После расчета среднего дневного заработка нужно рассчитать средний заработок сотрудника. Это и будет итоговая сумма отпускных, которую необходимо выплатить сотруднику (ст. 114 ТК РФ).
Расчет итоговой суммы зависит от того, в каких днях предоставлен отпуск − календарных или рабочих.
При определении итоговой суммы отпускных необходимо также учесть изменения в зарплате.
Отпуск в календарных днях
Если отпуск предоставляют в календарных днях, итоговую сумму отпускных рассчитайте по формуле:
| Итоговая сумма отпускных (средний заработок) | = | Средний дневной заработок | × | Количество календарных дней отпуска |
При этом средний дневной заработок рассчитывайте исходя из среднемесячного числа календарных дней. Подробнее об этом см. Как рассчитать средний дневной заработок для оплаты отпускных.
Такой порядок расчета установлен пунктами 9 и 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Пример определения итоговой суммы отпускных. Отпуск предоставлен в календарных днях
С 12 мая по 8 июня 2015 года экономисту А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней.
Расчетный период – с 1 мая 2014 года по 30 апреля 2015 года – отработан полностью.
Фактические начисления сотруднику за расчетный период показаны в таблице:
| Месяц расчетного периода | Количество рабочих дней по производственному календарю | Количество фактически отработанных дней | Зарплата, руб. |
| 2014 год | |||
| Май | 19 | 19 | 30 000 |
| Июнь | 19 | 19 | 30 000 |
| Июль | 23 | 23 | 30 000 |
| Август | 21 | 21 | 30 000 |
| Сентябрь | 22 | 22 | 30 000 |
| Октябрь | 23 | 23 | 30 000 |
| Ноябрь | 18 | 18 | 30 000 |
| Декабрь | 23 | 23 | 30 000 |
| 2015 год | |||
| Январь | 15 | 15 | 30 000 |
| Февраль | 19 | 19 | 30 000 |
| Март | 21 | 21 | 30 000 |
| Апрель | 22 | 22 | 30 000 |
| Всего | 245 | 245 | 360 000 |
Средний дневной заработок сотрудника равен:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1023,89 руб./дн.
Итоговая сумма отпускных составила:
1023,89 руб./дн. × 28 дн. = 28 668,92 руб.
Предположим, сотрудница хочет взять ежегодный отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком. При таких обстоятельствах отпускные рассчитайте исходя из заработка за тот период, который предшествовал исключаемому, то есть отпуску по уходу за ребенком.
Поясним. По общему правилу в расчет отпускных нужно включить заработок за 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудница уходит в отпуск (ч. 3 ст. 139 ТК РФ). Однако в данном случае расчетный период полностью состоит из времени, которое исключают. Поэтому в расчет нужно взять заработок за период, который предшествует исключаемому периоду (п. 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
Пример расчета отпускных. Сотрудница берет ежегодный отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком
Секретарь Е.В. Иванова работает в организации четыре года. С 16 ноября 2015 года ей предоставили основной оплачиваемый отпуск на 15 календарных дней.
С 25 июля 2014 года по 15 ноября 2015 года Иванова была в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. С 7 марта по 24 июля 2014 года она находилась в декретном отпуске.
Расчетный период для отпускных должен быть с 1 ноября 2014 года по 31 октября 2015 года. Однако он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому при расчете отпускных бухгалтер учел заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих исключаемому периоду. То есть за период с 1 марта 2013 года по 28 февраля 2014 года.
Заработок Ивановой за данный период составил 425 400,52 руб. Времени и доходов, исключаемых из расчета, нет.
Средний дневной заработок сотрудницы равен:
425 400,52 руб.: 12 мес.: 29,3 дн./мес. = 1209,90 руб./дн.
Итоговая сумма отпускных составила:
1209,90 руб./дн. × 15 дн. = 18 148,50 руб.
Ситуация: как рассчитать отпускные, если сотрудница берет ежегодный отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком? Работодатель расположен в Крыму или г. Севастополе.
Отпускные считайте по российским правилам. Средний заработок нужно рассчитать исходя из заработка за предшествующий период, равный расчетному.
Поясним. Начиная с 1 января 2015 года в Крыму и г. Севастополе гарантии и компенсации сотрудникам нужно предоставлять по российскому законодательству. Об этом сказано в статье 3 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ. А значит, отпускные считайте по общим российским правилам.
Так как сотрудница в расчетном периоде была в отпуске по уходу за ребенком, этот период и начисленные за него выплаты в расчет не принимайте. Нужно взять во внимание заработок за предшествующий период, равный расчетному.
