Как отразить в учете возмещение сотрудником расходов, произведенных организацией на его обучение

1. Условия для оплаты расходов на обучение
2. Порядок компенсации
3. Бухучет
4. ОСНО
5. НДФЛ
6. УСН
7. ЕНВД
8. ОСНО И ЕНВД

Условия для оплаты расходов на обучение

Независимо от того, в чьих интересах учится сотрудник, организация вправе определить условия, на которых она оплатит расходы, связанные с его обучением. Обычно эти условия сводятся к тому, что после обучения сотрудник должен отработать в организации определенный срок.

Минимальную продолжительность работы после обучения следует оговорить в дополнительном соглашении с сотрудником (ст. 197 ТК РФ). Если такое условие прописано в трудовом договоре (абз. 5 ч. 4 ст. 57 ТК РФ), заключать дополнительное соглашение не требуется.

Если сотрудник уволится без уважительных причин, не выполнив условий, предусмотренных соглашением об обучении или трудовым договором, он должен компенсировать организации расходы на его обучение (ст. 249 ТК РФ). Объясняется это тем, что сотрудник несет перед организацией материальную ответственность за нарушение условий, прописанных в соглашении или договоре (ст. 233 и 238 ТК РФ).

Порядок компенсации

При досрочном увольнении сотрудник должен возместить расходы на обучение в сумме, пропорциональной времени, которое не было отработано им после окончания обучения (ст. 249 ТК РФ).

Организация не вправе включать в трудовой договор (иное соглашение об обучении) условие о том, что сотрудник при увольнении без уважительных причин обязан возместить расходы на обучение в полном размере (а не пропорционально отработанному времени). Поскольку такое условие ухудшает его положение по сравнению с нормами Трудового кодекса РФ (ст. 9, 232 ТК РФ).

Аналогичный вывод содержится в определении Верховного суда РФ от 28 сентября 2012 г. № 56-КГ12-7.

Пример определения суммы расходов на обучение, которую сотрудник должен возместить при досрочном увольнении. Время отработки установлено в календарных днях

В феврале ОАО «Производственная фирма "Мастер"» направило бухгалтера В.Н. Зайцеву на курсы повышения квалификации. Стоимость обучения составила 23 600 руб. (без НДС).

С Зайцевой заключено соглашение о том, что по окончании курсов она обязана отработать в организации не менее 365 календарных дней.

7 апреля Зайцева окончила курсы. В декабре этого же года руководитель организации издал приказ о ее увольнении (последний день работы – 17 декабря).

При досрочном увольнении Зайцева обязана возместить организации не всю стоимость обучения, а лишь часть, приходящуюся на неотработанное время.

Время, отработанное Зайцевой после окончания обучения, – 254 календарных дня. Неотработанное время – 111 календарных дней.

Сумма компенсации составила:
23 600 руб. : 365 дн. × 111 дн. = 7177 руб.

По приказу руководителя организация может взыскать с сотрудника ущерб в размере, не превышающем его среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Причем единовременно из месячной зарплаты можно удержать не более 20 процентов от нее (ст. 138 ТК РФ).

Ситуация: в каких случаях организация не может удержать стоимость обучения из дохода уволившегося сотрудника?

Трудовое законодательство не содержит перечня таких случаев.

По общему правилу, если сотрудник уволится без уважительных причин, не выполнив условий, предусмотренных соглашением об обучении или трудовым договором, он должен компенсировать организации расходы на его обучение (ст. 249 ТК РФ).

Соответственно, человек может быть освобожден от обязанности возместить стоимость обучения в случае увольнения по объективным (уважительным) причинам. В частности, в связи с ликвидацией организации, сокращением штата, по медицинским показаниям, в связи с призывом в армию и т. п.

Стоит отметить, что трудовое законодательство не содержит конкретного перечня уважительных причин досрочного расторжения трудового договора. Поэтому вопрос о том, является указанная сотрудником причина уважительной или нет, решается в каждом отдельном случае с учетом конкретных обстоятельств.

Если обязанность сотрудника возместить стоимость обучения по той или иной причине увольнения вызывает спор, разрешить конфликт можно, например, в суде (ст. 382 ТК РФ).

Чтобы избежать конфликтных ситуаций, конкретный перечень причин, которые считаются уважительными, следует указать в трудовом договоре, дополнительном соглашении к нему или в соглашении об обучении (ст. 57, 72 ТК РФ). Тогда сотрудник должен будет возместить расходы на свое обучение, если причина его увольнения не совпадет с той, что указана в этих документах (ст. 56 ТК РФ).

Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 18 октября 2013 г. № 852-6-1.

Ситуация: как поступить, если последняя зарплата увольняющегося сотрудника меньше суммы расходов на обучение, которую он должен возместить по условиям договора?

Предложите сотруднику добровольно возместить стоимость обучения. Например, внести необходимую сумму наличными в кассу.

Если он откажется, придется обратиться в суд (ст. 382 ТК РФ). Сделать это можно в течение года с того дня, когда сотрудник нарушил условия договора и отказался возместить расходы на свое обучение (ст. 392 ТК РФ).

Взыскание ущерба – это не обязанность, а право организации. Поэтому руководитель может полностью или частично отказаться от возмещения расходов на обучение за счет сотрудника (ст. 240 ТК РФ).

Бухучет

В бухучете задолженность сотрудника перед организацией по оплате обучения отразите проводкой:

Дебет 73 Кредит 91-1

– отражена задолженность сотрудника по возмещению расходов организации на его обучение.

На сумму удержаний из зарплаты сделайте запись:

Дебет 70 Кредит 73

– отражено возмещение расходов на обучение.

Если сотрудник добровольно компенсирует организации стоимость своего обучения (сверх среднего месячного заработка), в учете сделайте запись:

Дебет 50 Кредит 73

– внесена в кассу сумма задолженности по возмещению расходов на обучение.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 50, 70, 73, 91-1).

ОСНО

Компенсацию расходов на обучение, полученную при досрочном увольнении сотрудника, включите в состав внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ). Тот факт, учитывала организация подобные расходы при налогообложении или нет, значения не имеет. Подробнее об этом см.:

Как оформить и отразить в учете расходы на обучение сотрудников в интересах организации;

Как оформить и отразить в учете расходы на обучение сотрудников в их собственных интересах.

При методе начисления доход определите как сумму возмещения на дату признания сотрудником своей обязанности. Если организация добивается возмещения через суд, датой признания дохода является день, когда судебное решение вступит в законную силу. Об этом сказано в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ.

При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника или поступлениям в кассу (на расчетный счет) организации. Дата признания дохода – день, когда сумма была удержана у сотрудника или самостоятельно оплачена им. Это следует из пункта 2 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации, полученной в возмещение расходов на обучение сотрудника при его досрочном увольнении. Организация применяет общую систему налогообложения с методом начисления

С Зайцевой заключено соглашение о том, что по окончании курсов она обязана отработать в организации не менее года. При досрочном увольнении по собственному желанию она обязана возместить часть расходов на обучение, приходящуюся на неотработанное время.

Зайцева окончила курсы 7 апреля. В декабре она написала заявление об увольнении по собственному желанию (последний день работы – 17 декабря). Поскольку Зайцева нарушила условия соглашения, она должна компенсировать организации часть расходов на обучение, приходящуюся на неотработанное время, – 7177 руб.

В декабре Зайцевой начислено 25 000 руб. Детей у Зайцевой нет, поэтому стандартные налоговые вычеты, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ей не предоставляются.

Стоимость обучения не превышает среднего месячного заработка Зайцевой. Максимальная сумма, которую организация вправе удержать из ее зарплаты за декабрь, составляет:
(25 000 руб. – 25 000 руб. × 13%) × 20% = 4350 руб.

Оставшуюся сумму 2827 руб. (7177 руб. – 4350 руб.) Зайцева внесла в кассу организации в январе следующего года.

Бухгалтер «Мастера» сделал в учете такие проводки.

В декабре:

Дебет 73 Кредит 91-1
– 7177 руб. – отражена задолженность Зайцевой в соответствии с условиями соглашения;

Дебет 26 Кредит 70
– 25 000 руб. – начислена зарплата Зайцевой;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 3250 руб. (25 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Зайцевой;

Дебет 70 Кредит 73

– 4350 руб. – удержана с зарплаты Зайцевой часть стоимости обучения, оплаченного организацией.

В январе следующего года:

Дебет 50 Кредит 73
– 2827 руб. – внесена Зайцевой оставшаяся часть платы за обучение.

Свои обязательства вследствие нарушения условий соглашения Зайцева признала в декабре (написала письменное заявление о согласии компенсировать стоимость обучения). Поэтому сумму компенсации в размере 7177 руб. бухгалтер «Мастера» включил в расчет налога на прибыль за декабрь.

