Как отразить в учете компенсацию сотрудникам расходов на уплату процентов по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья

1. Документальное оформление
2. Документальное подтверждение суммы процентов
3. Бухучет
4. Страховые взносы
5. ОСНО
6. ОСНО: момент признания расходов
7. ОСНО: НДФЛ

Организация может компенсировать сотруднику затраты на проценты, уплаченные им по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья (п. 24.1 ст. 255 НК РФ). Компенсацию можно выплатить непосредственно сотруднику или его заимодавцу (кредитору) по указанию сотрудника (письмо Минфина России от 17 ноября 2008 г. № 03-04-06-01/336).

Документальное оформление

Оформите компенсацию затрат следующим образом. Сотрудник должен обратиться в организацию с заявлением о компенсации ему затрат, связанных с уплатой процентов по займу (кредиту) на приобретение (строительство) жилья. Выплатить компенсацию нужно на основании приказа руководителя.

Документальное подтверждение суммы процентов

Поскольку выплата компенсации связана с расчетом налогов, размер процентов и целевое использование сотрудником займа (кредита) нужно подтвердить документально. К подтверждающим документам, в частности, можно отнести:

копию договора займа (кредита);

копии квитанций, подтверждающих оплату сотрудником процентов по договору займа (кредита);

приходные ордера на перечисление средств от имени сотрудника на сберегательную книжку другого собственника жилья (например, супруга), с которой банк впоследствии списывает проценты по кредиту (при долевой или совместной собственности на жилье);

расходные кассовые ордера, платежные поручения, подтверждающие факт возмещения организацией сотруднику указанных расходов;

договор сотрудника с организацией на возмещение расходов на уплату процентов по договору займа (кредита);

копия документа, подтверждающего целевой характер использования заемных (кредитных) средств (например, договор купли-продажи жилого помещения с использованием кредитных средств, договор инвестирования средств в долевое строительство и т. п.);

трудовой (коллективный) договор, содержащий условие о возмещении расходов на уплату процентов по договору займа (кредита).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/728 и от 16 ноября 2009 г. № 03-03-06/2/225.

Бухучет

Отражение компенсации сотруднику затрат на проценты по займу (кредиту) на приобретение (строительство) жилья зависит от порядка выплаты такой компенсации. Если компенсацию выплатили сотруднику, учитывайте ее на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

Дебет 20 (23, 25…) Кредит 73

– начислена компенсация затрат на проценты по займу (кредиту) на приобретение (строительство) жилья;

Дебет 73 Кредит 50 (51)

– выплачена (перечислена на банковский счет) компенсация.

Если затраты на проценты по займу (кредиту) на приобретение (строительство) жилья организация возмещала непосредственно заимодавцу (кредитору), учитывайте их на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»:

Дебет 20 (23, 25…) Кредит 76

– начислена компенсация затрат на проценты по займу (кредиту) на приобретение (строительство) жилья;

Дебет 76 Кредит 50 (51)

– выплачена (перечислена на банковский счет) компенсация.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета 73, 76).

Пример отражения в бухучете компенсации сотруднику затрат на проценты по кредиту на приобретение жилья, полученному в банке

1 февраля руководитель ЗАО «Альфа» в ответ на заявление менеджера А.С. Кондратьева оформил приказ о выплате сотруднику компенсации расходов на проценты по кредиту, полученному на приобретение жилья, за январь. Кредит получен в банке на сумму 4 000 000 руб. В январе проценты по кредиту составили 28 055 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи:

Дебет 26 Кредит 73
– 28 055 руб. – начислена компенсация затрат на проценты по кредиту на приобретение жилья;

Дебет 73 Кредит 51
– 28 055 руб. – перечислена на банковский счет сотрудника сумма компенсации.

Страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, возмещенные проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья не облагаются:

взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7, п. 13 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 14 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Однако, если заем (кредит) взят сотрудником на потребительские цели, а не конкретно на приобретение и (или) строительство жилья, начислите на суммы возмещенных процентов взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы от несчастных случаев и профзаболеваний. Аналогичный вывод следует из письма ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

Компенсацию затрат сотрудников на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья учитывайте в составе расходов на оплату труда. Так поступайте, если возможность компенсировать сотруднику затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья предусмотрена в трудовом или коллективном договоре (ст. 255 НК РФ).

При этом не имеет значения, как сотрудник приобрел жилье – в единоличную или общую долевую (совместную) собственность. То есть, даже если сотрудник купил квартиру (дом) в долевую (совместную) собственность с другими лицами, компенсацию можно учесть в составе расходов на оплату труда. Но при условии, что затраты по уплате процентов понес непосредственно сам сотрудник (а не другой собственник). И это должно быть подтверждено документально. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 13 января 2014 г. № 03-03-07/291, от 28 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/728, от 3 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/176.

