1. Главная

Как организации оформить прием на работу cотрудника

В каком порядке оформить нового сотрудника

Чтобы оформить на работу нового сотрудника, в первую очередь от него нужно получить все необходимые документы. В том числе пенсионное свидетельство.

Ситуация: обязательно ли требовать с сотрудника заявление о приеме на работу?

Нет, не обязательно.

В любом случае основанием для приема на работу будет трудовой договор. Именно он документально закрепляет соглашение между конкретным сотрудником и организацией. Он же служит основанием для приказа руководителя о включении в штат нового сотрудника. Это следует из статьи 56 и части 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

Но с заявлением удобнее. На нем часто делают служебные пометки: проставляют резолюцию руководителя организации, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Поэтому если для данных целей вы попросите сотрудника написать заявление, в этом нет ничего противозаконного. Такое заявление потом подшейте в личное дело сотрудника.

Следующим шагом ознакомьте будущего сотрудника с основными локальными нормативными актами организации – коллективными договорами, различными положениями, внутренними правилами и инструкциями. Сделайте это обязательно под подпись. Для этого можно использовать специальный журнал. Специальная форма для этого не предусмотрена. Поэтому ее можно составить самостоятельно или же воспользоваться, например, таким вариантом.

Такой порядок предусмотрен частями 2 и 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

А вот со штатным расписанием знакомить новеньких не обязательно – оно не регулирует трудовую деятельность. Сделать это придется, только если такое требование прямо прописано в каком-то внутреннем документе организации. Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1.

После того как условия работы согласованы, запишите их в трудовом договоре. Его подпишите в двух экземплярах – один для сотрудника, другой для организации. Сделать это нужно не позднее трех дней с момента, когда человек приступит к работе.

Подписав договор, нужно оформить приказ руководителя о включении в штат нового сотрудника.

И наконец, сделайте записи в трудовой книжке и заполните личную карточку сотрудника.

Какие документы требовать у будущих сотрудников

При приеме на работу будущий сотрудник должен предъявить:

  • паспорт или другой документ удостоверяющий личность. Например, малолетний сотрудник, который не достиг 14 лет, может показать свидетельство о рождении, а гражданин, постоянно проживающий за рубежом, вправе предъявить заграничный паспорт;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС), конечно, если он уже был получен на другой работе. А если нет, то получите его для сотрудника;
  • документы воинского учета. Для военнообязанных – военный билет или временное удостоверение вместо него, а для призывников – приписное свидетельство (п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);
  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Он обязателен, если к специалисту, занимающему должность, предъявляются такие требования. Например, фармацевту для работы необходим действующий сертификат специалиста;
  • справка о наличии или отсутствии судимости или уголовного преследования. Этот документ обязателен, только когда допускать осужденных и подозреваемых в преступлениях к работе нельзя. И это прямо установлено законами. Например, такое условие установлено для педагогов (ст. 331 ТК РФ).

Такой обязательный минимум документов, которые соискатель должен представить при приеме на работу, прописан в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Другие документы можно требовать, только если это прямо предусмотрено законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ).

Дополнительные документы предъявляют также иностранные граждане в зависимости от их статуса. Так, временно проживающие иностранцы дополнительно предъявляют разрешение на временное проживание, а постоянно проживающие – вид на жительство. Временно пребывающие иностранцы предъявляют разрешение на работу или патент. Также временно пребывающие иностранцы, в том числе граждане государств, которые входят в Евразийский экономический союз, должны предъявить действующий на территории России полис ДМС. Полис ДМС не нужен, если работодатель заключает с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг сотруднику-иностранцу.

Таковы требования части 1 статьи 327.3 Трудового кодекса РФ.

С представленных документов снимите копии и храните их, например, в личном деле сотрудника. Там же можете держать и трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие распоряжения, касающиеся сотрудника. Трудовая книжка как бланк строгой отчетности хранится с особыми предосторожностями.

Можно ли нанять человека без паспорта

Ситуация: можно ли отказать в приеме на работу гражданину России, у которого потерян или украден паспорт?

Если гражданин сможет представить какой-либо другой документ, удостоверяющий личность, отказать ему в приеме на работу нельзя.

Ведь в этом случае отказ будет необоснованным. Потому что по общему правилу при устройстве на работу гражданин может представить либо паспорт, либо иной документ, удостоверяющий личность. То есть если у человека нет паспорта, но есть любой другой документ, то этого будет достаточно. Это следует из части 1 статьи 64 и статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Так, на время оформления паспорта гражданину выдают временное удостоверение личности (п. 68, 76 Административного регламента, утвержденного приказом ФМС России от 30 ноября 2012 г. № 391). Такой документ подойдет.

