Положение об архиве

Когда понадобится: чтобы описать, как хранить документы организации (бухгалтерские, кадровые и др.). При разработке Положения об архиве можно использовать Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

 Заполненный образец 

«Гермес»

 __________ А.В. Львов

ПОЛОЖЕНИЕ об архиве *
 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В «Гермесе» (далее – организация) для хранения законченных делопроизводством документов создается архив.

1.2. Организация выделяет под архив помещение, отвечающее требованиям обеспечения сохранности документов, а также соответствующее оборудование.

1.3. Заведование архивом поручается ответственному за архив лицу, назначаемому приказом руководителя организации.

1.4. В своей работе архив организации руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Минкультуры России и Федерального архивного агентства России, приказами и указаниями руководства организации и настоящим положением.

1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В архив передаются:**

2.1. Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности организации и ее структурных подразделений:

• дела постоянного хранения;

• дела временного (свыше 10 лет) срока хранения;

• документы по личному составу;

• документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;

• справочный аппарат к документам архива (описи, номенклатуры дел, картотеки и т. п.).

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

• обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;

• организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве;

• контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение.

3.2. В соответствии с выполняемыми задачами архив осуществляет следующие функции:

• принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит образовавшиеся в деятельности организации документы, обработанные в соответствии с действующими правилами;

• организует работу по подготовке описей завершенных делопроизводством документов постоянного хранения и по личному составу;

• осуществляет учет по номенклатурам дел, находящихся в структурных подразделениях (у исполнителей) документов временного хранения;

• обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

• создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;

• организует использование хранящихся в архиве документов;

• информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива;

• выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических и других целях;

• исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;

• ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за своевременным их возвращением в хранилище;

• проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, своевременно отбирает к уничтожению дела с истекшими сроками хранения;***

• оказывает методическую помощь службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, подготовку документов к передаче в архив организации;

• в случае заключения с соответствующим учреждением Федерального архивного агентства России договора о передаче на государственное хранение документов организации обеспечивает подготовку этих документов и своевременное представление описи дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения.

4. ПРАВА АРХИВА

4.1. В целях выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

• контролировать соблюдение в организации и в ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами, обеспечения их сохранности, качества отбора и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

• вносить на рассмотрение руководства организации предложения, направленные на улучшение в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;

• представлять в установленном порядке заявки на обеспечение архива необходимым оборудованием и материалами, проведение ремонтных работ и т. п.;

• участвовать в организуемых учреждениями Федерального архивного агентства России мероприятиях по повышению квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, учреждений и предприятий.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ

5.1. Должностное лицо, которому поручено заведование архивом, несет ответственность за состояние работы архива и выполнение возложенных на него задач и функций.

* Правила хранения документов нужно прописать в Положении об архиве.

** Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законами, нормативно-правовыми актами России, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

*** Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.