Как оплатить и отразить в учете проезд сотрудника в командировку на автомобиле (личном или служебном)

Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае организация обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой (ст. 168 ТК РФ).

Проезд на личном автомобиле

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.

Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте – легковом автомобиле или мотоцикле, – должен сдать в бухгалтерию служебную записку. Таково требование пункта 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

При этом в данном постановлении не конкретизировано содержание служебной записки. В официальном документе сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Не перегружайте записку лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.

В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения – количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку. К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Личный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается:

– НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

– взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

– взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Подробнее об этом см. Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с компенсации сотруднику стоимости парковки личного автомобиля в командировке?

Ответ: да, нужно, если такая выплата оформлена как возмещение командировочных расходов.

От НДФЛ освобождаются суммы возмещения командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). В состав таких расходов включаются суточные, расходы на проезд и провоз багажа, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного загранпаспорта, получение виз, а также затраты, связанные с обменом наличной валюты. Такой перечень установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса.

Компенсация стоимости парковки личного автомобиля сотрудника здесь не названа. Следовательно, она не включается в состав командировочных расходов. Значит, с такой компенсации нужно удержать НДФЛ.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 апреля 2013 г. № 03-04-06/14428.

Совет: есть способ не удерживать НДФЛ с компенсации стоимости парковки личного автомобиля командированного сотрудника. Он заключается в следующем.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, установленные законодательством России и связанные, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если работодатель использует личное имущество сотрудника (в т. ч. автомобиль), то он обязан:

• выплатить ему компенсацию за использование личного имущества (автомобиля);

• возместить расходы, связанные с таким использованием.

Это установлено статьей 188 Трудового кодекса.

Стоимость парковки можно считать расходом, связанным с использованием личного автомобиля сотрудника в служебных целях. Следовательно, компенсация затрат на парковку признается выплатой, установленной законодательством и связанной с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И, соответственно, не облагается НДФЛ.

Таким образом, НДФЛ с компенсации стоимости парковки сотруднику, поехавшему в командировку на личном автомобиле, можно не удерживать. Но чтобы избежать претензий со стороны контролирующих ведомств, оформите такую компенсацию не как командировочные расходы, а как возмещение затрат, связанных с использованием личного автомобиля сотрудника.

Такой подход подтверждает и Минфин России в письме от 1 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-328.

Личный автомобиль: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199). Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Совет: на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая – это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая – возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.

Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации организация должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 1. ст. 253, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.

Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419. Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина России, отстаивать свою позицию организации придется в суде.

Проезд на служебном автомобиле

При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:

• на приобретение ГСМ;

• связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).

Порядок проезда в командировку на служебном транспорте действующим законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель может прописать специальные правила для такой ситуации в локальном нормативном акте, изданном в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ (например, в Положении о командировках). Правильность данного подхода подтверждает Роструд в письме от 10 апреля 2015 г. № 831-6-1.

Подтверждающие документы

Все факты хозяйственной жизни (в т. ч. и расходы на проезд) должны быть подтверждены первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). К ним относятся:

• кассовые и (или) товарные чеки;

• талоны на бензин;

• слипы (если бензин оплачивался топливной картой);

• квитанции, выданные на автостоянках;

• счета автомастерских и т. д.

Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы. Путевые листы составьте:

– либо по унифицированным формам;

– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.

Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Для путевых листов предусмотрены следующие унифицированные формы:

• № 3 для легкового автомобиля;

• № 3 спец для спецтранспорта;

• № 4 для легкового такси;

• № 4-С или № 4-П для грузового автомобиля;

• № 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).

Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов (либо по самостоятельно разработанной форме, либо по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Бухучет

В бухучете поступление и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите на субсчете 10-3 «Топливо» (Инструкция к плану счетов).

В зависимости от цели командировки покупку и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите записями:

Дебет 10-3 Кредит 71

– оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 10-3

– списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).

Остальные расходы спишите проводкой:

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 71

– списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.

Пример отражения в бухучете расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле

Генеральный директор ООО «Альфа» А.В. Львов с 17 по 19 января находился в командировке в г. Твери. Цель командировки – переговоры с деловыми партнерами. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.

