Кто предоставляет стандартные налоговые вычеты по НДФЛ

Стандартные налоговые вычеты могут предоставлять:

• налоговые агенты одновременно с удержанием налога (п. 3 ст. 218 НК РФ);

• налоговые инспекции по итогам года при подаче человеком, получившим доход, декларации по форме 3-НДФЛ (п. 4 ст. 218 НК РФ).

У кого получать вычет, решает сам человек. Если он получает доходы в нескольких организациях, то вычет можно получить в любой из них по своему выбору.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3 статьи 218 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: кто должен предоставить стандартные вычеты по НДФЛ за месяц, в котором сотруднику было выплачено больничное пособие? Сотрудник работает в организации на территории региона, в котором реализуется пилотный проект по финансированию социальных пособий.

Стандартные вычеты должна предоставлять организация, в которой работает сотрудник, но с учетом только тех выплат, источником которых она является.

Пилотный проект по финансированию социальных пособий предусматривает, что больничные пособия территориальные подразделения ФСС России выплачивают сотрудникам напрямую, минуя работодателей (Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 21 апреля 2011 г. № 294). При этом обязанность выплачивать больничное пособие за первые три дня нетрудоспособности сохраняется за работодателем (подп. 1 п. 2 ст. 3 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 21 апреля 2011 г. № 294). Таким образом, при выплате больничных пособий налоговыми агентами по НДФЛ признаются:

• организация, в которой работает сотрудник, – в отношении части пособия, начисленного за первые три дня нетрудоспособности;

• территориальное отделение ФСС России – в отношении оставшейся части пособия.

Это следует из положений пункта 1 статьи 217 и пункта 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

В течение налогового периода воспользоваться стандартными вычетами по НДФЛ сотрудник может только у одного налогового агента (п. 3 ст. 218 НК РФ). Как правило, таким налоговым агентом является работодатель сотрудника. Поэтому если до назначения больничного пособия сотрудник получал стандартные вычеты в организации, то и в дальнейшем их должна предоставлять эта организация.

Стандартные вычеты предоставляются ежемесячно при расчете налоговой базы по доходам, облагаемым НДФЛ по ставке 13 процентов, источником которых является налоговый агент. При этом стандартный вычет на детей действует до того месяца, в котором величина этих доходов, определенная налоговым агентом нарастающим итогом с начала года, превысила 350 000 руб. Это следует из положений пункта 3 статьи 210 и абзацев 16 и 17 подпункта 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.

Территориальные отделения ФСС России не должны уведомлять работодателей о размере выплаченных больничных пособий и о суммах удержанного из них НДФЛ – такая обязанность не закреплена за налоговыми агентами ни статьей 24, ни главой 23 Налогового кодекса РФ. Следовательно, в рассматриваемой ситуации при предоставлении сотруднику стандартных вычетов организация должна учитывать только те доходы, источником которых она является.

Если по итогам года налоговая инспекция обнаружит, что стандартные вычеты были предоставлены сотруднику в завышенном размере, она может предложить ему представить декларацию по форме 3-НДФЛ и доплатить сумму налога, которая не была удержана налоговым агентом.

Пример предоставления стандартного вычета на ребенка за месяц, в котором сотруднику было выплачено больничное пособие. Сотрудник работает в организации на территории региона, в котором реализуется пилотный проект по финансированию социальных пособий

Оклад А.В. Кондратьева – 65 000 руб. У сотрудника двое несовершеннолетних детей. На каждого ребенка Кондратьеву положен стандартный налоговый вычет в размере 1400 руб. То есть ежемесячно 2800 руб. (1400 руб. × 2).

В июне Кондратьев заболел, и ему назначили пособие в размере 36 000 руб., в том числе:

– 6000 руб. – за первые три дня нетрудоспособности выплачивает организация;

– 30 000 руб. – за остальной период болезни платит территориальное отделение ФСС России. При выплате пособия специалисты фонда удержали НДФЛ в сумме 3900 руб. (30 000 руб. × 13%).

За фактическое время работы в июне бухгалтер начислил Кондратьеву зарплату 14 000 руб.

База для расчета НДФЛ по доходам Кондратьева в организации за период с января по июнь составляет:
65 000 руб. × 5 мес. + 14 000 руб. + 6000 руб. = 345 000 руб.

