Все организации и предприниматели, которые перевозят пассажиров и грузы, обязаны оборудовать автомобили тахографами. Эти устройства позволяют отследить движение транспортного средства и режим работы водителя (ГОСТ Р 53831-2010, утвержденный приказом Росстандарта от 7 июля 2010 г. № 159-ст). Такие требования прописаны в пункте 1 статьи 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ, пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 21 августа 2013 г. № 273.
Обязанность установить тахограф не зависит от того, собственный транспорт или арендован. Имеет значение его категория, технические характеристики и назначение. Подробный перечень автомобилей, для которых тахографы обязательны, можно посмотреть в таблице.
Помимо затрат на приобретение и установку тахографов, у организации возникнет ряд сопутствующих расходов, например, на техническое обслуживание, ремонт, модернизацию. Плюс понадобится приобрести карты тахографа. Все эти расходы можно признать в бухгалтерском и налоговом учете. Но важно, чтобы оборудование отвечало требованиям, прописанным в приказе Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36. И устанавливали их в специализированных организациях (п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 21 августа 2013 г. № 273). Только при таких условиях расходы будут экономически обоснованны.
Важно: организации, которые устанавливают, проверяют, обслуживают и ремонтируют тахографы, обязаны иметь соответствующие лицензии ФСБ России (письма ФСБ России от 4 декабря 2015 г. № 10335-фв, от 11 сентября 2015 г. № 7409-фв).
Подробно о том, как учесть расходы, связанные с установкой и обслуживанием тахографов, читайте в этой рекомендации.
Тахограф: сроки установки
Сроки и порядок оснащения транспортных средств тахографами утверждены приказом Минтранса России от 21 августа 2013 г. № 273. Предельные сроки установки тахографа зависят от типа транспорта:
- грузовики категорий № 2 и № 3, перевозящие опасные грузы, – до 1 апреля 2014 года;
- автобусы категорий M2 и M3, перевозящие пассажиров, а также грузовики категории № 3 с полной массой свыше 15 тонн, предназначенные для междугородных перевозок, – до 1 июля 2014 года;
- грузовики категории № 3, перевозящие неопасные грузы, – до 1 сентября 2014 года;
- грузовики категории № 2, перевозящие неопасные грузы, – до 1 апреля 2015 года.
Если транспортные средства уже были оснащены тахографами старого образца, их нужно заменить на новые. Сроки такие:
- до 1 января 2018 года, если тахографы цифровые;
- до 1 июля 2016 года, если тахографы аналоговые.
Это следует из положений пункта 3 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 21 августа 2013 г. № 273.
Внимание: за управление транспортным средством или его выпуск на линию без тахографа виновным грозит административная ответственность.
Размер штрафа за эксплуатацию транспорта для перевозки грузов или пассажиров на международных автоперевозках без тахографа составит:
- для граждан – от 1000 до 3000 руб.
- для должностных лиц – от 5000 до 10 000 руб.
Такая ответственность установлена частью 1 статьи 11.23 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Карты: приобретение, выдача, замена
Карты водителя и предприятия входят в состав тахографа. Поэтому организации придется потратиться и на них тоже.
Как и где приобретают карты водителя и предприятия
Карты водителя и предприятия нужно приобретать у организаций-изготовителей. Перечень таких организаций опубликован на официальном сайте Росавтотранса в разделах «Система тахографического контроля РФ» и «Тахографический контроль ЕСТР».
Как правило, карты водителей приобретает сама организация и за свой счет. Ведь именно работодатель обязан установить тахограф с целью соблюдения режима работы и отдыха шофера.
Так как карта водителя именная, сотрудник лично оформляет заявление и передает его работодателю. Форма заявления произвольная. Ее можно взять на сайте регионального пункта выдачи карт водителей. В каждом регионе может быть свой образец. Вместе с заявлением нужно запросить копии удостоверения личности водителя (паспорта) и водительского удостоверения.
Такие требования содержатся в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 21 мая 2012 г. № 145.
На практике организации-изготовители требуют заверить все документы печатью и подписью работодателя и представить дополнительно:
- ходатайство о выдаче карты водителя с указанием наименования и почтового адреса организации;
- копию страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) водителя.
Если при трудоустройстве у водителя есть активная карта, то получать новую карту не нужно. Ведь шофер может иметь только одну действительную карту водителя. А новую карту можно оформить только при ее повреждении, утере или краже. Это следует из Требований, утвержденных приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36, пункта 5 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 21 мая 2012 г. № 145.
Как выдать карту водителю
После изготовления карты водителя передайте ее сотруднику, на которого она оформлена. Ведь она именная. Это следует из положений Требований, утвержденных приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36, пункта 5 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 21 мая 2012 г. № 145.
