Как отразить в учете создание компьютерной программы
Организация может не только купить, но и создать необходимую ей компьютерную программу:
- силами сотрудников в рамках их обязанностей по трудовому договору (ст. 56 ТК РФ);
- привлечением сторонних специалистов (в т. ч. организаций) по договору авторского заказа (подряда) (ст. 1288 и 1296 ГК РФ).
Авторство
Сотрудники (сторонние специалисты), участвующие в разработке компьютерной программы, являются ее авторами (п. 1 ст. 1288 и п. 1 ст. 1295 ГК РФ). Поэтому все личные неимущественные права (например, право авторства) на компьютерную программу принадлежат сотрудникам (сторонним специалистам) (см., например, ст. 1265 ГК РФ).
Исключительное право на программу
Организации может принадлежать исключительное право на компьютерную программу при условии, что:
- в трудовом договоре не предусмотрено условие о сохранении всех исключительных имущественных прав за сотрудником;
- в договоре авторского заказа не предусмотрено условие о сохранении исключительных прав за исполнителем.
При этом сторонние специалисты (разработчики), создавшие компьютерную программу, вправе использовать принадлежащую организации компьютерную программу на условиях безвозмездной простой (неисключительной) лицензии.
Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 1295 и статьей 1296 Гражданского кодекса РФ.
Если по условиям договора (трудового или гражданско-правового) исключительное право на созданную компьютерную программу принадлежит сотруднику (стороннему специалисту), организация вправе использовать ее на условиях безвозмездной простой (неисключительной) лицензии (п. 3 ст. 1295 и п. 3 ст. 1296 ГК РФ).
Ситуация: нужно ли регистрировать в Роспатенте созданную компьютерную программу, чтобы учесть ее в составе нематериальных активов? Исключительные права на компьютерную программу принадлежат организации
Ответ: нет, не нужно.
Во-первых, условие об обязательной регистрации компьютерных программ законодательством не установлено. Официальная регистрация компьютерной программы проводится только по желанию правообладателя. Об этом сказано в пункте 1 статьи 1262 Гражданского кодекса РФ. Для оповещения о своих исключительных правах организации достаточно указать в оболочке программы (например, при ее загрузке) знак охраны авторского права. Он состоит из трех элементов:
- буква «С» в окружности или круглых скобках;
- наименование организации;
- год создания компьютерной программы.
Такой порядок установлен в статье 1271 Гражданского кодекса РФ.
Во-вторых, одним из основных условий учета компьютерной программы в составе нематериальных активов является наличие надлежаще оформленных документов, которые подтверждают:
- существование компьютерной программы;
- исключительные права организации на созданную компьютерную программу.
Об этом сказано в пункте 3 ПБУ 14/2007. Однако это необязательно должно быть свидетельство о регистрации программы для ЭВМ в Роспатенте.
Существование созданной компьютерной программы можно подтвердить следующими документами. Если компьютерная программа создается сотрудниками – актом ввода компьютерной программы в эксплуатацию, если с привлечением сторонних специалистов – актом приема-передачи компьютерной программы. Исключительные права организации можно подтвердить трудовым договором или договором авторского заказа, в которых отсутствует условие о сохранении исключительных прав за сотрудником (сторонним специалистом) (п. 2 ст. 1295 и п. 1 ст. 1296 ГК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 13 сентября 2006 г. № 02-14-10а/2480.
Поэтому учесть компьютерную программу в составе нематериальных активов можно независимо от наличия свидетельства о ее официальной регистрации.
Бухучет: исключительное право
Расходы на создание компьютерной программы, исключительное право на которую принадлежит организации, учитывайте в порядке, предусмотренном ПБУ 14/2007. В данном случае положения о НИОКР, установленные ПБУ 17/02, не применяются (п. 2 и 3 ПБУ 17/02).
В бухучете созданную компьютерную программу отразите в составе нематериальных активов, если одновременно выполняются следующие требования:
- права на компьютерную программу принадлежат организации;
- права и существование самой компьютерной программы подтверждены документально;
- организация не планирует в дальнейшем продать права на компьютерную программу (по крайней мере в течение 12 месяцев);
- компьютерная программа используется в производстве продукции (работ, услуг) или для управленческих нужд;
- использование компьютерной программы может принести экономические выгоды (доходы);
- первоначальная стоимость нематериального актива может быть определена;
- срок использования компьютерной программы превышает 12 месяцев.
