Чтобы вовремя перечислить НДФЛ в бюджет, нужно определить:
- дату получения дохода (ст. 223 НК РФ);
- день, когда организация сможет удержать НДФЛ (п. 4 ст. 226 НК РФ);
- срок уплаты НДФЛ (в зависимости от способа выплаты дохода) (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Дата получения дохода
Дата получения дохода – это день, когда возникает объект налогообложения по НДФЛ. Определяйте его в зависимости от вида дохода. Условно доходы, из которых НДФЛ должны удерживать налоговые агенты, можно разделить на две группы:
- доходы, связанные с оплатой труда;
- доходы, не связанные с оплатой труда.
К первому виду доходов, в частности, относятся:
- зарплата;
- премии;
- вознаграждения по итогам работы за год;
- доплаты за выполнение работ различной квалификации, при совмещении профессий, при работе в сверхурочное (ночное) время, в праздничные дни и т. д.
Полный перечень выплат, которые могут быть отнесены к доходам, связанным с оплатой труда, приведен в статье 129 Трудового кодекса РФ.
Ко второму виду относятся все остальные доходы, например:
- дивиденды;
- доходы по договорам гражданско-правового характера;
- материальная выгода;
- материальная помощь и т. д.
Даты получения доходов для целей обложения НДФЛ приведены в таблице.
Дата получения дохода при оплате труда
Датой получения дохода, связанного с оплатой труда, является последний день месяца, за который доход был начислен. Такое правило применяется независимо от того, в какой форме выплачивается доход – денежной или натуральной. Это установлено пунктом 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ.
Пример определения даты получения дохода в виде зарплаты для расчета НДФЛ
Начисленная сотрудникам ЗАО «Альфа» зарплата за декабрь прошлого года выплачена 13 января текущего года.
Датой получения дохода является 31 декабря прошлого года. Поэтому зарплата за декабрь включается в налоговую базу по НДФЛ за прошлый год независимо от фактической даты ее выдачи. Бухгалтер рассчитал налог в последний день месяца, за который была начислена зарплата.
В этот день он сделал проводку:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– рассчитан НДФЛ с зарплаты сотрудников.
Дата получения других доходов
Дата получения доходов, не связанных с оплатой труда, зависит от того, в какой форме получен доход: денежной, натуральной, в виде материальной выгоды, зачета однородных встречных требований, списания долга, суточных.
1. Доходы в денежной форме. При получении дохода в денежной форме датой получения дохода является день выплаты денег человеку. Под выплатой в этом случае понимается:
- получение им наличных денег;
- зачисление денег на банковский счет получателя дохода (третьих лиц по его поручению).
Такие правила установлены подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.
Пример определения даты получения денежных доходов, не связанных с оплатой труда, для расчета НДФЛ
В марте ООО «Альфа» начислило материальную помощь. Сотрудникам начисленная сумма материальной помощи была выплачена только 15 июня.
Материальная помощь – это доходы, не связанные с оплатой труда. Датой получения дохода является 15 июня.
2. Доходы в натуральной форме. При получении доходов в натуральной форме датой получения дохода признается день передачи доходов в натуральной форме человеку (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Пример определения даты получения доходов в натуральной форме, не связанных с оплатой труда, для расчета НДФЛ
ООО «Альфа» строит жилье подрядным способом. Условиями коллективного договора предусмотрено, что ее сотрудники, стоящие в очереди на улучшение жилищных условий, оплачивают 30 процентов стоимости квартиры. Остальную часть работ по строительству квартир организация выполняет за свой счет.
Эта часть признается доходом сотрудников, полученным в натуральной форме. Это доходы, не связанные с оплатой труда. Днем получения дохода в натуральной форме будет дата подписания акта приема-передачи квартиры
3. Материальная выгода. Особый порядок предусмотрен для доходов в виде материальной выгоды. Даты получения таких доходов различаются в зависимости от вида материальной выгоды:
- если материальная выгода возникает при приобретении товаров (работ, услуг, ценных бумаг) по цене ниже рыночной стоимости, датой получения дохода в виде материальной выгоды является день приобретения. В некоторых случаях человек может оплатить ценные бумаги после перехода к нему права собственности – тогда датой получения дохода в виде материальной выгоды будет день оплаты ценных бумаг;
- если материальная выгода возникает при получении заемных средств под низкие проценты или без процентов, датой получения дохода в виде материальный выгоды является последний день каждого месяца в течение всего срока, на который человеку предоставлен заем (кредит).
Такие правила установлены подпунктами 3 и 7 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.
4. Зачет встречных однородных требований. В данном случае датой фактического получения дохода будет день проведения зачета (подп. 4 п. 1 ст. 223 НК РФ).