С учетом этих доходов Кондратьеву положен стандартный налоговый вычет в размере 16 800 руб. (2800 руб. × 6 мес.).

С января по май НДФЛ с доходов Кондратьева в организации составил:
40 430 руб. ((65 000 руб. × 5 мес. – 2800 руб. × 5 мес.) × 13%).

За июнь с Кондратьева на работе удержали НДФЛ в размере:
2236 руб. ((345 000 руб. – 2800 руб. × 6 мес.) × 13% – 40 430 руб.).

До конца года бухгалтер организации удерживал НДФЛ с доходов Кондратьева без учета пособия, выплаченного территориальным отделением ФСС России.

Налоговая база по доходам, выплаченным Кондратьеву организацией за год, составит:
718 200 руб. (65 000 руб. × 11 мес. + 6000 руб. + 14 000 руб. – 2800 руб. × 6 мес.).

Всего за год организация удержала с Кондратьева:
93 366 руб. (718 200 руб. × 13%).

С учетом пособия от территориального отделения ФСС России за год Кондратьев получил доход в размере:
765 000 руб. (65 000 руб. × 11 мес. + 6000 руб. + 14 000 руб. + 30 000 руб.).

С учетом пособия за счет средств ФСС России общая сумма доходов Кондратьева превысила 350 000 руб. уже в июне. Поэтому предельный размер налогового вычета, который может быть предоставлен ему в 2016 году, составляет 14 000 руб. (2800 руб. × 5 мес.). Таким образом, совокупная налоговая база с учетом всех доходов Кондратьева равна:
750 800 руб. (765 000 руб. – 14 200 руб.).

Итоговый НДФЛ равен:
97 604 руб. (750 800 руб. × 13%).

В следующем году, когда сведения о доходах, выплаченных Кондратьеву, поступят в налоговую инспекцию от всех налоговых агентов, инспекция может предложить ему подать декларацию по НДФЛ и доплатить налог в сумме 338 руб. (97 604 руб. – 93 366 руб. – 3900 руб.).

Получение вычета у работодателя

Предоставляйте сотруднику вычеты, если он подал в организацию все необходимые документы.

Ситуация: можно ли предоставить стандартный налоговый вычет, если сотрудник устроился на работу не с начала года?

Да, можно.

Если сотрудник работает в организации не с начала года, стандартные налоговые вычеты ему предоставляйте в отношении только тех доходов, которые он получил, начиная с месяца его трудоустройства в организацию. При этом ограничения по размеру доходов, которые применяются при предоставлении вычетов, контролируйте с учетом доходов, полученных на предыдущем месте работы. Их сумма должна быть подтверждена справкой по форме 2-НДФЛ. Такой порядок предусмотрен пунктом 3 статьи 218 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 27 февраля 2013 г. № 03-04-05/8-154.

В некоторых случаях вычет можно предоставить и при отсутствии этой справки.

Если сотрудник претендует на вычеты на себя в размере 3000 или 500 руб., справку по форме 2-НДФЛ с него не требуйте. Возможность предоставления таких вычетов не зависит от суммы дохода, полученного по предыдущему месту работы (подп. 1 и 2 п. 1 ст. 218 НК РФ).

В любом случае не предоставляйте сотруднику стандартные налоговые вычеты, которые тот не получил у прежнего работодателя или получил не в полном размере (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Ситуация: можно ли предоставить стандартный налоговый вычет на ребенка, если сотрудник устроился на работу в середине года, а справки по форме 2-НДФЛ у него нет?

Да, можно, но только в отношении тех сотрудников, которые:

• либо впервые заключили трудовой договор;

• либо в текущем году нигде не работали (не получали доходов).

Если сотрудник впервые заключает трудовой договор или в текущем году нигде не работал (не получал доходов), свое право на получение стандартных налоговых вычетов он вправе подтвердить трудовыми книжками с записями, свидетельствующими о перерывах в работе (при наличии), или письменными объяснениями об отсутствии доходов. В подобных ситуациях организация может предоставить сотруднику стандартные вычеты только на основании его заявления. Это следует из положений пункта 3 статьи 218 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом ФНС России от 30 июля 2009 г. № 3-5-04/1133. Аналогичные выводы содержатся и в ряде судебных решений (см., например, определения ВАС РФ от 25 августа 2009 г. № ВАС-10177/09, от 10 апреля 2008 г. № 3856/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 29 апреля 2009 г. № А32-16310/2008-63/236, от 17 января 2008 г. № Ф08-8930/07-3350А, Северо-Западного округа от 8 августа 2008 г. № А56-13732/2007, Дальневосточного округа от 12 декабря 2007 г. № Ф03-А73/07-2/5246, Уральского округа от 14 ноября 2007 г. № Ф09-9304/07-С2).