Еще это может быть заграничный паспорт (для граждан, постоянно проживающих за границей) или удостоверение личности военнослужащего (п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 2003 г. № 91).

А вот если будущий сотрудник не представит вообще никакого документа, удостоверяющего его личность, есть все основания не брать его на работу. Обосновать отказ можно тем, что претендент на работу не предъявил документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса РФ.

Можно ли нанять человека без пенсионного свидетельства

Ситуация: можно ли отказать в приеме на работу гражданину, который не предъявил страховое пенсионное свидетельство?

Ответ зависит от того, по какой причине человек не представил СНИЛС.

Если гражданин впервые устраивается на работу и никогда прежде не получал пенсионное свидетельство, то отказать в трудоустройстве нельзя. Оформить страховое пенсионное свидетельство должен работодатель, то есть вам придется самим этим заняться. Такой порядок следует из статьи 65 Трудового кодекса РФ и пункта 2 статьи 7, статьи 15 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Когда же соискатель не представляет СНИЛС или хотя бы его копию по какой-то другой причине, то формально вы вправе отказать в приеме на работу.

Cовет: если соискатель потерял страховое пенсионное свидетельство или его у него украли, а терять ценные кадры вам не хочется, то можете взять такого человека на работу. Дубликат СНИЛС можно запросить в Пенсионном фонде РФ.

Вообще гражданин должен самостоятельно обратиться с заявлением о восстановлении утраченного свидетельства в отделение Пенсионного фонда РФ по местожительству. В течение месяца со дня подачи такого заявления ему выдадут дубликат СНИЛС. Такой порядок прописан в пунктах 5, 6 статьи 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пункте 22 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Если же по какой-то причине человек не стал обращаться в Пенсионный фонд, то за него это может сделать организация. То есть вы сами можете запросить дубликат утерянного свидетельства (п. 5 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Ситуация: как оформить сотруднику страховое пенсионное свидетельство?

Оформлять страховое пенсионное свидетельство нужно в порядке, который зависит от причины отсутствия этого документа у соискателя.

Возможны три варианта:

 

  • сотрудник заявил о потере, непригодности или краже пенсионного свидетельства – получите дубликат СНИЛС (п. 5 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
  • изменились личные сведения сотрудника – обменяйте свидетельство. Например, когда сотрудница после замужества сменила фамилию (п. 4 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

 

В каждом случае процедура будет разной. Но сначала возьмите с сотрудника письменное заявление. Например, если сотрудник устраивается на работу впервые, вот какое заявление он может написать (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Вам не придется оформлять свидетельство, только если речь идет о дистанционной работе. Сотрудники, которые трудятся на таких условиях, должны самостоятельно обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по местожительству (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Свидетельство для тех, кто работает впервые

Когда впервые оформляют свидетельство, в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ подают:

Об этом говорится в пункте 2 статьи 7 и пункте 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктах 18 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Представьте документы в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в течение двух недель после, того как подпишите трудовой договор с сотрудником.

Подать анкету и опись можно одним из следующих способов:

  • в электронном виде – на магнитных носителях или через Интернет. Возможность сдавать документы в электронном виде согласуйте с отделением Пенсионного фонда РФ индивидуально. При этом оформляют соглашение об обмене сведениями в системе электронного документооборота.

Пенсионный фонд РФ оформит СНИЛС в течение трех недель с момента, когда вы представите необходимые сведения.

Это следует из положений абзаца 2 пункта 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пунктов 9, 11 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Дубликат свидетельства

Получить дубликат СНИЛС сотрудника можно в территориальном отделении Пенсионного фонда РФ. Для этого представьте следующие документы:

Такой порядок утвержден пунктом 5 статьи 7 и пунктом 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктами 22 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Сведения представляйте в течение двух недель после того, как получили заявление от сотрудника. Дубликат СНИЛС оформят в течение месяца с момента, как вы представите документы.

Об этом говорится в абзаце 2 пункта 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пунктах 27, 28 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Замена свидетельства

Чтобы обменять свидетельство, подайте в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ следующие документы:

Это предусмотрено пунктом 4 статьи 7 и пунктом 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктами 20 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Сведения представляйте в течение двух недель после того, как получили заявление от сотрудника. Свидетельство обменяют в течение месяца с момента, как вы представите сведения.