А как рассчитать средний заработок, если выплаты были в гривнах? Рассчитайте его в рублях. Выплаты в гривнах переведите в рублевый эквивалент по курсу Банка России, который был установлен на дату выдачи зарплаты сотруднику. Такой порядок следует из части 4 статьи 16 Закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ, действовавшей до 1 июня 2014 года.
Пример расчета среднего заработка для расчета отпускных. Сотрудница берет ежегодный отпуск в январе 2015 года сразу после отпуска по уходу за ребенком. Работодатель расположен в Крыму
Секретарь Е.В. Иванова в ноябре 2012 года ушла в декретный отпуск, затем в отпуск по уходу за ребенком, а сразу после его окончания с 21 января 2015 года в ежегодный оплачиваемый отпуск на 10 дней.
Бухгалтер рассчитал отпускные исходя из заработка за 12 месяцев, предшествующих месяцу выхода в декретный отпуск. То есть за период с ноября 2011 года по октябрь 2012 года.
Иванова получала оклад в размере 8000 гривен. Выплата зарплаты в организации происходит два раза: аванс – 15-го числа в размере 50 процентов от оклада, окончательный расчет – в последний день месяца. Иванова отработала расчетный период полностью, получала только оклад.
Для выплаты отпускных бухгалтер сделал следующие расчеты:
| Дата выплаты | Сумма в гривнах | Курс Банка России, руб. за 10 укр. гривен | Сумма в рублях |
|---|---|---|---|
| 15 ноября 2011 г. | 4000,00 | 37,8401 | 15 136,04 |
| 30 ноября 2011 г. | 4000,00 | 39,0617 | 15 624,68 |
| 15 декабря 2011 г. | 4000,00 | 39,6672 | 15 866,88 |
| 30 декабря 2011 г. | 4000,00 | 39,8751 | 15 950,04 |
| 13 января 2012 г. | 4000,00 | 39,4014 | 15 760,56 |
| 31 января 2012 г. | 4000,00 | 37,7929 | 15 117,16 |
| 15 февраля 2012 г. | 4000,00 | 37,461 | 14 984,40 |
| 29 февраля 2012 г. | 4000,00 | 36,1856 | 14 474,24 |
| 15 марта 2012 г. | 4000,00 | 36,8101 | 14 724,04 |
| 30 марта 2012 г. | 4000,00 | 36,4858 | 14 594,32 |
| 13 апреля 2012 г. | 4000,00 | 36,8608 | 14 744,32 |
| 30 апреля 2012 г. | 4000,00 | 36,5476 | 14 619,04 |
| 15 мая 2012 г. | 4000,00 | 37,6761 | 15 070,44 |
| 31 мая 2012 г. | 4000,00 | 40,1372 | 16 054,88 |
| 15 июня 2012 г. | 4000,00 | 40,2528 | 16 101,12 |
| 29 июня 2012 г. | 4000,00 | 40,7764 | 16 310,56 |
| 13 июля 2012 г. | 4000,00 | 40,5173 | 16 206,92 |
| 31 июля 2012 г. | 4000,00 | 39,7703 | 15 908,12 |
| 15 августа 2012 г. | 4000,00 | 39,2174 | 15 686,96 |
| 31 августа 2012 г. | 4000,00 | 39,78 | 15 912,00 |
| 14 сентября 2012 г. | 4000,00 | 38,7621 | 15 504,84 |
| 28 сентября 2012 г. | 4000,00 | 38,2795 | 15 311,80 |
| 15 октября 2012 г. | 4000,00 | 38,0677 | 15 227,08 |
| 31 октября 2012 г. | 4000,00 | 38,5441 | 15 417,64 |
| Итого за расчетный период | 370 308,08 | ||
Таким образом, заработок Ивановой за расчетный период составил 370 308,08 руб.
Средний дневной заработок сотрудницы равен:
370 308,08 руб.: 12 мес.: 29,3 дн./мес. = 1053,21 руб./дн.
Итоговая сумма отпускных составила:
1053,21 руб./дн. × 10 дн. = 10 532,10 руб.
Внимание: представители Роструда считают, что выплаты в гривнах надо пересчитать в рубли по курсу на дату выплаты отпускных.
В расчет среднего заработка для отпускных могут попасть выплаты в гривнах, полученные сотрудником до 1 июня 2014 года. Ведь до 1 июня на территории Республики Крым и г. Севастополя можно было вести расчеты в гривнах. Такие выплаты пересчитайте в рубли.
