Как назначить и выплатить пособие по беременности и родам

Женщины в декрете, до рождения ребенка и после, а также те, кто усыновил детей в возрасте до трех месяцев, вправе получить пособие по беременности и родам. Обычно рассчитать и выплатить пособие – обязанность работодателя. О том, какие документы потребуются от сотрудницы, в какой срок назначить пособие и что делать, если его нужно пересчитать, читайте в этой рекомендации.

Но прежде давайте разберемся с тем, за какой именно период пособие платят.

Длительность декретного отпуска

Длительность декретного отпуска устанавливает врач. Об этом он делает запись в больничном листке.

Количество дней в декретном отпуске зависит от различных обстоятельств. Так, важно, как проходит беременность, сколько детей вынашивает мать и как пройдут роды. В обычной ситуации, когда роды проходят без проблем, женщине полагается 140 дней декретного отпуска. 70 дней до родов и 70 после. Если же роды были с осложнениями, то отпуск продлевают. Роды, которые считают осложненными, перечислены в Инструкции Минздрава России от 23 апреля 1997 г. № 01-97.

Если сотруднице продлили послеродовой отпуск (например, при осложненных родах), ей дополнительно продлят и больничный листок на 16 календарных дней (п. 48 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). В этом случае пособие ей нужно доплатить.

Отдельные сроки предусмотрены для усыновителей. Для них декретный отпуск отсчитывают с момента усыновления.

Такой порядок установлен статьей 255 Трудового кодекса РФ, статьей 10 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и пунктами 46–50 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.

Узнать, какая бывает продолжительность отпуска, проще по таблице.

Какие документы должна представить сотрудница

Чтобы получить декретный отпуск и пособие по беременности и родам, сотрудница должна представить работодателю:

• больничный листок, оформленный по установленным правилам (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, подп. «а» п. 16 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н);

• заявление о предоставлении ей декретного отпуска в произвольной форме (ст. 255 ТК РФ).

Больничный листок сотрудница вправе принести и после окончания отпуска. При этом право на пособие сохраняется, если со дня окончания декретного отпуска (по больничному листку) прошло не больше шести месяцев. Этот срок может быть продлен по решению территориальных отделений ФСС России, если сотрудница пропустила его по уважительной причине. Перечень уважительных причин утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 31 января 2007 г. № 74. Такие правила установлены статьей 12 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и пунктом 80 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Ситуация: как оформить декретный отпуск и назначить пособие, если у сотрудницы нет больничного листка?

Никак, ведь без больничного отпуск и пособие сотруднице не положены.

Это прямо следует из части 5 статьи 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, пункта 16 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н и статьи 255 Трудового кодекса РФ.

Какие документы нужны от сотрудницы, которую наняли в текущем году

Если сотрудницу наняли в текущем году и она уходит в декретный отпуск, пособие считают по общим правилам. Однако сведений о заработке за расчетный период (2 года предшествующих декрету) у вас нет. Ведь у вас она еще не числилась. И как поступить? Необходимо учесть заработок с предыдущих мест работы, если таковые были в расчетном периоде. Поэтому сотруднице придется подтвердить размер дохода справкой с предыдущих мест работы (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Какими способами сотрудница может представить документы

Представить документы на декретный отпуск и пособие по беременности и родам сотрудница может несколькими способами. Обычно больничный и заявление сотрудница представляет сама или через представителя. Однако документы она вправе также направить по почте или в электронном виде. Правда, в последнем случае должны быть соблюдены установленные требования.

В частности, документы которые передают на электронных носителях или через Интернет, обязательно заверяют электронной подписью. Таковы требования Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и статей 21.1 и 21.2 Закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ.

Представить документы в электронном виде можно:

• лично или через законного представителя непосредственно работодателю;

• посредством многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;

• посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг;

• иным способом, позволяющим передать документы в электронном виде.

Тот факт, что документы на пособие сотрудница представила в электронном виде, подтверждает ее согласие на обработку ее персональных данных. Получать отдельное разрешение или заключать с женщиной какое-то отдельное соглашение для этого не требуется.

Такие правила установлены пунктом 5.1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Как назначить пособие

На основании представленных сотрудницей документов руководитель или другое уполномоченное лицо работодателя издает приказ о предоставлении сотруднице декретного отпуска.