5. Списание долга с баланса организации. Если человек получает доход в результате списания безнадежного долга с баланса организации, датой получения дохода будет считаться день списания долга (подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ).
6. Командировочные расходы. Если сотрудник получил доход при возмещении ему командировочных расходов, дата получения такого дохода – последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Дата удержания НДФЛ
После того как дата получения дохода определена, необходимо установить, когда организация фактически сможет удержать НДФЛ. Для доходов в денежной форме это день выплаты денег человеку.
НДФЛ с доходов, выданных в натуральной форме или в виде материальной выгоды, удерживайте из любых денежных вознаграждений, выплачиваемых сотруднику. То есть в этом случае дата выплаты дохода и дата удержания налога могут различаться. При этом сумма налога, удержанная в 2-НДФЛ, не может превышать 50 процентов от суммы денежного вознаграждения.
Такие условия удержания НДФЛ установлены в пункте 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Сроки уплаты НДФЛ в бюджет
После того как дата удержания НДФЛ определена, можно установить срок перечисления удержанного налога в бюджет. Он зависит от вида дохода.
В общем случае перечислять налог нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Например, зарплату за январь 2016 года работодатель выплатил 3 февраля 2016 года. В этом случае датой получения дохода будет 31 января, датой удержания налога – 3 февраля. А последней датой, когда НДФЛ должен быть перечислен в бюджет, – 4 февраля 2016 года. Если же зарплату за месяц вы платите частями, НДФЛ в бюджет перечисляйте с каждой выплаты (кроме аванса). Например, 15 января организация выдала сотрудникам аванс, а зарплату «под расчет» за январь выплатила двумя частями. Первую часть выдали 3 февраля, а вторую – 8 февраля 2016 года. Датой удержания налога по первой выплате будет 3 февраля, а по второй – 8 февраля 2016 года. Соответственно, налог с этих выплат нужно перечислить в бюджет не позднее 4 и 9 февраля. С аванса НДФЛ не удерживается. Такие разъяснения есть в письмах Минфина России от 22 июля 2015 г. № 03-04-06/42063 и ФНС России от 24 марта 2016 г. № БС-4-11/4999.
НДФЛ, удержанный из пособий по временной нетрудоспособности, пособий по уходу за больным ребенком, а также с отпускных, нужно перечислить не позднее последнего числа месяца, в котором был выплачен доход. Например, сотрудник уходит в отпуск с 25 января по 15 февраля 2016 года. Отпускные ему были выплачены 16 января. В этом случае датой получения доходов и датой удержания НДФЛ является 16 января, а последней датой, когда налог должен быть перечислен в бюджет, будет 31 января 2016 года.
Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ. При определении сроков уплаты налога удобнее пользоваться таблицей.
Пример определения срока уплаты НДФЛ в бюджет, если деньги на выплату зарплаты организация сняла в банке
Согласно коллективному договору в ООО «Альфа» зарплата сотрудникам выплачивается до 10-го числа следующего месяца.
В январе бухгалтер начислил зарплату в размере 100 000 руб. НДФЛ с зарплаты составил 13 000 руб. Датой получения доходов и датой удержания налога является 31 января.
8 февраля в банке были получены наличные деньги на выплату зарплаты в размере 87 000 руб.
Пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ установлено, что при выдаче зарплаты НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем фактической выплаты дохода. В связи с этим сумму удержанного НДФЛ в размере 13 000 руб. организация перечислила в бюджет 9 февраля.
Ситуация: может ли организация перечислить НДФЛ в бюджет авансом, до выдачи зарплаты персоналу?
Нет, не может.
По общему правилу НДФЛ должен быть удержан непосредственно из доходов сотрудника в момент их выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Датой получения доходов в виде зарплаты считается последний день месяца, за который зарплата начислена (последний рабочий день сотрудников, уволенных до окончания месяца). Об этом сказано в пункте 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ.
Обязанность перечислить НДФЛ в бюджет возникает у налогового агента только после того, как налог был удержан (письмо ФНС России от 25 июля 2014 г. № БС-4-11/14507). А удержать сумму налога можно только при фактической выплате зарплаты из кассы или при перечислении на банковский счет сотрудника (письмо Минфина России от 10 июля 2014 г. № 03-04-06/33737). Раньше, чем выплачен доход, перечислить НДФЛ в бюджет невозможно. Поскольку перечислять налог за счет собственных средств налоговым агентам запрещено (п. 9 ст. 226 НК РФ), налоговая инспекция вправе не засчитывать суммы, уплаченные организацией до удержания налога, в счет погашения обязательств по НДФЛ. Эти средства будут признаны ошибочно перечисленными в бюджет, и организация сможет их вернуть как суммы, которые не являются налогом (письмо ФНС России от 25 июля 2014 г. № БС-4-11/14507).
