Как оформить и отразить в учете выдачу задатка

1. Функции задатка
2. Документальное оформление
3. Отличие задатка от аванса
4. Бухучет
5. Контрагент не исполнил обязательства
6. Организация не исполнила договор
7. ОСНО
8. УСН
9. ЕНВД

Организация может перечислить контрагенту денежную сумму в подтверждение заключения договора и в обеспечение исполнения своих обязательств по нему. Эта денежная сумма выдается в счет платежей, причитающихся по договору, и называется задатком (п. 1 ст. 380 ГК РФ).

Функции задатка

В отличие от других способов обеспечения исполнения обязательств (неустойка, залог, удержание имущества должника, поручительство, банковская гарантия) задаток одновременно выполняет три функции:

обеспечительную (если организация, выдавшая задаток, не исполнит свои обязательства по договору, задаток остается у контрагента);

удостоверительную (задаток служит доказательством заключения договора);

платежную (задаток засчитывается в счет оплаты товаров (работ, услуг), поставленных (выполненных, оказанных) контрагентом).

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 380 Гражданского кодекса РФ.

Выданный задаток должен быть возвращен контрагентом:

если до начала исполнения обязательств по договору стороны отказались от них (расторгли договор);

если организация, выдавшая задаток (получившая задаток), не может исполнить свои обязательства по причинам, не зависящим от сторон договора (например, в связи с форс-мажорными обстоятельствами).

Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 381 и пунктом 1 статьи 416 Гражданского кодекса РФ.

Документальное оформление

Передачу задатка нужно оформить письменно в виде соглашения о задатке (п. 2 ст. 380 ГК РФ). Составьте этот документ с учетом требований, предъявляемых к первичной учетной документации. При этом укажите в нем реквизиты договора, по которому выдается задаток, его сумму, а также ответственность, которую должны понести стороны за неисполнение обязательств по договору.

Такой порядок следует из статей 380, 381 Гражданского кодекса РФ и статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Отличие задатка от аванса

Ситуация: чем задаток отличается от аванса, выданного в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг)?

Есть три основных отличия выданного аванса от выданного задатка.

Во-первых, задаток является одним из способов обеспечения исполнения обязательств по договору. Если организация, выдавшая задаток, не исполнит свои обязательства, сумма задатка остается у контрагента. Аванс, выданный в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), является их полной или частичной оплатой. И если контрагент не исполнит свои обязательства по договору, он обязан вернуть аванс организации, выплатившей его (ст. 487, 782 ГК РФ).

Во-вторых, в отличие от аванса, который может быть выплачен в любой форме (денежными средствами, имуществом, ценными бумагами, путем переуступки права требования), задаток должен вноситься только денежными средствами (п. 1 ст. 380 ГК РФ).

В-третьих, в отличие от аванса, соглашение о задатке должно быть оформлено письменно (п. 2 ст. 380 ГК РФ). Если это условие не выполнено, то при возникновении споров между сторонами договора сумма, выданная как задаток, признается уплаченной в качестве аванса (п. 3 ст. 380 ГК РФ, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11 декабря 2007 г. № Ф04-7930/2007, Северо-Западного округа от 20 мая 2008 г. № А56-9515/2007).

Бухучет

В бухучете сумма выданного задатка расходом не признается (абз. 7 п. 3 ПБУ 10/99).

В зависимости от вида договора, по которому выдается задаток, его сумму учтите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». К этим счетам целесообразно открыть субсчет «Расчеты по выданным задаткам».

Поскольку задаток является способом обеспечения исполнения обязательств по договору, сумму задатка нужно учесть за балансом. Для этого используйте счет 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные».

В бухучете выдачу задатка отразите проводками:

Дебет 60 (76) субсчет «Расчеты по выданным задаткам» Кредит 51 (50)
– перечислен задаток в счет обеспечения исполнения обязательств по договору;

Дебет 009
– отражена сумма выданного задатка.

После того как условия договора будут выполнены, обеспечительная функция задатка прекращается – он засчитывается в счет платежей, причитающихся по договору (Инструкция к плану счетов). Это является основанием для его списания с забалансового учета:

Кредит 009
– списана сумма задатка.

Контрагент не исполнил обязательства

Если контрагент, получивший задаток, не исполнил договорные обязательства по своей вине, он обязан:

вернуть организации задаток в двойном размере;

возместить организации убытки, связанные с неисполнением своих обязательств (если договором не предусмотрено иное). При этом убытки возмещаются только в части, превышающей перечисленную ранее сумму задатка.