Карты водителям можно выдать под роспись, например, по ведомости. В ней укажите данные карт, даты их выдачи, фамилию, имя, отчество сотрудника.
Что делать, если карта водителя повреждена, утеряна, похищена
При повреждении карты водителя, ее неправильной работе, потере или краже нужно получить новую карту. Для этого водитель должен подать заявление в организацию, которая выдает такие карты. Сделать это нужно в течение семи календарных дней со дня повреждения, утраты, хищения.
Это следует из положений пункта 11 Правил использования тахографов, утвержденных приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36.
Бухучет
Вам как бухгалтеру нужно решить вопросы, как учитывать сами тахографы и как принять к учету карты водителя и предприятия, которые входят в состав тахографа (п. 2, 4 Требований, утвержденных приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36). Разберемся по порядку.
Как учитывать тахограф
Тахограф, приобретенный и установленный на транспортное средство в соответствии с требованием статьи 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ, учтите в составе основных средств (п. 4 ПБУ 6/01). Стоимость тахографа списывайте через амортизацию.
В учетной политике для целей бухучета организация вправе установить лимит стоимости, в пределах которого основные средства учитываются в составе материалов. Этот лимит не должен превышать 40 000 руб. (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01). В этом случае тахограф, стоимость которого не превышает установленного лимита, можно учесть в составе материалов. Приобретение и списание такого тахографа оформите и отразите в бухучете в обычном порядке, предусмотренном для материалов. Подробнее об этом см. Как отразить в учете поступление материалов.
Первоначальная стоимость основных средств, приобретенных за плату, складывается из затрат организации на их приобретение, сооружение и изготовление, приведение в состояние, пригодное к использованию. Расходы по установке тахографа на автомобиль включите в первоначальную стоимость оборудования. Ведь без этого оборудование не может осуществлять свои функции. Такой порядок следует из пункта 8 ПБУ 6/01.
Ситуация: как отразить в бухучете демонтаж тахографа и его установку в другой автомобиль с заменой блока СКЗИ? Тахограф учитывается как отдельный объект ОС.
В бухучете такие затраты отразите как расходы на обслуживание тахографа. В составе расходов по обычным видам деятельности.
При замене блока СКЗИ организация обязана провести обслуживание тахографа. Это следует из Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36.
Демонтаж оборудования с одного автомобиля и установка на другой – не что иное, как дополнительные услуги в рамках обслуживания тахографа. Поэтому затраты на демонтаж и монтаж оборудования, смену блока СКЗИ (в т. ч. стоимость самого блока), калибровку учтите в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99).
В бухучете сделайте запись:
Дебет 44 (26) Кредит 60
– отражены расходы на демонтаж и монтаж тахографа и его обслуживание.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 26, 44, 60).
Использованный блок СКЗИ сохраняйте в течение года. Такое требование установлено подпунктом 7 пункта 13 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 13 февраля 2013 г. № 36.
При этом использованные блоки СКЗИ учитывать на забалансе не нужно.
Пример, как отразить в бухучете демонтаж тахографа и его установку в другой автомобиль с заменой блока СКЗИ
В марте ООО «Альфа» приобрела тахограф с блоком СКЗИ и учла его в составе основных средств. Он был установлен на автомобиль № 1.
В августе «Альфа» в специализированной организации переустанавливает тахограф с одного автомобиля на другой. Согласно акту исполнителя расходы на монтаж и демонтаж тахографа, стоимость работ и деталей составили (без НДС):
– 20 000 руб. – стоимость нового блока СКЗИ;
– 1000 руб. – деактивация старого блока СКЗИ;
– 9000 руб. – демонтаж и монтаж тахографа, активация нового блока СКЗИ, калибровка оборудования.
Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующую проводку:
Дебет 44 (26) Кредит 60
– 30 000 руб. – отражены расходы на демонтаж и монтаж тахографа и его обслуживание.
Как учитывать карты водителя и предприятия
В бухучете стоимость приобретенных карт водителя и предприятия учтите в составе материалов на одноименном счете 10.
При получении карт сделайте следующие записи:
Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы карты;
Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком.
При выдаче карт водителю и ответственному сотруднику сделайте запись:
Дебет 23 (25, 26, 29, 44...) Кредит 10
– списана стоимость карты, переданной сотруднику организации.
Подробнее об этом см.:
ОСНО: налог на прибыль
Расходы на приобретение тахографа, а также карт водителя и предприятия к нему можно учесть при расчете налога на прибыль. Разберемся по порядку.
Как учитывать расходы на покупку и установку тахографа
Порядок отражения при расчете налога на прибыль тахографа зависит от его первоначальной стоимости. При формировании первоначальной стоимости учитывайте следующее.
