Как составить план-график закупок

Учреждение может проводить закупки только в соответствии с планом-графиком. Это основной документ, который отражает потребности заказчика.

Если закупки нет в плане-графике, то ее провести нельзя. Об этом напомнило Минэкономразвития России в письме от 29 января 2015 г. № Д28и-171.

Фактически план-график – это перечень товаров (работ, услуг), которые планируют купить через:

• конкурс (открытый, с ограниченным участием, двухэтапный, закрытый);

• аукцион (в электронной форме, закрытый);

• запрос котировок;

• запрос предложений;

• закупку у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

Об этом сказано в части 2 статьи 112 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ), пункте 4 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н.

Учитывая все это, грамотный подход к плану-графику в дальнейшем поможет избежать многих проблем. В частности, срыва сроков закупок, а также административной ответственности за нарушение их порядка.

Внимание! Если заказчик не разместит план-график или разместит его с нарушениями законодательства о закупках, то есть риск понести административную ответственность.

Ответственность устанавливают части 1.4, 3 статьи 7.30 КоАП РФ. Они предусматривают наложение штрафа:

1) за неразмещение плана-графика:

• на учреждение-заказчика – в размере 500 000 руб.;

• на контрактного управляющего (сотрудника контрактной службы или другое должностное лицо) – в размере 50 000 руб.;

2) за размещение с нарушением законодательства:

• на учреждение-заказчика – в размере 50 000 руб.;

• на контрактного управляющего (сотрудника контрактной службы или другое должностное лицо) – в размере 15 000 руб.

Кто составляет

Составить и разместить в Единой информационной системе (далее – ЕИС) план-график должен ответственный за это сотрудник контрактной службы или контрактный управляющий. Об этом сказано в пункте 2 части 4 статьи 38 Закона № 44-ФЗ.

Если госорган передал полномочия по закупкам другой организации, то план-график составляют и ведут сотрудники этой организации – от имени госоргана (ч. 6 ст. 15 Закона № 44-ФЗ, п. 6.1 совместного письма от 17 декабря 2014 г. Минфина России № 02-02-05/65137 и Минстроя России № 26484-ЮР/08).

Как составить

Составлять планы-графики нужно исключительно в структурированном виде (от 26 июня 2015 г. № Д28и-1944, от 9 июня 2015 г. № Д28и-1643). Для этого нужно заполнить специальную электронную форму в ЕИС. При этом предварительно можно подготовить план-график в бумажном виде, а уже затем перенести его в ЕИС.

Форма плана-графика на 2016 год утверждена совместным приказом Минэкономразвития России и Казначейства России от 27 декабря 2011 г. № 761/20н. Порядок формирования плана утвержден этим же приказом. Однако составлять его нужно с учетом особенностей, приведенных в дополнительном приказе данных ведомств от 31 марта 2015 г. № 182/7н. Об этом сказано в части 2 статьи 112 Закона № 44-ФЗ.

Форма плана-графика утверждена давно и по некоторым позициям не актуальна. Поэтому при работе с ней нужно учитывать следующее.

Во-первых, в заголовочной части:

• наименование формы необходимо изменить на «План-график размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд на _____ год»;

• вместо кода ОКАТО при оформлении данных заказчика нужно указать ОКТМО.

Отдельное правило касается бюджетных и автономных учреждений, которым переданы полномочия госзаказчиков. В строках со сведениями о заказчике (наименование, юридический адрес, телефон, электронная почта, ИНН, КПП, ОКТМО) им нужно сначала указать данные госоргана, а через «/» – информацию о себе.

Об этом сказано в подпункте 1 пункта 5 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н.

Во-вторых, порядок заполнения некоторых граф изменился.

В столбце 1 теперь код КОСГУ не указывается (т. к. его исключили из классификации расходов). Детализация КБК приводится до подгруппы и элемента видов расходов. Об этом сказано в подпункте «а» пункта 2 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н.

В столбцах 2 и 3 формы плана-графика необходимо указать коды ОКВЭД2 и ОКПД2 (подп. «б», «в» п. 2 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н).