Оформить приказ можно, например, по форме № Т-6 или же использовать самостоятельно разработанную форму. В любом случае тот бланк, что будете использовать, утверждает руководитель.

С приказом сотрудницу ознакомьте под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Пособие за весь период декретного отпуска назначайте не позднее 10 дней с того момента, как сотрудница представит больничный листок. Если, конечно, она сделает это вовремя. Выплатить пособие нужно в ближайший после назначения зарплатный день (ч. 1 ст. 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Ситуация: как назначить пособие по беременности и родам без нарушения сроков, если сотрудница представила больничный листок по истечении 10 дней со дня его выписки?

Для работодателя важен только день, когда сотрудница представила все необходимые документы. Именно от него отсчитывают крайний срок для назначения пособия. Поэтому в рассматриваемом случае никакого нарушения не будет.

Главное правило – пособие по беременности и родам назначают до истечения 10 дней после того, как необходимые документы от сотрудницы получены (ч. 1 ст. 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 16, 18 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н).

Когда больничный листок выписан врачом, не важно. Значение имеет только день, когда сотрудница представила все необходимые документы администрации организации. С этой даты и нужно отсчитывать 10-дневный срок.

При этом следует учитывать, что право на пособие сохраняется, если со дня окончания декретного отпуска (по больничному листку) прошло не более шести месяцев. Этот срок может быть продлен по решению территориальных отделений ФСС России, если сотрудница пропустила его по уважительной причине. Перечень уважительных причин утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 31 января 2007 г. № 74. Такие правила установлены статьей 12 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и пунктом 80 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Ситуация: как выплатить пособие по беременности и родам, если в расчетном периоде женщина трудилась у одного работодателя, а к моменту ухода в декрет у нее уже два места работы?

Пособие должен выплатить один из нынешних работодателей. Тот, кого выберет сама сотрудница.

В данной ситуации возможны два варианта.

1. Сотрудница в расчетном периоде работала в организации А. На момент ухода в декретный отпуск она работает в организациях А и Б.

2. Сотрудница в расчетном периоде работала в организации А. На момент ухода в декретный отпуск она работает в организациях Б и В.

В обоих случаях пособие выплачивается по одному из последних мест работы по выбору сотрудницы (в первом случае – в организации А либо в организации Б, во втором случае – в организации Б либо в организации В). При этом организация, которая назначает и выплачивает пособие, рассчитывает его исходя из заработка сотрудницы за расчетный период, полученного в организации А.

Получать же пособие по обоим местам работы в данном случае сотрудница права не имеет. Ведь в расчетном периоде сотрудница работала только у одного работодателя.

Такой вывод следует из совокупности положений частей 2, 2.1, 2.2, статьи 13 и статьи 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Чтобы рассчитать пособие такой сотруднице, от нее нужно получить справки:

– о сумме заработка в расчетном периоде, полученной в организации А;

– о том, что второй действующий работодатель не назначал и не выплачивал пособие.

Об этом сказано в частях 5, 5.1 статьи 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Пример назначения пособия по беременности и родам. Сотрудница в расчетном периоде работала в организации А. На момент ухода в декрет сотрудница работает как в организации А, так и в организации Б

А.В. Дежнева уходит в декретный отпуск с 26 января 2016 года.

На момент начисления и выплаты пособия Дежнева работает по основному месту в организации «Альфа» и по совместительству в организации «Гермес».

Расчетным периодом являются 2014 и 2015 годы. В расчетном периоде Дежнева работала в «Гермесе». Других работодателей в расчетном периоде не было.

Дежнева решила оформить пособие по основному месту работы (в «Альфе»).

Для этого она представила в бухгалтерию «Альфы»:
– справку о сумме заработка в расчетном периоде, полученной за 2014–2015 годы в «Гермесе»;
– справку от «Гермеса» о том, что пособие не начислялось и не выплачивалось.

Бухгалтер «Альфы» рассчитал пособие по беременности и родам исходя из заработка Дежневой, полученного в «Гермесе» (на основании заработка, указанного в справке).

Заработок Дежневой за расчетный период, полученный в «Гермесе», составил:
– в 2014 году – 550 000 руб.;
– в 2015 году – 671 000 руб.

За 2014 год заработок не превысил предельного размера (550 000 руб. < 624 000 руб.). Поэтому при расчете пособия учитывается фактическая сумма заработка за 2014 год (550 000 руб.). Заработок сотрудницы за 2015 год превысил предельное значение (671 000 руб. > 670 000 руб.). Поэтому при расчете пособия бухгалтер учитывал предельный размер заработка (670 000 руб.).