Такой вывод следует из положений пункта 2 статьи 381 Гражданского кодекса РФ.

Причитающиеся к получению суммы отразите в составе прочих доходов на дату отказа от исполнения обязательств по договору (п. 7, 10.2, 16 ПБУ 9/99). Если у организации не возникли убытки, сделайте проводку:

Дебет 60 (76) субсчет «Расчеты по выданным задаткам» Кредит 91-1
– отражен доход в части, превышающей выданную сумму задатка.

Если сумма убытков, возмещаемых в связи с неисполнением обязательств по договору, превышает перечисленную ранее сумму задатка, то доход, полученный от контрагента, ответственного за неисполнение договора, будет равен сумме убытков, возмещаемых в связи с неисполнением обязательств по договору.

Если сумма убытков не превышает перечисленную ранее сумму задатка, то доход, полученный от контрагента, ответственного за неисполнение договора, будет равен сумме задатка, выданной в счет исполнения обязательств по договору.

Возмещение контрагентом суммы убытка отразите следующей проводкой:

Дебет 60 (76) субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 91-1
– отражен доход в сумме возмещаемого убытка.

Организация не исполнила договор

Неисполнение договора по вине организации, выдавшей задаток, влечет за собой следующие последствия:

выданный задаток остается у контрагента;

организация, выдавшая задаток, обязана возместить контрагенту возникшие у него убытки с зачетом суммы задатка (если договором не предусмотрено иное). При этом убытки возмещаются только в части, превышающей перечисленную ранее сумму задатка.

Такой вывод следует из положений пункта 2 статьи 381 Гражданского кодекса РФ.

Расходы, связанные с возмещением убытков, отразите в составе прочих расходов на дату отказа от исполнения обязательств по договору (п. 11, 14.2, 16 ПБУ 10/99). Если у контрагента не возникли убытки, сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 60 (76) субсчет «Расчеты по выданному задатку»
– отражена в составе прочих расходов сумма задатка.

Если сумма убытков, возмещаемых в связи с неисполнением обязательств по договору, превышает сумму задатка, то сумма расходов будет равна сумме убытков, возмещаемых в связи с неисполнением обязательств по договору.

Если сумма убытков не превышает сумму задатка, то сумма расходов будет равна сумме задатка, выданной в счет исполнения обязательств по договору.

Возмещение контрагенту убытка отразите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 60 (76) субсчет «Расчеты по претензиям»
– отражен прочий расход в сумме возмещаемого убытка.

Порядок расчета налогов при выдаче задатков зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация, выдавшая задаток.

ОСНО

Выдача задатка по договору расходом при расчете налога на прибыль не признается (п. 32 ст. 270 НК РФ). Когда организации исполнят свои обязательства по договору, сумма выданного задатка засчитывается в счет оплаты товаров (работ, услуг) (п. 3 ст. 380 ГК РФ). Если организация рассчитывает налог на прибыль кассовым методом, сумму выданного задатка включите в расходы на дату исполнения контрагентом обязательств по договору (перехода права собственности на товары (работы, услуги)) (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, то независимо от выдачи задатка расходы признавайте с учетом положений статьи 272 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Неисполнение обязательств по договору, в счет которого организация выдала задаток, приводит к возникновению у нее либо доходов, либо расходов (п. 2 ст. 381 ГК РФ).

Если неисполнение обязательств произошло по вине контрагента, в состав внереализационных доходов нужно включить причитающиеся к получению:

сумму, превышающую сумму ранее выданного задатка (в сумме, равной задатку);

сумму возмещения убытков в части, превышающей сумму выданного задатка.

Возвращенная контрагентом сумма ранее перечисленного задатка доходом не признается. Поступление этой суммы не приводит к увеличению экономических выгод у организации, выдавшей задаток (ст. 41 НК РФ).

Такой порядок следует из положений пункта 3 статьи 250 Налогового кодекса РФ и подтвержден представителями налоговой службы (см., например, письмо УФНС по г. Москве от 31 марта 2008 г. № 09-14/030663).

Порядок учета указанных доходов зависит от метода, который организация использует при расчете налога на прибыль. Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, увеличьте налоговую базу на дату отказа контрагента от исполнения обязательств по договору (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, налоговая база увеличивается на дату поступления денежных средств от контрагента (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Если неисполнение договора произошло по вине организации, выдавшей задаток, в состав внереализационных расходов включите всю сумму возмещаемых убытков (включая выданную ранее сумму задатка). В этом случае сумма ранее выданного задатка переквалифицируется в расходы, связанные с возмещением убытков. Однако если контрагент не предъявил претензию с требованием возместить возникшие у него убытки, то расходы не возникают.