В-третьих, в план-график необходимо включить только те товары (работы, услуги), которые нужно приобрести в том календарном году, на который план составлен. Так, в план-график 2016 года нужно включить информацию не только о закупках, которые будут проходить в течение этого года, но и:

• о закупках, которые начнутся в декабре 2016 года (например, 25 декабря), а закончатся в 2017 году;

• о закупках, которые заказчик будет проводить в декабре 2016 года для нужд 2017 года.

Это следует из положений письма Минэкономразвития России от 29 января 2015 г. № Д28и-171.

При этом в столбце 4 «№ заказа (№ лота)» нужно указать порядковый номер закупки (лота), которую заказчик проводит в текущем году. Нумерация должна быть сквозной с начала года и начинаться с единицы (подп. «г» подп. 2 пункта 5 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н).

Далее нужно обратить внимание на описание требований, которые предъявляются к предмету контракта (в столбце 6). Так, тут заказчику важно указать:

• минимально необходимые требования, которые предъявляются к предмету контракта (с учетом ст. 33 Закона № 44-ФЗ). В частности, функциональные, технические, качественные и эксплуатационные характеристики предмета контракта. Такие требования должны позволить определить, соответствуют ли поставляемые товары (работы, услуги) потребностям заказчика, и идентифицировать предмет контракта;

• при закупке лекарств – их международные непатентованные названия или химические, группировочные наименования, если названий нет;

• запреты, ограничения и условия допуска товаров (работ, услуг), если такие установлены законодательством (в соответствии с ч. 3 и 4 ст. 14 Закона № 44-ФЗ). В частности, запреты установлены на допуск:

• отдельных видов медизделий из иностранных государств – постановлением Правительства РФ от 5 февраля 2015 г. № 102;

• товаров (работ, услуг) иностранного производства для нужд обороны страны и безопасности государства – постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2013 г. № 1224;

• дополнительные требования к участникам закупки, если они установлены Правительством РФ в отношении приобретаемого товара (работы, услуги) (ч. 2 ст. 31 Закона № 44-ФЗ);

• преимущества, предоставляемые участникам (при закупках у субъектов малого предпринимательства и некоммерческих организаций (СМП и СОНКО) и учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы (УИС) и организаций инвалидов);

• информацию об ограничении участия в закупке. Например, что участвовать могут только субъекты малого предпринимательства и социально ориентированные некоммерческие организации. Также заказчик вправе установить требование к участнику, который не относится к данным категориям, о привлечении к исполнению контракта субподрядчиков из числа СМП и СОНКО. Об этом сказано в статье 30 Закона № 44-ФЗ;

• необходимость обязательного общественного обсуждения закупки.

Полный перечень данных, которые необходимо указать при описании предмета контракта, приведен в подпункте «е» подпункта 2 пункта 5 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н.

Если оплата контракта запланирована по разным КБК, то начальную (максимальную) цену контракта (НМЦК) нужно распределить (письмо Минэкономразвития России от 11 июня 2015 г. № Д28и-1757).

При отражении условий финансового обеспечения закупки в столбце 10 нужно указать через «/» размер обеспечения заявки, обеспечения исполнения контракта в тыс. руб. и размер аванса в процентах (т. е. так: 1,00/5,00/30).

Для некоторых закупок нужно применять упрощенный порядок включения данных в план-график. В частности, это касается:

• малых закупок (до 100 000 или 400 000 руб.);

• услуг по содержанию и ремонту нежилых помещений, переданных в безвозмездное пользование (оперативное управление) заказчику, если указанные услуги уже предоставляются другим организациям или гражданам в том здании, где расположены помещения заказчика. Для этого должен быть заключен соответствующий контракт;

• услуг, связанных с направлением сотрудника в командировку (п. 26 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ);

• преподавательских услуг и услуг экскурсовода у физического лица (п. 33 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ);

• работ по сбору и обработке первичных статистических данных при проведении федерального статистического наблюдения на территории России (п. 42 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ);

• закупок доступа к информации из специализированных баз данных, которые проводят библиотеки, научные и образовательные учреждения (п. 44 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ).