Указанные расходы признавайте в размере, не превышающем 3 процентов суммы расходов на оплату труда в целом по организации.

Такие правила установлены в пункте 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/615, от 11 июня 2009 г. № 03-03-06/1/395.

Норматив рассчитывайте в конце каждого отчетного периода по налогу на прибыль (ежемесячно или раз в квартал) (п. 2 ст. 285 НК РФ). Вести учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ, письмо УФНС РФ по г. Москве от 21 апреля 2009 г. № 16-15/038714). Нормируемые расходы, которые по итогам квартала (месяца) являются сверхнормативными, по итогам года (следующего отчетного периода) могут уложиться в норматив.

Ситуация: как рассчитать общую сумму расходов на оплату труда? Сумма расходов определяется для расчета компенсации затрат сотрудников на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья, учитываемой при расчете налога на прибыль.

Затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья признаются в размере, не превышающем 3 процентов от суммы расходов на оплату труда в целом по организации. Такие правила установлены в пункте 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/615, от 11 июня 2009 г. № 03-03-06/1/395.

В Налоговом кодексе РФ не сказано, что при расчете общей суммы расходов на оплату труда сами нормируемые затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья учитывать не нужно. Поэтому включите их в расчет общей суммы расходов на оплату труда, из которой исчисляется норматив, но только в размере, не превышающем нормативную величину. При расчете суммы компенсации сотруднику затрат на проценты по займам (кредитам), которая учитывается при расчете налога на прибыль, воспользуйтесь формулой:

Компенсируемые затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья в размере, не превышающем 3% от суммы расходов на оплату труда

Расходы на оплату труда (без учета компенсируемых затрат на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья)

0,97

Пример расчета компенсации затрат на проценты по кредиту на приобретение жилья, которую можно учесть при расчете налога на прибыль

ОАО «Производственная фирма "Мастер"» компенсирует своему сотруднику – менеджеру А.С. Кондратьеву – расходы на проценты по банковскому кредиту, полученному на приобретение жилья. В январе эти расходы составили 23 000 руб. Возможность компенсировать сотруднику затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья предусмотрена в трудовом договоре с ним.

Организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления). Общая сумма расходов на оплату труда (без учета компенсации сотруднику расходов на проценты) составила 600 000 руб. Сумма компенсации, которую организация может учесть в составе расходов, составила:
600 000 руб. × 3% : 0,97 = 18 557 руб.

ОСНО: момент признания расходов

Если организация применяет метод начисления, момент учета компенсации зависит от того, к прямым или косвенным расходам она относится (п. 1 ст. 318 НК РФ). Подробнее об этом см. Как при расчете налога на прибыль учитывать доходы и расходы методом начисления.

Если организация применяет кассовый метод, то в состав расходов сумму компенсации включите после ее фактической выплаты (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

ОСНО: НДФЛ

Порядок удержания НДФЛ с суммы компенсации сотрудникам затрат на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья зависит от того, превышает сумма компенсации 3 процента от общей суммы расходов на оплату труда в целом по организации или нет.

От НДФЛ освобождены только те суммы компенсации, которые включаются в состав расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль (п. 40 ст. 217 НК РФ). С суммы, превышающей 3 процента расходов на оплату труда в целом по организации, удержите НДФЛ. Подтверждает такой вывод Минфин России в письмах от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/615, от 11 июня 2009 г. № 03-03-06/1/395, от 17 ноября 2008 г. № 03-04-06-01/336.

В то же время, если организация платит за работника проценты по займу непосредственно банку, то пункт 40 статьи 217 Налогового кодекса РФ не применяется. Поскольку от НДФЛ освобождаются только те суммы, которые организация выплачивает сотруднику в счет возмещения фактически понесенных им затрат. А в ситуации, когда проценты по займу перечисляются за сотрудника банку, у работника возникает доход в натуральной форме, с которого необходимо удержать НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 29 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-322.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ, если организация ежемесячно компенсирует сотруднику проценты по ипотечному кредиту? Компенсация за месяц превышает 3-процентный норматив, сумма компенсаций за отчетный (налоговый) период соответствует нормативу.

Ответ: да, нужно – в месяце, когда сумма компенсации на выплату процентов по кредиту превышает 3 процента от расходов на оплату труда.

