Когда понадобится: чтобы описать, как хранить документы организации (бухгалтерские, кадровые и др.). При разработке Положения об архиве можно использовать Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
«Гермес»
УТВЕРЖДАЮ |
Генеральный директор __________ А.В. Львов 22.09.2016 |
ПОЛОЖЕНИЕ об архиве *
г. Москва | 22.09.2016 |
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В «Гермесе» (далее – организация) для хранения законченных делопроизводством документов создается архив.
1.2. Организация выделяет под архив помещение, отвечающее требованиям обеспечения сохранности документов, а также соответствующее оборудование.
1.3. Заведование архивом поручается ответственному за архив лицу, назначаемому приказом руководителя организации.
1.4. В своей работе архив организации руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Минкультуры России и Федерального архивного агентства России, приказами и указаниями руководства организации и настоящим положением.
1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
В архив передаются:**
2.1. Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности организации и ее структурных подразделений:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) срока хранения;
- документы по личному составу;
- документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
- справочный аппарат к документам архива (описи, номенклатуры дел, картотеки и т. п.).
3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
3.1. Основными задачами архива являются:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;
- обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;
- организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве;
- контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение.
3.2. В соответствии с выполняемыми задачами архив осуществляет следующие функции:
- принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит образовавшиеся в деятельности организации документы, обработанные в соответствии с действующими правилами;
- организует работу по подготовке описей завершенных делопроизводством документов постоянного хранения и по личному составу;
- осуществляет учет по номенклатурам дел, находящихся в структурных подразделениях (у исполнителей) документов временного хранения;
- обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
- создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;
- организует использование хранящихся в архиве документов;
- информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических и других целях;
- исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;
- ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за своевременным их возвращением в хранилище;
- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, своевременно отбирает к уничтожению дела с истекшими сроками хранения;***
- оказывает методическую помощь службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, подготовку документов к передаче в архив организации;
- в случае заключения с соответствующим учреждением Федерального архивного агентства России договора о передаче на государственное хранение документов организации обеспечивает подготовку этих документов и своевременное представление описи дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения.
4. ПРАВА АРХИВА
4.1. В целях выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
- контролировать соблюдение в организации и в ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами, обеспечения их сохранности, качества отбора и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
- вносить на рассмотрение руководства организации предложения, направленные на улучшение в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;
- представлять в установленном порядке заявки на обеспечение архива необходимым оборудованием и материалами, проведение ремонтных работ и т. п.;
- участвовать в организуемых учреждениями Федерального архивного агентства России мероприятиях по повышению квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, учреждений и предприятий.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ
5.1. Должностное лицо, которому поручено заведование архивом, несет ответственность за состояние работы архива и выполнение возложенных на него задач и функций.
* Правила хранения документов нужно прописать в Положении об архиве.
** Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законами, нормативно-правовыми актами России, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
*** Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.