Об этом сказано в пунктах 3 и 39 ПБУ 14/2007. Стоимостного ограничения для признания компьютерной программы в составе нематериальных активов законодательством не предусмотрено.
Для признания компьютерной программы в составе нематериальных активов срок ее использования определяйте по таким правилам.
Если организации принадлежат исключительные права на компьютерную программу, то срок ее действия не ограничен во времени. Даже в том случае, если организация получила свидетельство о регистрации компьютерной программы в Роспатенте (приказы Минобрнауки России от 29 октября 2008 г. № 323 и от 29 октября 2008 г. № 324).
Поэтому для целей бухучета срок использования созданной компьютерной программы определите исходя из срока, в течение которого планируется использовать ее, но не более срока деятельности организации. Об этом сказано в пунктах 25, 26 ПБУ 14/2007.
Если срок использования компьютерной программы определить невозможно, то он считается неопределенным (амортизировать такую программу нельзя) (п. 25, 23 ПБУ 14/2007).
Срок полезного использования компьютерной программы утвердите приказом руководителя организации.
Совет: в бухучете срок полезного использования компьютерной программы установите таким же, как и в налоговом учете. В этом случае у организации не будут возникать временные разницы.
Компьютерная программа учитывается в составе нематериальных активов по первоначальной стоимости. Она равна сумме всех затрат на разработку программы, которые включают в себя:
- расходы на оплату услуг и работ сторонних организаций;
- зарплату сотрудников, непосредственно участвовавших в разработке;
- отчисления на социальные нужды (в т. ч. взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний);
- расходы на содержание основных средств (другого имущества) и нематериальных активов, используемых при создании нового актива, а также суммы амортизации, начисленные по ним;
невозмещаемые суммы налогов и сборов;
- государственные, патентные и другие аналогичные пошлины;
- таможенные пошлины и сборы;
- другие аналогичные расходы.
Об этом сказано в пунктах 8, 9 ПБУ 14/2007.
Расходы на разработку компьютерной программы предварительно учитывайте на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». Специального субсчета для этих расходов Планом счетов не предусмотрено, поэтому создайте его самостоятельно. Субсчет можно назвать, например, «Создание нематериальных активов»:
Дебет 08 субсчет «Создание нематериальных активов» Кредит 10 (60, 76, 68, 69, 70...)
– учтены расходы на создание компьютерной программы.
При выполнении всех условий для признания компьютерной программы в составе нематериальных активов заполните карточку по форме № НМА-1 и сделайте проводку:
Дебет 04 Кредит 08 субсчет «Создание нематериальных активов»
– введена компьютерная программа в эксплуатацию.
Расходы на создание компьютерной программы, учтенной в составе нематериальных активов, списывайте через амортизацию (п. 23 ПБУ 14/2007). Начинайте начислять амортизацию со следующего месяца после отражения компьютерной программы на счете 04 (п. 31 ПБУ 14/2007).
Если условия о признании компьютерной программы в составе нематериальных активов не выполняются (например, срок полезного использования составляет менее 12 месяцев), то затраты на ее разработку отразите на счете 97 «Расходы будущих периодов». Объясняется это тем, что в бухучете затраты организации отражаются в составе текущих расходов в том периоде, к которому они относятся, независимо от фактического момента их совершения (п. 18 ПБУ 10/99 и Инструкция к плану счетов (счет 97)). В этом случае расходы, совершенные организацией при разработке компьютерной программы, отражайте проводкой:
Дебет 97 Кредит 10 (60, 76, 68, 69, 70...)
– учтены расходы на создание компьютерной программы.
После ввода компьютерной программы в эксплуатацию расходы на ее разработку, учтенные как расходы будущих периодов, подлежат списанию. Порядок списания расходов, относящихся к нескольким отчетным периодам, организация устанавливает самостоятельно. Например, расходы на создание компьютерной программы можно списывать равномерно в течение периода, утвержденного приказом руководителя организации. Применяемый вариант списания расходов будущих периодов закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 7 и 8 ПБУ 1/2008). В бухучете списание расходов на создание компьютерной программы отражайте проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 97
– списаны расходы на создание компьютерной программы.
Ситуация: можно ли учесть в составе нематериальных активов компьютерную программу, созданную самостоятельно, на которую авторских прав у организации нет? Исключительные имущественные права на компьютерную программу принадлежат организации
Ответ: да, можно.
