Порядок подачи документов по требованию проверяющих в рамках камеральной проверки отличается от порядка подачи письменных и устных пояснений, запрошенных инспекцией в рамках указанной проверки.
Форма подачи документов
Документы, которые инспекция вправе потребовать в ходе камеральной проверки, организация должна представить:
- на бумаге (в виде копий или подлинников);
- в электронном виде (если документы, которые затребованы у организации, составлены в электронном виде по установленным форматам).
Об этом сказано в пункте 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: может ли инспекция привлечь организацию к ответственности за непредставление документов по требованию в рамках камеральной налоговой проверки? Вместо запрошенных копий организация подала подлинники документов.
Нет, не может.
Если организация передала в инспекцию подлинники вместо копий, нельзя считать, что она не представила документы. Следовательно, привлечь организацию к ответственности за непредставление документов по требованию в рассматриваемой ситуации инспекция не может. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, которые подтверждают правомерность такого подхода (см., например, определение ВАС РФ от 25 апреля 2008 г. № 5565/08, постановления ФАС Уральского округа от 4 февраля 2008 г. № Ф09-107/08-С3, Волго-Вятского округа от 17 октября 2006 г. № А82-17975/2005-28, Восточно-Сибирского округа от 20 апреля 2006 г. № А19-4554/05-44-45-Ф02-1680/06-С1).
Вместе с тем, документы, которые инспекция вправе потребовать в ходе камеральной проверки, организация по общему правилу должна подать в виде заверенных копий. Заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка нескольких копий (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Если же документ многостраничный (например, устав или договор), можно не заверять каждый его лист, а заверить подшивку документа в целом. При этом подшивка многостраничного документа должна быть надежной, иметь нумерацию и обеспечивать возможность свободного чтения и копирования отдельных листов. Об этом сказано в письме Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142.
Только в некоторых случаях по соответствующему требованию проверяющих организация обязана передать подлинники указанных документов. Об этом говорится в пункте 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ. За непредставление (несвоевременное представление) документов по требованию инспекция может привлечь организацию к ответственности (ст. 126 НК РФ).
Однако официальная точка зрения по этому вопросу контролирующими ведомствами не высказывалась.
Ситуация: может ли инспекция оштрафовать организацию за непредставление документов при камеральной проверке? Организация подала в инспекцию копии документов на черновиках.
Нет, не может. Но на практике такой подход может привести к спору с проверяющими.
Привлечь организацию к ответственности инспекция вправе только за непредставление (несвоевременное представление) документов (ст. 126 НК РФ). Если организация передала в инспекцию копии, изготовленные на черновиках, нельзя считать, что она не представила документы. Следовательно, привлечь организацию к ответственности в рассматриваемой ситуации инспекция не может.
Однако есть вероятность, что налоговая инспекция признает неправомерным представление копий на черновиках. В результате инспекция может посчитать требование о представлении документов неисполненным и привлечет организацию к ответственности по статье 126 Налогового кодекса РФ. В этом случае отстаивать право на представление копий, изготовленных на черновиках, организации придется в суде. Арбитражная практика по этому вопросу пока еще не сложилась.
Необходимо учитывать, что документы, которые инспекция вправе потребовать в ходе камеральной проверки, организация по общему правилу должна подать в виде копий, заверенных подписью руководителя (другого уполномоченного на это лица) и печатью организации (абз. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ).
Надлежаще заверенной копией признается дубликат документа, на котором проставлены все необходимые реквизиты, придающие ему юридическую силу. То есть на копии ниже реквизита «подпись документа» необходимо поставить отметку «Верно», должность сотрудника, который заверил копию, его подпись и расшифровку, а также дату заверения и печать организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Кроме того, копия документа должна полностью воспроизводить не только информацию подлинника, но и его внешние признаки. Таким образом, организация, представляя в инспекцию копии документов по требованию, должна изготавливать их на чистых листах бумаги. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 февраля 2010 г. № 03-02-07/1-35.
Срок подачи
Документы, которые инспекция вправе запросить в ходе камеральной проверки, организация должна представить в инспекцию в течение 10 рабочих дней со дня получения требования об их представлении (абз. 1 п. 3 ст. 93, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Отсчет срока начинается на следующий день за днем фактического вручения требования (п. 2 ст. 6.1 НК РФ).
Инспекция может направить требование в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае определение 10-дневного срока, отведенного на подготовку и подачу документов, имеет некоторые особенности.
Организации, которые обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, отсчитывают 10-дневный срок со следующего дня после получения электронного требования из инспекции. При этом не позднее чем на шестой рабочий день после отправки требования инспекцией организация должна подтвердить получение требования электронной квитанцией о приеме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).