Вместе с тем оштрафовать налогового агента по статье 123 Налогового кодекса РФ в рассматриваемой ситуации нельзя. Досрочное перечисление НДФЛ не является составом правонарушения, ответственность за которое предусмотрена этой статьей. Ведь сумма налога поступила в бюджет, и недоимки за налоговым агентом нет. Опираясь на выводы, сделанные Президиумом ВАС РФ в постановлении от 23 июля 2013 г. № 784/13, ФНС России предостерегает налоговые инспекции от привлечения к ответственности организаций, преждевременно уплачивающих НДФЛ (письмо от 29 сентября 2014 г. № БС-4-11/19716).
Совет: если сумма НДФЛ, которая должна быть перечислена в бюджет, удержана из доходов сотрудников, отражена в учете и подтверждена первичными документами, в суде можно доказать правомерность досрочной уплаты налога.
Законодательством предусмотрено право исполнить обязанность по уплате налога досрочно. Это право распространяется не только на налогоплательщиков, но и на налоговых агентов (п. 1 и 8 ст. 45 НК РФ). Однако, используя такую возможность, следует иметь в виду, что к моменту перечисления налога у налогового агента должна появиться соответствующая обязанность.
Обязанность налогового агента по перечислению НДФЛ в бюджет можно считать возникшей, если одновременно выполнены следующие условия:
– зарплата за истекший месяц начислена (руководством организации утверждена расчетно-платежная ведомость на выдачу зарплаты);
– сумма НДФЛ, подлежащая удержанию из доходов каждого сотрудника, определена (в учете сделаны проводки, связанные с удержанием НДФЛ, и сформирована кредиторская задолженность по счету 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»).
При таких условиях организация может досрочно перечислить в бюджет удержанную сумму НДФЛ. Оснований для того, чтобы признать эту сумму уплаченной за счет средств налогового агента, у проверяющих не будет. Правовая позиция, позволяющая сделать такой вывод, сформулирована в постановлениях Президиума ВАС РФ от 27 июля 2011 г. № 2105/11, от 17 декабря 2002 г. № 2257/02. В окружной арбитражной практике есть примеры судебных решений, принятых с учетом этой позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 декабря 2013 г. № А56-16143/2013).
Ситуация: когда необходимо перечислить НДФЛ в бюджет, если для выплаты зарплаты организация использовала средства из наличной выручки?
Перечислите НДФЛ на следующий день после выдачи денег сотрудникам.
Организация должна перечислить НДФЛ на следующий день после даты фактической выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). День фактического получения дохода в виде зарплаты – последний день месяца. Возможность (и обязанность) удержать НДФЛ у организации появляется только при выплате дохода. Поэтому перечислите НДФЛ не позже следующего дня после фактической выплаты зарплаты. Это следует из положений пункта 2 статьи 223, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 18 апреля 2013 г. № 03-04-06/13294.
Пример определения срока уплаты НДФЛ. Для выплаты зарплаты организация использовала средства из наличной выручки
Начисленная сотрудникам ООО «Альфа» зарплата за декабрь прошлого года выплачена 12 января текущего года. Деньги на зарплату были направлены из выручки, поступившей в кассу организации.
Датой получения дохода в виде зарплаты является 31 декабря прошлого года. Поэтому независимо от даты выдачи зарплата за декабрь включается в налоговую базу по НДФЛ за прошлый год.
Расчет налога производится в последний день месяца, за который была начислена зарплата (31 декабря прошлого года). В этот день бухгалтер сделал проводку:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с зарплаты сотрудников.
Удержанный НДФЛ организация перечислила в бюджет на следующий рабочий день после выплаты зарплаты (13 января). В бухучете бухгалтер сделал запись:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– перечислен в бюджет НДФЛ.
Ситуация: как перечислять в бюджет НДФЛ с депонированной зарплаты?
Перечисляйте налог в день, следующий за датой фактической выплаты зарплаты.
Это общее правило при выплате зарплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). В момент начисления зарплаты удерживать налог и перечислять в бюджет не нужно, так как фактической выплаты дохода не было (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить налог в бюджет нужно будет только на следующий день после того, как сотрудник получит деньги.
Совет: если для организации срок уплаты НДФЛ по депонированной зарплате не принципиален, его можно не откладывать до момента, когда сотрудник все же получит деньги. Бухгалтеру удобнее перечислять налог по всем сотрудникам одним платежным поручением. Поэтому организация может выбрать и этот вариант, поскольку досрочная уплата налога законодательством не запрещена (п. 1 и 8 ст. 45 НК РФ). Обосновать такой вариант можно тем, что депонированная зарплата фактически была начислена. А следовательно, источник для уплаты НДФЛ за счет доходов сотрудника (а не за счет средств налогового агента, что запрещено (п. 9 ст. 226 НК РФ)) был сформирован.