Количество календарных дней в 2014–2015 годах равно 730. Календарных дней, исключаемых из расчетного периода, у Дежневой не было.

Средний дневной заработок для расчета пособия равен 1671,23 руб./дн. ((550 000 руб. + 670 000 руб.) : 730 дн.).

Рассчитанный средний дневной заработок меньше максимального среднего дневного заработка (1772,60 руб./дн.), поэтому пособие бухгалтер «Альфы» рассчитал исходя из суммы 1671,23 руб.

Сумма пособия составила 233 972,20 руб. (1671,23 руб. × 140 дн.).

Как рассчитать пособие по беременности и родам иностранке, которая получила разрешение на временное проживание в 2016 году? В 2015 году женщина была временно пребывающей.

Пособие рассчитайте исходя из МРОТ.

Право на пособие. Временно проживающие иностранные сотрудницы имеют право на пособие по беременности и родам. А вот временно пребывающим пособие не положено. Это следует из статьи 2 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Поскольку на момент ухода в отпуск по беременности и родам сотрудница уже имеет статус временно проживающей, ей нужно выплатить пособие.

Расчетный период. Пособие по беременности и родам считают исходя из заработка сотрудницы за предыдущие два календарных года. При этом в расчет заработка можно взять выплаты, с которых начисляли взносы в ФСС России. Это предусмотрено частями 1 и 2 статьи 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

В данном случае у сотрудницы в предыдущие два года не было заработка, который можно брать в расчет для пособия. В 2014 году на выплаты временно пребывающим иностранцам страховые взносы не начислялись. А в 2015 году выплаты временно пребывающим сотрудникам облагались взносами по сниженной ставке – 1,8 процента. При этом взносы в ФСС России, начисленные по сниженной ставке, давали право временно пребывающей сотруднице лишь на больничное пособие. А вот права на пособие по беременности и родам сотрудница не имела.

Размер пособия. Поскольку выплаты, которые можно включить в расчет среднего заработка, отсутствуют, пособие рассчитайте исходя из МРОТ, который действовал на дату начала декретного отпуска (ч. 1.1 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Пособие рассчитайте так.

Сначала определите средний дневной заработок исходя из МРОТ. Формула расчета следующая:

Средний дневной заработок

=

МРОТ (на дату начала декретного отпуска)

×

24 месяца

:

730

Затем рассчитайте итоговую сумму пособия:

Пособие по беременности и родам за месяц

=

Средний дневной заработок

×

Количество дней отпуска по беременности и родам

Пример: как рассчитать пособие по беременности и родам иностранной сотруднице со статусом временно проживающей. В расчетном периоде сотрудница была временно пребывающей

В организации работает гражданка Украины. В декабре 2015 года она получила статус временно проживающей. До этого она была временно пребывающей.

В 2016 году сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам. Период отпуска составляет 140 календарных дней.

Расчетным периодом для определения размера пособия являются 2014 и 2015 годы. Однако в 2014 и 2015 годах сотрудница была временно пребывающей. В этих периодах у нее не было заработка для расчета пособия. Ведь выплаты за 2014 год взносами в ФСС России не облагались, а за 2015 год – облагались по сниженной ставке 1,8 процента.

Поэтому бухгалтер рассчитал пособие исходя из МРОТ. Начало отпуска приходится на 2016 год, МРОТ равен 6204 руб.

Средний дневной заработок для расчета пособия равен:

6204 руб. × 24 мес.: 730 = 203,97 руб.

Размер пособия по беременности и родам равен:

203,97 руб. × 140 дн. = 28 555,80 руб.

Взыскание переплаты

Переплату пособия, которая возникла из-за арифметической ошибки или недобросовестности со стороны сотрудницы, можно удержать из ее зарплаты. Недобросовестными действия сотрудницы считаются, если она представила заведомо неверные сведения (в т. ч. сфальсифицированные справки о сумме своего заработка), скрывает информацию, влияющую на размер пособия. Это следует из части 4 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, пункта 85 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Пересчет пособия

Ситуация: как пересчитать пособие по беременности и родам, если сотрудница вышла на работу до окончания декретного отпуска?

