной заработок бухгалтер рассчитал так:
(670 000 руб. + 624 000 руб.) : 730 дн. = 1772,60 руб./дн.

Коллективным договором «Альфы» предусмотрены доплаты к пособиям до фактического среднего заработка сотрудников. Фактический средний дневной заработок Беспалова, рассчитанный по условиям коллективного договора, составил 1800 руб./дн.

Поэтому за время больничного сотруднику начислили:
1800 руб./дн. × 5 дн. = 9000 руб.

Из них пособием является сумма:
1772,60 руб./дн. × 5 дн. = 8863 руб.

Поскольку на больничном Беспалов находится в связи с уходом за заболевшим ребенком, пособие за весь период нетрудоспособности (8863 руб.) компенсируется за счет средств ФСС России. В отчетном периоде сумму пособия в счет уплаты взносов на обязательное социальное страхование бухгалтер не зачитывал. Сумму единого налога пособие, возмещаемое за счет средств ФСС России (8863 руб.), не уменьшает.

Доплата к пособию до фактического среднего заработка, которую организация выплачивает за свой счет, составляет:
9000 руб. – 8863 руб. = 137 руб.

Доплата пособием не является, поэтому она не уменьшает сумму единого налога.

Страховые взносы «Альфа» рассчитывает по общим тарифам. На сумму доплаты бухгалтер «Альфы» начислил:

пенсионные взносы в сумме 30,14 руб. (137 руб. × 22%);
взносы на социальное страхование в сумме 3,97 руб. (137 руб. × 2,9%);
взносы на медицинское страхование в сумме 6,99 руб. (137 руб. × 5,1);
взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в сумме 0,27 руб. (137 руб. × 0,2%).

Со всей суммы, начисленной сотруднику (пособие плюс доплата), бухгалтер удержал НДФЛ в размере 1170 руб. (9000 руб. × 13%).

Беспалов получил на руки 7830 руб. (9000 руб. – 1170 руб.).

На сумму уплаченных страховых взносов и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний бухгалтер вправе уменьшить единый налог, подлежащий уплате в бюджет.

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то сумму пособия за первые три дня болезни оплатите за счет организации и включите в расходы при расчете единого налога (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Остальную часть пособия, начисленного за счет ФСС России, в состав расходов при расчете единого налога не включайте (ст. 3 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ), поскольку организация не несет затрат по их финансированию (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-11-06/2/154.

Пример, как включить больничные пособия и доплаты к ним в расчет единого налога при упрощенке. Единый налог организация платит с разницы между доходами и расходами

«Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. В январе сотрудник «Альфы» П.А. Беспалов находился на больничном восемь календарных дней. Страховой стаж Беспалова – более восьми лет, поэтому он имеет право на пособие в размере 100 процентов среднего заработка. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудника нет.

Фактический заработок сотрудника составил:

за 2014 год – 630 000 руб.;
за 2015 год – 680 000 руб.

За время болезни Беспалову начислили:
1800 руб./дн. × 8 дн. = 14 400 руб.

Из них пособием является сумма:
1772,60 руб./дн. × 8 дн. = 14 180,80 руб.

В отчетном периоде сумму пособия в счет уплаты взносов на обязательное социальное страхование бухгалтер не зачитывал (т. е. начисленные с выплат сотрудникам взносы были перечислены в полном объеме без их уменьшения на сумму пособия). Пособие, начисленное за счет ФСС России в сумме 8863 руб. (1772,60 руб./дн. × (8 дн. – 3 дн.)), в состав расходов при расчете единого налога не включается. А сумму пособия в размере 5317,80 руб. (1772,60 руб./дн. × 3 дн.) бухгалтер «Альфы» учел в уменьшение налоговой базы (после выплаты сотруднику).

Доплата к пособию до фактического среднего заработка, которую организация выдает за свой счет, составляет:
14 400 руб. – 14 180,80 руб. = 219,20 руб.

При расчете единого налога доплату к пособию до фактического среднего заработка Беспалова (219,20 руб.) бухгалтер также учел в составе расходов.