Об этом говорится в абзаце 2 пункта 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пунктах 27, 28 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Выдача свидетельства сотруднику

Страховое пенсионное свидетельство или его дубликат выдайте сотруднику в течение недели с момента, как получите его в территориальном отделении Пенсионного фонда РФ.

Сотрудник должен проверить, правильно ли указаны в нем сведения, и расписаться в сопроводительной ведомости по форме АДИ-5. Ее, кстати, нужно вернуть в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. Сделайте это в течение месяца после того, как получили новое свидетельство или дубликат.

Такой порядок установлен пунктами 14, 17 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Какие документы должен предъявить несовершеннолетний при трудоустройстве

Помимо документов, которые представляют обычно, подросток должен передать вам справку о прохождении медосмотра. Несмотря на то что в перечне обязательных документов эта бумага отсутствует, представить ее подросток должен – это прямо предусмотрено специальными нормами.

Так, медицинской справкой будущий сотрудник младше 18 лет подтвердит, что прошел обязательный осмотр у врача (обследование). Сделать это он должен согласно части 1 статьи 266 и части 5 статьи 348.8 Трудового кодекса РФ. Без этого нанимать несовершеннолетнего попросту нельзя.

Кроме того, в ряде случаев понадобится согласие (разрешение) родителей, опекунов, органа опеки. Общий порядок заключения трудового договора с несовершеннолетними (старше 14 лет и младше 18), а также малолетними (младше 14 лет) установлен статьями 63 и 348.8 Трудового кодекса РФ. В частности, в них указано, когда ребенку необходимо согласие или разрешение на работу. Точно понять, можно ли нанять подростка и когда разрешения понадобятся, поможет схема.

Подростков можно привлекать не для всех работ. Нанимать несовершеннолетних нельзя на должности, связанные с вредными и (или) опасными условиями труда, а также когда работать нужно под землей. Полный перечень есть в постановлении Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. № 163.

Запрещено нанимать подростков и для труда, выполнение которого может причинить вред их здоровью или нравственному развитию. То есть привлекать несовершеннолетних нельзя в игорный бизнес, в ночные кабаре и клубы, в производство, перевозку и торговлю спиртными напитками, табачными изделиями, наркотическими, токсическими препаратами, материалами эротического содержания.

К переноске и передвижению тяжестей несовершеннолетних привлекают, только если будут соблюдены нормы, установленные в приложении к постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 7 апреля 1999 г. № 7.

Все это следует из статьи 265 Трудового кодекса РФ.

Должен ли будущий сотрудник предоставить ИНН

Свидетельство ИНН (индивидуальный налоговый номер) не упомянуто в статье 65 Трудового кодекса РФ как документ, необходимый при приеме на работу. Поэтому требовать его у сотрудника не нужно. Однако в некоторых случаях предъявить ИНН соискатель все же обязан. Например, такое требование распространяется на заключение служебного контракта с гражданским служащим (ст. 28 ТК РФ, п. 6 ч. 2 ст. 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Cовет: если гражданин России не знает или не помнит своего ИНН, уточнить его можно через электронный сервис на официальном сайте ФНС России www.nalog.ru («Электронные сервисы» / «Узнай ИНН»).

Ситуация: нужно ли сотруднику получать новый ИНН, если он меняет местожительство и переехал на время в другой город?

Нет, не нужно.

Даже если человек меняет место прописки, переезжает из одного города в другой, переоформлять ИНН не нужно. Такой номер присваивают всего один раз – при первой постановке на учет в налоговой инспекции. Он действует на всей территории России (п. 7 ст. 84 НК РФ).

ИНН сохраняется за гражданином до конца его жизни, даже когда его снимают с налогового учета. Об этом сказано в пунктах 9, 19 и 20 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435.

Ситуация: присваивают ли ИНН иностранцу, если он налоговый резидент РФ?

Да, присваивают.

Ведь ИНН должен быть у любого налогоплательщика. Иностранцы, ставшие резидентами РФ, тоже платят НДФЛ. Это следует из положений абзаца 3 пункта 2 статьи 11, статьи 19, пункта 7 статьи 84 и статьи 207 Налогового кодекса РФ.

Поэтому налоговая инспекция обязана присвоить иностранцу ИНН. Делают это в том же порядке, который предусмотрен для российских граждан. То есть иностранец может получить ИНН:

  • по местожительству;
  • по местопребыванию, когда местожительства на территории России у него нет;
  • по местонахождению своей недвижимости или транспортного средства, когда у него нет ни местожительства, ни местопребывания на территории России.