При этом учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно вести нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ, письмо УФНС РФ по г. Москве от 21 апреля 2009 г. № 16-15/038714). Следовательно, нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитываются по итогам каждого отчетного периода по налогу на прибыль (п. 2 ст. 285 НК РФ). Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам месяца (квартала) являются сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив.

Таким образом, в тех месяцах, когда сумма компенсации на выплату процентов по кредиту превышает 3 процента от расходов на оплату труда, НДФЛ с такой выплаты удержите и заплатите в бюджет.

Если в последующих отчетных периодах или по итогам года сумма компенсации процентов за кредит уложится в норматив, то НДФЛ, ранее удержанный и уплаченный в бюджет, пересчитайте. При этом нужно также скорректировать данные бухучета. Это связано с тем, что сумму НДФЛ, подлежащую перечислению в бюджет, нужно рассчитывать нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226 НК РФ). Корректирующие проводки делайте на основании подтверждающих документов (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Например, бухгалтерской справки.

Пример расчета НДФЛ со сверхнормативных расходов, связанных с компенсацией сотрудникам процентов по ипотечному кредиту

ЗАО «Альфа» компенсирует своей сотруднице – главному бухгалтеру А.С. Глебовой – расходы на проценты по банковскому кредиту, полученному на приобретение жилья. Компенсация предусмотрена в трудовом договоре с сотрудницей.

Организация платит налог на прибыль помесячно, применяет метод начисления.

В январе сумма компенсации составила 10 000 руб., а расходы на оплату работы всех сотрудников организации (без учета суммы компенсации) – 300 000 руб.

Нормативную сумму расходов на компенсацию сотрудникам процентов по ипотечным кредитам, которые организация может учесть в составе налоговых расходов за январь, бухгалтер рассчитал по формуле. Она составила 9278,35 руб. (300 000 руб. × 3% : 0,97).

Сумма компенсации в размере 721,65 руб. (10 000 руб. – 9278,35 руб.) является сверхнормативным расходом. С этой суммы нужно удержать НДФЛ. Детей у Глебовой нет, поэтому стандартные налоговые вычеты, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ей не предоставляются.

В январе бухгалтер «Альфы» отразил начисление и выплату компенсации так:

Дебет 26 Кредит 73
– 10 000 руб. – начислена сотруднице компенсация затрат на проценты по ипотечному кредиту;

Дебет 73 Кредит 50
– 10 000 руб. – выплачена сотруднице сумма компенсации;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 93,81 руб. (721,65 руб. × 13%) – удержан из зарплаты сотрудницы НДФЛ с суммы компенсации, не учитываемой при расчете налога на прибыль;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 144,33 руб. (721,65 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство, возникшее из-за расхождения суммы расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

В феврале сумма компенсации составила 9000 руб., а расходы на оплату труда всех сотрудников организации (без учета суммы компенсации) – 300 000 руб.

Сумма компенсации за отчетный период январь–февраль составила 19 000 руб. (10 000 руб. + 9000 руб.).

Нормативную сумму расходов на компенсацию сотрудникам процентов по ипотечным кредитам, которые организация может учесть в составе налоговых расходов за отчетный период январь–февраль, бухгалтер рассчитал по формуле.

Она составила 18 556,7 руб. ((300 000 руб. + 300 000 руб.) × 3% : 0,97).

Сумма компенсации в размере 443,3 руб. (19 000 руб. – 18 556,7 руб.) является сверхнормативным расходом.

В феврале бухгалтер «Альфы» сделал проводки:

Дебет 26 Кредит 73
– 9000 руб. – начислена сотруднице компенсация затрат на проценты по ипотечному кредиту;

Дебет 73 Кредит 50
– 9000 руб. – выплачена сотруднице сумма компенсации;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 55,67 руб. ((721,65 руб. – 443,3 руб.) × 20%) – сторнировано постоянное налоговое обязательство в связи с тем, что сверхнормативная сумма компенсации уменьшилась;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 36,19 руб. ((721,65 руб. – 443,3 руб.) × 13%) – сторнирован удержанный в январе из зарплаты сотрудницы НДФЛ в связи с тем, что сверхнормативная сумма компенсации уменьшилась.

В марте сумма компенсации составила 8000 руб., а расходы на оплату труда всех сотрудников организации (без учета суммы компенсации) – 400 000 руб.

Сумма компенсаций за отчетный период январь–март составила 27 000 руб. (10 000 руб. + 9000 руб. + 8000 руб.).

Нормативную сумму расходов на компенсацию сотрудникам процентов по ипотечным кредитам, которые организация может учесть в составе налоговых расходов за отчетный период январь–март, бухгалтер рассчитал по формуле.