Пропуск шестидневного срока, установленного для отправки квитанции, может повлечь за собой серьезные последствия. В течение 10 рабочих дней после того, как шестидневный срок истечет, если квитанция не будет отправлена, инспекция вправе заблокировать банковский счет организации (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).
Организации, которые не обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, могут не реагировать на поступление требований в электронном формате. Не получив от организации электронной квитанции о приеме требования, инспекция направит требование на бумажном носителе. Это следует из положений пунктов 15, 16 и 19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168. В этом случае 10-дневный срок, отведенный на представление документов, нужно отсчитывать со следующего дня после поступления бумажного требования. При этом если инспекция отправила бумажное требование по почте, датой его поступления в организацию считается шестой день с момента отправки заказного письма (п. 4 ст. 31 НК РФ).
Пример определения предельного срока представления документов по требованию инспекции в рамках камеральной проверки. Организация применяет специальный налоговый режим и не обязана сдавать налоговую отчетность в электронном виде
9 февраля 2016 года организация подала в инспекцию уточненную декларацию по транспортному налогу. 17 февраля организация получила из налоговой инспекции бумажное требование о представлении документов для проведения камеральной проверки уточненной декларации. Период, в течение которого организация должна представить документы, – 10 рабочих дней, с 18 февраля по 3 марта 2016 года включительно.
Пример определения предельного срока на представление документов по требованию инспекции в рамках камеральной налоговой проверки. Организация является крупнейшим налогоплательщиком и обязана сдавать налоговую отчетность в электронном виде
9 февраля 2016 года организация подала в инспекцию уточненную декларацию по транспортному налогу. 17 февраля организация получила из инспекции электронное требование о представлении документов для проведения камеральной проверки по уточненной декларации и отправила в инспекцию электронную квитанцию о приеме. Период, в течение которого организация должна представить документы, – 10 рабочих дней, с 18 февраля по 3 марта 2016 года включительно.
Внимание: Неисполнение (несвоевременное исполнение) требования о представлении документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.
Размер штрафа по статье 126 Налогового кодекса РФ составляет 200 руб. за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ. Если в течение 12 месяцев организацию уже привлекали к ответственности за аналогичное правонарушение, то размер штрафа увеличится вдвое и составит 400 руб. (200 руб. × 2) за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ (п. 2, 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК РФ).
Кроме того, за неисполнение (несвоевременное исполнение) требования о представлении документов по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Ситуация: можно ли подавать документы, затребованные инспекцией, по частям?
Да, можно.
В пределах установленного срока подавать документы в инспекцию не обязательно сразу одной пачкой (одним файлом), можно и частями (несколькими файлами). Налоговое законодательство никаких ограничений по этому поводу не содержит. В пункте 3 статьи 93 Налогового кодекса РФ сказано лишь, что представить документы нужно в течение 10 рабочих дней (20 рабочих дней – для консолидированной группы). А как это делать – в полном объеме сразу или по частям – налогоплательщик вправе решать сам. Главное, чтобы последняя часть документов поступила в инспекцию до того, как истечет срок.
Если не успеваете исполнить требование о представлении документов частично, нужно обратиться в инспекцию и получить отсрочку.
Продление срока
Если организации заранее известно, что она не успеет представить истребуемые документы в 10-дневный срок (например, по причине большого количества документов, запрошенных инспекцией), то она может обратиться с просьбой о его продлении. Для этого в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, организации следует направить в инспекцию письменное уведомление о причинах, по которым она не успевает передать документы в общеустановленный срок. Помимо причин, в уведомлении нужно указать конкретный срок, в который организация сумеет исполнить требование. Об этом говорится в абзаце 2 пункта 3 статьи 93 Налогового кодекса РФ.
На основе такого уведомления руководитель инспекции (его заместитель) может продлить срок представления документов или отказать в продлении, о чем вынесет отдельное решение. Форма такого решения утверждена приказом ФНС России от 8 мая 2015 г. № ММВ-7-2/189. Решение должно быть принято в течение двух рабочих дней со дня получения инспекцией уведомления от организации. Это следует из совокупности положений абзаца 3 пункта 3 статьи 93 и пункта 6 статьи 6.1 Налогового кодекса РФ.
Решение о продлении срока представления документов (отказе в продлении) может быть передано в организацию по телекоммуникационным каналам связи в Порядке, утвержденном приказом ФНС России от 15 апреля 2015 г. № ММВ-7-2/149.
Совет: инспекция может не удовлетворить просьбу организации о продлении срока представления документов (ответить отказом или проигнорировать ее). Если впоследствии инспекция привлечет организацию к ответственности за несвоевременное представление документов, то организация сможет существенно снизить размер штрафа, предусмотренного статьей 126 Налогового кодекса РФ (не менее чем в два раза).