Такие правила установлены в пункте 9 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435.

Кроме того, получить ИНН человек может, подав заявление о постановке на учет через электронный сервис на официальном сайте ФНС России www.nalog.ru («Электронные сервисы» / «Подача заявления физического лица о постановке не учет»). Это предусмотрено Порядком, который утвержден приказом ФНС России от 6 сентября 2010 г. № ММВ-7-6/440.

Сведения о регистрации гражданина обычно указаны в его паспорте (постоянная) или специальном свидетельстве (временная). Если же таких сведений нет, то требовать от него подтверждения адреса местожительства при трудоустройстве нельзя.

Тот факт, что у соискателя нет прописки, не может помешать его трудоустройству. Более того, отказывать в приеме на работу на этом основании запрещено.

Соответственно, нельзя требовать и временной регистрации гражданина России по месту трудоустройства, если он постоянно зарегистрирован в другом субъекте РФ.

Это установлено в части 2 статьи 64 Трудового кодекса РФ, подтверждено это и в пункте 11 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Трудовой договор

Трудовой договор составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель. Такие правила установлены частью 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ.

Типовой формы трудового договора нет, его составляют произвольно. Главное, чтобы в нем содержались обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Например, сведения о зарплате, должности, режиме рабочего времени и т. д.

Должность в трудовом договоре укажите так же, как и в штатном расписании. Принимать сотрудника на позицию, которая не предусмотрена в штатном расписании, нельзя. Это следует из статьи 57 Трудового кодекса РФ и подтверждено в письме Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1.

Внимание: если требование о соответствии должностей в штатном расписании и в договорах будет нарушено, то трудовые инспекторы оштрафуют работодателя и его должностных лиц.

Так, за нарушение трудового законодательства предусмотрены такие наказания:

  • для должностных лиц организации (например, руководителя) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
  • для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
  • для организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сведения о поощрительных выплатах сотруднику – надбавках и доплатах – в трудовом договоре указывать не обязательно. Можно сделать отсылку к коллективному договору или другому локальному акту организации, где такие условия прописаны подробно. Такие разъяснения содержатся в пункте 1 письма Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1.

Трудовой договор, заключенный с профессиональным спортсменом или тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 Трудового кодекса РФ. Например, обязанность спортсмена не использовать допинговые препараты, обязанность тренера принимать меры по предотвращению использования спортсменами запрещенных препаратов.

Cовет: при приеме сотрудника на работу в его трудовом договоре укажите конкретный размер оклада (тарифной ставки). Писать вместо этого фразу «Согласно штатному расписанию» неправильно, это вызовет массу неудобств в работе.

Если вы сделаете отсылку к штатному расписанию, оно станет неотъемлемой частью трудового договора. А значит, вам придется знакомить сотрудника под подпись с этим документом и со всеми изменениями в нем. Причем делать это придется при любом изменении документа. Кроме того, возникнут сложности с составлением приказа (если организация издает его по унифицированной форме), поскольку строки формы № Т-1 «с тарифной ставкой (окладом)», «надбавкой» рассчитаны именно на запись цифрами. То же самое касается и формы № Т-1а.

Ситуация: имеет ли законную силу трудовой договор, если на нем не стоит печать организации-работодателя?

Да, имеет.

Ведь скреплять печатью трудовые договоры законодательство не требует. Такой вывод позволяет сделать статья 57 Трудового кодекса РФ. Кроме того, не предусматривает такого реквизита, как печать, и бланк трудового договора, который приведен для примера в постановлении Минтруда России от 23 июля 1998 г. № 29.

В некоторых случаях примерные формы трудовых договоров предусматривают место для печати. Например, примерный трудовой договор, приведенный в приказе Минэкономразвития России от 2 марта 2005 г. № 49, а также примерный трудовой договор, рекомендованный приказом от 14 августа 2008 г. № 424н. Однако эти формы договоров не обязательны и не регламентируют порядок оформления.

Добавим, что 7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

Однако пока никаких официальных разъяснений насчет того, как теперь применять печать в кадровом документообороте, нет. Поэтому рекомендуем продолжать использовать печать. Хотя в случае с трудовым договором это и раньше был необязательный реквизит.

Ситуация: обязательно ли вести нумерацию трудовых договоров?

Нет, не обязательно. Но лучше это делать для удобства документооборота.