Страховые взносы организация начисляет по общим ставкам. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний организация уплачивает по тарифу 0,2 процента. На сумму доплаты бухгалтер «Альфы» начислил:

пенсионные взносы в сумме 48,22 руб. (219,20 руб. × 22%);
взносы на социальное страхование в сумме 6,36 руб. (219,20 руб. × 2,9%);
взносы на медицинское страхование в сумме 11,18 руб. (219,20 руб. × 5,1%);
взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в сумме 0,44 руб. (219,20 руб. × 0,2%).

Со всей суммы, начисленной Беспалову (пособие и доплата), бухгалтер удержал НДФЛ в сумме 1872 руб. (14 400 руб. × 13%).

Беспалов получил на руки 12 528 руб. (14 400 руб. – 1872 руб.).

Начисленные страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний бухгалтер учел в расходах при расчете единого налога после их перечисления в бюджет.

Ситуация: можно ли при расчете единого налога при упрощенке учесть расходы на выплату больничных пособий? Выплаты финансирует ФСС России, и их зачитывают в счет текущих платежей по страховым взносам.

Да, можно. Только учитывайте не расходы на выплату пособий за счет ФСС России, а зачтенные страховые взносы.

Дело в том, что выплаты за счет ФСС России в расчет единого налога на упрощенке не берут. Учитывают только пособие за первые три дня болезни сотрудника, которое работодатель выдает из своих денег (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и подп. 2 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

Но вот страховые взносы, которые зачли в счет пособий сотрудникам, – другое дело. Их, как фактически уплаченные, можно учесть при расчете единого налога на упрощенке (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

Почему зачтенные взносы допустимо считать фактически уплаченными? Потому что выдача пособий идет в счет уплаты взносов в ФСС России. Это прямо установлено частью 1 статьи 4.6 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ. К тому же страховые взносы, как и налоговые платежи, при зачете считают уплаченными (подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Такие же доводы есть и в письмах Минфина России от 26 октября 2011 г. № 03-11-06/2/147 и от 5 июля 2011 г. № 03-11-06/3/78. Хотя последнее письмо и адресовано плательщикам ЕНВД, приведенные в нем выводы актуальны для организаций и предпринимателей на упрощенке.

Как учитывать и отражать в книге доходов и расходов

Порядок учета суммы зачтенных страховых взносов зависит от выбранного объекта налогообложения. Те, кто считают с «доходов», уменьшают сам налог (не более 50%). А работодатели, которые выбрали «доходы минус расходы», уменьшают базу для расчета налога.

В какой момент делать записи в книге учета доходов и расходов? В день, когда начислите страховые взносы за месяц, в котором зачитываете выданные сотрудникам пособия (т. е. в последний день месяца).

Основанием для записи в книге учета доходов и расходов (для уменьшения суммы единого налога) будут:

расходные документы на выплату пособий;

бухгалтерская справка с указанием суммы пособий, которая уменьшает сумму взносов в ФСС России.

Что делать, если сумма пособий больше начисленных взносов

Если пособия больше начисленных страховых взносов за месяц, то сумму превышения можно засчитывать до конца календарного года. Согласовывать такие зачеты с территориальными отделениями ФСС России не нужно. По окончании года сделать зачет уже не получится. Однако можно потребовать в фонде денежную компенсацию пособий, выплаченных сотрудникам. Для этого заполните и представьте в свое территориальное отделение ФСС требование по форме 29-ФСС.

Это следует из положений части 2.1 статьи 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и части 2 статьи 4.6 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Пример, как учесть расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности, рассчитывая налог при упрощенке с разницы между доходами и расходами. Пособие за счет средств ФСС России зачтено в счет страховых взносов

Организация в июне начислила в пользу своих сотрудников:

зарплату в размере 1 250 000 руб.;
пособия по временной нетрудоспособности в сумме 44 500 руб., в том числе за первые три дня за счет организации – 4000 руб. Пособия полностью выплатили сотрудникам в том же месяце, в котором они были начислены.

За июнь сумма начисленных взносов по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством составила 36 250 руб. (1 250 000 руб. × 2,9%). Расходы организации на выплату пособий, которые финансирует ФСС России, составили 40 500 руб. (44 500 руб. – 4000 руб.). Это больше суммы страховых взносов, начисленных за июнь.