Данные о них нужно включить общими суммами в разрезе кодов вида расходов, детализированных до подгруппы и элемента. При этом указывать предмет контракта и другие характеристики объектов закупки не нужно. Полный перечень закупок, для которых установлен такой порядок, приведен в подпункте 4 пункта 5 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н.

Также общими суммами, но с указанием предмета контракта в план-график включают закупки лекарств для пациента при наличии медицинских показаний по пункту 7 части 2 статьи 83 Закона № 44-ФЗ.

Такой порядок установлен в подпунктах 2–4 пункта 5 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н.

Нужно ли включить в план-график командировочные расходы (расходы на проезд, проживание, суточные)?

Ответ зависит от того, как происходит оплата.

Ситуация 1. Учреждение самостоятельно оплачивает проезд и гостиницу. В таком случае информацию о командировочных расходах нужно включить в план-график. Они подпадают под действие Закона о контрактной системе и являются закупками работ, услуг (п. 3 ст. 3 Закона № 44-ФЗ). Следует отметить, что при этом контракты на организацию командировок учреждения вправе заключать с единственными поставщиками (п. 26 Закона № 44-ФЗ).

Ситуация 2. Учреждение выдает деньги на приобретение билетов и оплату услуг гостиницы (а также суточные) командированным сотрудникам под отчет или возмещает им уже после командировки. В таком случае командировочные расходы в план-график включать не надо. Такие выплаты подпадают под действие Трудового кодекса РФ (ст. 168 ТК РФ), а не Закона № 44-ФЗ. То есть в данном случае расходы на командировки, по сути, являются гарантиями сотрудникам по обеспечению их прав (ст. 164, 165, 167 ТК РФ), а не закупками. Такие разъяснения приведены в письме Минэкономразвития России от 12 января 2015 г. № Д28и-9, совместном письме от 5 августа 2014 г. Минэкономразвития России № 18505-ЕЕ/Д28и и Минфина России № 02-02-04/39043.

Но это правило не действует при выдаче денег на командировки студентам, учащимся, сопровождающим и другим гражданам, которые не являются сотрудниками учреждения. Такие расходы являются закупкой у единственного поставщика, проводимой по пунктам 4 или 5 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ. Поэтому их нужно включить в план-график. Такие разъяснения приведены в пункте 30 приложения к письму Минэкономразвития России от 30 сентября 2014 г. № Д28и-1889.

После перечисления всех планируемых закупок отдельными строками в столбцах 9 «Начальная (максимальная) цена контракта» и 13 «Способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя)» плана-графика нужно указать сумму общего годового объема следующих закупок:

• у СМП или СОНКО – в размере 15 процентов от совокупного годового объема (ч. 1 ст. 30 Закона № 44-ФЗ);

• путем запроса котировок – в размере 10 процентов от совокупного годового объема (ч. 2 ст. 72 Закона № 44-ФЗ);

• малых закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя):

• до 100 000 руб., в размере 2 000 000 руб. либо 5 процентов совокупного годового объема. Исключение – закупки для нужд сельских поселений. Также особый порядок расчета применяют при закупках для нужд Президента и Правительства РФ. Об этом сказано в пункте 4 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ;

• до 400 000 руб. – в размере 50 процентов совокупного годового объема (п. 5 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ).

В конце нужно указать общий годовой объем закупок на текущий год, а через «/» – совокупный годовой объем закупок (СГОЗ) учреждения. То есть общий объем закупок может отличаться от СГОЗ. Связано это с тем, что в плане-графике можно прописать и закупки, оплата по которым запланирована на следующий год.

Об этом сказано в подпункте 5 пункта 5 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н.

Если учреждение не планирует проводить закупки, в столбце 5 плана-графика нужно указать, что в текущем году закупки не предусмотрены (подп. 6 п. 5 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н). Но, несмотря на это, пустой план-график все равно нужно опубликовать в ЕИС.

Пример создания плана-графика

В ГУ «Альфа» объем средств, доведенный учредителем на 2016 год, составил 10 200 000 руб.

В декабре 2015 года по итогам конкурентных закупок «Альфа» заключила контракты со сроком исполнения в 2016 году на сумму 3 455 000 руб.

Сумма средств, которые к закупкам не относятся (зарплата, налоги и взносы и т. д.), составила 5 045 000 руб.