Законодательство не обязывает работодателя нумеровать трудовой договор. Все, что нужно указать в договоре, перечислено в статье 57 Трудового кодекса РФ. Дополнительные сведения предусмотрены для трудовых договоров со спортсменами, тренерами. Они приведены в статье 348.2 Трудового кодекса РФ. Эти нормы номер трудового договора к обязательным сведениям не относят.

Однако некоторые унифицированные формы по учету труда и его оплате предусматривают нумерацию трудовых договоров. Например, форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Поэтому целесообразно присваивать номера и трудовым договорам.

Порядок нумерации можете разработать самостоятельно. Это может быть собственно номер договора и цифры, обозначающие месяц (год) его заключения. Например, трудовому договору, который заключили в марте 2007 года, присваивают номер 16/03. 16 – порядковый номер договора, 03 – месяц заключения договора.

Такие разъяснения даны в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3045-6-0.

Отдельные условия трудового договора

Ситуация: как определить нормы для уборки помещений при приеме на работу уборщицы?

Нормы для уборки установите самостоятельно с учетом особенностей деятельности организации.

Конкретные нормы обслуживания для уборщиков помещений в настоящее время законодательством не установлены. Раньше действовали нормы убираемой площади, утвержденные для различных отраслей. Поскольку новых норм нет, на практике работодатели продолжают придерживаться прежних. То есть рассчитывают ставку уборщиков, исходя из метража и отрасли, в которой работают.

Например, полную ставку в школе могут платить за уборку 500 кв. м помещений. Такая норма была предусмотрена в пункте 14 Типовых штатов, утвержденных приказом Минпроса СССР от 31 декабря 1986 г. № 264.

Кроме того, нормы для уборки можно установить с учетом особенностей обслуживаемой территории и иных фактических обстоятельств выполнения работы по должности.

Ситуация: какой трудовой договор – срочный или бессрочный – оформлять со студентом очного отделения?

Можно оформить как бессрочный, так и срочный трудовой договор. Вы вправе выбрать любой вариант.

Ведь ограничений на этот счет для студентов в законодательстве нет.

Заключить можно и срочный трудовой договор. Главное, чтобы обе стороны были согласны (абз. 9 ч. 2 ст. 59 ТК РФ). По общему правилу максимальный срок такого договора – пять лет.

В то же время ничто не запрещает заключить и бессрочный трудовой договор. Это следует из статьи 58 Трудового кодекса РФ.

Добавим, что, оформляя студента на производственную практику, надо учесть ряд особых правил.

Ситуация: нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или командировках сотрудника?

Условие о разъездном характере работы включайте в трудовой договор. А вот условие о командировках отдельно прописывать не нужно.

Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка об этом обязательна в трудовом договоре (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). При этом важно разграничивать понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».

Командировка

Командировкой признают поездку сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок. В командировке сотрудник выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Включать в договор условие о служебных поездках не обязательно.

Разъездной (подвижной) характер работы

Работы с разъездным характером – это такие работы, при которых:

  • у сотрудника нет стационарного рабочего места. Например, у водителей;
  • часть рабочего времени проходит в переездах от офиса до непосредственного места, где сотрудник трудится. Так работают некоторые сотрудники строительных организаций.

К работам с подвижным характером относятся работы, которые:

  • производят в пути. Это могут делать проводники, стюардессы и т. п.;
  • предполагают частые перемещения работодателя или сотрудников. Например, у подвижных строительных организаций.

В этих случаях поездки сотрудников командировками не признают. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.

Перечень должностей с разъездным, подвижным характером работы можно предусмотреть локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки (перемещения). Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п. 

Командировки при разъездном характере работы

В исключительных случаях, если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформляют их как командировки. Такой вывод подтвержден в письме Минфина России от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168, а также арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 г. № КА-А41/10098-09, Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06).

Документальное оформление

Оформить разъездную, подвижную работу проще, чем командировки. Единовременно приказами руководителя нужно определить:

  • размер расходов, которые организация возместит сотруднику (ст. 168.1 ТК РФ);
  • перечень разъездных, подвижных работ (ст. 168.1 ТК РФ);
  • порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.

При разъездной работе оформлять персональные документы: приказ о командировке, служебную записку – не нужно. Кроме того, для таких сотрудников можно предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности о поездках, перемещениях. Например, о том, что отчитываться сотрудник может раз в месяц, а не по итогам каждой поездки. Закрепить такой порядок можно в специальном Положении о разъездном характере работы.

 

Продолжение >>