Если сотрудница в декрете работала, пособие по беременности и родам ей не положено. То есть часть полученного пособия ей придется вернуть (письмо ФСС России от 8 октября 2004 г. № 02-10/11-6671).

Стоит отметить, что досрочный отзыв сотрудницы из отпуска по беременности и родам по инициативе работодателя не допускается. По своему желанию сотрудница вправе без согласия работодателя прервать только отпуск по уходу за ребенком до трех лет. Это прямо следует из части 2 статьи 256 Трудового кодекса РФ. Для отпуска по беременности и родам такая возможность законодательством не предусмотрена. Вместе с тем, нет и запрета на выход на работу из отпуска по беременности и родам до его окончания. То есть сотрудница вправе досрочно выйти из декрета по собственной инициативе, согласовав это с работодателем.

Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 24 мая 2013 г. № 1755-ТЗ.

Как следует из частных разъяснений специалистов ФСС России, если сотрудница прервала декретный отпуск и вышла на работу, работодателю необходимо:

• вернуть в ФСС России пособие за время, когда сотрудница работала. Конечно, если фонд ранее возместил эти расходы на расчетный счет работодателя;

• пересчитать и при необходимости доплатить страховые взносы, когда работодатель уже уменьшил на сумму пособия начисленные взносы в ФСС России;

• пересчитать другие налоги. Например, если доплачивали пособие до фактического среднего заработка.

Кроме того, нужно сторнировать часть пособия по беременности и родам, которое было ранее начислено в бухучете.

Пересчитать налоги и взносы нужно в месяце, в котором сотрудница вышла на работу. Уточненные декларации (расчеты) не сдавайте. Это связано с тем, что обстоятельство, вызвавшее необходимость пересчета, возникло в месяце, в котором сотрудница вышла на работу, а не в прошлых периодах. Поэтому пересчитывать пособие, налоги и взносы за предыдущие периоды не нужно. Такой порядок следует из положений статей 54, 81 Налогового кодекса РФ, части 1 статьи 11, статьи 17 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. В отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование этот вывод подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376-19.

Основанием для досрочного прекращения декретного отпуска является заявление сотрудницы (с согласием на удержание части пособия) и приказ руководителя по результатам его рассмотрения. Их нужно составить в произвольной форме.

Совет: есть способ дать сотруднице работать, не прерывая декретного отпуска.

Для этого заключите с ней гражданско-правовой договор (например, договор подряда) на время, когда она работала, находясь в декретном отпуске. Подробнее об этом см. Какие особенности учесть при заключении гражданско-правового договора.

При этом сотрудница будет получать вознаграждение по гражданско-правовому договору, сохранив и право на пособие по беременности и родам.

Пример пересчета пособия по беременности и родам. Сотрудница вышла на работу раньше окончания декретного отпуска

Организация платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы рассчитывает по общим ставкам.

Секретарь Е.В. Иванова ушла в декретный отпуск с 17 января по 4 июня 2016 года включительно. В организации Иванова проработала более двух лет и других мест работы не имела.

Расчетный период – с 1 января 2014 года по 31 декабря 2015 года.

Фактический заработок Ивановой составил:

• за 2014 год – 550 000 руб.;
• за 2015 год – 671 000 руб.

Заработок Ивановой за 2014 год не превысил предельного размера (550 000 руб. < 624 000 руб.). Поэтому при расчете пособия учитывается фактическая сумма заработка за 2014 год (550 000 руб.). Заработок сотрудницы за 2015 год превысил предельное значение (671 000 руб. > 670 000 руб.). Поэтому при расчете пособия бухгалтер учитывал предельный размер заработка (670 000 руб.).

Количество календарных дней в 2014–2015 годах равно 730.

Календарных дней, исключаемых из расчетного периода, у Ивановой не было.

Таким образом, средний дневной заработок для расчета пособия равен 1671,23 руб./дн. ((550 000 руб. + 670 000 руб.) : 730 дн.).

Рассчитанный средний дневной заработок меньше максимального среднего дневного заработка (1772,60 руб./дн.).

Поэтому средний заработок для расчета пособия бухгалтер рассчитал исходя из суммы 1671,23 руб.

В организации установлены доплаты до фактического среднего заработка на период декретного отпуска. Фактический средний заработок, рассчитанный по правилам, установленным коллективным договором, составил 1721,23 руб./дн.

