Когда понадобится: для урегулирования порядка ведения личных дел сотрудников: назначение ответственных лиц, условий ведения, регистрации и хранения дел и т. д.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ________ А.В. Львов 02.08.2016 |
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения личных дел работников
1. Настоящая Инструкция регулирует порядок ведения личных дел работников общества с ограниченной ответственностью "Альфа" (ООО "Альфа").
2. Личное дело работника включает в себя документы, содержащие сведения о работнике и его трудовом стаже.
3. Ведение личных дел работников возлагается на отдел кадров.
4. К работе с личными делами работников допускаются следующие сотрудники отдела кадров:
– заместитель руководителя отдела кадров;
– главный специалист отдела кадров;
– инспектор отдела кадров.
Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров.
5. Отдел кадров:
– использует персональные данные работников в оформлении их личных дел в соответствии с Положением о работе с персональными данными;
– обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность;
– располагает личные дела работников в строго алфавитном порядке;
– оперативно вносит в дополнение к личному листку по учету кадров сведения об изменениях анкетных данных работника и об изменениях в работе;
– осуществляет подготовку личных дел уволенных работников к сдаче в архив.
6. Личное дело ведется на каждого из работников в одном экземпляре. Ведение нескольких личных дел одного работника не допускается.
7. Личное дело работника оформляется в течение пяти дней после заключения трудового договора с работником.
8. Устанавливается следующий перечень документов и порядок их расположения при ведении личного дела:
– личный листок по учету кадров;
– дополнение к личному листку по учету кадров (при необходимости);
– анкета;
– копия документа, удостоверяющего личность;
– копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
– копия ИНН (при наличии);
– копии документов об образовании;
– характеристики и рекомендательные письма;
– личное заявление о приеме на работу;
– трудовой договор;
– копия приказа о приеме на работу;
– внутренняя опись документов дела.
9. В личное дело вносятся все основные документы, оформленные в процессе работы каждого работника. Сведения об указанных изменениях заносятся в дополнение к личному листку по учету кадров.
К таким сведениям относятся:
– изменения анкетных данных работника, подтвержденные соответствующими документами (копия свидетельства о браке, копии документов об окончании учебных заведений и получении другой специальности и т. д.);
– документы, характеризующие профессиональные, деловые и личностные качества работника (характеристики, отзывы, аттестационные листы).
10. Все документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. В нем не должны содержаться проекты документов, дубликатные экземпляры и т. д.
11. Документы личного дела помещаются в специальную папку, на которой проставляется присвоенный ей порядковый номер.
12. После увольнения работника необходимо:
– удалить все скрепки (скобы) с документов личного дела;
– оформить лист-заверитель дела;
– прошить в четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель);
– передать в архив на хранение.
13. Работник имеет право на ознакомление со всеми документами своего личного дела.
14. Работник обязан информировать отдел кадров об изменениях в своих анкетных данных.
15. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается:
– производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях и вносить в него новые записи;
– извлекать из данного дела имеющиеся там документы или помещать новые;
– разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.
16. При извлечении каких-либо документов из личного дела работник отдела кадров обязан сделать во внутренней описи личного дела соответствующую запись.
17. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
18. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек и имеют срок хранения 75 лет. Личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.
19. Для хранения личных дел используются железные шкафы с дверью, закрывающейся на ключ.
СОГЛАСОВАНО
Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова
01.08.2016