Владельцы частного бизнеса, у которых работают наемные сотрудники, выплачивают за последних страховые взносы, а также налоговые средства. Информацию о налоговом агенте, о гражданах с чьей зарплаты, премий или отпускных налог отчисляется, а также о начисленных налогах отражают в форме 2-НДФЛ.
Зачем ИП справка 2-НДФЛ
НДФЛ ㅡ налог на доходы физлиц, а 2-НДФЛ ㅡ справка, в которой подробно расписано о плательщике налога. Справка нужна налоговикам и работникам, так как документ требуют во многих случаях, например во время оформления визы за границу, начисления налоговых вычетов или для оформления пенсии.
Справку 2-НДФЛ для ИП получить сложнее, чем для организации. Индивидуальный предприниматель оформляет справку в зависимости от используемой схемы налогообложения. Например, при УСН или ОСНО бизнесмену проще оформить документ, нежели при ЕНВД.
Для себя частник может сделать только справку о доходах или подтвердить доход при помощи чеков и счетов-фактур, так как справка 2-НДФЛ (форма по КНД 1151078) выдается только работодателем.
Индивидуальный предприниматель вправе не выдавать справку 2-НДФЛ по утвержденному формату. Если сотруднику необходим заполненный унифицированный бланк, то предприниматель может заполнить распечатанный экземпляр — это не будет нарушением. Документ КНД 1151078 сотрудник вправе получить по первому требованию.
Особенности оформления справки на спецрежимах
В зависимости от типа обложения налогами оформление 2-НДФЛ разнится:
- На УСН, ОСНО, ЕСХН бизнесмен может предоставить копии деклараций в необходимом количестве, заверив в налоговой инспекции.
- На ЕНВД, ПСН вправе выдать только копию выписки из книги доходов и расходов. Эти схемы налогообложения подразумевают налог на вмененный доход и оплату патента, потому справка не подтверждает реальную прибыль предпринимателя.
Иногда инстанции требуют справки за определенный промежуток времени, а в форме 2-НДФЛ прописывают информацию о годовых доходах. Поэтому сведения из справки не всегда подходят.
Как заполнить бланк КНД 1151078
В начале 2018 года кардинально поменялся формат бланка 2-НДФЛ и содержимое документации. Теперь согласно Приказу ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30.10.2015 (ред. 17.01.2018) бланк состоит из 5 параграфов, в которых отражены сведения о налогоплательщике, физлице, за которого перечисляется пошлина, информация о самом налоге, а также доходах, облагающихся НДФЛ.
Подробные правила оформления пустого бланка 2-НДФЛ описаны в Приложении № 2 Приказа ФНС России № ММВ-7-11/485. Основные требования к заполнению бланка следующие:
- На ПК: шрифт Courier New, кегль ㅡ 16-18.
- От руки: печатными символами, ручкой с черной, синей, фиолетовой пастой. Каждый символ записывают в соответствующую ячейку.
Перед тем как внести сведения в бланк, стоит изучить образец заполнения справки 2-НДФЛ для ИП.
Заполняют бланк начиная с заголовка, в котором указывают данные за отчетный промежуток, а также признак оформления. Признак ㅡ это предоставление справки налоговым агентом согласно ч. 2 НК РФ ФЗ № 117 от 05.08.2000 (ред. 03.08.2018):
- числа 1 и 3 ㅡ п. 2 ст. 230;
- числа 2 и 4 ㅡ п. 5 ст. 226.
В первом параграфе прописывают:
- ОКТМО — выбирают из классификатора, предоставленного ОК 033-2013;
- шифр реорганизации фирмы — берут из Приложения № 2.
В параграфе 2 указывают сведения о гражданине, получающем прибыль, с которой вычитается НДФЛ.
Раздел 3 подразумевает указание типа прибыли гражданина и действующей налоговой ставки.
В четвертом параграфе прописывают прочие доходы, не касающиеся зарплаты. Раздел 5 ㅡ обобщенный показатель дохода каждого работника, а также суммарный размер за год всех вычтенных налогов.
Как и куда сдавать отчет 2-НДФЛ
Заполненный бланк сдают по каждому работнику отдельно. Соответственно, количество бумаг равно количеству сотрудников. Справку подают в местную налоговую службу: по месту регистрации владельца бизнеса, так как по этому адресу регистрируется фирма.
Алгоритм подачи отчета:
- Скачать бланк 2-НДФЛ.
- Заполнить справку.
- Отправить в ФНС выбранным способом.
Отчетность по доходам физлиц подают различными вариантами, но если численность сотрудников фирмы больше 25 граждан, то возможна подача только в электронном виде.
Справку 2-НДФЛ можно отправить тремя методами:
- Самостоятельно или через посредника. Бизнесмен сам относит заполненную документацию, получает расписку о получении и отправляет последнюю в архив. При передаче с помощью посредника, последнему нужна заверенная доверенность, иначе налоговики справку не примут.
- Электронной почтой в формате .xml. Этот формат защищает файл от несанкционированного взлома и хищения сведений.
- Почтой РФ. К заказному письму прилагается опись вложения в конверте. Срок сдачи бумаги ㅡ день и месяц отправки письма. В этом случае лучше предупредить ФНС о том, что отчет отправлен почтой РФ.
У всех способов подачи отчета есть плюсы и минусы. Что касается электронного вида, то если бизнесмен не знаком с алгоритмическими особенностями отправления справки по ТКС, лучше воспользоваться другими вариантами.
Законодательство РФ предлагает Приложение № 3 к Письму ФНС № ММВ-7-11/485 от 30.10.2015 (ред. 17.01.2018), в котором подробно описаны правила заполнения и отправки отчета по форме 2-НДФЛ.
Сроки сдачи и штрафы за несвоевременную подачу справки
Заполненный бланк 2-НДФЛ ㅡ ежегодный формат отчетности, срок сдачи которой ㅡ до 1 апреля года, следующего за отчетным. Если выручка сотрудника не облагалась НДФЛ, то отчет сдают до 1 марта года, следующего за отчетным.
Сроки подачи бухгалтерской и налоговой документации практически ежегодно меняются. Поэтому во избежание штрафных санкций стоит отслеживать актуальность сроков и правил подачи бумаг.
Размер штрафов за нарушение сроков сдачи и предоставление неверных данных в отчете 2-НДФЛ:
- Согласно п. 1 ст. 126 НК РФ ФЗ № 146 от 31.07.1998 (ред. 03.08.2018), если бизнесмен опоздал с предоставлением справки в местную ИФНС, то на первого возлагается штраф ㅡ 200 рублей за каждый документ. Например, несдача справок для 15 человек грозит санкцией ㅡ 3000 рублей (15 чел. * 200 руб.).
- В п. 1 ст. 126.1 НК РФ этого же закона указана сумма штрафа за предоставление ложной информации в документации ㅡ 500 рублей за справку. Но если предприниматель самостоятельно заметил и предоставил исправленную бумагу, то санкция не накладывается.
Руководителю малого предприятия, не имея опыта, сложно с первого раза предоставить правильно заполненный бланк органу, который таковую требует. Поэтому перед подачей справки, подтверждающей доход бизнесмена, стоит заранее обговорить вопрос с сотрудниками проверяющей инстанции.