Неимущественные права на программу включают в себя авторские права, которые не отчуждаются и сохраняются за ее создателем (ст. 1288 и 1295 ГК РФ). Для того чтобы учесть в составе нематериальных активов приобретенную программу, организации достаточно обладать исключительными имущественными правами на нее (п. 3 и 4 ПБУ 14/2007).
Поэтому, если организации принадлежат исключительные права на программу, она вправе учесть ее в составе нематериальных активов.
Учет у субъектов малого предпринимательства
Для субъектов малого предпринимательства (за исключением эмитентов публично размещаемых ценных бумаг) предусмотрен особый порядок учета расходов. Подробнее об этом см. Как вести учет субъектам малого предпринимательства.
НДФЛ и страховые взносы
Если для создания компьютерной программы организация привлекла граждан как сторонних специалистов по договору авторского заказа, то при выплате вознаграждения удержите НДФЛ (ст. 209, п. 1 ст. 210, ст. 224 и п. 1 ст. 228 НК РФ).
При этом гражданину-резиденту, являющемуся автором компьютерной программы, можно предоставить профессиональные налоговые вычеты (п. 3, 4 ст. 210, п. 3 ст. 221 НК РФ).
Профессиональный налоговый вычет предоставьте в размере расходов, понесенных автором при создании компьютерной программы, права на которую переданы организации. Эти расходы должны быть подтверждены документально (п. 3 ст. 221 НК РФ). Подробнее об этом см. Кто имеет право на профессиональный налоговый вычет.
Если гражданин не может документально подтвердить понесенные им расходы, то сумму вознаграждения уменьшите на 30 процентов. Так поступайте только в первые два года использования компьютерной программы. В дальнейшем профессиональный вычет ему не предоставляйте. Об этом сказано в пункте 3 статьи 221 Налогового кодекса РФ.
Перед тем как предоставить профессиональный налоговый вычет, получите от автора заявление (абз. 12 ст. 221 НК РФ).
Кроме того, вознаграждения учтите при расчете взносов на обязательное пенсионное (медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Взносы в ФСС России на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством начислять с вознаграждений гражданам по лицензионным договорам не нужно (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Обязанность начислять страховые взносы с вознаграждений иностранным гражданам зависит от их статуса.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляйте, если такая обязанность организации предусмотрена договором с гражданином (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125‑ФЗ).
ОСНО: налог на прибыль
Расходы на создание компьютерной программы учитывайте при расчете налога на прибыль в следующем порядке.
Компьютерную программу учтите в составе нематериальных активов, если одновременно выполняются следующие условия:
- организация обладает исключительным правом на компьютерную программу;
- исключительное право и существование самой компьютерной программы подтверждены документально;
- компьютерная программа используется в производстве продукции (при выполнении работ, оказании услуг) или для управленческих нужд;
- использование компьютерной программы может принести экономические выгоды (доходы);
- срок полезного использования компьютерной программы составляет свыше 12 месяцев.
Такие требования перечислены в пункте 3 статьи 257 Налогового кодекса РФ.
Для целей налогового учета срок использования компьютерной программы определяйте исходя из временных ограничений использования исключительного права на компьютерную программу (ст. 1230, 1281 ГК РФ). Если временные ограничения четко не установлены, то срок использования компьютерной программы признается равным 10 годам. Такие правила установлены пунктом 2 статьи 258 Налогового кодекса РФ.
Расходы на создание компьютерной программы в сумме более 40 000 руб., которые сформировали стоимость нематериального актива, списывайте через амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ). Начинайте начислять амортизацию со следующего месяца после ввода компьютерной программы в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ).
Если компьютерная программа не признается нематериальным активом (например, срок ее полезного использования менее 12 месяцев), то затраты на ее создание учитывайте по правилам, установленным для отдельных видов расходов.
При методе начисления налоговую базу уменьшайте по мере совершения расходов на создание компьютерной программы (ст. 272 НК РФ). Например:
- материальные расходы учитываются после передачи ценностей в эксплуатацию (ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ);
- зарплата сотрудников учитывается ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ).
При кассовом методе расходы на создание компьютерной программы отражайте по мере их совершения и оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Различный порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов на создание компьютерной программы может привести к образованию постоянных и временных разниц.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на создание компьютерной программы. Организация применяет общую систему налогообложения
В апреле программист ООО «Альфа» разработал компьютерную программу, с помощью которой сотрудники будут подготавливать внутренние отчеты для руководства организации. Исключительные права на созданную компьютерную программу принадлежат организации. «Альфа» применяет метод начисления и платит налог на прибыль помесячно.