Исходя из полученных данных, контрактный управляющий Глебова А.С. рассчитала сумму средств на закупки, которые будут включены в план-график и проведены в 2016 году:

10 200 000 руб. – 3 455 000 руб. – 5 045 000 руб. = 1 700 000 руб.

То есть контракты, заключенные в 2015 году, средства на зарплату (другие выплаты сотрудникам) и налоги в план-график на 2016 год не включены.

Оставшиеся денежные средства Глебова распределила следующим образом:

• на закупку электроэнергии у единственного поставщика – 300 000 руб. (п. 29 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ);

• на закупку услуг местной телефонной связи у единственного поставщика – 75 000 руб. (п. 1 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ);

• малые закупки до 100 000 руб.: 257 750 руб. ((10 200 000 руб. – 5 045 000 руб.) × 5%);

• закупки путем проведения запроса котировок: 515 500 руб. ((10 200 000 руб. – 5 045 000 руб.) × 10%);

• закупки у СМП и СОНКО: 678 337,50 руб. ((10 200 000 руб. – 5 045 000 руб. – 300 000 руб. – 75 000 руб. – 257 750 руб.) × 15%).

На основании полученных расчетов Глебова составила и разместила план-график в ЕИС.

Как разместить в ЕИС

Подготовленный и утвержденный план-график необходимо разместить в ЕИС для общего доступа всех заинтересованных лиц. Это правило действует для всех заказчиков. Исключение – федеральные госорганы и федеральные казенные учреждения. Они публикуют свои планы-графики через систему «Электронный бюджет».

В какой срок нужно опубликовать план-график

Этот срок для всех один. Опубликовать планы-графики нужно не позднее одного календарного месяца после принятия закона (решения) о бюджете.

Такой порядок установлен в пунктах 2, 8 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н, пунктом 5 Порядка, утвержденного совместным приказом Минэкономразвития России и Казначейства России от 27 декабря 2011 г. № 761/20н.

Что считать датой принятия закона? Для федерального закона это день принятия его Госдумой в окончательной редакции (ст. 2 Закона от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ). Для других законов эта дата определяется на соответствующем уровне. Например, в части законов г. Москвы установлено, что такой датой признается день, когда их приняла Московская городская дума (ч. 2 ст. 12 Закона г. Москвы от 8 июля 2009 г. № 25).

Например, федеральные заказчики должны были разместить планы-графики на 2016 год не позднее 4 января 2016 года. Ведь Закон о федеральном бюджете на 2016 год Госдума приняла 4 декабря 2015 года.

В свою очередь региональные и муниципальные учреждения размещают планы-графики не позднее месяца после принятия закона (решения) о региональном или местном бюджете.

В каком виде нужно разместить план-график

План-график закупок и изменения в него нужно разместить в электронном виде. Для этого необходимо заполнить электронные формы интерфейса ЕИС в личном кабинете. Связано это с тем, что функция по размещению планов-графиков в неструктурированной форме теперь недоступна. Это следует из информационного сообщения от 27 апреля 2015 г.

Нужно ли заказчику размещать в ЕИС план-график, если у учреждения запланированы закупки, которые составляют государственную тайну?

Да, план-график в любом случае необходимо разместить в ЕИС.

Однако сведения по секретным закупкам нужно предварительно из него исключить. Вывод о том, что их публиковать нельзя, следует из пункта 3 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н.

При этом специалисты Минэкономразвития России в частных разъяснениях рекомендуют заказчикам, которые проводят секретные закупки, оформлять два плана-графика. А именно:

• план-график с секретными сведениями. Такой план-график размещать в ЕИС не нужно, это будет внутренний документ заказчика;

• план-график без секретных сведений, который нужно опубликовать в общем порядке.

Как внести изменения

В течение года у учреждения могут измениться потребности в товарах, работах и услугах (например, возникнет потребность в срочном ремонте). Также возможно, что при планировании закупок не были учтены какие-то потребности или план-график составлен с ошибками.