В книге учета доходов и расходов за II квартал (в июне) бухгалтер отразил:

на дату выплаты пособий – суммы, выплаченные за первые три дня нетрудоспособности (4000 руб.);
в последний день месяца – пособия, которые финансирует ФСС России, в размере, равном сумме начисленных страховых взносов (36 250 руб.).

Разница между суммой выплаченных пособий и суммой начисленных страховых взносов в размере 4250 руб. (40 500 руб. – 36 250 руб.) будет включена в состав расходов в III квартале.

В июле организация начислила в пользу своих сотрудников зарплату в размере 1 200 000 руб. Сумма взносов по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством с этой зарплаты составила 34 800 руб. (1 200 000 руб. × 2,9%). Пособий по временной нетрудоспособности в июле организация не выплачивала.

Определяя взносы к уплате в ФСС России за июль, бухгалтер учел сумму пособий, которые выплатили в июне, но не зачли в счет уплаты страховых взносов за июнь.

Страховые взносы за июль перечислили в ФСС России в августе в сумме 30 550 руб. (34 800 руб. – 4250 руб.). В книге учета доходов и расходов за III квартал (в июле) бухгалтер отразил сумму 34 800 руб. (30 550 руб. + 4250 руб.).

ЕНВД

Сумму единого налога при ЕНВД можно уменьшить на сумму налогового вычета, который включает в себя три элемента:

1) сумму взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, фактически уплаченных (в пределах начисленных сумм) в том периоде, за который начислен единый налог (авансовый платеж);

договоры заключены со страховыми организациями, имеющими действующие лицензии;

предусмотренные договорами суммы страховых выплат не превышают размера пособий по временной нетрудоспособности, определенного в соответствии со статьей 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ;

По общему правилу размер вычета не может превышать 50 процентов от начисленной суммы ЕНВД.

Таковы требования пунктов 2 и 2.1 статьи 346.32 Налогового кодекса РФ.

Пример включения больничных пособий и доплат к ним в расчет ЕНВД

«Альфа» оказывает ветеринарные услуги и платит ЕНВД. Договоры добровольного личного страхования в пользу сотрудников на случай их временной нетрудоспособности организация не заключает.

В январе сотрудник «Альфы» П.А. Беспалов болел пять календарных дней. Страховой стаж Беспалова – более восьми лет, поэтому он имеет право на пособие в размере 100 процентов среднего заработка. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудника нет.

Фактический заработок сотрудника составил:

за 2014 год – 630 000 руб.;
за 2015 год – 680 000 руб.

Поскольку заработок Беспалова превышает предельные значения для расчета больничного пособия (670 000 руб. – за 2015 год и 624 000 руб. – за 2014 год), средний дневной заработок бухгалтер рассчитал так:
(670 000 руб. + 624 000 руб.) : 730 дн. = 1772,60 руб./дн.

Поэтому за время болезни Беспалову начислили:
1800 руб./дн. × 5 дн. = 9000 руб.

Из них пособием является сумма:
1772,60 руб./дн. × 5 дн. = 8863 руб.

В I квартале сумму пособия в счет уплаты взносов на обязательное социальное страхование бухгалтер не зачитывал. Пособие, начисленное за счет ФСС России в сумме 2345,20 руб. (1772,60 руб./дн. × (5 дн. – 3 дн.)), при расчете единого налога не учитывается. А на сумму пособия в размере 3517,80 руб. (1772,60 руб./дн. × 3 дн.) бухгалтер «Альфы» уменьшил ЕНВД за I квартал (после выплаты сотруднику).

Доплата пособием не является, поэтому она не уменьшает сумму единого налога.

Страховые взносы «Альфа» рассчитывает по общим тарифам. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний организация уплачивает по тарифу 0,2 процента. На сумму доплаты бухгалтер «Альфы» начислил:

пенсионные взносы в сумме 30,14 руб. (137 руб. × 22%);
взносы на социальное страхование в сумме 3,97 руб. (137 руб. × 2,9%);
взносы на медицинское страхование в сумме 6,99 руб. (137 руб. × 5,1%);
взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в сумме 0,27 руб. (137 руб. × 0,2%).

Со всей суммы, начисленной сотруднику (пособие и доплата), бухгалтер удержал НДФЛ в размере 1170 руб. (9000 руб. × 13%).

Беспалов получил на руки 7830 руб. (9000 руб. – 1170 руб.).