При продаже товаров сотрудникам отношения между каждым сотрудником и организацией определяет Гражданский кодекс РФ, а не Трудовой кодекс РФ. Этим продажа товаров сотрудникам отличается от натуральной формы оплаты труда. Приобретая товар, сотрудник выступает обычным покупателем. С ним заключается договор розничной купли-продажи (ст. 492 ГК РФ).
Документальное оформление
Продажу товаров сотрудникам оформите теми же документами, что и продажу товаров населению. Письменный договор розничной купли-продажи заключать не обязательно (ст. 493 ГК РФ).
Оплата товаров сотрудником
Сотрудник может оплатить приобретенные товары двумя способами:
- внести деньги в кассу организации;
- написать заявление об удержании стоимости товаров из его зарплаты.
В первом случае на стоимость товаров, проданных за наличный расчет (или оплаченных платежной картой), выбейте кассовый чек или оформите иной документ, если организация имеет право не применять ККТ (п. 2.1 и 3 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Этот документ передайте покупателю. Такая обязанность установлена для всех организаций пунктом 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. В конце операционного дня на основании Z-отчета, снятого с контрольно-кассовой техники, отразите сумму полученной выручки в журнале кассира-операциониста формы № КМ-4 (п. 6.1 Правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). Показатели Z-отчета (или бланков строгой отчетности) зарегистрируйте в книге продаж (п. 1 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Счет-фактуру сотруднику на проданный товар выписывать не нужно. Обязанности розничного продавца считаются исполненными, если он выдал покупателю кассовый чек или иной аналогичный документ (п. 7 ст. 168 НК РФ).
Во втором случае, если деньги за проданный товар удерживаются из зарплаты сотрудника, выбивать кассовый чек не придется. В этом случае движения наличных денег от сотрудника к организации не происходит. Поэтому оснований для применения контрольно-кассовой техники нет. Это следует из пункта 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Подтверждением оплаты товара для сотрудника может служить расчетный листок, который он должен получить в день выплаты зарплаты (ст. 136 ТК РФ).
Счет-фактура
Если организация является плательщиком НДС, на товары, стоимость которых удерживается из зарплаты, нужно выписать счет-фактуру в течение пяти дней после реализации (п. 3 ст. 168 НК РФ). Зарегистрируйте его в книге продаж (п. 1 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Списание проданных товаров
Стоимость отпущенных товаров спишите на основании первичных документов по форме, утвержденной руководителем организации (ч. 1 и 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом документ должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Отражение удержанных сумм в ведомостях и лицевом счете
Суммы, удержанные из зарплаты сотрудника, отразите:
- в специальной графе (например, в графе «Удержано и зачтено») расчетно-платежной ведомости;
- в лицевом счете сотрудника.
Формы первичных документов по учету труда и зарплаты утверждает руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Кроме того, организация вправе применять унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (формы расчетных ведомостей: № Т-49 или № Т-51; формы лицевых счетов: № Т-54 или № Т-54а).
Ограничения при продаже товаров сотруднику
Стороны сделки розничной купли-продажи (организация и сотрудник) сами определяют условия ее совершения (ст. 492 ГК РФ). Никаких ограничений на объем товаров, которые можно продать сотруднику, законодательство не накладывает.
Совет: при натуральной форме оплаты труда доля выплат в неденежной форме не должна превышать 20 процентов от общей суммы зарплаты (ст. 131 ТК РФ). Чтобы передать сотруднику в оплату труда товары на большую сумму, оформите эту операцию как их продажу (ст. 493 ГК РФ).
Для этого в день выдачи зарплаты на стоимость приобретаемых сотрудником товаров нужно выбить кассовый чек. А выдачу зарплаты (по ведомости) оформить в денежной форме. По документам получится, что сотрудник приобрел товар (услугу) за наличные, а зарплата выдана деньгами.
Ситуация: можно ли за наличные продать сотруднику товары на сумму свыше 100 000 руб.?
Ответ: да, можно.
Предельный размер расчетов наличными (100 000 руб.) распространяется только на сделки, заключенные между организациями, а также между организациями и предпринимателями. Это следует из пунктов 1 и 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Расчеты между организациями (предпринимателями) и гражданами, не являющимися предпринимателями, могут производиться без ограничений по сумме. Об этом сказано в пункте 5 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Поэтому организация вправе продать сотруднику товары на любую сумму.
По видам товаров, которые можно продать сотрудникам, каких-либо специальных ограничений также не предусмотрено. Поэтому сотрудникам можно продать любое имущество, которое организация может реализовать стороннему покупателю. Например, организация, имеющая лицензию только на оптовую продажу алкогольных напитков, не может реализовывать их в розницу, в том числе и сотрудникам (п. 2 ст. 18 Закона от 22 ноября 1995 г. № 171‑ФЗ).
Ситуация: какую сумму можно удержать из зарплаты сотрудника, если он подал заявление об удержании из зарплаты стоимости приобретенных им товаров?
Удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе проводите без ограничений по сумме.
Закон об исполнительном производстве ограничивает размеры удержаний по исполнительным документам (ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ). Трудовой кодекс РФ устанавливает основания и нормативы удержаний по распоряжению организации (ст. 130 ТК РФ). Других ограничений на размер удержаний законодательство не накладывает. Поэтому по инициативе сотрудника из его зарплаты (после удержания НДФЛ) можно удержать до 100 процентов дохода.