По какому курсу делать такой пересчет? Ответ на этот вопрос не урегулирован трудовым законодательством. Поэтому применяйте общее правило из пункта 2 статьи 317 Гражданского кодекса РФ и возьмите официальный курс Банка России на дату выплаты. То есть суммы в гривнах пересчитайте в рубли на дату, когда выплачиваете отпускные.
Совет: Чтобы избежать споров с сотрудниками и претензий трудовой инспекции, посчитайте отпускные два раза. И как советуют в Минздраве России, и как рекомендует Роструд. Выплатите ту сумму, которая окажется больше.
Причина проста. Дискриминация в сфере труда запрещена (ст. 2 ТК РФ). Поэтому все спорные моменты надо трактовать в пользу сотрудников. Соответственно, и пересчитывать гривны в рубли следует по наиболее выгодному курсу.
Отпуск в рабочих днях
Если отпуск предоставляют в рабочих днях (например, сезонным сотрудникам), итоговую сумму отпускных рассчитывайте по формуле:
| Итоговая сумма отпускных (средний заработок) | = | Средний дневной заработок | × | Количество дней отпуска, предоставляемого в рабочих днях |
При этом средний дневной заработок рассчитывайте исходя из рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. Подробнее об этом см. Как рассчитать средний дневной заработок для оплаты отпускных.
Такой порядок расчета установлен пунктами 9 и 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Пример определения итоговой суммы отпускных. Отпуск предоставлен в рабочих днях
С экономистом А.С. Кондратьевым заключен срочный трудовой договор на временную работу с 1 февраля по 4 марта 2015 года.
По заявлению сотрудника ему предоставлен оплачиваемый отпуск (с последующим увольнением). Продолжительность отпуска – два рабочих дня (с 5 по 6 марта 2015 года).
В расчетный период включается февраль 2015 года (отработанный полностью), а также 2, 3 и 4 марта 2015 года.
По трудовому договору сотруднику начислено 30 000 руб.
Средний дневной заработок для расчета отпускных бухгалтер определил так.
Количество рабочих дней, включаемых в расчет среднего дневного заработка, по календарю шестидневной рабочей недели – 26 (из общего числа календарных дней исключаются пять воскресений).
Средний дневной заработок равен:
30 000 руб. : 26 дн. = 1153,85 руб./дн.
Итоговая сумма отпускных составляет:
1153,85 руб./дн. × 2 дн. = 2307,70 руб.
Суммированный учет рабочего времени
При суммированном учете рабочего времени применяйте общий порядок расчета итоговой суммы отпускных (абз. 2 п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Отпускные рассчитывайте в зависимости от того, в календарных или рабочих днях предоставлен отпуск.
Пример определения итоговой суммы отпускных. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени. Отпуск предоставляется в календарных днях
Водителю Ю.И. Колесову установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – месяц.
В мае 2015 года сотруднику предоставлен очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Расчетный период для начисления отпускных: май 2014 года – апрель 2015 года.
Оклад сотрудника – 20 000 руб. По итогам учетного периода у Колесова есть часы переработки (сверхурочная работа).
Расчетный период Колесов отработал полностью. В расчетном периоде сотруднику было начислено:
| Месяц расчетного периода | Количество рабочих часов по графику, составленному в пределах нормальной продолжительности рабочего времени | Количество фактически отработанных часов (с учетом сверхурочных) | Зарплата за отработанное время, руб. | Доплата за сверхурочную работу, руб. | Зарплата, всего, руб. |
| 2014 год | |||||
| Май | 151 | 155 | 20 000 | 662 | 20 662 |
| Июнь | 151 | 155 | 20 000 | 662 | 20 662 |
| Июль | 184 | 184 | 20 000 | 0 | 20 000 |
| Август | 168 | 173 | 20 000 | 714 | 20 714 |
| Сентябрь | 176 | 178 | 20 000 | 341 | 20 341 |
| Октябрь | 184 | 184 | 20 000 | 0 | 20 000 |
| Ноябрь | 144 | 147 | 20 000 | 556 | 20 556 |
| Декабрь | 183 | 184 | 20 000 | 219 | 20 219 |
| 2015 год | |||||
| Январь | 120 | 123 | 20 000 | 667 | 20 667 |
| Февраль | 152 | 156 | 20 000 | 658 | 20 658 |
| Март | 168 | 168 | 20 000 | 0 | 20 000 |
| Апрель | 175 | 175 | 20 000 | 0 | 20 000 |
| Всего | 1956 | 1982 | 240 000 | 4479 | 244 479 |
Бухгалтер рассчитал средний дневной заработок сотрудника так:
244 479 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 695,33 руб./дн.
Итоговая сумма отпускных составила:
695,33 руб./дн. × 28 дн. = 19 469,24 руб.
