Как учесть командировочные расходы на проезд общественным транспортом при налогообложении (спецрежим)

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какой налоговый режим применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд до места командировки и обратно НДФЛ не удерживайте (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом налог не удерживается и в том случае, если фактические расходы на проезд, произведенные с разрешения работодателя, превышают размеры, определенные в локальном нормативном акте организации (письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364). Не надо включать в доход сотрудника и сбор, удержанный при возврате билета, если командировка отменена. Основание – квитанция о приеме билета с указанием суммы сбора. Этот документ сотрудник должен приложить к авансовому отчету при возврате наличных денег, полученных под отчет.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости неиспользованного авиабилета, если командированный сотрудник опоздал на рейс? Впоследствии он улетел по новому билету.

Ответ: нет, не нужно.

Cтоимость первоначально приобретенного авиабилета, даже несмотря на то что его не использовали по назначению, нельзя рассматривать в качестве облагаемого НДФЛ дохода сотрудника. И вот почему.

По общему правилу НДФЛ облагаются доходы, полученные человеком как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК РФ).

В свою очередь, к доходам в натуральной форме, в частности, относятся:

– стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), полностью или частично оплаченных организацией за сотрудника в его интересах;

– стоимость товаров (работ, услуг), предоставленных сотруднику на безвозмездной основе или с частичной оплатой;

– стоимость товаров (работ, услуг), выданных в счет оплаты труда.

Об этом сказано в пункте 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ.

При этом доходом признается экономическая выгода, полученная в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ).

Из совокупности приведенных норм следует, что доход в натуральной форме у сотрудника возникнет лишь в том случае, если оплата товаров (работ, услуг) произведена в его интересах, то есть человек получил экономическую выгоду.

Однако в рассматриваемой ситуации первоначальный билет приобретали не для личных целей сотрудника – он ездил в командировку в интересах организации. И тот факт, что человек не использовал билет по назначению, пусть и по своей вине, значения не имеет. Кроме того, данный авиабилет сотрудник не сможет использовать и впоследствии для своих личных целей. Значит, в рассматриваемой ситуации экономической выгоды у сотрудника не возникает.

А раз так, удерживать налог нет оснований.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд начислять не нужно (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд командированного сотрудника (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшат налоговую базу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога страховой взнос, уплаченный командированным сотрудником при покупке проездного билета? Организация применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами.

Ответ: да, можно, если стоимость страхования учтена в цене билета.

Если сумма страхового взноса включается в стоимость билета и при его продаже взимается с пассажира, то стоимость страховки входит в состав расходов на проезд в командировку (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому организация вправе учесть ее при расчете единого налога. Основанием для этого служит подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Также пассажир может заключить договор добровольного личного страхования (п. 3 ст. 3 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1). В этом случае страховой полис оформляется отдельно и является приложением к проездному билету. Расходы на добровольное личное страхование пассажиров не предусмотрены статьей 346.16 Налогового кодекса РФ. Поэтому учесть их при расчете единого налога нельзя.

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 10 мая 2006 г. № 03-03-04/2/138, от 9 июля 2004 г. № 03-03-05/1/67. При этом финансовое ведомство, разрешая учесть при налогообложении страховой взнос, ссылается на более старые правила, регулирующие порядок направления сотрудников в командировки на территории СССР. А именно на пункт 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. Однако этот пункт аналогичен по содержанию пункту 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Несмотря на то что данные разъяснения адресованы плательщикам налога на прибыль, их можно распространить и на организации, которые применяют упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: как организации на упрощенке (доходы минус расходы) учесть при расчете единого налога, НДФЛ и страховых взносов расходы на проезд командированного сотрудника на такси?

Такие расходы учитываются при расчете единого налога. НДФЛ с них не удерживается и страховые взносы не начисляются. Но при выполнении ряда условий.

По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку организация обязана возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси. В частности, может быть предусмотрено, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

• до места командировки и обратно к месту постоянной работы;

• до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);

• по служебным делам во время командировки.

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете единого налога. Это объясняется так.

В состав командировочных расходов, на которые можно уменьшить налоговую базу организаций на упрощенке, включены расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом не конкретизируется, каким именно видом транспорта должен быть осуществлен проезд. Кроме того, перечень командировочных расходов, приведенный в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Следовательно, к ним можно отнести любые расходы (в т. ч. и стоимость проезда командированного сотрудника на такси), произведенные с ведома организации, при условии их экономической обоснованности и документальном подтверждении (подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные выводы следуют из разъяснений финансового ведомства (письма Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-11-04/2/80, от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, от 22 мая 2009 г. № 03-03-06/1/339).

Арбитражная практика также подтверждает возможность учета расходов на такси в уменьшение налогооблагаемой базы (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10, Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007, Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31).

Несмотря на то что большинство указанных писем Минфина России и судебные постановления адресованы плательщикам налога на прибыль, выводами, сделанными в них, могут руководствоваться и организации на упрощенке (подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, а также чеки ККТ.

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). В том числе и с компенсации расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Поскольку законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок.