Когда можно внести изменение в опубликованный в ЕИС план-график

Заказчик может внести изменения, если:

• более чем на 10 процентов изменилась стоимость планируемых к закупке товаров (работ, услуг) (письмо Минэкономразвития России от 1 июля 2015 г. № Д28и-1804);

• закупку отменили;

• изменился срок проведения закупки, способ, срок исполнения контракта;

• появилась экономия средств на закупки;

• возникли обстоятельства, которые при составлении плана-графика предвидеть было невозможно (например, изменилось количество планируемых к закупке товаров);

• заказчику выдали предписание об устранении нарушения законодательства о размещении заказов, в том числе об аннулировании торгов.

Об этом сказано в пункте 15 Порядка, утвержденного совместным приказом Минэкономразвития России и Казначейства России от 27 декабря 2011 г. № 761/20н.

Совет: Данные о закупках у единственного поставщика (в частности, малые закупки до 100 000 или 400 000 руб.) имеет смысл включить в план-график общими суммами в разрезе КБК. В таком случае если заказчик проведет незапланированную закупку и сумма всех уже сделанных закупок (с учетом незапланированной) по определенному коду еще не превысит сумму, указанную в плане-графике, то изменения можно будет не вносить. В дальнейшем же заказчик сможет исправить план-график, если увидит, что сумма сделанных закупок грозит превысить сумму, указанную в плане-графике по соответствующим кодам.

В какой срок нужно внести изменения в план-график

Как правило, изменения в план-график нужно вносить за 10 календарных дней до дня, когда будет:

• произведена публикация извещения о закупке в ЕИС;

• направлено приглашение на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя);

• заключен контракт (если извещение о закупке или приглашение к участию в определении поставщика не предусмотрено).

Но в некоторых случаях можно внести изменения в сжатые сроки. Это можно сделать при следующих обстоятельствах:

• заказчик проводит запрос котировок для оказания гуманитарной помощи или ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера – изменения вносят в день направления запроса о представлении котировок участникам закупок;

• заказчик проводит закупку у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) для ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций или срочного медицинского вмешательства – изменения вносят за один календарный день до даты заключения контракта.

А с 1 января 2017 года нужно будет также вносить изменения о том, что закупка признана несостоявшейся по причине того, что участники не подали заявки либо все заявки были отклонены. В срок – не позднее чем за один календарный день до размещения в ЕИС извещения о новой закупке.

Такой порядок установлен в пунктах 9 и 28 части 1 статьи 93, пункте 2 части 3 статьи 112 Закона № 44-Ф3, пунктах 2, 6, 7, 8 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 31 марта 2015 г. № 182/7н.

В какой срок нужно разместить изменение в ЕИС

Изменение нужно разместить в ЕИС не позднее трех рабочих дней с даты, когда заказчик внес изменения в план-график (п. 6 Порядка, утвержденного совместным приказом Минэкономразвития России и Казначейства России от 27 декабря 2011 г. № 761/20н). Определить дату, которой вносились изменения, можно по дате, которой утвердили измененный план-график, а дополнительным подтверждением послужит приказ.

Нужно ли заказчику издать приказ на внесение изменений в план-график по Закону № 44-ФЗ?

В законодательстве такого требования нет. Но на практике это зачастую делают (с учетом правил внутреннего документооборота). Приказ позволит контролировать сроки, в течение которых надо размещать изменения в ЕИС и проводить закупки.

Ведь даты, когда заказчик должен внести изменения в план-график и опубликовать их в ЕИС, не совпадают. Поэтому у контролирующих органов могут возникнуть вопросы о том, что сроки соблюдены (что план-график опубликован в течение трех дней после внесения в него изменений). А приказ как раз поможет это доказать.

Как аннулировать опубликованный план-график

Интерфейс ЕИС предусматривает возможность аннулировать опубликованный план-график. Но это можно сделать, только если учреждение прекращает деятельность. В остальных случаях аннулирование плана-графика не допускается.

После того как заказчик аннулирует план-график, он не сможет его повторно разместить на период аннулированного.

Заказчик ошибочно опубликовал план-график в ЕИС, когда он еще не был полностью составлен. Можно ли в таком случае его аннулировать?

Нет, аннулирование в такой ситуации не подходит.

Заказчику для исправления необходимо воспользоваться функцией внесения изменений.