Бухгалтер в январе 2016 года отразил в учете следующие операции:

• начислено пособие по беременности и родам – 233 972,20 руб. (1671,23 руб./дн. × 140 дн.);
• начислена доплата до фактического среднего заработка – 7000 руб. ((1721,23 руб./дн. – 1671,23 руб./дн.) × 140 дн.);
• удержан НДФЛ с суммы доплаты – 910 руб. (7000 руб. × 13%);
• начислены страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев с доплаты до фактического среднего заработка – 2114 руб. (7000 руб. × 30,2%).

6 мая 2016 года (на 30 дней ранее окончания декретного отпуска) Иванова вышла на работу. На основании заявления сотрудницы о выходе из декретного отпуска и приказа руководителя в этом месяце бухгалтер начислил ей зарплату и сделал в учете следующие корректировки:

• отсторнировал пособие по беременности и родам за 26 дней мая и 4 дня июня 2016 года – 50 136,90 руб. (1671,23 руб./дн. × 30 дн.);
• отсторнировал доплату до фактического среднего заработка за 26 дней мая и 4 дня июня 2016 года – 1500 руб. ((1721,23 руб./дн. – 1671,23 руб./дн.) × 30 дн.); 
• отсторнировал НДФЛ с доплаты до фактического среднего заработка – 195 руб. (1500 руб. × 13%); 
• отсторнировал страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев с доплаты до фактического среднего заработка – 453 руб. (1500 руб. × 30,2%).

Выплата пособия ФСС России

ФСС России выплатит сотруднице пособие по беременности и родам, только если работодатель этого не сделает по следующим причинам:

• его деятельность прекращена;

• у него не хватает денег на счете, если их списывают со счета в порядке, установленном пунктом 2 статьи 855 Гражданского кодекса РФ;

• невозможно определить местонахождение работодателя и его имущества (при условии, что факт невыплаты пособия установлен вступившим в законную силу решением суда).

Такой порядок предусмотрен частью 4 статьи 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и разъяснен письмом ФСС России от 7 марта 2012 г. № 15-07-11/12-2451.

Порядок получения сотрудницей пособия по беременности и родам при невозможности его выплаты организацией прописан в Административном регламенте, утвержденном приказом Минтруда России от 6 мая 2014 г. № 291н.

Пилотный проект ФСС России

Ситуация: как выплачивать пособие по беременности и родам в регионах, которые участвуют в пилотном проекте ФСС России по особому порядку назначения и выплаты социальных пособий?

Пилотный проект предусматривает, что социальные пособия, в том числе и пособие по беременности и родам, подразделения ФСС России этих регионов выплачивают напрямую застрахованным лицам, то есть работникам, минуя работодателей. Порядок выплаты установлен постановлением Правительства РФ от 21 апреля 2011 г. № 294.

В то же время для того, чтобы женщина смогла получить полагающееся ей пособие, все необходимые документы она должна прежде подать своему работодателю.

Перечень документов, которые нужно подать, не изменился. Исключением является лишь заявление о выплате пособия – его сотрудница должна составить не в произвольном виде, а по форме, утвержденной приказом ФСС России от 17 сентября 2012 г. № 335.

Об этом сказано в пункте 2 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 21 апреля 2011 г. № 294.

Полученные от сотрудницы документы передайте в течение пяти календарных дней в отделение ФСС России по месту своего учета. К ним приложите опись передаваемых документов. Форма описи утверждена приказом ФСС России от 17 сентября 2012 г. № 335.

Когда среднесписочная численность 26 человек и более, используйте электронные каналы связи. В этом случае сведения, необходимые для начисления пособий, подаются в виде электронного реестра. Форма реестра и порядок его заполнения утверждены приказом ФСС России от 15 июня 2012 г. № 223.

Получив документы, отделение ФСС России рассматривает их в течение 10 календарных дней и выносит решение о выплате пособия либо об отказе в нем. При положительном решении деньги перечисляются человеку по тем реквизитам, которые он указал в своем заявлении.

Такой порядок установлен пунктами 3, 4, 8, 9 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 21 апреля 2011 г. № 294.

Организации и предприниматели Республики Крым и г. Севастополя участвуют в пилотном проекте по выплате пособий напрямую из ФСС России. Так что задача страхователя сводится к тому, чтобы собрать и передать необходимые документы в отделение фонда.