Остальные сотрудники, претендующие на получение стандартного вычета, должны представить сведения о доходах, полученных ими с начала года. Это следует из положений пункта 3 статьи 218 Налогового кодекса РФ, согласно которым предоставлять сотрудникам стандартные налоговые вычеты по НДФЛ можно на основании:

• их заявлений о предоставлении вычета;

• документов, подтверждающих право на вычет.

Одним из документов, который подтверждает правомерность предоставления вычета на ребенка (если сотрудник начал работать не с начала года), является справка по форме 2-НДФЛ от предыдущего работодателя. Необходимость представления такого документа объясняется тем, что право на стандартный вычет в течение года может быть утрачено. Вычет на ребенка можно предоставлять только до того месяца, в котором доходы сотрудника с начала года превысят 350 000 руб. (абз. 16 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Если человек начал работать не с начала года, то максимальный размер дохода (350 000 руб.), при котором он имеет право на вычеты, нужно рассчитывать с учетом доходов, полученных с начала года у предыдущего работодателя. Размер этих доходов подтверждается справкой по форме 2-НДФЛ, которую предыдущий работодатель обязан выдать по требованию сотрудника (п. 3 ст. 230 НК РФ). В отсутствие такой справки сотрудник, получавший доходы у прежнего работодателя, не имеет права на стандартные вычеты.

По новому месту работы стандартный налоговый вычет предоставляется начиная с месяца, в котором сотрудник устроился на работу. Если ему полагаются вычеты по основаниям, возникшим до этого момента, сотрудник сможет их получить, только самостоятельно представив в налоговую инспекцию декларацию по НДФЛ (п. 4 ст. 218 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 27 февраля 2013 г. № 03-04-05/8-154.

Совет: организация может предоставить сотруднику стандартный налоговый вычет, даже если он не представил справку по форме 2-НДФЛ с прежнего места работы. Основанием для этого является письменное заявление, в котором сотрудник подтвердит, что его доход, полученный с начала года, не превышает предельной величины, или укажет точную сумму полученного дохода.

Если сотрудник, работая с начала года у другого работодателя, не получил (не смог получить) у него справку по форме 2-НДФЛ, новая организация-работодатель тоже вправе предоставить сотруднику стандартный вычет на основании его письменного заявления. В нем сотрудник может указать, что доход, полученный от предыдущего работодателя с начала года, не превысил 350 000 руб., или прописать точную сумму полученного ранее дохода. При этом ответственность за достоверность сведений о доходе, указанных в этом заявлении, несет сам сотрудник.

Не исключено, что при проверке налоговая инспекция признает неправомерным предоставление стандартных вычетов на основании такого заявления. В этом случае возникший спор организации – налоговому агенту придется решать в суде.

Арбитражная практика свидетельствует, что при рассмотрении подобных споров обоснованность предоставления вычетов должны опровергать налоговые инспекции. По мнению судей, инспекция должна доказать, что сотрудник, воспользовавшийся стандартным вычетом у нового работодателя, занизил сумму доходов, полученных по старому месту работы, или имел другие неучтенные источники доходов. Если инспекция не приводит таких доказательств, суды встают на сторону налоговых агентов (см., например, постановления ФАС Московского округа от 17 марта 2009 г. № КА-А40/1343-09, от 24 октября 2006 г. № КА-А40/10310-06, Северо-Западного округа от 30 октября 2008 г. № А56-2606/2008, Уральского округа от 7 ноября 2006 г. № Ф09-9786/06-С2 и от 14 апреля 2005 г. № Ф09-1344/05-АК, Центрального округа от 18 октября 2005 г. № А14-2305-2005/70/10 и от 1 июня 2005 г. № А54-5096/04-С8).

Получение вычета в инспекции

Чтобы получить стандартные вычеты по НДФЛ в налоговой инспекции, сотруднику нужно составить и подать в инспекцию декларацию о доходах по форме 3-НДФЛ (п. 2 ст. 229 НК РФ).