В первоначальную стоимость тахографа включается стоимость услуг по его установке на автомобиль. Это необходимо для эксплуатации данного имущества (абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ). Отражать такие услуги отдельно организация не должна.
Подробнее об этом см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.
Тахограф, первоначальная стоимость которого не превышает 100 000 руб., учтите в составе материальных затрат. При методе начисления организация вправе самостоятельно определить порядок его списания с учетом срока использования тахографа и других экономических показателей. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, налоговую базу уменьшите после передачи тахографа в эксплуатацию и его оплаты поставщику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Тахограф, первоначальная стоимость которого составляет более 100 000 руб., включите в состав основных средств (п. 1 ст. 257 НК РФ). Установите срок полезного использования тахографа исходя из амортизационной группы, к которой он относится. При расчете налога на прибыль его стоимость списывайте через амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ).
Ситуация: к какой амортизационной группе относится тахограф?
Тахографы относятся к четвертой амортизационной группе.
Тахограф – это оборудование, которое измеряет и фиксирует параметры движения транспортного средства.
Приборы для измерения параметров движения согласно Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, относятся к четвертой амортизационной группе (имущество со сроком полезного использования свыше пяти до семи лет включительно). Код по Классификации – 14 331 4000 «Оборудование испытательное».
Как учитывать расходы на покупку карт
Затраты на приобретение карт водителя и предприятия учтите в составе материальных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
При этом организация такие затраты вправе учесть в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 25 июня 2013 г. № 03-03-06/1/23941).
В любом случае такие расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны.
ОСНО: НДС
Входной НДС, предъявленный при приобретении тахографа, карт водителя и предприятия примите к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Исключение из этого правила составляют случаи, например, когда организация:
- пользуется освобождением от уплаты НДС;
- использует тахограф в не облагаемых НДС операциях.
В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости тахографа и карт. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции и тахограф используется в обоих видах деятельности, то входной налог со стоимости тахографа и карт нужно распределить (п. 4 ст. 170 НК РФ).
УСН
Удастся ли учесть затраты на покупку тахографа и другие сопутствующие элементы, зависит от объекта налогообложения, выбранного на упрощенке.
Как учесть на упрощенке приобретение тахографа
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы на приобретение тахографа не уменьшают (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).
Когда организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, расходы на приобретение тахографа уменьшают налоговую базу в следующем порядке.
Тахограф, первоначальная стоимость которого составляет более 100 000 руб., относится к амортизируемому имуществу (п. 4 ст. 346.16, п. 1 ст. 256 НК РФ). Поэтому при расчете единого налога при упрощенке стоимость тахографа можно учесть как расходы на приобретение основных средств (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
При этом в первоначальную стоимость тахографа включите также стоимость услуг по его установке на транспортное средство (п. 4 ст. 346.16, абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ). Отражать такие услуги отдельно организация не должна.
Тахограф, приобретенный, но не установленный на автомобиль, использовать нельзя. Поэтому расходы на установку включайте в первоначальную стоимость тахографа как расходы на доведение до состояния, пригодного к использованию (п. 4 ст. 346.16, абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ).
Если тахограф не признается амортизируемым имуществом, расходы на его приобретение можно учесть в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). О моменте списания данных затрат подробнее см. Как списать расходы на приобретение сырья и материалов при упрощенке.
Входной НДС, предъявленный поставщиком при приобретении тахографа, включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 и п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
Как учитывать на упрощенке расходы на покупку карт
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы на приобретение карт водителя и предприятия не уменьшают (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).
Когда организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то такие затраты можно учесть в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Карту водителя примите в расходы в момент выдачи карты сотруднику. Подробнее см. Как списать расходы на приобретение сырья и материалов при упрощенке.
Входной НДС, предъявленный поставщиком при приобретении карт, включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 и п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
ЕНВД
Расходы на приобретение тахографа, карт водителя и предприятия на расчет налоговой базы не влияют. Поскольку объектом обложения ЕНВД является вмененный доход, то есть изначально фиксированный показатель (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
ОСНО и ЕНВД
Тахограф может использоваться в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения. В этом случае сумму расходов на его приобретение и приобретение карт водителей нужно распределить.
Если тахограф вы учли в составе основных средств, то для целей расчета налога на прибыль придется распределить и ежемесячную сумму амортизационных отчислений. Такой порядок следует из пункта 9 статьи 274 и пункта 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.
Если тахограф вы учли в составе материалов, то нужно распределить сами расходы на его приобретение. Также поступите и с картами (п. 9 ст. 274 НК РФ). Расходы на приобретение тахографа и карт водителей, используемых в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.
НДС, выделенный в счете-фактуре на приобретение тахографа, карт водителя и предприятия, также нужно распределить (п. 4 ст. 170 НК РФ).