Это следует из положений подпункта 13 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ.

При методе начисления расходы учитывайте на дату отказа от исполнения обязательств по договору (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе – на дату фактического перечисления средств в возмещение убытков, возникших у контрагента в связи с отказом от исполнения договора (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении операций, связанных с выдачей и возвратом задатка. Задаток возвращается контрагентом, который отказался от исполнения своих обязательств по договору поставки

ООО «Альфа» (покупатель) в апреле перечислило ООО «Торговая фирма "Гермес"» (поставщик) задаток в сумме 30 000 руб. в счет исполнения обязательств по договору поставки оргтехники. Выдачу задатка стороны договора оформили соглашением о задатке.

Получив задаток, «Гермес» отказался исполнить свои договорные обязательства. Поскольку «Альфа» уже заключила договор на реализацию оргтехники с ООО «Производственная фирма "Мастер"», за отказ от поставки ей была выставлена претензия на сумму 70 000 руб.

Претензия «Мастера» была переадресована «Гермесу». При этом «Альфа» потребовала от «Гермеса» вернуть ей выданный ранее задаток в двойном размере (60 000 руб.) и возместить убытки, связанные с отказом «Гермеса» от исполнения договора. Сумма убытка (с зачетом ранее выданного задатка) составила:
70 000 руб. – 30 000 руб. = 40 000 руб.

В апреле «Гермес» удовлетворил претензию «Альфы» и перечислил на ее расчетный счет 100 000 руб. (30 000 руб. × 2 + 40 000 руб.).

«Альфа» применяет общую систему налогообложения и рассчитывает налог на прибыль ежемесячно, методом начисления.

Операции, связанные с выдачей и возвратом задатка, бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующим образом.

Дебет 60 субсчет «Расчеты по выданным задаткам» Кредит 51
– 30 000 руб. – перечислен задаток в счет исполнения обязательств по договору;

Дебет 009
– 30 000 руб. – отражена сумма выданного задатка.

После отказа «Гермеса» от исполнения обязательств по договору в учете «Альфы» были сделаны следующие записи:

Дебет 91-2 Кредит 76 субсчет «Расчеты по претензиям»
– 70 000 руб. – отражен прочий расход в сумме возмещаемого убытка;

Дебет 60 субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 91-1
– 70 000 руб. – отражен доход в сумме возмещаемого убытка;

Дебет 51 Кредит 60 субсчет «Расчеты по выданным задаткам»
– 30 000 руб. – отражен возврат ранее выданного задатка;

Кредит 009
– 30 000 руб. – списана сумма выданного задатка;

Дебет 51 Кредит 60 субсчет «Расчеты по претензиям»
– 70 000 руб. – погашена претензия, предъявленная «Гермесу»;

Дебет 76 субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 51
– 70 000 руб. – погашена претензия, предъявленная «Мастером».

При расчете налога на прибыль в апреле бухгалтер «Альфы» включил:

– в состав внереализационных доходов – 70 000 руб. (сумма возмещаемого ущерба в размере 40 000 руб. + сумма, превышающая сумму ранее выданного задатка, в размере 30 000 руб.);

– в состав внереализационных расходов – 70 000 руб. (сумма убытка, возмещенного «Мастеру»).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль задаток, который удержал контрагент за неисполнение договора?

Нет, нельзя.

Сумма задатка, удержанная контрагентом в соответствии с пунктом 2 статьи 381 Гражданского кодекса РФ, признается безвозмездно переданным имуществом. А при расчете налога на прибыль стоимость безвозмездно переданного имущества в расходы не включается (п. 16 ст. 270 НК РФ). Таким образом, при отказе от исполнения договора по инициативе организации, выдавшей задаток, сумма задатка, оставшаяся у контрагента, налоговую базу не уменьшает. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 18 января 2008 г. № 03-03-06/1/12, от 8 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/56.

Совет: есть аргументы, которые позволяют организациям, выдавшим задаток и затем отказавшимся от исполнения договора, учитывать сумму задатка при расчете налога на прибыль. Они заключаются в следующем.