Ситуация: может ли инспекция оштрафовать организацию за непредставление документов в срок? У организации есть уважительная причина несвоевременного исполнения требования.
Да, может.
Инспекция вправе привлечь организацию к ответственности за непредставление документов в установленный законодательством срок (ст. 126 НК РФ).
Вместе с тем, при определении меры ответственности за несвоевременное представление документов должны учитываться смягчающие обстоятельства (п. 4 ст. 112 НК РФ). Перечень смягчающих обстоятельств приведен в пункте 1 статьи 112 Налогового кодекса РФ. Он не является исчерпывающим, поэтому налоговой инспекцией (судом) могут быть признаны смягчающими и иные обстоятельства, прямо не поименованные в Налоговом кодексе РФ (подп. 3 п. 1 ст. 112 НК РФ).
При наличии хотя бы одного смягчающего обстоятельства размер штрафа должен быть снижен не менее чем в два раза (п. 3 ст. 114 НК РФ). Арбитражная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, при рассмотрении дел о несвоевременном представлении документов по требованию инспекции суды значительно снижают размеры штрафных санкций при наличии следующих обстоятельств, признаваемых смягчающими:
- инспекция запросила у организации большой объем документов (см., например, определения ВАС РФ от 22 сентября 2009 г. № ВАС-12510/09, от 31 августа 2009 г. № ВАС-11530/09, постановления ФАС Поволжского округа от 7 июля 2009 г. № А12-19285/2008, от 14 мая 2009 г. № А55-4292/2008, Северо-Западного округа от 29 октября 2009 г. № А05-1221/2009, от 19 ноября 2007 г. № А05-5779/2007, от 9 марта 2007 г. № А13-2248/2006-28, Московского округа от 12 января 2009 г. № КА-А40/12811-08-П, Уральского округа от 9 апреля 2008 г. № Ф09-2289/08-С2, Волго-Вятского округа от 30 июля 2007 г. № А29-8736/2006а);
- организация представила документы с небольшим опозданием (см., например, определение ВАС РФ от 22 сентября 2009 г. № ВАС-12510/09, постановления ФАС Поволжского округа от 7 июля 2009 г. № А12-19285/2008, Московского округа от 13 октября 2009 г. № КА-А41/10782-09, от 12 января 2009 г. № КА-А40/12811-08-П, Северо-Западного округа от 19 ноября 2007 г. № А05-5779/2007, от 13 августа 2007 г. № А26-8965/2006-23);
- инспекция не удовлетворила просьбу организации о продлении срока представления документов (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 октября 2009 г. № А05-1221/2009, Волго-Вятского округа от 30 июля 2007 г. № А29-8736/2006а);
- в организации отсутствует бухгалтер (например, требование о представлении документов поступило в организацию в период, когда прежний бухгалтер уволился, а новый еще не был принят на работу) (см., например, постановление ФАС Московского округа от 8 октября 2008 г. № КА-А41/9303-08).
Несмотря на то что в ряде постановлений речь идет о выездных налоговых проверках, выводы в отношении привлечения организации к ответственности за несвоевременное представление документов могут быть применены и к камеральным проверкам (ст. 93, 126 НК РФ).
Способы подачи документов
Документы, которые инспекция вправе потребовать в ходе камеральной проверки, организация может:
- направить в адрес инспекции по почте;
- вручить лично представителю инспекции (инспектору, который непосредственно проводит камеральную проверку, или сотруднику канцелярии инспекции);
- направить по телекоммуникационным каналам связи (если документы составлены в электронном виде по установленным форматам).
Это следует из положений пункта 3 статьи 93 Налогового кодекса РФ.
Порядок представления истребуемых документов по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168. Также разработаны электронные форматы отдельных документов, которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде. В частности, приказами от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552 ФНС России утвердила электронные форматы:
- документа о передаче товаров (ТОРГ-12);
- акта о выполнении работ (оказании услуг).
Документы считаются поступившими в налоговую инспекцию в момент, когда организация получит от нее электронную квитанцию о приеме (п. 12–13 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168).
Cовет: Если документы, которые затребовала инспекция, представляются на бумажных носителях, передавайте их по описи (акту), составленной в двух экземплярах.
В описи (акте) перечислите все передаваемые в инспекцию документы с указанием их реквизитов и количества листов в них. Дополнительно укажите, что именно вы передаете: копии или подлинники документов.