Она составила 30 927,84 руб. ((300 000 руб. + 300 000 руб. + 400 000 руб.) × 3% : 0,97). Таким образом, вся сумма компенсаций за данный период (27 000 руб.) укладывается в норматив.

В марте бухгалтер «Альфы» сделал проводки:

Дебет 26 Кредит 73
– 8000 руб. – начислена сотруднице компенсация затрат на проценты по ипотечному кредиту;

Дебет 73 Кредит 50
– 8000 руб. – выплачена сотруднице сумма компенсации;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 88,66 руб. (144,33 руб. – 55,67 руб.) – сторнировано постоянное налоговое обязательство, возникшее из-за расхождения суммы расходов в бухгалтерском и налоговом учете в предыдущих месяцах;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 57,62 руб. (93,81 руб. – 36,19 руб.) – сторнирован удержанный из зарплаты сотрудницы НДФЛ с сумм компенсации, не учитываемой при расчете налога на прибыль.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации бухгалтер не начислял.

Ситуация: как организации на ОСНО рассчитать НДФЛ при компенсации затрат на проценты по кредитам на приобретение (строительство) жилья нескольким сотрудникам? Общая сумма компенсации превысила норматив.

Возможны два варианта расчета:

сумма превышения в равных долях включается в доход каждого сотрудника;

сумма превышения распределяется исходя из суммы компенсации затрат конкретного сотрудника.

Второй вариант в большей степени соответствует основам налогового законодательства, а именно пункту 3 статьи 3 Налогового кодекса РФ. Поэтому сумму дохода, облагаемого НДФЛ, в этой ситуации определите по формуле:

Доход сотрудника, облагаемый НДФЛ

Компенсация затрат на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья, начисленная конкретному сотруднику

Компенсация затрат на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья, начисленная всем сотрудникам

Компенсация затрат на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья, не учитываемая при расчете налога на прибыль

Пример расчета НДФЛ при компенсации затрат на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья нескольким сотрудникам. Общая сумма компенсации превысила норматив в 3 процента расходов на оплату труда. Организация применяет общую систему налогообложения

ОАО «Производственная фирма "Мастер"» компенсирует своим сотрудникам – менеджеру А.С. Кондратьеву и начальнику цеха В.К. Волкову – расходы на проценты по банковским кредитам, полученным на приобретение жилья. В январе эти расходы составили 48 000 руб., в том числе:

у А.С. Кондратьева – 23 000 руб.;
у В.К. Волкова – 25 000 руб.

Возможность компенсировать сотрудникам затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья предусмотрена в трудовых договорах с ними.

Организация платит налог на прибыль ежемесячно, применяет метод начисления. Нормативная сумма компенсации, которую организация может учесть в составе налоговых расходов, составила 18 557 руб. (3% от суммы расходов на оплату труда). Компенсацию в сумме 29 443 руб. (23 000 руб. + 25 000 руб. – 18 557 руб.) нужно включить в доход, облагаемый НДФЛ.

Бухгалтер рассчитал доход каждого сотрудника, облагаемый НДФЛ, пропорционально сумме компенсации затрат конкретного сотрудника:

в доходы А.С. Кондратьева он включил 14 108 руб. (23 000 руб. : 48 000 руб. × 29 443 руб.);
в доходы В.К. Волкова 15 335 руб. (25 000 руб. : 48 000 руб. × 29 443 руб.).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации сотруднику затрат на проценты по кредиту на приобретение жилья. Организация применяет общую систему налогообложения

ЗАО «Альфа» компенсирует своему сотруднику – менеджеру А.С. Кондратьеву – расходы на выплату процентов по банковскому кредиту, полученному на приобретение жилья. В январе указанные расходы составили 30 000 руб. Возможность компенсировать сотруднику затраты на проценты по займам (кредитам) на приобретение (строительство) жилья предусмотрена в трудовом договоре с ним.

Детей у Кондратьева нет, поэтому стандартные налоговые вычеты, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ему не предоставляются.

Бухгалтер сделал в учете следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 73
– 30 000 руб. – начислена компенсация сотруднику;

Дебет 73 Кредит 51
– 30 000 руб. – перечислена на банковский счет сотрудника сумма компенсации;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1488 руб. ((30 000 руб. – 18 557 руб.) × 13%) – удержан из зарплаты сотрудника НДФЛ с суммы компенсации, не учитываемой при расчете налога на прибыль.

Поскольку сумма расходов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадает, бухгалтер отразил возникновение постоянного налогового обязательства:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 2289 руб. ((30 000 руб. – 18 557 руб.) × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Продолжение >>