Если неисполнение договора произошло по вине организации, выдавшей задаток, сумму задатка, удержанную контрагентом, можно рассматривать как штрафную санкцию за неисполнение условий договора (п. 2 ст. 381 ГК РФ). А суммы признанных должником штрафов за нарушение договорных обязательств включаются в состав внереализационных расходов (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Любые расходы, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). В обоснование расходов в виде задатка, удержанного контрагентом, можно привести следующие аргументы:

отказываясь от исполнения договора и теряя задаток, организация избегала еще больших убытков;

отказ от исполнения договора был обусловлен заключением аналогичного договора на более выгодных условиях.

Если организация признает сумму удержанного задатка штрафной санкцией, уменьшить налогооблагаемую прибыль можно на дату отказа от исполнения договора (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Не исключено, что при проверке налоговая инспекция не согласится с включением задатка, удержанного контрагентом, в состав расходов. Тогда свою позицию организации придется отстаивать в суде. Арбитражная практика по этой проблеме пока не сложилась.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении операций, связанных с выдачей задатка. Организация, выдавшая задаток, отказалась от исполнения договора. Задаток остается у контрагента

Выдав задаток, «Альфа» отказалась от исполнения договора. В связи с этим у «Гермеса» возникли убытки на сумму 40 000 руб. На основании предъявленной претензии «Альфа» возместила «Гермесу» сумму убытков (с зачетом ранее выданной суммы задатка) в размере 10 000 руб. (40 000 руб. – 30 000 руб.).

«Альфа» применяет общую систему налогообложения и рассчитывает налог на прибыль методом начисления.

Операции, связанные с выдачей задатка и возмещением ущерба «Гермесу», бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующим образом:

Дебет 60 субсчет «Расчеты по выданным задаткам» Кредит 51
– 30 000 руб. – перечислена поставщику сумма задатка;

Дебет 009
– 30 000 руб. – отражена сумма выданного задатка.

После отказа «Альфы» от исполнения обязательств по договору в учете организации были сделаны следующие записи:

Дебет 91-2 Кредит 60 субсчет «Расчеты по претензиям»
– 40 000 руб. – отражена сумма претензии, предъявленной «Гермесом»;

Дебет 60 субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 60 «Расчеты по выданным задаткам»
– 30 000 руб. – зачтена сумма выданного задатка в счет погашения претензии, предъявленной «Гермесом»;

Кредит 009
– 30 000 руб. – списана сумма выданного задатка;

Дебет 60 субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 51
– 10 000 руб. – перечислены денежные средства в погашение убытков «Гермеса».

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил в состав внереализационных расходов всю сумму возмещенных «Гермесу» убытков в размере 40 000 руб.

Полученные от контрагента суммы возвращенного задатка, а также возмещение им ущерба, связанного с отказом от исполнения договора, не являются реализацией товаров (работ, услуг) или передачей имущественных прав. Следовательно, у организации, выдавшей задаток, при таких обстоятельствах объект обложения НДС не возникает (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

УСН

Выдача задатка по договору расходом для целей расчета единого налога не признается. Поэтому выданные задатки не уменьшают налоговую базу ни у организаций, которые платят единый налог с доходов (п. 1 ст. 346.18 НК РФ), ни у организаций, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами (п. 2 ст. 346.16, п. 32 ст. 270 НК РФ).

Если неисполнение обязательств произошло по вине контрагента, в состав внереализационных доходов нужно включить:

сумму, превышающую сумму ранее выданного задатка (в сумме, равной задатку);

сумму возмещения убытков в части, превышающей сумму выданного задатка.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 346.15, пункта 3 статьи 250 Налогового кодекса РФ.

Возвращенная контрагентом сумма ранее перечисленного задатка доходом не признается и не учитывается при расчете единого налога при упрощенке (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 251 НК РФ, письмо Минфина России от 24 июля 2012 г. № 03-11-06/2/94).

Независимо от выбранного объекта налогообложения при расчете единого налога доходы учитывайте на дату поступления денежных средств от контрагента (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Расходы, которые возникают, если неисполнение договора произошло по вине организации, выдавшей задаток, при расчете единого налога не учитываются:

у организаций, которые платят единый налог с доходов, – потому что налоговую базу не уменьшают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ);

у организаций, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, – потому что в закрытом перечне расходов, который приведен в статье 346.16 Налогового кодекса РФ, не поименованы ни выданные задатки, ни суммы возмещения ущерба, нанесенного контрагенту отказом от исполнения договора.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет единого налога выдача организацией задатка не повлияет.