Один экземпляр описи (акта) приложите к передаваемым в инспекцию документам. Второй экземпляр со штампом инспекции (почтового отделения) и датой получения документов инспекцией (почтовым отделением) храните у себя. Если возникнут споры (например, в случае утери документов или несоблюдения сроков их представления), то опись (акт) с отметкой налоговой инспекции (почтового отделения) будет доказательством полного и своевременного представления документов по требованию.
Нарушения при предъявлении требования
Если требование о представлении документов налоговая инспекции выставила с нарушением налогового законодательства, то организация может не исполнять его. Так, например, ей не грозит ответственность по статье 126 Налогового кодекса РФ за непредставление документов по требованию, если требование:
- направлено инспекцией за пределами срока, установленного на проведение камеральной проверки;
- направлено инспекцией простым письмом и организация не получила его;
- нечетко сформулировано (из его содержания невозможно установить, какие именно документы следует передать в инспекцию);
- носит повторный характер (речь идет о повторном истребовании документов, которые уже были переданы в инспекцию в рамках предыдущих налоговых проверок).
Ситуация: должна ли налоговая инспекция возмещать организации расходы по изготовлению и доставке документов? В ходе камеральной проверки инспекция выставила в адрес организации требование о представлении документов/
Нет, не должна.
Налоговая инспекция должна возмещать только те расходы, которые организация несет в связи с неправомерными действиями инспекции (п. 2, 4 ст. 103 НК РФ). В рамках камеральной проверки инспекция вправе потребовать у организации ряд документов (ст. 88 НК РФ). Поскольку в истребовании документов в рамках камеральной проверки нет ничего противоправного, то возмещать организации расходы на изготовление и доставку указанных документов инспекция не должна.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 10 мая 2012 г. № 03-02-07/1-116.
Пояснения организации
Письменные пояснения, которые налоговая инспекция вправе запросить в ходе камеральной проверки при обнаружении ошибок и (или) противоречий, организация может подать в произвольной форме. Пояснения по отдельным декларациям рекомендуется подавать на бланках, разработанных налоговой службой. В частности, образец ответа на требование о представлении пояснений по декларации по НДС рекомендован письмом ФНС России от 16 июля 2013 г. № АС-4-2/12705.
К пояснениям организация вправе приложить выписки из регистров налогового и (или) бухгалтерского учета, а также другие подтверждающие документы по своему усмотрению. Это следует из пункта 4 статьи 88 Налогового кодекса РФ.
Представлять к пояснениям дополнительные документы, которые потребовала сама инспекция, организация не обязана. Такое требование со стороны инспекции неправомерно.
Представить запрошенные пояснения в инспекцию организации следует в течение пяти рабочих дней:
- со дня получения от инспекции сообщения о выявленных ошибках и (или) неточностях, в котором содержится требование представить пояснения или внести изменения;
- со дня получения от инспекции требования о представлении пояснений в связи с уменьшением суммы налога к уплате в бюджет по результатам проверки уточненной декларации (расчета);
- со дня получения от инспекции требования о представлении пояснений, обосновывающих сумму полученного убытка, заявленного в декларации (расчете) за налоговый (отчетный период);
- со дня получения от инспекции требования представить пояснения и документы, связанные с участием в региональном инвестиционном проекте;
- со дня получения налоговым агентом от инспекции требования представить документы, подтверждающие правильность удержания налога на прибыль по ценным бумагам.
Такой порядок следует из пункта 3 статьи 88, пункта 6 статьи 6.1, пункта 1 статьи 214.8 Налогового кодекса РФ.
Отсчет срока начинается на следующий день за днем фактического вручения указанного сообщения (п. 2 ст. 6.1 НК РФ).
Пример определения предельного срока на представление пояснений по требованию инспекции в рамках камеральной налоговой проверки
16 июня 2016 года организация подала в инспекцию уточненную декларацию по транспортному налогу. 14 июля 2016 года организация получила из инспекции сообщение о выявленных ошибках и (или) неточностях с требованием представить пояснения или внести изменения. Предельный срок на подачу пояснений (внесение изменений) – с 15 по 21 июля 2016 года включительно.
Ответственности за непредставление (несвоевременное представление) письменных пояснений Налоговый кодекс РФ не предусматривает (ст. 88 НК РФ).
Совет: Если инспекция в ходе камеральной проверки требует представить письменные пояснения по выявленным ошибкам и противоречиям, исполните ее требование.
Несмотря на то что ответственности за непредставление письменных пояснений Налоговый кодекс РФ не предусматривает, своевременная подача пояснений может избавить организацию от проблем с необоснованным доначислением налога, пеней и привлечением к ответственности по итогам камеральной проверки.
Для подачи устных пояснений должностному лицу организации (руководителю) нужно прийти в инспекцию в срок, указанный в уведомлении о вызове. За неявку по вызову руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности.