Аналогичным образом в составе внереализационных доходов отражается компенсация расходов гражданином, не принятым на работу после обучения или уволенным до того, как он отработал год (п. 3 ст. 250 НК РФ).

НДФЛ

При компенсации расходов на обучение у бывшего сотрудника может возникнуть налогооблагаемый доход. Это произойдет при выполнении двух условий:

компенсацию расходов на обучение выплачивает не сам бывший сотрудник, а его новый работодатель;

новый работодатель не удерживает сумму компенсации из зарплаты сотрудника.

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 28 октября 2013 г. № 03-04-06/45690.

При этом каких-либо налоговых последствий для бывшего работодателя (организации, которой сотрудник компенсирует расходы на обучение) не возникает, поскольку эта организация в данном случае не считается налоговым агентом (ст. 226 НК РФ). Причем независимо от того, как именно организация получила компенсацию (от бывшего сотрудника или его нового работодателя).

УСН

Компенсацию расходов на обучение, полученную при досрочном увольнении сотрудника, включите в состав доходов независимо от объекта налогообложения (п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ). Тот факт, учитывала организация подобные расходы при расчете единого налога или нет, значения не имеет. Подробнее об этом см.:

Как оформить и отразить в учете расходы на обучение сотрудников в интересах организации;

Как оформить и отразить в учете расходы на обучение сотрудников в их собственных интересах.

Размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника или поступлениям в кассу (на расчетный счет) организации. Дата признания дохода – день, когда сумма была удержана у сотрудника или самостоятельно оплачена им. Это следует из пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.

Пример учета компенсации, полученной в возмещение расходов на обучение сотрудника при увольнении

В феврале ОАО «Производственная фирма "Мастер"» направила бухгалтера В.Н. Зайцеву на курсы повышения квалификации. Стоимость обучения составила 23 600 руб. С Зайцевой заключено соглашение о том, что по окончании курсов она должна проработать в организации не менее года. Если в течение этого периода Зайцева уволится по собственному желанию, она должна будет возместить часть расходов на обучение, приходящуюся на неотработанное время.

Из зарплаты Зайцевой за декабрь бухгалтер удержал 4350 руб. Оставшуюся сумму (2827 руб.) Зайцева внесла наличными в кассу в январе следующего года.

Компенсацию, полученную организацией, бухгалтер «Мастера» включил в состав доходов. В декабре база по единому налогу увеличивается на сумму 4350 руб., в январе следующего года – на сумму 2827 руб.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы компенсации, полученные в возмещение расходов на обучение сотрудника при его увольнении, не влияют.

Ситуация: облагаются ли налогом на прибыль суммы, полученные организацией от сотрудника в возмещение расходов на его обучение? Организация применяет ЕНВД.

Ответ: нет, не облагаются.

Обязанность платить дополнительные налоги с доходов возникает у организации, если наряду с деятельностью, облагаемой ЕНВД, она занимается другими видами предпринимательской деятельности, которые не переведены на этот налоговый режим (п. 7 ст. 346.26 НК РФ). В рамках деятельности, переведенной на ЕНВД, организации вправе обучать своих сотрудников. Самостоятельным видом предпринимательской деятельности такое обучение не является (абз. 3 п. 1 ст. 2 ГК РФ), а затраты на обучение включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Эти расходы формируют себестоимость товаров (работ, услуг), но не уменьшают налоговую базу по ЕНВД.

В таких условиях сумму, поступившую от сотрудника в возмещение расходов на его обучение, нельзя рассматривать в качестве дополнительного дохода организации. Она не приносит организации экономической выгоды, поскольку не превышает сумму, которая раньше была потрачена на обучение. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 29 марта 2006 г. № 03–03–04/1/297.

ОСНО И ЕНВД

Если сотрудник, компенсирующий организации затраты на свое обучение, занят только в деятельности на общей системе налогообложения, то сумму полученной от него компенсации учтите в порядке, предусмотренном для организаций, применяющих общую систему налогообложения.

На налогообложение организации никак не повлияет получение компенсации от сотрудника, занятого только в деятельности, облагаемой ЕНВД.

Иная ситуация возникает, если сотрудник занят в обоих видах деятельности. Действующее налоговое законодательство не содержит механизма распределения внереализационных доходов между разными видами деятельности. В аналогичных ситуациях Минфин России предписывает включать всю полученную сумму в доходы по налогу на прибыль (письмо от 15 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/116).