Ситуация: когда перечислить в бюджет НДФЛ, если зарплата выплачена сотрудникам в том же месяце, за который начислена (например, за декабрь в декабре)?
Ответ на этот вопрос зависит от того, что было выплачено сотрудникам: аванс или зарплата под расчет.
Как правило, выплатить зарплату можно только в последний день месяца. Основанием для начисления является закрытый табель учета рабочего времени. А его закрывают только в последний день месяца.
Если организация выдает именно зарплату, НДФЛ перечислите в день, следующий за днем фактической выплаты зарплаты. Такие правила установлены пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Все выплаты, предшествующие выплате зарплаты (окончательному расчету), будут авансовыми. Их максимальный размер не ограничен (т. е. можно выплачивать и 100-процентный аванс). Поэтому если организация выплачивает зарплату за декабрь в 20-х числах, установите в локальных документах организации, что в связи с праздниками размер аванса может быть увеличен до 100 процентов. Такими документами могут быть:
- Правила трудового распорядка;
- Положение об оплате труда;
- коллективный или трудовой договор.
Это следует из части 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ и письма Роструда от 8 сентября 2006 г. № 1557-6.
С суммы авансов платить НДФЛ не нужно (письма Минфина России от 9 августа 2012 г. № 03-04-06/8-232, ФНС России от 13 октября 2011 г. № ЕД-4-3/16950). Налог в этом случае нужно перечислить на следующий день после фактического получения сотрудником дохода (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ). Датой фактического получения дохода в виде зарплаты признается последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). То есть уплата НДФЛ выпадает на первый рабочий день января (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Ситуация: в какой срок нужно перечислить в бюджет НДФЛ с денежного довольствия?
НДФЛ нужно перечислить в тот же день, когда сняли в банке наличные для выплаты довольствия. Или когда такое довольствие перечислили на банковские счета сотрудников.
Поясним, что речь идет о денежном довольствии для военнослужащих, а также сотрудников министерств и ведомств, в частности, МВД России, МЧС России, таможни и т. д. Полный список тех, кому полагается такая выплата, есть в Законе от 30 июня 2002 г. № 78-ФЗ.
Денежное довольствие военнослужащих рядового и сержантского состава и тех, кто проходит военные сборы, НДФЛ не облагается (п. 29 ст. 217 НК РФ). А вот для сотрудников других силовых структур такая льгота не действует. С выплаченного им довольствия налог надо удержать и перечислить в бюджет. В какой момент это сделать?
Руководствоваться в данном случае пунктом 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ, то есть признавать доход в последний день месяца, нельзя. Дело в том, что денежное довольствие и оплата труда – это разные категории доходов. Доходы в виде оплаты труда выплачивают на основании трудовых договоров, условия которых регулируются трудовым законодательством. А денежное довольствие сотрудникам силовых структур выплачивается на основании контрактов, условия которых регулируются не трудовым законодательством, а специальными нормативными актами (см., например, ст. 7 Закона от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ). То есть нормы Трудового кодекса на таких сотрудников не распространяются (ст. 11 ТК РФ). Другими словами, денежное довольствие представляет собой не плату за исполнение сотрудником своей трудовой функции, а материальное обеспечение сотрудника, поступившего на государственную службу.
Поэтому в рассматриваемой ситуации надо брать во внимание подпункт 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ. То есть датой получения денежного довольствия следует считать день, когда деньги выдали сотруднику через кассу либо перечислили на его банковский счет. И в этот же день удерживать НДФЛ. Это правило действует даже в тех случаях, когда денежное довольствие за месяц выплачивается в середине месяца.
Например, сотрудникам противопожарной службы довольствие за текущий месяц должно быть выдано в период с 20-го по 25-е число (п. 5 Порядка, утвержденного приказом МЧС России от 21 марта 2013 г. № 195). Считать такую выплату как аванс по аналогии с зарплатой, а потому не удерживать с нее НДФЛ, нельзя.
Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
В некоторых случаях НДФЛ в течение месяца перечисляется несколькими платежными поручениями. Это связано с тем, что в пункте 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ установлены различные сроки уплаты НДФЛ для разных типов выплат.
Налог к уплате по окончании месяца нужно определить с учетом уплаченной в середине месяца суммы. Стандартные налоговые вычеты при расчете налога, уплачиваемого отдельным платежным поручением до окончания месяца, применить можно. Однако при этом нужно учесть, что база по налогу рассчитывается по итогам месяца, даже если часть НДФЛ перечислялась в бюджет раньше. Если по окончании месяца выяснится, что сотрудник утратил право на вычет, НДФЛ, рассчитанный в середине месяца с учетом вычета, придется пересчитать.