Аналогичные выводы подтверждает Минфин России в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549, от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241, от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97. При этом в письме от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97 финансовое ведомство пояснило, что оплата услуг такси в связи со служебной необходимостью (в производственных целях) осуществляется в интересах самой организации, а не сотрудника. Поэтому компенсация таких расходов не включается в его налогооблагаемый доход.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте с сумм документально подтвержденных и экономически обоснованных расходов на проезд командированного сотрудника:

• до места назначения и обратно;

• в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Такой вывод следует из буквального толкования части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и части 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом вид транспорта, которым должен воспользоваться сотрудник, не уточняется. Следовательно, он вправе добираться до места командировки и обратно, а также до вокзала или аэропорта любым способом, в том числе на такси. Аналогичные выводы следуют из письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

Что касается поездок сотрудника на такси по служебным делам во время командировки, то их можно квалифицировать как расходы, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И не облагать взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога расходы на медицинскую страховку во время пребывания в загранкомандировке? Организация применяет упрощенку с объектом «доходы минус расходы».

Ответ: да, можно.

Многие государства с визовым и безвизовым режимом не разрешают въезд в страну без оформления медицинской страховки. К тому же медицинское страхование необходимо лично сотруднику и организации, так как позволит избежать непредвиденных медицинских расходов во время командировки. Поэтому расходы на ее получение при направлении сотрудника в командировку экономически обоснованны (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, подп. «г» п. 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Подтверждают их страховым полисом.

Если эти условия выполнены, расходы на оформление медицинской страховки включите в состав командировочных расходов и спишите в уменьшение налоговой базы. Основание – подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога расходы на аренду автомобиля в загранкомандировке? Организация применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами.

Ответ: да, можно.

Аренда автомобиля в период зарубежной поездки может быть предусмотрена внутренними документами организации. Например, Положением о командировках. Тогда плату за аренду можно компенсировать в качестве иных расходов, понесенных сотрудником с разрешения или с ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Перечень командировочных расходов, на которые можно уменьшить налоговую базу организаций на упрощенке, открыт (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Следовательно, к ним можно отнести любые расходы, произведенные с ведома организации, при условии их экономической обоснованности, в том числе и плату за аренду автомобиля во время загранкомандировок (ст. 168 ТК РФ, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Экономическую обоснованность таких затрат можно подтвердить, например, необходимостью быстро добираться к месту работы во время командировки. Это может сократить время пребывания сотрудника в командировке, что также повышает эффективность бизнеса.

Документально подтвердить такие расходы можно договором аренды, актом о передаче/возврате автомобиля, счетами, чеками, подтверждающими оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду. А также документами, подтверждающими размещение автомобиля на парковке, стоянке (при наличии).

Со стоимости аренды автомобиля, компенсированной сотруднику, удерживать НДФЛ не нужно. Ведь такие расходы организация обязана возместить работнику в связи с направлением его в командировку (ст. 168 ТК РФ). А компенсации, установленные законодательством и связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождаются от обложения НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742, и подтверждается арбитражной практикой (определение ВАС РФ от 17 февраля 2011 г. № ВАС-330/11, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2010 г. № А32-49229/2009, Уральского округа от 3 сентября 2007 г. № Ф09-7059/07-С2).

На сумму такой компенсации не нужно начислять страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Поскольку компенсация попадает в перечень необлагаемых выплат (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: какие налоги и взносы нужно начислить с компенсации командированному сотруднику документально не подтвержденных расходов на проезд? Организация применяет упрощенку.

Начислите НДФЛ и взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование.

Документально не подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно при расчете единого налога учесть нельзя (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

С компенсации документально не подтвержденных расходов на проезд нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Не облагается страховыми взносами только компенсация расходов, которые подтверждены документами. Такой порядок установлен частью 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пунктом 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

От НДФЛ освобождены только документально подтвержденные расходы:

• на проезд до места назначения и обратно;

• на оплату сборов за услуги аэропортов (комиссионных сборов);

• на проезд до аэропорта или вокзала в местах отправления, назначения и пересадок, а также на провоз багажа.

Если какие-либо из перечисленных расходов сотрудник не подтвердил документально, с компенсации надо удержать НДФЛ.

Это следует из положений абзаца 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть сумму, удержанную транспортным агентством при сдаче авиабилета командированным сотрудником по причине переноса даты вылета?

Ответ: да, можно.

По общему правилу при расчете единого налога организация может учесть затраты на командировку (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В том числе и затраты на проезд. При этом такие расходы, помимо прочего, должны быть экономически обоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Чтобы обосновать расходы, связанные с возвратом авиабилетов, в отчете о командировке укажите причины переноса даты вылета. Например, такими причинами могут быть форс-мажорные обстоятельства или затянувшиеся переговоры. В этом случае такие расходы организация сможет включить в расчет единого налога.

Подтверждает такой вывод и Минфин России в письме от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338. Причем ведомство рекомендует использовать данный подход и в том случае, если возвратить билет не будет возможности. В этом случае стоимость такого билета также учитывайте в составе расходов на командировку (подп. 13 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на проезд во время командировки не влияют.