Авансовый отчет утвержден 21 января. К нему приложены документы, подтверждающие расходы на проезд:

• чеки АЗС на приобретение бензина – на общую сумму 1000 руб. (НДС не выделен);
• чеки платной автостоянки – на общую сумму 150 руб. (НДС не выделен).

Стоимость бензина, израсходованного за период командировки, составляет 860 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи:

Дебет 10-3 Кредит 71
– 1000 руб. – оприходован бензин, приобретенный в командировке;

Дебет 26 Кредит 10-3
– 860 руб. – списана стоимость бензина, израсходованного в командировке;

Дебет 26 Кредит 71
– 150 руб. – отражена оплата услуг автостоянки.

Служебный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле не нужно платить:

• НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

• взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Служебный автомобиль: налог на прибыль

Расходы на проезд в командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд, если сотрудник организации направлен в командировку для покупки основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (по нормам или в размере фактически произведенных расходов), подробнее см. Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО).

В период командировки сотрудник может купить ГСМ за наличные. Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:

• Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО);

• Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам;

• Как отразить в учете приобретение ГСМ по талонам.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ во время командировки на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода-Рапид» выехал в командировку в г. Владимир. 18 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 3000 руб. 21 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 2064 руб. В кассовом чеке  в цене бензина НДС не выделен и вообще не упоминается.

По данным путевого листа:

• остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
• остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 5 литров;
• за время командировки пробег автомобиля составил 700 км.

Таким образом, на затраты может быть списано 60 литров (5 л + 60 л – 5 л). Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Цена приобретения бензина Кондратьевым соответствует рассчитанной средней себестоимости. Бензин, израсходованный Кондратьевым во время командировки, бухгалтер «Альфы» списал по цене приобретения.

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

18 мая:

Дебет 71 Кредит 50
– 3000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы.

21 мая:

Дебет 10-3 Кредит 71
– 2064 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 26 Кредит 10-3
– 2064 руб. – списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

В налоговом учете на расходы бухгалтер также списывает 2064 руб.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом расходы на ГСМ организации на упрощенке учитывают в том же порядке, что и организации на общей системе налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по расходам на проезд также уменьшат налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:

• Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (спецрежим);

• Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам;

• Как отразить в учете приобретение ГСМ по талонам.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на проезд в командировку на служебном транспорте не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому, если в командировку на автомобиле выезжал сотрудник, который одновременно занят в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, сумму расходов нужно распределить.

Компенсацию командировочных расходов сотрудников, занятых только в одном виде деятельности, распределять не нужно.

Сумму входного НДС распределите по методике, установленной в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Пример распределения расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Генеральный директор организации А.В. Львов с 25 по 28 мая находился в служебной командировке в г. Рязани. Цель командировки – заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.

Авансовый отчет утвержден 29 мая. Вместе с авансовым отчетом Львов передал в бухгалтерию документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит квитанция на оплату услуг автостоянки на сумму 150 руб. и два кассовых чека на покупку ГСМ на общую сумму 1416 руб., в том числе НДС – 216 руб. В чеках суммы НДС указаны отдельной строкой.

Во время командировки был израсходован весь приобретенный бензин. Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Рассчитанная средняя себестоимость ГСМ соответствует цене приобретения бензина Львовым.

Чтобы распределить расходы на проезд в командировку между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.

Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составили:

• по оптовой торговле (без учета НДС) – 26 000 000 руб.;
• по розничной торговле – 12 000 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,6842.

К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на проезд в сумме:
(150 руб. + (1416 руб. – 216 руб.)) × 0,6842 = 923,67 руб.

При расчете налога на прибыль в мае бухгалтер «Гермеса» учел расходы на проезд в сумме 923,67 руб. Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–май.

К деятельности организации, облагаемой ЕНВД, относятся расходы на проезд в сумме:
150 руб. + 1200 руб. – 923,67 руб. = 426,33 руб.

Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.

Вся сумма компенсации расходов на проезд освобождается от НДФЛ, взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.