Как отразить в учете расходы на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте

Способы оплаты

Организация может оплатить сотрудникам проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты организация выбирает самостоятельно (сотруднику могут возместить потраченные на проезд средства или приобрести для него билет).

Если проездной билет приобретает сотрудник, то ему выплачивается денежная компенсация. Основанием для ее начисления может быть заявление сотрудника (с приложенным проездным документом) и приказ (распоряжение) руководителя организации.

Выдача проездных

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам?

Проездные билеты нужно оприходовать в кассу. Ответственным за их сохранность является кассир. По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно. Движение проездных билетов нужно отразить в специальной ведомости, которую организация разрабатывает самостоятельно (ч. 1, 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом необходимо иметь в виду, что первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами, должен быть утвержден приказом руководителя (иным локальным актом организации, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в трудовом (коллективном) договоре. Такой порядок следует из части 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: должна ли организация закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником?

Ответ: нет, не должна.

Организация вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом. В приказе по организации могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования. Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.

Бухучет

Сумму компенсации отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73

– начислена компенсация расходов, связанных с приобретением проездных билетов.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50

– оплачен проездной билет.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО‑2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если организация приобретает билеты централизованно (по безналичному расчету или через подотчетное лицо), то прежде чем выдать их сотрудникам, билеты нужно оприходовать на баланс. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 50-3 субсчет «Проездные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60 (76)

– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные в транспортном агентстве;

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71

– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные через подотчетное лицо (на основании авансового отчета).

Списание проездных билетов отразите проводкой:

Дебет 26 (44…) Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»

– списана стоимость использованных проездных билетов.

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников

1 марта ООО «Торговая фирма "Гермес"» через подотчетное лицо приобрело единый проездной билет на 60 поездок стоимостью 1300 руб. По правилам, установленным в организации, приобретенные билеты хранятся в кассе организации и выдаются сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами, утвержден приказом руководителя организации. Выдачу и возврат проездных билетов кассир «Гермеса» фиксирует в специальной ведомости. По окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывается на расходы.

1 марта сотруднику организации А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. Использованный билет сотрудник возвратил в конце месяца.

В учете организации сделаны следующие записи.

1 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 1300 руб. – выдано под отчет для приобретения месячного проездного билета (на основании расходного кассового ордера);

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1300 руб. – оприходован в кассу проездной билет (на основании авансового отчета);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1300 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

31 марта:

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1300 руб. – возвращен проездной билет сотрудником;

Дебет 44 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1300 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.

НДФЛ и страховые взносы

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ при оплате сотруднику расходов на проезд в общественном транспорте? Разъездной характер работ сотруднику не установлен.

Ответ: да, нужно.

По мнению Минфина России, те компенсации, которые прямо в Трудовом кодексе РФ не предусмотрены, облагаются НДФЛ (см., например, письмо Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/248). В трудовом законодательстве прямо предусмотрена компенсация сотрудникам с разъездным характером работ (ст. 168.1 ТК РФ). При соответствующем документальном подтверждении она освобождена от НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112). Оплата расходов на проезд остальным сотрудникам прямо в законодательстве не предусмотрена. Учитывая вышеизложенное, в случае если разъездной характер работ сотруднику не установлен, включите сумму оплаты в налоговую базу по НДФЛ (письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252).

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму оплаты проезда сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такие выплаты осуществляются в рамках трудовых договоров и не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

Порядок расчета налога на прибыль при оплате проезда сотрудникам зависит от того:

• установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;
• предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

О начислении налогов с компенсаций стоимости проезда сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в учете расходы, связанные с разъездным характером работы сотрудников.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:

• учтите при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда – если обязанность организации оплатить проезд предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (ст. 255 НК РФ). Подробнее об этом см. Какие расходы на оплату труда учитывать при расчете налога на прибыль;
• не учитывайте при расчете налога на прибыль – если обязанность организации оплатить проезд не предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Если расходы не будут подтверждены документально, они также не уменьшат налогооблагаемую прибыль (ст. 252 НК РФ). И в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые обязательства (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на оплату проезда сотрудника общественным транспортом. Организация применяет общую систему налогообложения

В марте по приказу руководителя ООО «Производственная фирма "Мастер"» компенсировало начальнику цеха В.К. Волкову стоимость проездного билета на пригородную электричку (900 руб.). Работа Волкова не носит разъездного характера и трудовым договором не предусмотрено возмещение расходов на проезд.

При расчете налога на прибыль сумма компенсации не учитывается.

Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по основному тарифу. На страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – по тарифу 0,4 процента.

Детей у Волкова нет, поэтому соответствующий стандартный налоговый вычет ему не предоставляется. Со всей стоимости проездного билета бухгалтер «Мастера» удержал НДФЛ.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 25 Кредит 73
– 900 руб. – начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 117 руб. (900 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 198 руб. (900 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 26,10 руб. (900 руб. × 2,9%) – начислены страховые взносы в ФСС России;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 45,90 руб. (900 руб. × 5,1%) – начислены страховые взносы в ФФОМС;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 3,60 руб. (900 руб. × 0,4%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 180 руб. (900 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с компенсации, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

УСН

Налоговую базу организаций, которые применяют упрощенку и платят единый налог с доходов, расходы на оплату проездных билетов не уменьшают (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, учет расходов на оплату проездных билетов зависит от того:

• установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;
• предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:

• учтите при расчете единого налога в составе расходов на оплату труда – если обязанность организации оплатить проезд предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ). Затраты учтите в момент оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ);
• не учитывайте при расчете единого налога – если обязанность организации оплатить проезд не предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, ст. 252 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы сумма расходов на оплату проездных билетов в общественном транспорте не влияет.

ОСНО и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому компенсацию расходов на оплату проезда в общественном транспорте, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить.

Пример распределения расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД. Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно (по кассовому методу).

В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

В марте организация компенсировала курьеру расходы на приобретение единого проездного билета стоимостью 900 руб. Оплата проезда предусмотрена трудовым договором с сотрудником.

Чтобы распределить стоимость билета между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом товарооборота.

Общая сумма доходов, полученная «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляет:

• по оптовой торговле (без учета НДС) – 1 850 000 руб.;
• по розничной торговле – 1 130 000 руб.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме товарооборота за март составляет:
1 850 000 руб. : (1 850 000 руб. + 1 130 000 руб.) = 0,621.

Доля расходов на оплату проезда в общественном транспорте, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за март, равна:
900 руб. × 0,621 = 559 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Доля расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
900 руб. – 559 руб. = 341 руб.