Расходы организации на создание компьютерной программы составили 40 260 руб., в том числе:
30 000 руб. – зарплата программиста;
10 200 руб. – взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с зарплаты программиста;
60 руб. – взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
В апреле был составлен акт о вводе компьютерной программы в эксплуатацию. В бухгалтерском и налоговом учете компьютерную программу бухгалтер отразил в составе нематериальных активов. Для целей бухучета и налогового учета в первоначальную стоимость он включил все расходы на создание компьютерной программы (40 260 руб.).
В апреле бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки:
Дебет 08 субсчет «Создание нематериальных активов» Кредит 70 (68, 69)
– 40 260 руб. – учтены расходы на создание компьютерной программы;
Дебет 04 Кредит 08 субсчет «Создание нематериальных активов»
– 40 260 руб. – введена компьютерная программа в эксплуатацию.
Для целей бухгалтерского и налогового учета приказом руководителя организации срок использования компьютерной программы установлен равный 10 годам (120 месяцам). В бухучете и при налогообложении амортизация начисляется линейным методом. Ежемесячная норма амортизации по компьютерной программе равна 0,8333 процента (1 : 120 мес. × 100%). Ежемесячная сумма амортизационных отчислений составила 335 руб. (40 260 руб. × 0,8333%).
С мая начисление амортизации по компьютерной программе бухгалтер отражал следующей проводкой:
Дебет 26 Кредит 05
– 335 руб. – начислена амортизация по компьютерной программе.
ОСНО: НДС
Создание компьютерной программы не относится к строительно-монтажным работам, выполненным организацией для собственного потребления. Поэтому платить НДС с затрат по созданию компьютерной программы собственными силами не нужно. Это следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ.
Входной НДС по затратам, связанным с созданием компьютерной программы, примите к вычету единовременно в момент их отражения в учете (например, на счете 08 – по работам и услугам, на счете 10 – по материалам, на счете 97 – в составе расходов будущих периодов) (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина России от 11 ноября 2009 г. № 03-07-11/295). Наряду с этим должны быть выполнены и другие обязательные для вычета условия.
Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции и планирует использовать компьютерную программу в обоих видах деятельности, входной налог со стоимости материалов (работ, услуг) распределите (п. 4 ст. 170 НК РФ).
УСН
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы на создание компьютерной программы не уменьшают. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, расходы на создание компьютерной программы уменьшают налоговую базу в следующем порядке.
Если компьютерная программа удовлетворяет требованиям, перечисленным в пункте 3 статьи 257 Налогового кодекса РФ, то ее можно учесть в составе нематериальных активов (п. 4 ст. 346.16 НК РФ).
Если компьютерная программа не признается нематериальным активом, то затраты на ее создание учитывайте по правилам, установленным для отдельных видов расходов. Например, налоговую базу по единому налогу при упрощенке уменьшайте на зарплату сотрудников (вознаграждения сторонних специалистов) после начисления и фактической выплаты зарплаты (вознаграждения) (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, абз. 2 п. 2 ст. 346.16, п. 21 ст. 255, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
ЕНВД
Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на создание компьютерной программы не влияют.
ОСНО и ЕНВД
Расчет налогов при создании компьютерной программы зависит от того, для какого вида деятельности она используется.
Если она используется только в рамках деятельности на общей системе налогообложения, то расходы учитывайте по правилам, действующим при расчете налога на прибыль (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ).
Если компьютерная программа используется только в рамках деятельности на ЕНВД, то в базе по единому налогу никаких расходов не учитывайте. Так как объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
Компьютерная программа может использоваться в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности, к которой применяется общая система налогообложения. В этом случае (если компьютерная программа учтена в составе нематериальных активов) необходимо распределить ежемесячную сумму амортизационных отчислений. Если компьютерная программа не признается нематериальным активом, то необходимо распределить расходы на ее создание. Такой порядок следует из пункта 9 статьи 274 и пункта 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.
Также поступите с суммами НДС, выделенными в счете-фактуре на приобретение материалов (работ, услуг), использованных при разработке компьютерной программы. Их тоже нужно распределить (п. 4 ст. 170 НК РФ).